如何保證檔案在各項(xiàng)事業(yè)中發(fā)揮更大的作用

高偉

摘 要 本文主要分析了新形勢(shì)下如何抓住檔案工作重點(diǎn)，保證其在各項(xiàng)事業(yè)中發(fā)揮更大的作用。

關(guān)鍵詞 檔案工作 事業(yè)單位 作用

1當(dāng)前檔案工作應(yīng)重點(diǎn)抓好的事項(xiàng)

1.1加強(qiáng)對(duì)重點(diǎn)檔案管理的依法監(jiān)督、指導(dǎo)

要將國(guó)家機(jī)關(guān)、社會(huì)團(tuán)體、國(guó)有企業(yè)事業(yè)單位和國(guó)家控股企業(yè)的檔案工作作為檔案行政管理部門(mén)重點(diǎn)管理的對(duì)象與范圍，實(shí)施重點(diǎn)監(jiān)督指導(dǎo)。其原因在于“這些單位形成的檔案是國(guó)家的重要財(cái)富，確保國(guó)家檔案安全與完整，是檔案部門(mén)義不容辭的責(zé)任。

1.2加強(qiáng)對(duì)專(zhuān)業(yè)檔案管理的依法監(jiān)督、指導(dǎo)

從現(xiàn)實(shí)看，這幾年政府執(zhí)法部門(mén)、專(zhuān)業(yè)部門(mén)和事業(yè)單位的各項(xiàng)工作與事業(yè)廣泛開(kāi)展，各領(lǐng)域各部門(mén)實(shí)際的專(zhuān)門(mén)工作活動(dòng)中產(chǎn)生了大量的專(zhuān)門(mén)檔案，比如像學(xué)籍檔案、出生檔案、婚姻檔案、公證檔案、地名檔案、地籍檔案、房產(chǎn)檔案、勞模檔案、保險(xiǎn)檔案、農(nóng)村土地承包合同檔案等等，這些檔案資源具有較高的公民個(gè)人憑證性、生活利用性?xún)r(jià)值，如能全部進(jìn)館對(duì)實(shí)現(xiàn)檔案館的親民性和公共性將起到根本性作用，可以徹底改變檔案館只有黨政文書(shū)檔案的窘境。因此，要加強(qiáng)對(duì)這些檔案的依法監(jiān)督、指導(dǎo)，使其更廣泛更好地為建設(shè)和諧社會(huì)服務(wù)。

尤其是集體林權(quán)制度改革，是涉及到廣大農(nóng)民切身利益的重大改革。關(guān)于這一問(wèn)題，有一點(diǎn)要注意，既要深刻理解政府的方針政策，也要嚴(yán)格把握檔案的法律法規(guī)，作為檔案行政管理部門(mén)要重點(diǎn)加強(qiáng)與林業(yè)主管部門(mén)的協(xié)調(diào)配合，共同制定能夠解決實(shí)際問(wèn)題的、操作性較強(qiáng)的集體林權(quán)制度改革檔案管理辦法，積極提供多種形式的業(yè)務(wù)服務(wù)，重點(diǎn)做好依法監(jiān)督、指導(dǎo)。

1.3加強(qiáng)對(duì)電子檔案管理的依法監(jiān)督、指導(dǎo)

隨著辦公自動(dòng)化的廣泛應(yīng)用，電子文件大量地出現(xiàn)在人們面前。在這種情況下，檔案行政管理部門(mén)應(yīng)會(huì)同政府信息產(chǎn)業(yè)部門(mén)聯(lián)合制定電子文件管理法，確認(rèn)電子文件的法律地位，明確檔案行政管理部門(mén)和政府信息產(chǎn)業(yè)部門(mén)的職責(zé)，統(tǒng)一電子文件的軟硬件設(shè)施，依法管理電子文件；檔案行政管理部門(mén)應(yīng)逐步制定和完善電子文件全過(guò)程管理制度，做到有章可循，使電子文件的管理達(dá)到標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化、制度化。各級(jí)檔案行政管理部門(mén)應(yīng)贈(zèng)設(shè)相應(yīng)的管理機(jī)構(gòu)，行使監(jiān)督、檢查、指導(dǎo)電子文件歸檔及電子檔案管理的職權(quán)。

計(jì)算機(jī)技術(shù)的出現(xiàn)使傳統(tǒng)的檔案管理工作發(fā)生了深刻的變革，給檔案監(jiān)督指導(dǎo)工作賦予了新的內(nèi)容，對(duì)檔案監(jiān)督指導(dǎo)部門(mén)和人員提出了更高的要求，這不僅僅是社會(huì)各行各業(yè)的關(guān)注點(diǎn)，更是我們檔案界依法監(jiān)督的重點(diǎn)，要將監(jiān)督的重點(diǎn)逐步從現(xiàn)代化技術(shù)接觸較少，掌握不多的困境中走出，積極探索電子檔案管理的新思路。

2創(chuàng)新檔案工作依法監(jiān)督的方式與途徑

要提高檔案依法監(jiān)督的時(shí)效性，加強(qiáng)對(duì)“十二五”時(shí)期各項(xiàng)建設(shè)中形成的大量檔案、資料的經(jīng)常性監(jiān)管，發(fā)揮事先預(yù)防、事中控制和事后監(jiān)督的作用，構(gòu)建全方位的立體檔案依法監(jiān)督指導(dǎo)模式。通過(guò)監(jiān)督指導(dǎo)發(fā)現(xiàn)問(wèn)題、進(jìn)行處理處罰和提出加強(qiáng)管理的建議是檔案依法監(jiān)督指導(dǎo)工作的基本模式。實(shí)踐證明，這種依法監(jiān)督模式同時(shí)也使監(jiān)督指導(dǎo)的依據(jù)存在嚴(yán)重的滯后性，跟不上形勢(shì)發(fā)展的需要。因此，我們必須考慮到依法監(jiān)督指導(dǎo)應(yīng)當(dāng)在如何保證檔案及檔案工作不出現(xiàn)問(wèn)題上發(fā)揮作用，而不能把查處的問(wèn)題越大看作依法監(jiān)督指導(dǎo)的成績(jī)?cè)酱?。如何從制度上和機(jī)制上加強(qiáng)管理和監(jiān)督，從而有效避免問(wèn)題的發(fā)生，維護(hù)檔案的安全與完整，這才是應(yīng)該著重考慮的問(wèn)題。從檔案行政管理部門(mén)角度看，就是要建立適應(yīng)各個(gè)門(mén)類(lèi)檔案，特別是各種特殊載體檔案形成特點(diǎn)的事后歸檔監(jiān)督與事前參入監(jiān)控結(jié)合的依法監(jiān)督指導(dǎo)模式。要建立重點(diǎn)檔案直接監(jiān)管控制模型，有條件的要實(shí)施聯(lián)網(wǎng)監(jiān)控。

重點(diǎn)檔案直接監(jiān)管的方式，是指檔案行政管理部門(mén)在重點(diǎn)檔案形成、積累、歸檔和管理等重點(diǎn)和關(guān)鍵環(huán)節(jié)上采用登記、驗(yàn)收、檢查、組織、調(diào)節(jié)等各種有效形式實(shí)行及時(shí)、超前、跟蹤監(jiān)管。這種方式相對(duì)于傳統(tǒng)的直接微觀的業(yè)務(wù)指導(dǎo)和政府職能轉(zhuǎn)變后的間接宏觀的執(zhí)法監(jiān)督，具有監(jiān)管直接具體、時(shí)效性強(qiáng)、對(duì)象復(fù)雜、聚合效應(yīng)明顯等特點(diǎn)。重點(diǎn)檔案直接監(jiān)管體現(xiàn)了監(jiān)管對(duì)象和監(jiān)管方式的有機(jī)統(tǒng)一，體現(xiàn)了檔案工作基本要求和實(shí)現(xiàn)手段的統(tǒng)一，符合既要管住，又要管好的行政職能轉(zhuǎn)變精神。

近幾年各地圍繞重點(diǎn)檔案監(jiān)管進(jìn)行了有益的探索，國(guó)家檔案行政規(guī)章和一些地方檔案法規(guī)在某些方面有了新的突破。山東省蓬萊市檔案局為強(qiáng)化檔案行政管理職能。從多方面對(duì)檔案直接監(jiān)管進(jìn)行了系統(tǒng)的嘗試。最近該局將“重點(diǎn)檔案直接監(jiān)管”和“檔案行政執(zhí)法”作為兩項(xiàng)主要行政職能，通過(guò)新聞媒體進(jìn)行公開(kāi)。結(jié)合現(xiàn)有的政策法規(guī)對(duì)“重大活動(dòng)告知和檔案登記”、“建設(shè)項(xiàng)目、科研項(xiàng)目檔案驗(yàn)收登記”、“黨政活動(dòng)中某些重要檔案建檔的組織與管理”、“重大變動(dòng)事項(xiàng)檔案處置”等作了嚴(yán)格規(guī)定，對(duì)重點(diǎn)檔案直接監(jiān)管的內(nèi)容、途徑及方法作了詳細(xì)的說(shuō)明。該局堅(jiān)持和完善了重點(diǎn)工程項(xiàng)目跟蹤服務(wù)人制度，依法參加重點(diǎn)工程項(xiàng)目驗(yàn)收工作，保證重點(diǎn)工程竣工項(xiàng)目檔案的齊全完整。加強(qiáng)了與國(guó)資部門(mén)的聯(lián)系，做好改制、破產(chǎn)國(guó)有企業(yè)檔案清查工作，并及時(shí)監(jiān)督有關(guān)部門(mén)做好移交國(guó)家綜合檔案館，確保國(guó)有檔案不流失、不毀損；支持、鼓勵(lì)和引導(dǎo)民營(yíng)企業(yè)開(kāi)展檔案工作，探索建立有利于民營(yíng)企業(yè)發(fā)展的檔案工作機(jī)制；督促開(kāi)發(fā)區(qū)及鄉(xiāng)鎮(zhèn)工業(yè)園建立檔案行政機(jī)構(gòu)和檔案室，并將開(kāi)發(fā)區(qū)檔案工作納入目標(biāo)管理考核范圍；進(jìn)一步規(guī)范了保險(xiǎn)檔案、環(huán)保檔案及已公開(kāi)現(xiàn)行文件利用、政務(wù)信息資源管理、公共文獻(xiàn)基礎(chǔ)數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)、檔案信息資源社會(huì)化服務(wù)工作。同時(shí)積極介入本地區(qū)、本部門(mén)電子文件的產(chǎn)生運(yùn)行過(guò)程，加強(qiáng)對(duì)電子文件積累、鑒定、著錄、歸檔等環(huán)節(jié)的監(jiān)督、指導(dǎo)，保證歸檔電子文件真實(shí)、完整、有效。積極探索電子檔案接收、保管、利用的技術(shù)方法，做好電子檔案的接收進(jìn)館工作。

綜上所述，明確“重點(diǎn)檔案直接監(jiān)管”的檔案政策，一是有利于國(guó)家重要檔案的完整形成和安全保護(hù)；二是有利于將檔案行政管理部門(mén)的監(jiān)督職能落到實(shí)處；三是有利于檔案行政管理部門(mén)緊貼中心搞好服務(wù)。