存貨內(nèi)部控制環(huán)節(jié)的優(yōu)化措施探討

廖艷琳

摘要：存貨是企業(yè)在生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)過(guò)程中為生產(chǎn)或銷(xiāo)售而儲(chǔ)備的物資，是企業(yè)流動(dòng)資產(chǎn)中所占比重最大的一部分。企業(yè)存貨利用程度的好壞對(duì)財(cái)務(wù)狀況影響很大，因此，加強(qiáng)存貨管理，降低存貨成本，便成為財(cái)務(wù)管理的一項(xiàng)重要內(nèi)容。文章分析了創(chuàng)維集團(tuán)彩電事業(yè)部的存貨構(gòu)成及特征，指出了其在存貨內(nèi)部控制環(huán)節(jié)，尤其是在倉(cāng)儲(chǔ)環(huán)節(jié)、銷(xiāo)售環(huán)節(jié)、退貨環(huán)節(jié)中存在的問(wèn)題，并針對(duì)這些問(wèn)題提出了相應(yīng)的解決對(duì)策。

關(guān)鍵詞：存貨 采購(gòu)環(huán)節(jié) 存貨管理

存貨是指企業(yè)在生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)過(guò)程中持有待售，或者仍然處在生產(chǎn)過(guò)程，或者在生產(chǎn)或提供勞務(wù)過(guò)程的材料或物料等，包括庫(kù)存、加工中和在途的各類(lèi)物料、低值易耗品、委托加工物資、商品、在產(chǎn)品、半成品。存貨管理的好壞直接關(guān)系到企業(yè)的資金占用水平以及資產(chǎn)運(yùn)作效率。

創(chuàng)維目前階段的年銷(xiāo)售額在200億港幣以上，其自定的發(fā)展目標(biāo)是進(jìn)入世界前10強(qiáng)。但隨著國(guó)產(chǎn)家電業(yè)的發(fā)展逐步規(guī)?；?，家電市場(chǎng)由過(guò)去的群雄齊進(jìn)變?yōu)槿缃竦膸状髧?guó)產(chǎn)家電巨頭龍爭(zhēng)虎斗，再加上外國(guó)家電行業(yè)的“熱情加盟”，家電行業(yè)的競(jìng)爭(zhēng)呈現(xiàn)白熱化趨勢(shì)。此外，由于受到家電產(chǎn)業(yè)原材料價(jià)格上漲的影響，創(chuàng)維的利潤(rùn)率正在逐步受到侵占，利潤(rùn)額也越來(lái)越小。如何建立有效的存貨管理控制制度，降低存貨管理成本已經(jīng)成為了創(chuàng)維的當(dāng)務(wù)之急。筆者根據(jù)在創(chuàng)維集團(tuán)彩電事業(yè)部地方分公司的調(diào)研情況，擬就創(chuàng)維集團(tuán)彩電事業(yè)部存貨管理中存在的問(wèn)題進(jìn)行分析，并提出改進(jìn)措施。

一、創(chuàng)維集團(tuán)彩電事業(yè)部的存貨特征分析

（一）存貨數(shù)量多。創(chuàng)維彩電產(chǎn)品分為3個(gè)階段，即：CRT階段、LCD階段、LED階段，產(chǎn)品涵蓋80多個(gè)品種，主要產(chǎn)品型號(hào)大小從6寸至55寸不等。彩電產(chǎn)品的多樣性決定了原料的多元性，創(chuàng)維彩電的原料來(lái)源廣，其原料品種達(dá)到130多個(gè)。同時(shí)，創(chuàng)維的贈(zèng)品及其他物料更是數(shù)量繁多且品種各異。

（二）存貨分布廣。作為彩電制造業(yè)廠商，創(chuàng)維集團(tuán)的銷(xiāo)售遍布整個(gè)中國(guó)大陸及港臺(tái)地區(qū)，在新加坡、越南、馬來(lái)西亞、印度尼西亞也設(shè)有分部。而在國(guó)內(nèi)，創(chuàng)維集團(tuán)彩電事業(yè)部分別在各省省會(huì)城市及部分重點(diǎn)城市成立了彩電事業(yè)部分公司。以江蘇省為例，創(chuàng)維電視在江蘇省成立了3家分公司，分別為：南京分公司、蘇南分公司、蘇北分公司。在這些分公司的營(yíng)銷(xiāo)區(qū)域內(nèi)的地級(jí)市成立了創(chuàng)維彩電辦事處?？v觀這個(gè)營(yíng)銷(xiāo)網(wǎng)絡(luò)，交錯(cuò)縱橫，而創(chuàng)維彩電的存貨分布也是根據(jù)這些營(yíng)銷(xiāo)網(wǎng)絡(luò)點(diǎn)來(lái)布置的。

二、存貨內(nèi)部控制環(huán)節(jié)存在的問(wèn)題

（一）倉(cāng)儲(chǔ)環(huán)節(jié)過(guò)于依賴(lài)專(zhuān)業(yè)的倉(cāng)管公司。對(duì)于創(chuàng)維彩電事業(yè)部總部來(lái)說(shuō)，其旗下分公司辦事處數(shù)量太多，且遍布大陸地區(qū)，再者由于創(chuàng)維銷(xiāo)售和售后的特殊性，在每個(gè)分公司和辦事處設(shè)置了多個(gè)存貨點(diǎn)，如：中心庫(kù)、物流庫(kù)、維修間、周轉(zhuǎn)庫(kù)等，這導(dǎo)致存貨地點(diǎn)不易管理，在管理上存在許多漏洞。鑒于存貨管理困難，創(chuàng)維委托專(zhuān)業(yè)的倉(cāng)管公司負(fù)責(zé)存貨管理，但外面的倉(cāng)管公司只負(fù)責(zé)產(chǎn)成品這一塊，俗稱(chēng)“大庫(kù)”的管理，而對(duì)其他“小庫(kù)”，如物流庫(kù)、維修間、周轉(zhuǎn)庫(kù)，倉(cāng)管公司則無(wú)權(quán)限管轄。這致使創(chuàng)維整個(gè)銷(xiāo)售系統(tǒng)內(nèi)部沒(méi)有一套完整的存貨監(jiān)控制度和內(nèi)部牽制制度，對(duì)存貨的數(shù)據(jù)基本源于倉(cāng)管公司，而創(chuàng)維內(nèi)部只是大略地對(duì)一下總賬，無(wú)法保證存貨的安全性和完整性。小庫(kù)管理過(guò)程中的主要問(wèn)題表現(xiàn)在以下幾點(diǎn)：

1.大庫(kù)與小庫(kù)之間互相調(diào)貨、串貨現(xiàn)象嚴(yán)重。由于銷(xiāo)售的特殊性，大庫(kù)和小庫(kù)之間可以互相通貨，但是由于小庫(kù)監(jiān)管控制薄弱，業(yè)務(wù)人員往往可以借調(diào)貨的名義，不用辦任何手續(xù)就可以通過(guò)小庫(kù)把大庫(kù)的貨調(diào)出來(lái)。如何杜絕其中的弊病和保證存貨的完整性是儲(chǔ)存保管環(huán)節(jié)所要解決的重要問(wèn)題之一。

2.小庫(kù)材料領(lǐng)用隨意。小庫(kù)材料的領(lǐng)料批準(zhǔn)手續(xù)比較簡(jiǎn)單，沒(méi)有明確而規(guī)范的操作程序。業(yè)務(wù)人員只是簡(jiǎn)單地通過(guò)口頭或電話(huà)、qq等通訊設(shè)備通知物料保管部門(mén)即可順利領(lǐng)料，至于領(lǐng)料單往往事后填寫(xiě)。由于未經(jīng)管理人員的書(shū)面授權(quán)，領(lǐng)料過(guò)程過(guò)于簡(jiǎn)單，貴重材料的安全性很難得到保證。

3.生產(chǎn)領(lǐng)用過(guò)程中的浪費(fèi)現(xiàn)象極其嚴(yán)重。生產(chǎn)過(guò)程中生產(chǎn)員工秉著方便的原則，一般都選擇整袋或整箱的材料領(lǐng)用，而對(duì)小部分零散的材料則擱置在一邊。對(duì)剩余的材料也都隨地處理，沒(méi)有專(zhuān)業(yè)的制度規(guī)定如何處置多余材料，也沒(méi)有專(zhuān)門(mén)人員對(duì)這些多余的材料進(jìn)行回收儲(chǔ)存管理。

（二）銷(xiāo)售環(huán)節(jié)的贈(zèng)品物料管理薄弱。彩電在銷(xiāo)售環(huán)節(jié)中通常伴有推廣促銷(xiāo)活動(dòng)?？蛻?hù)在購(gòu)買(mǎi)彩電時(shí)，創(chuàng)維集團(tuán)通常會(huì)贈(zèng)送贈(zèng)品，這些贈(zèng)品都隸屬于公司的物料贈(zèng)品存貨行列，但由于其分布范圍較廣，而且價(jià)值相對(duì)較低，因此贈(zèng)品的成本與損耗控制往往受到廠家的忽視。在創(chuàng)維的營(yíng)銷(xiāo)系統(tǒng)內(nèi)，至今還沒(méi)有物料及贈(zèng)品的相關(guān)記錄和管理。管理部門(mén)只是著重于對(duì)銷(xiāo)售產(chǎn)品的規(guī)劃計(jì)量，對(duì)贈(zèng)品和物料的管理卻處于空白狀態(tài)，沒(méi)有人員對(duì)贈(zèng)品的領(lǐng)購(gòu)進(jìn)行專(zhuān)門(mén)管理。再加上這些物料贈(zèng)品的來(lái)源也是單獨(dú)進(jìn)貨或自己生產(chǎn)，跟產(chǎn)品生產(chǎn)之間沒(méi)有明確的數(shù)額或比例關(guān)系，因此贈(zèng)品在銷(xiāo)售過(guò)程中，極易被商場(chǎng)導(dǎo)購(gòu)員、業(yè)務(wù)員甚至倉(cāng)庫(kù)管理人員所侵占。

（三）退貨環(huán)節(jié)的退回物資浪費(fèi)嚴(yán)重。企業(yè)售出的商品可能由于質(zhì)量問(wèn)題或其他問(wèn)題發(fā)生銷(xiāo)售退回，退回的商品應(yīng)有相應(yīng)的財(cái)務(wù)記錄并及時(shí)驗(yàn)收入庫(kù)。而創(chuàng)維集團(tuán)彩電事業(yè)部對(duì)退回彩電的再循環(huán)利用控制薄弱，對(duì)于退回的機(jī)器缺乏后期有效管理。后期彩電產(chǎn)品的監(jiān)管不力可能造成地方辦事處變相扣留公司產(chǎn)品，為自己獲得利益。

三、存貨內(nèi)部控制環(huán)節(jié)優(yōu)化措施探討

（一）存儲(chǔ)、保管環(huán)節(jié)。創(chuàng)維彩電事業(yè)部把自己的彩電產(chǎn)成品完全交給倉(cāng)管公司管理可以大大降低公司的管理成本，但是對(duì)于物流庫(kù)、維修間、周轉(zhuǎn)庫(kù)這些小庫(kù)存貨則缺乏強(qiáng)有力的控制。管理人員對(duì)小庫(kù)存貨的具體情況經(jīng)常辨別不清，控制不力。為了加強(qiáng)對(duì)小庫(kù)存貨的保管監(jiān)督，創(chuàng)維彩電事業(yè)部對(duì)于小庫(kù)存貨應(yīng)建立保管監(jiān)控制度，該制度至少包括以下措施：

1.采取措施制止大庫(kù)與小庫(kù)之間互相調(diào)貨、串貨。首先創(chuàng)維彩電事業(yè)部應(yīng)在相關(guān)的存貨保管監(jiān)控制度中作出明文規(guī)定，明令禁止大庫(kù)與小庫(kù)之間私自調(diào)貨、串貨的行為。其次，對(duì)由于銷(xiāo)售、修理、借用等情況確實(shí)需要在庫(kù)與庫(kù)之間調(diào)貨、串貨的，要事前由分公司或辦事處經(jīng)理及銷(xiāo)售經(jīng)理簽字同意，并書(shū)面報(bào)告給彩電事業(yè)部存貨管理部門(mén)，經(jīng)準(zhǔn)許后將有關(guān)批準(zhǔn)文件交與各相關(guān)倉(cāng)庫(kù)管理部門(mén)，方可進(jìn)行調(diào)貨、串貨。對(duì)需要?dú)w還的產(chǎn)成品在用完之后應(yīng)當(dāng)及時(shí)歸還，避免長(zhǎng)時(shí)間遺忘造成損失。

2.加強(qiáng)材料領(lǐng)用管理。創(chuàng)維彩電事業(yè)部對(duì)小庫(kù)材料領(lǐng)用也有規(guī)定的程序，但由于員工對(duì)材料領(lǐng)用的認(rèn)識(shí)不夠深刻，往往使得領(lǐng)料程序流于形式。為了保證材料的安全，材料領(lǐng)用應(yīng)嚴(yán)格按照領(lǐng)料人填寫(xiě)領(lǐng)料單、部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字審核、行政負(fù)責(zé)人簽字審批、倉(cāng)庫(kù)發(fā)料的順序操作。這其中有兩個(gè)關(guān)鍵的內(nèi)部控制點(diǎn)，一是審批，二是核發(fā)。為了保證材料的安全性，材料領(lǐng)用一定要在有關(guān)授權(quán)下進(jìn)行，而倉(cāng)儲(chǔ)人員在核發(fā)材料時(shí)，也一定要查驗(yàn)領(lǐng)料手續(xù)完備后方可點(diǎn)發(fā)材料。嚴(yán)禁未經(jīng)授權(quán)直接發(fā)料，對(duì)違反制度者要給予嚴(yán)懲。

3.設(shè)置專(zhuān)人負(fù)責(zé)零散材料物資管理。零散材料物資作為創(chuàng)維存貨物資的一部分，其管理的好壞必然會(huì)影響到企業(yè)的存貨成本。設(shè)置專(zhuān)人負(fù)責(zé)零散材料物資的管理可以有效減少材料的浪費(fèi)及偷竊現(xiàn)象。對(duì)于現(xiàn)有存放的閑置零散物資，要進(jìn)行詳細(xì)造冊(cè)登記，并建立材料領(lǐng)用和使用登記臺(tái)賬，由專(zhuān)人負(fù)責(zé)詳細(xì)記錄，注明材料領(lǐng)用日期、使用用途、領(lǐng)料人、發(fā)料人等相關(guān)信息，并由領(lǐng)料人親筆在登記表上簽字以示負(fù)責(zé)。同時(shí)，零散材料物資管理人員還應(yīng)監(jiān)督零散材料物資的來(lái)源。領(lǐng)用材料應(yīng)隨用隨領(lǐng)，車(chē)間不得存放過(guò)多的材料，對(duì)于不根據(jù)生產(chǎn)計(jì)劃合理領(lǐng)取材料，造成材料囤積浪費(fèi)的部門(mén)，應(yīng)及時(shí)向上級(jí)報(bào)告反映。

此外，為了保證小庫(kù)存貨的安全性，創(chuàng)維彩電事業(yè)部還應(yīng)加強(qiáng)生產(chǎn)車(chē)間的文化素質(zhì)教育，加強(qiáng)對(duì)員工的道德素質(zhì)管理。教育員工努力學(xué)習(xí)生產(chǎn)流程的規(guī)章制度，對(duì)公司物品材料不拿不偷，主動(dòng)協(xié)助對(duì)生產(chǎn)過(guò)程中多余材料的回收管理，形成積極向上的生產(chǎn)氛圍。同時(shí)，公司在對(duì)人才進(jìn)行吸收擴(kuò)招時(shí)，除了要注重員工的基本技能，也要注重員工的道德素質(zhì)修養(yǎng)，做到“唯才是舉，德才兼?zhèn)洹薄?/p>

（二）銷(xiāo)售環(huán)節(jié)。創(chuàng)維應(yīng)當(dāng)提高對(duì)銷(xiāo)售環(huán)節(jié)贈(zèng)品物料的管理意識(shí)，明確贈(zèng)品物料在存貨管理中的重要性。對(duì)于贈(zèng)品物料也應(yīng)建立相應(yīng)的管理制度。

1.對(duì)價(jià)值較高的贈(zèng)品物資貼上條碼，將其納入企業(yè)ERP系統(tǒng)管理。贈(zèng)品物資如果無(wú)法到達(dá)目標(biāo)消費(fèi)者手中，不僅贈(zèng)品本身的價(jià)值難以實(shí)現(xiàn)，還會(huì)造成企業(yè)資源的浪費(fèi)，增加企業(yè)的成本開(kāi)支。價(jià)值較高的贈(zèng)品物資，其流失和損耗風(fēng)險(xiǎn)也較大，創(chuàng)維可以對(duì)其貼上條碼，并將這類(lèi)物料和贈(zèng)品的管理納入企業(yè)ERP系統(tǒng)存貨管理項(xiàng)目，對(duì)其出入庫(kù)進(jìn)行嚴(yán)格的控制。以高檔贈(zèng)品話(huà)筒為例，其條形碼的管理作業(yè)流程如上頁(yè)圖1所示。 可以看出，贈(zèng)品話(huà)筒從采購(gòu)、領(lǐng)用到發(fā)放均通過(guò)條形碼管理作業(yè)進(jìn)行詳細(xì)的數(shù)據(jù)錄入，并且和顧客購(gòu)買(mǎi)的彩電型號(hào)形成了勾稽對(duì)應(yīng)關(guān)系。這樣，創(chuàng)維不但可以隨時(shí)了解贈(zèng)品物資的狀況，而且也能有效規(guī)避促銷(xiāo)員虛報(bào)彩電銷(xiāo)量，隨意收發(fā)贈(zèng)品物資的狀況。

2.對(duì)價(jià)值較低的贈(zèng)品物資，其贈(zèng)送要走程序化路線(xiàn)。對(duì)價(jià)值較低的贈(zèng)品物資，導(dǎo)購(gòu)員也不能為了促進(jìn)銷(xiāo)售而隨意贈(zèng)送，只有對(duì)特定的產(chǎn)品或在特定的活動(dòng)中，才可贈(zèng)送相應(yīng)的贈(zèng)品。贈(zèng)品的贈(zèng)送過(guò)程需按照5W原則（When、Where、Who、What、Why）進(jìn)行嚴(yán)格記錄。即對(duì)“什么時(shí)間發(fā)放的贈(zèng)品”“什么地點(diǎn)發(fā)放的贈(zèng)品”“哪位導(dǎo)購(gòu)員發(fā)放給哪位顧客的贈(zèng)品”“發(fā)放的哪種增品”“為何發(fā)放此贈(zèng)品”等問(wèn)題均要求導(dǎo)購(gòu)員在贈(zèng)品登記簿上做好詳細(xì)記錄，并要求顧客簽字確認(rèn)且留下聯(lián)系方式，便于公司有關(guān)部門(mén)備查。同時(shí)，為了避免導(dǎo)購(gòu)員作假或貪污，所有的贈(zèng)品均應(yīng)放在賣(mài)場(chǎng)的服務(wù)總臺(tái)由專(zhuān)門(mén)人員憑購(gòu)物發(fā)票集中發(fā)放，而不能將贈(zèng)品的發(fā)放權(quán)直接交由導(dǎo)購(gòu)員處理。

（三）退貨環(huán)節(jié)。創(chuàng)維彩電退貨環(huán)節(jié)的退機(jī)，如果是正常換機(jī)退貨，倉(cāng)儲(chǔ)部門(mén)根據(jù)銷(xiāo)售部門(mén)填寫(xiě)的產(chǎn)品退貨憑證處理退庫(kù)手續(xù)，對(duì)擬入庫(kù)的商品進(jìn)行驗(yàn)收。若由于產(chǎn)品質(zhì)量問(wèn)題而退貨，查明原因并分清責(zé)任歸屬，對(duì)劣質(zhì)產(chǎn)品可選擇修復(fù)、報(bào)廢等處理方法，做好相關(guān)記錄。

1.對(duì)于可以循環(huán)利用的彩電應(yīng)作為正常存貨管理。有些退機(jī)是由于客戶(hù)不滿(mǎn)意新買(mǎi)的電視型號(hào)而提出換機(jī)要求發(fā)生的，退回的機(jī)器本身是完好的，且不存在質(zhì)量問(wèn)題和美觀問(wèn)題，檢修后可以繼續(xù)轉(zhuǎn)到大庫(kù)用于銷(xiāo)售。對(duì)于這些可以循環(huán)利用的彩電產(chǎn)品，售后管理部門(mén)一定要做到及時(shí)登記產(chǎn)品退回?cái)?shù)量等情況，及時(shí)檢修，及時(shí)處理，并按照規(guī)定程序在規(guī)定的時(shí)間里將產(chǎn)品返回大庫(kù)，并做好相關(guān)書(shū)面登記工作，以備查賬。

2.對(duì)于報(bào)廢機(jī)、清理機(jī)應(yīng)集中銷(xiāo)毀處理。對(duì)于經(jīng)過(guò)檢修確定不能用于循環(huán)銷(xiāo)售的報(bào)廢機(jī)、清理機(jī)，應(yīng)當(dāng)在檢修后出具質(zhì)檢報(bào)告，并上報(bào)本部領(lǐng)導(dǎo)和分公司上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)。在獲得上級(jí)審批同意后，在規(guī)定的期限內(nèi)（一般可設(shè)為一個(gè)季度），由上一級(jí)存貨管理部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)、分公司財(cái)務(wù)經(jīng)理、本級(jí)辦事處經(jīng)理以及本級(jí)售后主任在現(xiàn)場(chǎng)當(dāng)面集中處理這些報(bào)廢機(jī)，并拍下相關(guān)照片視頻作為銷(xiāo)毀的證據(jù)。對(duì)于集中報(bào)廢處理的報(bào)廢機(jī)型號(hào)、數(shù)量以及處理情況和結(jié)果應(yīng)作出相應(yīng)記錄，有關(guān)人員在上面簽名蓋章，然后以郵件方式寄總部存貨管理部門(mén)備查。

3.總部應(yīng)適時(shí)派相關(guān)人員到基層抽查盤(pán)點(diǎn)。根據(jù)下面辦事處或分公司的退機(jī)上報(bào)和處理情況，總部可適時(shí)派相關(guān)人員下到基層抽查盤(pán)點(diǎn)，保證產(chǎn)品數(shù)量沒(méi)有誤差。抽查退貨處理流程中，可用于銷(xiāo)售的產(chǎn)品數(shù)量以及報(bào)廢清理的產(chǎn)品數(shù)量計(jì)算可參照?qǐng)D2所示。若總部和分公司向辦事處下發(fā)了a臺(tái)產(chǎn)品，辦事處該季度初庫(kù)存有b臺(tái)產(chǎn)品，假設(shè)該季度初售后退機(jī)轉(zhuǎn)銷(xiāo)售的產(chǎn)品數(shù)量為c臺(tái)，數(shù)據(jù)記錄表明該辦事處本季度銷(xiāo)售g臺(tái)，其中d臺(tái)售后情況正常，而剩余的則發(fā)生銷(xiāo)售退貨。對(duì)于退回的產(chǎn)品，其中可再次轉(zhuǎn)銷(xiāo)售數(shù)量為e臺(tái)，申請(qǐng)報(bào)廢數(shù)量為f臺(tái)，那么在本季度末創(chuàng)維該辦事處可用于繼續(xù)銷(xiāo)售的產(chǎn)品數(shù)量為：（a+b+c-d-f）臺(tái)。X

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