OA辦公系統(tǒng)在醫(yī)院圖書館中的應(yīng)用

丘陵

摘要：醫(yī)院辦公自動化系統(tǒng)OA的建立和實施，改變了圖書館的工作模式，探討OA在圖書館的所發(fā)揮的作用。本文通過對我院OA辦公系統(tǒng)的主要功能的介紹，將OA辦公系統(tǒng)應(yīng)用到醫(yī)院圖書館的工作管理中的方法。解決了圖書館文獻信息存貯、管理、傳遞等一系列的問題，減輕了圖書館工作人員大量繁瑣、重復(fù)的手工操作程序，提高了圖書管理水平和圖書館員的工作效率，使醫(yī)院圖書管理走向辦公自動化、標準化、規(guī)范化、集群化管理。

關(guān)鍵詞：OA辦公系統(tǒng)；圖書管理

廣西科技大學第一附屬醫(yī)院是一所“三甲”綜合性醫(yī)院。自2013年本院引進中聯(lián)公司的辦公自動化（OA）系統(tǒng)，醫(yī)院的管理模式發(fā)生了根本改變，將OA系統(tǒng)應(yīng)用到圖書管理工作中，實現(xiàn)圖書館圖書采訪、圖書編目、圖書流通、文獻的檢索系統(tǒng)功能與醫(yī)院各科室工作模式相結(jié)合的應(yīng)用。

辦公自動化系統(tǒng)（OA：office Automatoon）是將現(xiàn)代辦公和計算機功能結(jié)合起來的一種新型的辦公方式[1]。

1 醫(yī)院 OA系統(tǒng)構(gòu)建

醫(yī)院OA系統(tǒng)根據(jù)圖書館的工作流程設(shè)置有館員工作管理、人力資源的管理、圖書館日常工作管理模式，

1.1個人工作管理 館員工作管理即個人工作管理系統(tǒng)，其主要內(nèi)容包括：①“個人工作管理”，主要是通過計算機來對個人進行工作管理，建立個人工作計劃和目標，根據(jù)信息種類建立個人標簽，一種自我管理模式。②“待辦任務(wù)列表”，創(chuàng)建工作列表，提示個人所需要完成的工作任務(wù)。③“工作處理”，包括圖書館基礎(chǔ)業(yè)務(wù)工作、讀者服務(wù)工作、業(yè)務(wù)統(tǒng)計工作等。

1.2組織工作管理 科教圖書管理欄目包括院內(nèi)學術(shù)動態(tài)、講課課件、SCI期刊總目錄、館際互借、科研課題、參考文獻管理。

2 OA在醫(yī)院圖書館工作中的應(yīng)用

廣西科技大學第一附屬醫(yī)院中聯(lián)商務(wù)平臺，見圖1。

各科室可以通過醫(yī)院信息系統(tǒng)提供的管理平臺，進入中聯(lián)商務(wù)平臺界面，進行用戶登錄，進入新辦公門戶，根據(jù)圖書館的工作流程和業(yè)務(wù)管理，設(shè)制了科教圖書館專欄，實時了解醫(yī)院圖書館的館藏數(shù)據(jù)、流通數(shù)據(jù)，并支持lnternet范圍的Web查詢、續(xù)借、預(yù)約等，見圖2。

2.1圖書的采集工作 圖書采集必須了解讀者的需求，了解醫(yī)院科研發(fā)展的方向，目前醫(yī)學發(fā)展的最新動態(tài)，及館藏情況。圖書館員將每期的科技新書目錄的醫(yī)學分類目錄信息通過分類，將新書預(yù)訂的書名、出版書號、作者、出版社、價格信息等輸入計算機，通過OA系統(tǒng)提交到各科室，科室負責人可根據(jù)科室醫(yī)務(wù)人員的訂書意向，在新書預(yù)訂目錄中選取。圖書館通過協(xié)同辦公系統(tǒng)中打開傳閱件管理窗口查看，并收集各科訂書意向，再根據(jù)館藏情況，通過溝通和協(xié)調(diào)，制訂出訂書計劃。圖書館通過OA系統(tǒng)中專項業(yè)務(wù)一欄計劃任務(wù)的菜單把每年征訂的圖書和期刊目錄信息復(fù)制上去，這樣各科室可通過院內(nèi)網(wǎng)區(qū)域了解到每年的征訂目錄信息，如需增加新的期刊和圖書目錄，可通過協(xié)同辦公系統(tǒng)的短信平臺發(fā)送到院圖書館，并注明提交人，經(jīng)圖書館審核，可錄入新增加的征訂目錄。

2.2讀者檔案的管理 讀者檔案是圖書館讀者的原始記錄，建立讀者檔案是圖書館進行讀者服務(wù)工作的條件和依據(jù)[2]。我們在OA系統(tǒng)中，通過登錄進入?yún)f(xié)同辦公系統(tǒng)的通訊錄建立讀者檔案，其基本內(nèi)容包括 姓名、性別、年齡、科室、職稱、學歷、聯(lián)第電話、電子郵箱， 閱讀興趣、閱讀范圍、閱讀需求、研究課題， 對圖書館的要求及建議等。記錄人員的進出，讀者辦證登記、流通記錄及各種反饋信息，館員可通過OA系統(tǒng)統(tǒng)計出在一定時期的讀者總?cè)藬?shù)和各類讀者的人數(shù)及比例。

2.3圖書借閱統(tǒng)計管理 圖書借閱的記錄是反映圖書館讀者服務(wù)工作的數(shù)量和質(zhì)量，是圖書館開展工作制訂計劃的重要依據(jù)之一，圖書館利用OA系統(tǒng)每月底統(tǒng)計1次，統(tǒng)計內(nèi)容有讀者對象，外借人次及冊次，外借圖書和期刊的種類、拒借、還書、催還書的統(tǒng)計和包括每月閱覽的對象、人次、冊次、閱覽圖書種類和咨詢統(tǒng)計等，做到每月累計、年底總統(tǒng)計，并建立起管理文檔，通過電子流轉(zhuǎn)方式傳遞給上級主管部門科教科，實現(xiàn)無紙化辦公，實面了各科室文件共享，協(xié)同辦公OA系統(tǒng)給醫(yī)院圖書館提供了方便是、快捷、高效的管理模式。

2.4公共信息及圖書財產(chǎn)管理 圖書館可通過院內(nèi)OA系統(tǒng)，在公共信息平臺上發(fā)布文獻資料征集廣告，開展捐書、贈書活動等，并將每批到館新書目錄發(fā)布到圖書館專欄上，便于各科室第一時間了解到館圖書信息。圖書館要做好圖書總括登記與個別登記，我們以電子表格的形式按圖書的醫(yī)學類分類進行分類，對每冊入藏圖書逐一進行登錄，包括書名、著者、出版者、來源、價格復(fù)本量及入藏、注銷時間、年底將總表通過OA協(xié)同辦公系統(tǒng)發(fā)送到院財務(wù)科，進行圖書資產(chǎn)核對，解決了以往各部門之間奔走，節(jié)省了館員的工作流程，節(jié)約了大量紙張和表格的印刷，提高了工作效率和工作質(zhì)量。

2.5圖書的內(nèi)務(wù)管理 通過OA系統(tǒng)了解到各科室日常辦公流程，圖書館主要工作流程包括：文件收發(fā)、申請、批閱、報表（包括財產(chǎn)登記、個別總括登記、工作量統(tǒng)計、借閱處登記 、流通率等），館內(nèi)各種物品的領(lǐng)取、申請報告和各種文件、單據(jù)，都可以通過協(xié)同辦公OA系統(tǒng)進行信息傳遞，減少了工作申批流程，使醫(yī)院的管理模式逐漸走向管理員電子化、規(guī)范化，解決了以往等候?qū)徟⒑炞值沫h(huán)節(jié)，實現(xiàn)了辦公無紙化，使員工與上級之間的溝通更方便，信息反饋更及時。

3 信息傳遞服務(wù)

醫(yī)院各科室成員可通過登錄OA系統(tǒng)進入圖書館界面，通過館藏目錄的書名、作者、分類、主題、關(guān)鍵詞檢索入口，檢索到自己需要的文獻，如需要獲取全文資料的可通過OA 系統(tǒng)的短信平臺，發(fā)送到圖書館郵箱，圖書館工作人員根據(jù)讀者的需求把全文資料發(fā)送到個人郵箱，這樣解決了臨床醫(yī)務(wù)人員工作繁忙，沒有更多的時間到圖書館查閱資料的時間。

4 協(xié)同工作，為臨床科研服務(wù)

圖書館員可以通過OA協(xié)同辦公系統(tǒng)進入專項業(yè)務(wù)，了解到醫(yī)院的科研項目，并主動參與課題查新，定題服務(wù)、學術(shù)交流和講座，通過OA就可以了解到醫(yī)院科研發(fā)展的方向，圖書館可根椐自身的特點開展學科館員服務(wù)，為醫(yī)院科研究項目，加強圖書館與臨床醫(yī)務(wù)人員的溝通，實現(xiàn)知識共享，為科研的發(fā)展和實施提供有效的文獻信息資源。如去年我院臨床科室急需阿法骨化醇與普通維生素D的差異的相關(guān)文獻，我們利用圖書館的信息資源、收集、篩選了有關(guān)阿法骨化醇與維生D的最新文獻，提供了阿法骨化醇可提高骨密度的（BMD）、預(yù)防跌倒和骨折可有效的增加鈣吸收，而普通的維生素D卻無降低跌倒風險和改善患者活動能力的發(fā)生。提供了阿法骨化醇無需腎臟代謝，不受腎功能影響，其治療可提高血清1，25-二羥維生素D水平，改善鈣吸收和機體活動能力的循證證據(jù)。把所檢索的文獻通過OA傳閱件方式傳送給臨床科室，解決了臨床用藥，提高了治療效果。 根據(jù)醫(yī)務(wù)人員的需求和科研課題項目的申報、學術(shù)論文的撰寫，我們在OA系統(tǒng)圖書館專欄上提供北大版醫(yī)藥衛(wèi)生類的《中文核心期刊要目總覽》和CSCD目錄，供醫(yī)務(wù)人員投稿使用，2014年我院論文投稿有82篇，其中有28篇科技核心，3篇雙核心，近幾年，越來越多的論文被SCI收錄，提升了醫(yī)院的學術(shù)水平和整體實力。

5 結(jié)論

醫(yī)院協(xié)同辦公系統(tǒng)包括有：文檔管理、通知通告的發(fā)布、公文簽收與審批、審請、審批流程、文件的收發(fā)等，通過實施協(xié)同辦公OA系統(tǒng)，完善了信息交流渠道，提高了工作效益，中聯(lián)公司的OA系統(tǒng)與醫(yī)院的圖書館自動化管理欽件相連接，解決了以往圖書館與醫(yī)院財務(wù)科和科教科數(shù)據(jù)不一致，管理分散等因素，實現(xiàn)了醫(yī)院對其重要資產(chǎn)--知識的高效管理員、積累、沉淀、傳播、應(yīng)用等[3]，OA系統(tǒng)在圖書館實施后，在一定程度上帶動了醫(yī)院醫(yī)療和科研工作，為臨床醫(yī)務(wù)人員提供了多角度的文獻查詢方式，克服了人工咨詢的局限性，同時圖書館還會可以在網(wǎng)上發(fā)布、定期收集的最新學科動態(tài)，為臨床科研課題提供有效的文獻資源，加強醫(yī)務(wù)人員的人文修養(yǎng)，提供各種人文鋪導(dǎo)讀物，通過新書展示、書目報導(dǎo)、講座、幻燈片、演講會等式方式，提高了讀者利用圖書的水平。通過不斷地升級，我們相信OA系統(tǒng)在圖書館的發(fā)展將起到更大作用。

參考文獻：

[1]劉中兵，許曉昕，薛道銘.精通Tomcat-Java Web應(yīng)用開發(fā)，框架分析與組件實例，系統(tǒng)集成與案例實戰(zhàn)[M].北京：清華大學出版社，2007.

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[3]陳愛芬，邱艷，陳君.協(xié)同辦公OA在醫(yī)院信息化管理中的應(yīng)用[J].中醫(yī)藥管理雜志，2012，20（8）：794-795.

編輯/羅茗柯