ERP環(huán)境下會(huì)計(jì)信息質(zhì)量問(wèn)題研究

趙家俊

摘要：ERP環(huán)境下，會(huì)計(jì)信息來(lái)源于企業(yè)的各個(gè)部門，體量大、項(xiàng)目多、范圍廣。如何提高會(huì)計(jì)信息的質(zhì)量和有效性是值得關(guān)注和研究的問(wèn)題。企業(yè)應(yīng)充分發(fā)揮財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)一體化的集成優(yōu)勢(shì)，建立有效的內(nèi)控制度，降低或消除會(huì)計(jì)信息中人為因素的干擾，確保企業(yè)財(cái)務(wù)信息質(zhì)量的準(zhǔn)確、完整、真實(shí)，從而更好地為企業(yè)會(huì)計(jì)信息的相關(guān)使用者提供決策支持。

關(guān)鍵詞：ERP 會(huì)計(jì)信息質(zhì)量

ERP是以信息技術(shù)為研發(fā)基礎(chǔ)，以系統(tǒng)化為核心思想，為企業(yè)決策層及員工提供決策運(yùn)行手段的管理平臺(tái)。由于資源的稀缺性，企業(yè)如果能合理調(diào)配資源，必將能最大化每種資源的效用，從而使企業(yè)的價(jià)值達(dá)到最大化，這正是現(xiàn)代企業(yè)財(cái)務(wù)管理的首要目標(biāo)。在實(shí)現(xiàn)這一目標(biāo)的過(guò)程中，及時(shí)取得真實(shí)、可靠的會(huì)計(jì)信息是至關(guān)重要的一步。

高質(zhì)量的會(huì)計(jì)信息能為企業(yè)正確進(jìn)行經(jīng)濟(jì)決策提供保障，有助于改善企業(yè)業(yè)務(wù)流程、提高企業(yè)的核心競(jìng)爭(zhēng)力。ERP環(huán)境下企業(yè)的管理理念、會(huì)計(jì)核算平臺(tái)及業(yè)務(wù)流程發(fā)生了深刻變化，這對(duì)會(huì)計(jì)信息質(zhì)量也提出了更高的要求。因此，如何充分利用這一管理平臺(tái)解決會(huì)計(jì)信息質(zhì)量問(wèn)題已經(jīng)成為企業(yè)管理的重點(diǎn)。

一、ERP環(huán)境下會(huì)計(jì)信息生成流程及特征

（一）ERP環(huán)境下會(huì)計(jì)信息的生成流程。ERP環(huán)境下，會(huì)計(jì)信息的生成有兩條途徑：（1）機(jī)制憑證。機(jī)制憑證指ERP系統(tǒng)根據(jù)事前設(shè)置的流程由計(jì)算機(jī)自動(dòng)生成的兩類憑證。一類是某些具有規(guī)律性期末結(jié)轉(zhuǎn)業(yè)務(wù)。這類業(yè)務(wù)每月都發(fā)生，具有一定的規(guī)律性，數(shù)據(jù)一般也沒(méi)有變化，因此計(jì)算機(jī)可根據(jù)人為設(shè)置自動(dòng)生成憑證，這類憑證一般稱為機(jī)制憑證。另一類是由ERP系統(tǒng)中財(cái)務(wù)系統(tǒng)以外的其他子系統(tǒng)產(chǎn)生的憑證。ERP系統(tǒng)采用財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)一體化集成模式，一些原本由財(cái)會(huì)人員完成的工作，如根據(jù)銷售專用發(fā)票填制銷售業(yè)務(wù)憑證這類業(yè)務(wù)，在 ERP環(huán)境下將由業(yè)務(wù)人員在銷售子系統(tǒng)中根據(jù)銷售專用發(fā)票錄入發(fā)票數(shù)據(jù)，當(dāng)這些數(shù)據(jù)錄入完成后系統(tǒng)依據(jù)事前設(shè)置可自動(dòng)生成銷售業(yè)務(wù)憑證。目前，這種由業(yè)務(wù)子系統(tǒng)根據(jù)數(shù)據(jù)自動(dòng)生成的憑證占全部會(huì)計(jì)信息流的80%左右。（2）手工憑證。手工憑證則是由財(cái)會(huì)人員依據(jù)會(huì)計(jì)核算方法將原始憑證數(shù)據(jù)手工錄入總賬子系統(tǒng)而產(chǎn)生的憑證，這部分會(huì)計(jì)信息的輸入、核算和輸出由財(cái)會(huì)人員在總賬系統(tǒng)完成。ERP系統(tǒng)處理非集成業(yè)務(wù)的信息流量?jī)H占企業(yè)整個(gè)信息流的20%左右。

（二）ERP環(huán)境下會(huì)計(jì)信息的特征。會(huì)計(jì)信息首先收集企業(yè)在生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)過(guò)程中所產(chǎn)生的會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)，根據(jù)會(huì)計(jì)核算制度、相關(guān)法規(guī)、會(huì)計(jì)核算方法和流程把會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)加工成有助于經(jīng)濟(jì)決策的信息流。具體而言，會(huì)計(jì)信息就是依據(jù)規(guī)定的方法將獲得的會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)進(jìn)行加工處理得到企業(yè)管理所需的經(jīng)濟(jì)信息。它包括：反映過(guò)去事項(xiàng)的財(cái)會(huì)信息，即有關(guān)資金的籌集、配置與使用結(jié)果的信息，如資產(chǎn)負(fù)債表、利潤(rùn)表和現(xiàn)金流量表等；企業(yè)管理所需的決策信息，如加工后的各類財(cái)務(wù)分析報(bào)表，對(duì)企業(yè)未來(lái)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)的開(kāi)展具有預(yù)測(cè)和指導(dǎo)作用。會(huì)計(jì)通過(guò)信息的提供與使用來(lái)反映過(guò)去的經(jīng)濟(jì)活動(dòng)，控制目前的經(jīng)濟(jì)活動(dòng)，預(yù)測(cè)未來(lái)的經(jīng)濟(jì)活動(dòng)。

ERP環(huán)境下的會(huì)計(jì)信息含義更為廣泛，不僅包括傳統(tǒng)的財(cái)務(wù)信息，還包括非財(cái)務(wù)信息。財(cái)務(wù)信息由賬務(wù)處理系統(tǒng)提供，匯總各個(gè)部門對(duì)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)全面、系統(tǒng)的記錄，最終以各類憑證或賬簿對(duì)企業(yè)的經(jīng)營(yíng)狀況、財(cái)務(wù)狀況和資金狀況進(jìn)行直觀的反映。非財(cái)務(wù)信息是指除財(cái)務(wù)信息以外的與企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)有著直接或間接聯(lián)系的各種信息資料，包括戰(zhàn)略伙伴信息、企業(yè)無(wú)形資源、產(chǎn)品銷售渠道、供應(yīng)鏈環(huán)節(jié)等方面的信息。非財(cái)務(wù)信息是會(huì)計(jì)信息的一部分，非財(cái)務(wù)信息的披露在某些時(shí)候也會(huì)傳遞企業(yè)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)信號(hào)，影響企業(yè)在資本市場(chǎng)的價(jià)值變化，從而影響企業(yè)管理層經(jīng)濟(jì)決策的做出和經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的完成。在ERP環(huán)境下，這兩類信息將得到更快、更真實(shí)、更集中的反饋。

二、ERP環(huán)境對(duì)會(huì)計(jì)信息質(zhì)量的影響

（一）數(shù)據(jù)口徑高度集成和共享，快速獲得會(huì)計(jì)信息。傳統(tǒng)會(huì)計(jì)信息的獲取是分部門、按需求分別完成采集，容易形成“信息孤島”，不能做到信息共享。這種信息的搜集方式也容易導(dǎo)致數(shù)據(jù)的重復(fù)和冗余。 ERP環(huán)境下最大的特點(diǎn)是將企業(yè)內(nèi)部相互關(guān)聯(lián)的子系統(tǒng)，如生產(chǎn)、采購(gòu)、銷售、庫(kù)存、財(cái)務(wù)、人力資源、決策支持等聯(lián)系起來(lái)，形成財(cái)務(wù)和非財(cái)務(wù)信息一并納入會(huì)計(jì)信息范圍中，基于互聯(lián)網(wǎng)，統(tǒng)一數(shù)據(jù)口徑，使得系統(tǒng)之間信息高度集成和共享，提高了會(huì)計(jì)信息的收集速度。在ERP環(huán)境下，可以在銷售系統(tǒng)直接根據(jù)銷售發(fā)票生成銷售業(yè)務(wù)會(huì)計(jì)憑證，會(huì)計(jì)人員只需在總賬系統(tǒng)中完成查詢和審核，減輕了會(huì)計(jì)工作的同時(shí)也避免了數(shù)據(jù)收集的重復(fù)性。ERP系統(tǒng)披露的大量財(cái)務(wù)和非財(cái)務(wù)信息，極大地提高了會(huì)計(jì)信息的預(yù)測(cè)價(jià)值，使會(huì)計(jì)信息在進(jìn)行經(jīng)濟(jì)決策時(shí)更具有指導(dǎo)意義。

（二）提高會(huì)計(jì)信息質(zhì)量的可靠性。ERP環(huán)境下企業(yè)大量的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)核算均可以由生產(chǎn)活動(dòng)、采購(gòu)活動(dòng)、銷售活動(dòng)輸入的信息自動(dòng)計(jì)入財(cái)務(wù)模塊生成總賬、會(huì)計(jì)報(bào)表，降低了出錯(cuò)率，會(huì)計(jì)信息的正確性和可靠性大幅度提高。同時(shí)，通過(guò)自行設(shè)定篩選條件的方式完成大多數(shù)的賬簿、報(bào)表的生成。在這種情況下，只要憑證正確，報(bào)表和賬簿的數(shù)據(jù)就可以準(zhǔn)確無(wú)誤，即便出現(xiàn)錯(cuò)誤也能快速查找并進(jìn)行糾正，比傳統(tǒng)的財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)處理方式更為簡(jiǎn)單和方便。

（三）會(huì)計(jì)信息質(zhì)量的實(shí)時(shí)性得以提高。實(shí)時(shí)性主要指會(huì)計(jì)核算的實(shí)時(shí)性和會(huì)計(jì)監(jiān)督的實(shí)時(shí)性。由于 ERP系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)了業(yè)務(wù)流程的信息化，一旦經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)發(fā)生就可以根據(jù)部門、崗位、項(xiàng)目匯總形成不同的會(huì)計(jì)信息并及時(shí)追蹤與傳遞，實(shí)時(shí)生成財(cái)務(wù)報(bào)告，使會(huì)計(jì)監(jiān)督由事后轉(zhuǎn)移到事中，信息提取與信息處理基本保持同步。監(jiān)督的實(shí)時(shí)性則體現(xiàn)在經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)流程的不可逆。每個(gè)ERP系統(tǒng)的操作人員都有不同的用戶名和密碼，且依據(jù)崗位的不同分配不同的權(quán)限以實(shí)現(xiàn)不相容崗位間的互相監(jiān)督，無(wú)論什么經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)一旦數(shù)據(jù)錄入系統(tǒng)就會(huì)受到相關(guān)監(jiān)督人員的審核和監(jiān)控，數(shù)據(jù)一旦錄入就不能更改或者更改后系統(tǒng)仍然保留更改的痕跡，使企業(yè)的財(cái)務(wù)和非財(cái)務(wù)信息的透明度得到實(shí)時(shí)監(jiān)督。

（四）會(huì)計(jì)信息收集和使用范圍進(jìn)一步擴(kuò)大。傳統(tǒng)方式下各部門獨(dú)立分散地收集各類信息，信息流通不暢，容易產(chǎn)生信息孤島，既浪費(fèi)了時(shí)間，也不利于企業(yè)的發(fā)展。ERP環(huán)境下所有的數(shù)據(jù)來(lái)自于企業(yè)的中央數(shù)據(jù)庫(kù)，各個(gè)子系統(tǒng)在統(tǒng)一的數(shù)據(jù)下工作，任何一種數(shù)據(jù)變動(dòng)都能實(shí)時(shí)地反映給所有相關(guān)部門，實(shí)現(xiàn)業(yè)務(wù)與會(huì)計(jì)間的協(xié)同作用。但ERP環(huán)境下會(huì)計(jì)信息的流動(dòng)不僅僅局限于企業(yè)內(nèi)部的數(shù)據(jù)交換，而是著眼于一體化的行業(yè)價(jià)值鏈。無(wú)論是從上游的供應(yīng)商還是到下游的客戶終端，通過(guò)交換會(huì)計(jì)信息不斷優(yōu)化價(jià)值鏈企業(yè)的資源配置，并通過(guò) ERP系統(tǒng)所形成的信息集成化平臺(tái)，擴(kuò)大與外部利益相關(guān)者的雙向溝通，從而形成企業(yè)持續(xù)改進(jìn)的動(dòng)力和機(jī)制。

三、ERP環(huán)境下會(huì)計(jì)信息存在的問(wèn)題

（一）會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)的安全性和準(zhǔn)確性。ERP環(huán)境下，由企業(yè)所有部門共同完成會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)的采集，實(shí)現(xiàn)了財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)一體性，但是由于大部分?jǐn)?shù)據(jù)來(lái)自于采購(gòu)、生產(chǎn)、銷售等部門，財(cái)務(wù)人員對(duì)搜集數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性不容易控制，一旦原始數(shù)據(jù)出現(xiàn)錯(cuò)誤，必然會(huì)導(dǎo)致會(huì)計(jì)信息出現(xiàn)錯(cuò)誤。

（二）會(huì)計(jì)信息傳遞的網(wǎng)絡(luò)安全性。ERP環(huán)境下，企業(yè)的所有部門共享會(huì)計(jì)信息，每個(gè)部門根據(jù)自身的需求提取數(shù)據(jù)，如果企業(yè)沒(méi)有明確系統(tǒng)操作人員的權(quán)限分配、按照不相容崗位要求進(jìn)行分工等，就會(huì)直接影響系統(tǒng)輸出數(shù)據(jù)的真實(shí)和準(zhǔn)確，很可能造成企業(yè)會(huì)計(jì)信息的泄露、截取、仿冒或破壞。

（三）財(cái)會(huì)人員素質(zhì)。ERP環(huán)境下，財(cái)務(wù)人員必須具有一定的信息技術(shù)知識(shí)和計(jì)算機(jī)操作能力才能勝任現(xiàn)代企業(yè)會(huì)計(jì)核算、財(cái)務(wù)管理和分析工作。信息技術(shù)的發(fā)展，推動(dòng)了會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)的變革，財(cái)會(huì)人員的工作內(nèi)容和工作性質(zhì)發(fā)生了本質(zhì)的變化，逐漸從會(huì)計(jì)核算轉(zhuǎn)向管理會(huì)計(jì)，這對(duì)財(cái)務(wù)人員的專業(yè)能力提出了更高的要求，如果系統(tǒng)操作人員達(dá)不到一定的素質(zhì)要求，就很可能成為ERP實(shí)施進(jìn)程的障礙。

（四）人工不當(dāng)干預(yù)風(fēng)險(xiǎn)。ERP系統(tǒng)通過(guò)賦予實(shí)際操作人不同的權(quán)限而減少或消除人工對(duì)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)處理的不當(dāng)干預(yù)，強(qiáng)化了系統(tǒng)計(jì)劃控制功能和線上控制功能，但是有些企業(yè)的管理層或業(yè)務(wù)部門仍然干涉業(yè)務(wù)處理的流程，對(duì)會(huì)計(jì)信息的可靠性、及時(shí)性、相關(guān)性造成了不利影響。

四、ERP環(huán)境下會(huì)計(jì)信息質(zhì)量提高的對(duì)策

（一）明確崗位劃分，增強(qiáng)系統(tǒng)內(nèi)部控制。ERP環(huán)境下應(yīng)嚴(yán)格按照設(shè)計(jì)好的財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)流程和財(cái)務(wù)規(guī)章制度對(duì)會(huì)計(jì)崗位按職責(zé)進(jìn)行權(quán)限的分配，明確系統(tǒng)操作人員的職責(zé)和權(quán)力，使不同的工作崗位能夠相互監(jiān)督、相互制約。ERP系統(tǒng)的發(fā)展基礎(chǔ)是計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)興起，而數(shù)據(jù)進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)傳遞通常都會(huì)面臨被更改、截取和泄露，因此會(huì)計(jì)主管在進(jìn)行崗位職責(zé)劃分時(shí)，應(yīng)利用ERP系統(tǒng)中不同用戶不同權(quán)限完成會(huì)計(jì)信息的內(nèi)部控制。比如記賬和審核的工作不得由出納人員擔(dān)任，憑證的審核不得由憑證的編制人員完成，由業(yè)務(wù)系統(tǒng)生成的機(jī)制憑證財(cái)務(wù)人員只有查詢權(quán)限而沒(méi)有修改和刪除的權(quán)限等，如果發(fā)現(xiàn)憑證有錯(cuò)誤則交由完成此項(xiàng)工作的人員進(jìn)行修改，財(cái)務(wù)人員只起到審核的作用。

（二）制定嚴(yán)格的會(huì)計(jì)信息審核和監(jiān)督機(jī)制。ERP環(huán)境下企業(yè)的大多數(shù)信息都是根據(jù)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)所編制的手工憑證和機(jī)制憑證加工而成，為提高會(huì)計(jì)信息的質(zhì)量，應(yīng)制定嚴(yán)格的審核和監(jiān)督機(jī)制，如一張憑證應(yīng)由制單人、審核人、復(fù)核人共同完成，如果涉及到現(xiàn)金還要有出納簽字確認(rèn)。其次，建立外部審計(jì)制度，定期對(duì)企業(yè)會(huì)計(jì)制度、會(huì)計(jì)信息進(jìn)行審核。

（三）提高財(cái)會(huì)人員的素質(zhì)。ERP環(huán)境下，會(huì)計(jì)人員的工作將逐步從會(huì)計(jì)核算轉(zhuǎn)變?yōu)樨?cái)務(wù)預(yù)測(cè)。為更好地適應(yīng)ERP環(huán)境下的會(huì)計(jì)工作，會(huì)計(jì)人員應(yīng)具備全局觀念，透徹理解ERP環(huán)境下會(huì)計(jì)信息產(chǎn)生的流程。企業(yè)應(yīng)積極引進(jìn)既懂財(cái)會(huì)知識(shí)又具備高層次計(jì)算機(jī)知識(shí)的復(fù)合型人才，同時(shí)對(duì)會(huì)計(jì)人員進(jìn)行后續(xù)教育，提高他們對(duì)復(fù)雜會(huì)計(jì)系統(tǒng)的控制能力。

參考文獻(xiàn)：

田毅.ERP環(huán)境下會(huì)計(jì)信息質(zhì)量研究及對(duì)策[J].商業(yè)會(huì)計(jì)，2015，（4）.