論“最多跑一次”改革中的檔案利用

周 晶

（杭州市西湖區(qū)住房和城鄉(xiāng)建設(shè)局）

2017年1月16日，浙江省代省長(zhǎng)車俊在浙江省十二屆人大五次會(huì)議上作政府工作報(bào)告時(shí)表態(tài)，浙江將加快推進(jìn)“最多跑一次”改革，“堅(jiān)持以‘四張清單一張網(wǎng)’為抓手，進(jìn)一步加大‘放管服’改革力度，促進(jìn)經(jīng)濟(jì)社會(huì)各領(lǐng)域的改革不斷深化，以政府權(quán)力的減法換取市場(chǎng)活力的加法。”“最多跑一次”改革旨在認(rèn)真貫徹以人民為中心的發(fā)展思想，按照群眾和企業(yè)到政府辦事“最多跑一次”的理念和目標(biāo)，深化“四張清單一張網(wǎng)”改革，從與群眾和企業(yè)生產(chǎn)生活關(guān)系最緊密的領(lǐng)域和事項(xiàng)做起，充分運(yùn)用“互聯(lián)網(wǎng)+政務(wù)服務(wù)”和大數(shù)據(jù)，全面推進(jìn)政府自身改革，倒逼各地各部門簡(jiǎn)政放權(quán)、放管結(jié)合、優(yōu)化服務(wù)，促進(jìn)體制機(jī)制創(chuàng)新，使群眾和企業(yè)對(duì)改革的獲得感明顯增強(qiáng)、政府辦事效率明顯提升、發(fā)展環(huán)境進(jìn)一步改善，不斷增強(qiáng)經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展活力。檔案作為大數(shù)據(jù)的重要組成部分，是“最多跑一次”改革的重要支撐因素，只有讓檔案充分發(fā)揮應(yīng)有作用，才能為“最多跑一次”改革保駕護(hù)航，為“最多跑一次”改革工作提供優(yōu)質(zhì)的后續(xù)發(fā)展動(dòng)力。

一、“最多跑一次”改革中檔案利用的支撐不足

從現(xiàn)狀看，檔案利用還不能滿足“最多跑一次”改革的要求，主要存在以下問題：

（一）檔案利用的專業(yè)支撐不足

主要原因是缺少專崗專職檔案在編人員，許多窗口部門由于缺少專職的工作人員，特別是專職的檔案專業(yè)工作人員，往往招聘合同工、勞務(wù)派遣人員來充實(shí)窗口辦事力量。而這些人員缺少專業(yè)的理論知識(shí)，缺少業(yè)務(wù)培訓(xùn)，有時(shí)候由于待遇等問題存在負(fù)面情緒，不能在“最多跑一次”改革中發(fā)揮主導(dǎo)作用。

（二）檔案數(shù)據(jù)共享程度不高

檔案數(shù)據(jù)和電子政務(wù)管理涉及的部門多、鏈條長(zhǎng)，長(zhǎng)期以來已經(jīng)形成多頭管理、各自為政的體制，帶來了檔案資料數(shù)據(jù)壁壘等各種弊病。一個(gè)行政機(jī)關(guān)或者部門所掌握的信息不能夠通過網(wǎng)絡(luò)與其他部門共享，造成資源的浪費(fèi)，例如不同機(jī)關(guān)對(duì)同一數(shù)據(jù)必須重復(fù)錄入，沒有通過系統(tǒng)優(yōu)化整合的信息只能服務(wù)單個(gè)點(diǎn)而非整個(gè)審批系統(tǒng)，信息區(qū)段的分割使行政審批效率降低。

（三）電子檔案缺少技術(shù)、法律保障

要實(shí)現(xiàn)“最多跑一次”改革，電子檔案的發(fā)展是必不可少的。由于電子檔案具有易復(fù)制、修改、刪除等特點(diǎn)，使檔案原件概念難以確認(rèn)。而且電子檔案容易受病毒的感染，容易被破壞而導(dǎo)致文件、數(shù)據(jù)丟失。能公開的檔案資料人為認(rèn)為可能涉及國(guó)家安全，容易泄露群眾個(gè)人隱私而不實(shí)行公開，網(wǎng)上查詢困難，并且對(duì)網(wǎng)上打印的檔案材料缺少信任，一定需要相關(guān)部門蓋章才認(rèn)可，這些都制約了網(wǎng)上辦事的深度和廣度，從而制約了“最多跑一次”改革在目前全面落地。

二、發(fā)揮檔案利用在“最多跑一次”改革中的現(xiàn)實(shí)作用

針對(duì)檔案信息資源利用在“最多跑一次”改革中的現(xiàn)狀，政府機(jī)關(guān)要整合各方面力量，解決存在的弊端，加大檔案數(shù)據(jù)共享力度，真正實(shí)現(xiàn)企業(yè)和群眾辦事“最多跑一次”。一要加強(qiáng)隊(duì)伍建設(shè)，提高運(yùn)用檔案數(shù)據(jù)服務(wù)“最多跑一次”改革的能力。聘請(qǐng)錄用專業(yè)人員來窗口服務(wù)，必要時(shí)也需要聘請(qǐng)檔案專業(yè)人員來加強(qiáng)此項(xiàng)工作，不僅要具備一般機(jī)關(guān)文秘人員所具備的基本素質(zhì)，而且必須熟悉檔案數(shù)據(jù)的整理、整合，綜合運(yùn)用。二要從源頭抓起，實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)的共享。各個(gè)部門要借這次政府“最多跑一次”改革的東風(fēng)，抓緊落實(shí)原有紙質(zhì)檔案的電子化，落實(shí)電子文件歸檔和電子檔案管理工作，盡快把電子檔案上傳，劃入檔案信息共享領(lǐng)域，為用戶提供高效無縫銜接的信息服務(wù)。群眾到窗口辦事情，只要提供必要的身份信息，工作人員就可以通過統(tǒng)一的政務(wù)網(wǎng)查找所有需要的信息，比如群眾辦理提取公積金，只要提供身份證號(hào)，窗口工作人員就可以在政務(wù)網(wǎng)上查找到該群眾的戶籍所在地、婚姻狀況、房產(chǎn)狀況，使辦事群眾不需要提供其他證明就可以辦理，不僅可以實(shí)現(xiàn)“最多跑一次”，而且縮短窗口工作人員的審核時(shí)間，提高辦事效率。而且還可以進(jìn)一步改為網(wǎng)上輸入身份證號(hào)，提交申請(qǐng)表，工作人員可以在后臺(tái)辦理，審核共享的檔案信息后直接把公積金打入相應(yīng)銀行卡，實(shí)現(xiàn)“零上門”，大大便利了群眾。三要加大對(duì)檔案資料、特別是電子檔案資料的法律保障。哪些檔案信息可以公開，哪些是涉及國(guó)家機(jī)密和個(gè)人隱私的不適合公開。近期，浙江省出臺(tái)了《浙江省公共數(shù)據(jù)和電子政務(wù)管理辦法》，于2017年5月1日開始實(shí)施。這是國(guó)內(nèi)首個(gè)省級(jí)公共數(shù)據(jù)和電子政務(wù)管理辦法，對(duì)公共數(shù)據(jù)和電子政務(wù)規(guī)劃與建設(shè)、管理與應(yīng)用、安全與保障等方面作出了相應(yīng)規(guī)范?！掇k法》就電子申請(qǐng)、電子簽名、電子證照、電子歸檔等作了一系列規(guī)定。這就為“最多跑一次”改革落實(shí)了檔案資料的法律保障，使我們更有信心實(shí)現(xiàn)檔案資料為“最多跑一次”改革服務(wù)。

三、發(fā)揮檔案利用在“最多跑一次”改革中的長(zhǎng)效作用

要使檔案利用在“最多跑一次”改革中實(shí)現(xiàn)長(zhǎng)效管理，首先，檔案管理重心要下移。政府部門要簡(jiǎn)政放權(quán)，把處于源頭的檔案信息整合到基層辦事機(jī)構(gòu)，越接近于辦事對(duì)象的組織，越了解其變化的規(guī)律性，就越容易掌握辦事群眾的需求和心聲，從而作出快速有效的處理。基層檔案工作涉及面很廣，與群眾的關(guān)系也十分緊密。因此，我們要眼光向下、重心下移，盡最大努力去改變基層檔案工作薄弱的狀況，要在業(yè)務(wù)指導(dǎo)、執(zhí)法監(jiān)督、提供服務(wù)和人才培養(yǎng)等方面下大力氣，想方設(shè)法為基層開展檔案工作提供條件和保障，并發(fā)揮和保護(hù)好基層檔案工作者的積極性和創(chuàng)造性。其次，要確保檔案資料本身真實(shí)有效。真實(shí)性是檔案的生命，檔案的真實(shí)性是檔案保存的首要條件，基礎(chǔ)資料不能弄虛作假，才能使在這基礎(chǔ)上的各部門整合資料真實(shí)有效，受法律保護(hù)。檔案的真實(shí)性應(yīng)該包含兩個(gè)層面的意思，一是檔案形成過程的真實(shí)；二是檔案內(nèi)容的真實(shí)，兩者缺一不可。因此，為了確保檔案的真實(shí)性就要落實(shí)相應(yīng)政策，如果辦事群眾首先提供的基礎(chǔ)信息檔案是不正確的、是虛假的，那么所辦理的事項(xiàng)就不成立，這就需要出臺(tái)相應(yīng)的行之有效的法律法規(guī)，一旦發(fā)現(xiàn)存在檔案信息的虛假行為，就要從各方面制約其其他的社會(huì)行為。再次，各單位要重視本單位在實(shí)施行政審批過程中形成的文件材料（包括電子文件材料）的歸檔、整理和提供利用。行政審批文件材料是各單位在履行法定行政職能過程中產(chǎn)生的依據(jù)性文書。行政審批檔案是行政機(jī)關(guān)在實(shí)施行政審批過程中直接形成的、具有保存價(jià)值的各種載體和形式的文件材料，是各單位依法履行行政管理職能的重要憑證。做好行政審批檔案工作，對(duì)于加強(qiáng)行政審批基礎(chǔ)管理，促進(jìn)依法行政，推進(jìn)行政管理標(biāo)準(zhǔn)化、制度化、規(guī)范化，維護(hù)企業(yè)和群眾的權(quán)益都具有十分重要的意義。各單位要在行政審批清單的基礎(chǔ)上統(tǒng)籌考慮紙質(zhì)文件材料、電子文件材料及其他載體文件材料的管理要求，準(zhǔn)確界定行政審批文件材料的歸檔范圍和劃分行政審批檔案保管期限，并將該項(xiàng)工作納入對(duì)各有關(guān)部門、單位的檢查和考核范圍，這樣才能對(duì)以后的為民辦事 “最多跑一次”提供檔案資料保障。最后，要推進(jìn)檔案信息部門間的數(shù)據(jù)共享，取消各種不當(dāng)證明。加快推進(jìn)公共數(shù)據(jù)整合和跨部門共享利用，以政務(wù)云、政務(wù)服務(wù)網(wǎng)、政務(wù)數(shù)據(jù)資源共享等公共平臺(tái)為依托，建設(shè)公共數(shù)據(jù)平臺(tái)和統(tǒng)一共享交換體系，完善公民、法人綜合數(shù)據(jù)庫和公共信用信息庫，推動(dòng)涉及政務(wù)服務(wù)事項(xiàng)的證件數(shù)據(jù)、證明信息跨部門、跨區(qū)域、跨層級(jí)共享，取消各類增加群眾和企業(yè)辦事手續(xù)的證明和蓋章，以數(shù)據(jù)共享促進(jìn)流程優(yōu)化、業(yè)務(wù)協(xié)同。

“最多跑一次”改革，是“放管服”改革的浙江探索、浙江實(shí)踐，是“四張清單一張網(wǎng)”改革的再推進(jìn)、再深化，是服務(wù)供給結(jié)構(gòu)性改革的重要舉措。檔案資源信息利用在推進(jìn)“最多跑一次”改革中任務(wù)艱巨，意義重大，需要進(jìn)一步探索和落實(shí)。