試述電力工程檔案數(shù)字化管理

摘要：數(shù)字化檔案管理是隨著檔案管理工作步入數(shù)字化時(shí)代，利用現(xiàn)代化技術(shù)有效地管理各種信息源。文章通過研究數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)和處理技術(shù)，結(jié)合公司數(shù)字化工作實(shí)際，對加強(qiáng)電力工程檔案數(shù)字化管理進(jìn)行了探討。

關(guān)鍵詞：電力工程檔案；數(shù)字化；檔案管理；現(xiàn)代化技術(shù)；電子檔案建設(shè) 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A

中圖分類號：G275 文章編號：1009-2374（2016）35-0226-02 DOI：10.13535/j.cnki.11-4406/n.2016.35.111

電力工程檔案數(shù)字化管理是隨著電力行業(yè)形勢不斷發(fā)展，紙質(zhì)檔案數(shù)量急劇激增，查閱、檢索、備份變得非常麻煩，而且容易出錯(cuò)，傳統(tǒng)的檔案管理方式已經(jīng)不能適應(yīng)高效快捷的信息時(shí)代。當(dāng)前，電力工程檔案管理要求標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化、網(wǎng)絡(luò)化、數(shù)字化，利用現(xiàn)代化技術(shù)和設(shè)備有效管理各種信息資源已經(jīng)成為常態(tài)，結(jié)合公司檔案數(shù)字化工作實(shí)際，就如何加強(qiáng)電力工程檔案數(shù)字化管理做進(jìn)一步探討。

1 數(shù)字化檔案管理的定義

數(shù)字化檔案管理是電子檔案建設(shè)在信息時(shí)代的必然產(chǎn)物，是檔案信息化建設(shè)綜合實(shí)力的體現(xiàn)。在具體實(shí)施過程中，把具有保存利用價(jià)值的文本、圖片、視頻等掃描、拍攝、掛接、上傳至檔案管理軟件，進(jìn)行數(shù)字化整理、保管和備份。隨著檔案數(shù)字化處理技術(shù)的不斷改革創(chuàng)新，電子化、程序化的檔案數(shù)字化管理應(yīng)運(yùn)而生。

2 電力工程檔案數(shù)字化管理的重要性

檔案數(shù)字化管理具有龐大數(shù)據(jù)處理快捷性、改版時(shí)效性、傳輸網(wǎng)絡(luò)性的特點(diǎn)。采用數(shù)字化檔案管理，把保存在各載體、各方位的信息資源以電子版的形式存儲，以網(wǎng)絡(luò)化的方式互相連接，共同利用提高效率，節(jié)約辦公成本，實(shí)現(xiàn)資源共享。形成一個(gè)更適應(yīng)電力工程建設(shè)實(shí)際的，可進(jìn)行文件生成、歸檔和檔案管理一起操作的應(yīng)用軟件，逐步實(shí)現(xiàn)檔案管理系統(tǒng)與公司各業(yè)務(wù)部門信息管理系統(tǒng)的無縫鏈接，進(jìn)一步提高檔案電子化、信息化、網(wǎng)絡(luò)化管理水平。

2.1 數(shù)字化檔案管理的優(yōu)勢

過去傳統(tǒng)意義上的檔案管理解決電力工程點(diǎn)多面廣、檔案人員參差不齊難題的唯一手段即增加檔案人員和增加辦公費(fèi)用，導(dǎo)致檔案管理成本大幅上漲，管理效率是事倍功半的結(jié)果。采用數(shù)字化檔案管理把紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為機(jī)讀文件，錄入、編輯、修改、目錄、報(bào)表打印一次完成，省時(shí)省力，提高經(jīng)濟(jì)效益。按照公司檔案數(shù)字化計(jì)劃，由近及遠(yuǎn)，現(xiàn)行檔案數(shù)字化歸檔，即電子版光盤備份和電子文本檔案系統(tǒng)掛接移交歸檔。以往的紙質(zhì)案卷目測用高速掃描還是平板掃描，校對目錄拆分電子文本并標(biāo)注文件檔號保存，審核檔案紙質(zhì)原件目錄、頁碼無誤后裝訂還原，為提供準(zhǔn)確的數(shù)據(jù)庫信息作好充分的準(zhǔn)備。公司開發(fā)了“EEA億普電子檔案系統(tǒng)”，構(gòu)建一個(gè)電子檔案信息整合軟件平臺，實(shí)現(xiàn)公司各類電子檔案數(shù)據(jù)大部分從網(wǎng)上采集歸檔，實(shí)現(xiàn)電子檔案信息存儲和處理的數(shù)字化，收集與傳遞的網(wǎng)絡(luò)化。為檔案遠(yuǎn)程的借閱、查找、提供利用創(chuàng)造條件。

2.2 數(shù)字化檔案管理的作用

網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、計(jì)算機(jī)技術(shù)、數(shù)字化技術(shù)等新的科學(xué)技術(shù)在檔案管理領(lǐng)域廣泛使用，促進(jìn)了檔案管理理論、方法和技術(shù)的創(chuàng)新變革，發(fā)揮了信息檔案的增值作用，提高檔案工作在信息化社會中的地位。電力工程檔案工作中，利用紙質(zhì)檔案經(jīng)常翻閱會造成原件破損，外借有可能造成缺頁、篡改等不良現(xiàn)象，損害檔案的安全保管。檔案資料經(jīng)過拍攝、掃描數(shù)字化處理后獲得電子版，變更改版迅速快捷。各職能部門在第一時(shí)間獲得最新有效版，實(shí)現(xiàn)資源共享。

保護(hù)檔案原件的憑證作用，兼顧涉密因素確保信息安全。通過檔案的數(shù)字化處理后，檔案管理系統(tǒng)能夠?qū)崿F(xiàn)對檔案收集、導(dǎo)入、編輯、統(tǒng)計(jì)、保管、掛接、轉(zhuǎn)庫、遠(yuǎn)程查閱等日常工作的數(shù)字化管理。利用電子檔案管理系統(tǒng)，對分散各地的電力工程項(xiàng)目資料室編制竣工檔案全程監(jiān)控，實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目竣工檔案網(wǎng)絡(luò)上檢查指導(dǎo)、修改，網(wǎng)絡(luò)上審核、驗(yàn)收移交，有效解決和改善路途遙遠(yuǎn)、電力工程點(diǎn)多面廣、管理員參差不齊的檔案管理的困境，提高檔案規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的管控力度。

2.3 數(shù)字化檔案管理的效率

通過互聯(lián)網(wǎng)、企業(yè)集約化管理信息系統(tǒng)進(jìn)行計(jì)算機(jī)檢索，利用閱讀電子檔案，提高檔案標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范宣貫的效率，迎接檔案數(shù)字化信息服務(wù)國際、國內(nèi)電力安裝工程新項(xiàng)目的挑戰(zhàn)。數(shù)字檔案管理面向基層電力工程項(xiàng)目，提供高效率的遠(yuǎn)程時(shí)效服務(wù)，文件、標(biāo)準(zhǔn)、資質(zhì)、榮譽(yù)等目錄和電子版經(jīng)過系統(tǒng)管理員權(quán)限設(shè)置即可下載原文信息。電力工程資料員在電子檔案系統(tǒng)的收集整編端口錄入或?qū)牍こ炭⒐n案的案卷目錄和卷內(nèi)目錄，掛接電子文本，做到一一對應(yīng)。公司檔案員檢查指導(dǎo)修改、審核歸檔后，新項(xiàng)目工程竣工檔案數(shù)據(jù)即轉(zhuǎn)入公司總數(shù)據(jù)庫。檔案庫除文件實(shí)體的保管外，更主要是利用高效率的文件數(shù)據(jù)庫，成為提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)的信息控制中心。按照檔案業(yè)務(wù)工作流程，提升檔案服務(wù)工作的水平和質(zhì)量，實(shí)現(xiàn)檔案從收集、整編基礎(chǔ)管理向檔案信息研究與開發(fā)利用的質(zhì)的轉(zhuǎn)變，為實(shí)現(xiàn)電子檔案館數(shù)字化管理邁出了堅(jiān)實(shí)的步伐。

3 加強(qiáng)電力工程檔案數(shù)字化管理勢在必行

3.1 繼續(xù)教育培訓(xùn)檔案管理員成為復(fù)合型人才

隨著檔案信息化數(shù)字化的發(fā)展，檔案管理直接影響企業(yè)的基礎(chǔ)管理。積極發(fā)揮檔案管理員的主觀能動作用，充分挖掘個(gè)人潛力，針對性地進(jìn)行檔案知識的宣貫、繼續(xù)教育；堅(jiān)持用新思路、新機(jī)制、新方式；堅(jiān)持以人為本，講政治、講覺悟、講奉獻(xiàn)，全面提高管理人員的綜合素質(zhì)。培養(yǎng)訓(xùn)練成為既具備檔案業(yè)務(wù)理論知識，又熟練掌握計(jì)算機(jī)操作應(yīng)用技能和數(shù)據(jù)庫維護(hù)的高技能的現(xiàn)代化信息管理人才，熟練運(yùn)用現(xiàn)代化技術(shù)手段管理檔案，為迅速發(fā)展的電力工程建設(shè)編制竣工檔案服務(wù)。電子檔案館具有館藏檔案資源數(shù)字化、檔案信息傳輸與組織網(wǎng)絡(luò)化、信息資源共享化、服務(wù)范圍擴(kuò)大化、信息檢索利用便捷化等諸多優(yōu)點(diǎn)，為早日實(shí)現(xiàn)數(shù)字化檔案室（即電子檔案館）的目標(biāo)而努力奮斗。

3.2 建立數(shù)字化檔案管理的個(gè)性化服務(wù)

檔案工作人員通過發(fā)揮自己的主觀能動性、創(chuàng)新精神，做好個(gè)性化服務(wù)。為電力用戶提供多樣化的動態(tài)性檔案管理服務(wù)。重要文書檔案的數(shù)字化處理，照片、視頻、實(shí)物檔案和重要電力工程竣工檔案數(shù)字化處理均要求達(dá)到100%；要求所屬單位按照由近及遠(yuǎn)的順序，分期分批對紙質(zhì)檔案以及重要特種載體檔案進(jìn)行數(shù)字化處理；希望在移交新的竣工項(xiàng)目發(fā)文、計(jì)劃、總結(jié)、申報(bào)材料和行政照片、光盤等歸檔文件材料的時(shí)候，必須同時(shí)移交紙質(zhì)文本和電子文本。積極推廣使用電子檔案管理系統(tǒng)，便于公司構(gòu)建一個(gè)檔案信息整合交流的平臺，彌補(bǔ)有些單位沒有檔案系統(tǒng)軟件的不足，以解決工程項(xiàng)目分散、點(diǎn)多、路遠(yuǎn)帶來的檔案管理棘手問題，通過幫助單位用戶解決他們自身難以解決的問題來實(shí)現(xiàn)價(jià)值，從而構(gòu)成強(qiáng)大的檔案管理資源體系。

3.3 實(shí)現(xiàn)集團(tuán)信息和企業(yè)檔案信息的互聯(lián)結(jié)合

在企業(yè)集約化管理信息系統(tǒng)檔案信息網(wǎng)上開通集團(tuán)公司信息站點(diǎn)，上級文件、政策、標(biāo)準(zhǔn)、辦法及時(shí)下達(dá)，并宣傳貫徹落實(shí)。直接面對面網(wǎng)上交流溝通，參加視頻會議，公文流轉(zhuǎn)處理等，實(shí)現(xiàn)檔案信息的互聯(lián)結(jié)合。數(shù)字化檔案包括兩個(gè)方面，一方面是現(xiàn)行文件的數(shù)字化歸檔；另一方面是一些重要的歷史檔案，有重要意義的，需要長久保存的，也經(jīng)常要查閱或者使用的，都要對文本內(nèi)容進(jìn)行掃描錄入檔案管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案信息的數(shù)字化轉(zhuǎn)換，這樣可以使原來一些庫存的檔案，分期分批也能夠?qū)崿F(xiàn)現(xiàn)代化管理。集團(tuán)企業(yè)具有機(jī)構(gòu)龐大、下屬單位較多，位置分散層次復(fù)雜等特點(diǎn)，通過電話和網(wǎng)絡(luò)逐步形成一個(gè)迅速發(fā)展的循環(huán)往復(fù)的檔案信息資源體系。集團(tuán)公司指標(biāo)文件、檔案標(biāo)準(zhǔn)、最新規(guī)范信息傳達(dá)通暢，企業(yè)對應(yīng)及時(shí)修訂并遵照執(zhí)行。實(shí)行一體化管理，充分發(fā)揮整體優(yōu)勢。

總之，隨著檔案數(shù)字化處理技術(shù)和多媒體運(yùn)用的飛速發(fā)展，新的檔案管理必然以數(shù)字化檔案管理的形式存在。利用現(xiàn)代化技術(shù)有效管理各種信息資源，已經(jīng)成為當(dāng)務(wù)之急。電力安裝行業(yè)“走出去”與國際市場接軌，加強(qiáng)數(shù)字化信息技術(shù)的運(yùn)用，加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)檔案信息的支持整合，為數(shù)字化檔案管理工作報(bào)務(wù)，為電力工程檔案數(shù)字化管理服務(wù)，為社會主義經(jīng)濟(jì)建設(shè)服務(wù)。

作者簡介：劉曉云（1965-），女，中國能源建設(shè)集團(tuán)浙江火電建設(shè)有限公司館員，研究方向：現(xiàn)代火力發(fā)電安裝工程檔案管理。

（責(zé)任編輯：周 瓊）