醫(yī)院檔案工作中的幾點認識

舒建平

邵陽市第二人民醫(yī)院，湖南 邵陽 422001

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醫(yī)院檔案工作中的幾點認識

舒建平

邵陽市第二人民醫(yī)院，湖南 邵陽 422001

醫(yī)院檔案工作作為醫(yī)院日常工作中的重要部分，它的高效運行是醫(yī)院實現(xiàn)各方面正常運轉(zhuǎn)的前提條件。醫(yī)院檔案是醫(yī)院開展各項工作的信息基礎(chǔ)，在信息化時代中如何發(fā)揮這些檔案信息的價值，已經(jīng)成為當(dāng)下醫(yī)院管理中的重要課題。對于醫(yī)院檔案工作中的問題，應(yīng)該從醫(yī)院檔案管理工作的重要性出發(fā)，立足實際，提出可行性較高的管理辦法與改善措施，建立健全醫(yī)院的檔案管理機制。

醫(yī)院；檔案工作；檔案管理

隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展檔案管理工作越來越趨向于信息化的發(fā)展趨勢，無論是互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的應(yīng)用，還是現(xiàn)代管理理念的更新，都在為我國的醫(yī)院檔案工作提出新要求，為了適應(yīng)新時期的醫(yī)院管理環(huán)境的變化，必須明確醫(yī)院檔案工作的重要性，結(jié)合當(dāng)下醫(yī)院檔案工作中的問題，提出有效的改進建議。

一、醫(yī)院檔案工作的重要性

醫(yī)院檔案工作不僅僅是醫(yī)院人事檔案資料的整理，還包括醫(yī)院的醫(yī)療文獻、診療記錄、各個科室的對外交流資料以及學(xué)術(shù)研究成果等，這些都屬于醫(yī)院檔案工作的重要內(nèi)容。

醫(yī)院檔案工作是對醫(yī)院歷史的記錄，是保存各種珍貴醫(yī)療資料的重要途徑?？茖W(xué)的檔案工作可以為日后的醫(yī)療檢索提供真實可靠的資料，是一項艱巨的歷史性任務(wù)，在醫(yī)院發(fā)展過程中有著舉足輕重的作用[1]。歷史悠久的醫(yī)院都會形成一種屬于自己的獨特醫(yī)院文化，醫(yī)院檔案工作在培養(yǎng)醫(yī)院工作人員的價值觀以及行為習(xí)慣上有著很大的促進作用，而檔案工作不僅僅能夠?qū)Ω鱾€時期醫(yī)院的文化特征進行記錄，還可以對醫(yī)院的優(yōu)良傳統(tǒng)起到一個傳承的作用。

因為檔案工作涉及領(lǐng)域廣，對于傳播和發(fā)展原來的醫(yī)療知識有著重要的作用。通過總結(jié)以往的醫(yī)療經(jīng)驗可以不斷優(yōu)化醫(yī)療方案，為患者提供更加有效的療法，從而推動我國醫(yī)療事業(yè)的進步。

從醫(yī)院的檔案工作效率上可以側(cè)面反映其管理水平，同樣這也是加強醫(yī)院檔案管理的一種內(nèi)在需求。通過醫(yī)院的檔案工作可以從整體上對醫(yī)院的醫(yī)療服務(wù)質(zhì)量、學(xué)術(shù)研究水平以及醫(yī)療實力進行一個較為全面的直觀的把握，以便對其作出長遠的發(fā)展規(guī)劃。因此，必須重視醫(yī)院檔案工作在醫(yī)院管理中的地位，發(fā)揮其應(yīng)有的作用。

二、當(dāng)前我國醫(yī)院檔案工作中的問題

醫(yī)院檔案工作的重要性在信息化時代中愈加地凸顯，但是目前我國醫(yī)院檔案管理工作中還存在著很多問題。

(一)醫(yī)院建設(shè)中檔案工作不受重視

檔案工作在醫(yī)院建設(shè)中不受重視是檔案工作在醫(yī)院日常工作被邊緣化的主要原因之一[2]。醫(yī)院檔案工作不受重視主要表現(xiàn)在檔案機構(gòu)的設(shè)置以及職能分工上不合理、檔案工作人員的配備上數(shù)量少、專業(yè)人才較缺乏等。

首先是檔案工作不被當(dāng)成重要的職能部門正視起來。有很大一部分醫(yī)院并沒有設(shè)置單獨的檔案室職能部門，大都是將其歸為綜合辦公室所屬的二級科室。檔案室不僅負責(zé)文書類的檔案，還有其他的科技、聲像、財務(wù)、設(shè)備等的檔案整理，但是真正做到由一個科室綜合管理這些檔案的醫(yī)院很少，人事檔案、病案大多分散于不同的科室，這樣的分散管理浪費了大量的人力、物力以及財力，這都是醫(yī)院并未將檔案管理工作作為一個獨立的職能部門來考量的不良后果。

其次是醫(yī)院在檔案工作中配置給檔案部門的人員數(shù)量少，而且專業(yè)素質(zhì)較差，一般醫(yī)院都將檔案工作視為一種閑職，并沒有意識到它的重要作用，這也就使得醫(yī)院在分配崗位時會優(yōu)先考慮給其他部門配備高素質(zhì)的人才，而忽視了檔案部門人才的培養(yǎng)。

(二)醫(yī)院檔案工作規(guī)范化缺失

檔案管理是一項極為瑣碎的工作，需要工作人員在一個統(tǒng)一的規(guī)范化的標(biāo)準(zhǔn)下對所要存檔的信息資源進行靈活地處理。一些醫(yī)院還存在科研檔案歸檔不夠嚴(yán)格的現(xiàn)象，導(dǎo)致一些科研檔案被科研人員誤認為是自己的私人信息資源，從而影響醫(yī)院職工的職稱評價[3]。

(三)醫(yī)院檔案工作的信息化進程緩慢

因為檔案工作的不受重視因此在辦公用地以及設(shè)備上都存在很大的不足，無論是軟件還是硬件上都存在陳舊與老化的問題，這在很大程度上阻礙了醫(yī)院檔案工作的信息化進程。

(四)醫(yī)院檔案的開發(fā)與利用程度有待于提升

醫(yī)院的檔案對醫(yī)院來說就是一個巨大信息金庫，這里不僅僅有患者的資料更有醫(yī)院各種現(xiàn)有醫(yī)療資源的信息記錄，但是當(dāng)下還有很多醫(yī)院沒有完全挖掘出這些檔案的巨大價值。部分檔案部門也未能主動發(fā)揮自己的職能，缺乏主觀能動性的發(fā)揮，未能針對檔案進行有針對性的編研，閑置了許多的信息資源。

三、改善醫(yī)院檔案工作現(xiàn)狀的策略

由于當(dāng)下的醫(yī)院檔案工作中還存著許多的不足，而醫(yī)院的檔案工作地位舉足輕重，所以需要不斷改善醫(yī)院檔案工作的現(xiàn)狀。

(一)從醫(yī)院的長遠規(guī)劃上重視檔案工作

要改善當(dāng)下醫(yī)院檔案工作現(xiàn)狀就要從醫(yī)院的戰(zhàn)略規(guī)劃上重視檔案管理，將檔案管理納入醫(yī)院長期發(fā)展規(guī)劃的行列。醫(yī)院可以成立專門的檔案管理部門作為一級科室，配備專業(yè)的硬件設(shè)備以及檔案管理人才，發(fā)揮檔案信息的管理的基礎(chǔ)作用，從而優(yōu)化醫(yī)院的資源配置。

(二)制定嚴(yán)格檔案存取標(biāo)準(zhǔn)

針對日常工作中不規(guī)范的檔案操作行為，要制定嚴(yán)格的檔案存取標(biāo)準(zhǔn)，并要求各部門對檔案室的運行進行監(jiān)督，逐步規(guī)范檔案管理[4]。嚴(yán)格的標(biāo)準(zhǔn)建立可以從檔案的格式、檔案存放出錯的懲罰機制上進行完善。

(三)不斷提高檔案工作者的業(yè)務(wù)素質(zhì)

檔案管理人員必須明白自己所處的崗位所承擔(dān)不僅僅是醫(yī)院歷史記錄的責(zé)任，還有對醫(yī)院文化和精神傳承的職責(zé)。檔案工作者要提高自己的專業(yè)素養(yǎng)，積極學(xué)習(xí)先進的信息技術(shù)來提高檔案工作的效率。

[1]卓曉波.創(chuàng)新醫(yī)院檔案管理提高檔案工作水平[J].科技傳播，2016(17)：147+179.

[2]張園園.關(guān)于加強醫(yī)院檔案工作的幾點建議[J].才智，2016(21)：273.

[3]申玉國.信息化時代下醫(yī)院檔案工作的管理與創(chuàng)新思路研究[J].中國管理信息化，2016(12)：185-186.

[4]郭濤.醫(yī)院檔案工作規(guī)范化管理的重要性探討[J].辦公室業(yè)務(wù)，2016(09)：93.

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