核電文件檔案管理研究評述

徐擁軍 李晶偉/中國人民大學(xué)信息資源管理學(xué)院

1 引言

我國核電發(fā)展戰(zhàn)略正從“適度發(fā)展”向“積極發(fā)展”轉(zhuǎn)變。本文梳理了國內(nèi)外核電文檔管理研究的進展與趨勢，希望為我國建立嚴(yán)密科學(xué)、有效運作的文檔管理體系提供理論指導(dǎo)，并對加強核電企業(yè)項目管理信息溝通、確保核電站建成后的安全運行與后期維護等提供借鑒。

2 主要研究成果

2.1 核電文檔的價值與地位

“檔案是人類對憑證信息的合目的性控制”，本質(zhì)上具有“工具價值”和“信息價值”雙重屬性[1]。目前關(guān)于核電文檔價值的研究基本聚焦于文檔的工具價值和信息價值兩方面，但主要側(cè)重對核電文檔控制性工具價值的研究。

第一，核電文檔是核電企業(yè)運行管理的基礎(chǔ)。韓季紅[2]認(rèn)為，“在現(xiàn)代企業(yè)制度條件下，核電站項目管理通常都采用合同承包的方式……以合同為主的文檔材料成為一切管理活動的基礎(chǔ)。”方晶貴[3]指出，“核電項目中的文檔因其相當(dāng)于項目管理活化石的作用而受到高度重視，核電文檔管理的好壞不僅影響項目當(dāng)前的管理效率，對后續(xù)核電廠的運營也具有非常重要的參考價值。”第二，核電文檔是核電企業(yè)內(nèi)部控制、質(zhì)量安全的保障。趙惠君[4]、范艷秋[5]、益文[6]都指出，核電文檔在核電質(zhì)量管理、成本控制、進度控制、資金控制、信息安全控制、知識產(chǎn)權(quán)控制、項目經(jīng)驗的總結(jié)、項目管理水平等方面的地位非常重要。戴法[7]指出，文檔管理系統(tǒng)具有自動控制和提醒催促回收功能，是保證質(zhì)量的第一道防線，可以保證項目進度并避免質(zhì)量事故發(fā)生。第三，核電文檔是核電企業(yè)法規(guī)遵從、活動合規(guī)性的證明。蘇博[8]認(rèn)為，核電文檔管理具備可追溯性特點，可通過流程報告查看核電項目流程的歷史路徑和進度，提供活動合規(guī)性證明。姚雪琴[9]指出，核電文檔“為核電站的技術(shù)改進提供可追溯性的原始記錄，為核電站的安全運行奠定必不可少的基礎(chǔ)?！钡谒?，核電文檔是核電企業(yè)保存組織記憶和提升競爭力的有效工具。Marlisa、Pelzers、Straatsma等[10]介紹了荷蘭國家檔案館（RAG）要求荷蘭一個即將關(guān)閉的核電站——Dodewaard核電站（KCD）保留好記錄，并在適當(dāng)?shù)臅r間將相關(guān)文檔記錄及時移交荷蘭檔案館，這是西方國家保存核電組織記憶的有力舉措。楊茹[11]認(rèn)為，對于核電文檔而言，應(yīng)該實現(xiàn)從第一價值、第二價值到證據(jù)價值、記憶價值的轉(zhuǎn)變，從企業(yè)組織記憶視角來看待核電文檔價值。許佳[12]指出，核電檔案對提升核電企業(yè)核心競爭力具有重要意義。

2.2 核電文檔管理存在問題及原因

目前核電文檔管理在文檔控制、監(jiān)管、服務(wù)等環(huán)節(jié)存在問題，主要包括：核電文檔管理程序體系不完善[13]；核電文檔管理組織機構(gòu)設(shè)置不合理，文檔管理部門和項目部文檔管理人員的職責(zé)分工重復(fù)，不利于管理水平的提高[14]；核電文檔管理管控措施不到位，核電文檔過程管理缺失[15]；核電文檔管理信息系統(tǒng)需要改進；高水平綜合性核電文檔管理人才不足，等等。究其原因，一是核電文檔本身的特點使管理難度增加。二是核電文檔管理法規(guī)標(biāo)準(zhǔn)不健全。三是未從流程優(yōu)化的角度理順核電文檔管理體系。目前核電文檔管理研究的內(nèi)容涵蓋了全生命周期文檔管理模式、文檔一體化以及文檔管理系統(tǒng)模型等各個方面，為在我國開展核電文檔管理提供了理論指導(dǎo)，但在項目管理中文檔管理流程優(yōu)化方面的研究較少[16]。

2.3 加強核電文檔管理的策略

第一，運用先進的核電文檔管理理念。一是文檔一體化理論。在我國30余年的核電發(fā)展過程中，文檔管理思想深受“文件生命周期理論”和“文件連續(xù)體理論”的影響[17]。應(yīng)突破傳統(tǒng)文檔管理理念，把以文檔為中心的資產(chǎn)管理系統(tǒng)理念轉(zhuǎn)向以數(shù)據(jù)為中心的系統(tǒng)理念，并構(gòu)建涵蓋核電工廠生命周期所有階段數(shù)據(jù)和信息的高級配置管理信息系統(tǒng)CMIS[18]。二是“大檔案”管理理論。張東強[19]指出，嶺澳二期項目“大檔案”管理理念的提出，便于更好地發(fā)揮文檔服務(wù)和文檔管控兩項職能、加強源頭控制和前端介入、集中整合資源。三是知識管理理論。可以構(gòu)建核電檔案數(shù)字化知識管理系統(tǒng)，以數(shù)據(jù)管理和內(nèi)容管理為關(guān)鍵，以知識積累為目的，以利用為目標(biāo)，實現(xiàn)文檔信息的互聯(lián)互通互換和全面統(tǒng)一的數(shù)字化管理[20]。四是項目管理理論。核電工程文檔管理系統(tǒng)設(shè)計的邏輯起點應(yīng)該是項目，項目視角下的文檔管理系統(tǒng)在工程文檔、數(shù)據(jù)的獲取和共享方面具有得天獨厚的優(yōu)勢，能更好地滿足核電工程文檔管理的實際需要[21]。

第二，健全核電文檔管理程序體系。一是宏觀上自覺適應(yīng)企業(yè)文檔管理通用性法規(guī)標(biāo)準(zhǔn)。核電企業(yè)檔案部門必須收集和掌握國家文檔有關(guān)法規(guī)和行業(yè)規(guī)范，并結(jié)合核電文檔管理實際，制定程序和制度，使企業(yè)檔案管理工作實現(xiàn)規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化[22]。二是中觀上構(gòu)建完善的企業(yè)內(nèi)部文檔程序體系。以合同為依據(jù)，以法規(guī)、標(biāo)準(zhǔn)為參考，以質(zhì)保大綱和文檔管理大綱為基礎(chǔ)，以管理程序為主干，以管理手冊為落腳點建設(shè)四位一體程序體系，實現(xiàn)對企業(yè)內(nèi)部文檔的有效控制[23]。三是微觀上制定規(guī)范性的分類體系和編碼體系。成功的、適應(yīng)性強的文檔分類模式是核電企業(yè)實現(xiàn)核電規(guī)范化管理、支撐核電業(yè)務(wù)順利開展的重要工具，是核電企業(yè)進行信息交換和實現(xiàn)信息資源共享的重要前提，是核電企業(yè)開展信息化建設(shè)和構(gòu)建核電數(shù)字檔案館的重要環(huán)節(jié)[24]。針對目前各個核電站編碼各自為政的問題，應(yīng)制定統(tǒng)一標(biāo)識系統(tǒng)，以免給后續(xù)文檔管理帶來麻煩[25]。

第三，優(yōu)化核電文檔管理流程體系。一是理順核電文檔管理組織機構(gòu)。為實現(xiàn)對核電文檔橫向和縱向的有效控制和管理，核電文檔管理組織機構(gòu)遵循“統(tǒng)一管理，分級管理”的基本原則，設(shè)立專門的核電文檔管理中心統(tǒng)籌整個核電文檔管理工作，但在具體實施過程中各個核電站又各有特色。許佳[26]以桃花江核電站為例，探索建立管控有力的文檔工作協(xié)調(diào)機構(gòu)；施千里、謝石香[27]則以福清核電項目為例，探索了聯(lián)合文檔管理中心模式在核電示范項目中的應(yīng)用。二是建立基于全生命周期的核電文檔管理優(yōu)化模型。方晶貴[28]以核電項目和文檔管理全生命周期理念為出發(fā)點，建立了基于全生命周期的文檔管理優(yōu)化模型，同時運用該模型對X公司文檔控制、文檔監(jiān)管、文檔服務(wù)等方面存在的問題進行優(yōu)化，并給出具體的優(yōu)化方案。

第四，強化核電文檔控制體系。趙惠君[29]以紅沿河核電為例，認(rèn)為應(yīng)當(dāng)結(jié)合項目控制需求，建立并實行將文檔工作納入計劃管理、納入合同管理、納入項目管理、納入質(zhì)保管理及納入績效考核的“五納入”管控機制，對核電項目文檔實行全過程管理，提升核電企業(yè)文檔管理質(zhì)量及水平。

第五，創(chuàng)新核電項目檔案驗收工作。一是實行分階段的核電檔案驗收模式。新形勢下，如按照整體驗收模式來組織核電工程項目檔案驗收存在諸多問題，而實行作為國家重大建設(shè)項目檔案驗收策略體系重要補充的分階段驗收模式，能夠?qū)崿F(xiàn)安全管理、環(huán)境管理、技術(shù)管理、質(zhì)量管理、進度管理、投資管理[30]。二是堅持過程控制的核電項目檔案驗收理念。應(yīng)堅持檔案驗收事前策劃、事中分析、事后總結(jié)的過程控制驗收理念[31]。三是細(xì)化與創(chuàng)新核電檔案驗收操作方式。實施《重大建設(shè)項目檔案驗收辦法》時，評分對象應(yīng)該包括組織管理、檔案安全、案卷質(zhì)量三個模塊；應(yīng)設(shè)置合格線，并堅持總分和單個模塊的分?jǐn)?shù)同時合格才能通過驗收的原則；應(yīng)堅持定性與定量相結(jié)合的原則[32]。

第六，提升核電文檔管理信息化服務(wù)水平。核電文檔管理具有動態(tài)性，國內(nèi)外研究者對核電文檔管理信息系統(tǒng)表現(xiàn)出極大的興趣，都強調(diào)核電文檔管理系統(tǒng)在收集、管理、利用核電文檔中至關(guān)重要的作用。與我國研究者不同的是，國外研究者更加關(guān)注核電文檔系統(tǒng)的安全性、信息共享、電子文件格式、數(shù)據(jù)收集質(zhì)量等微觀具體方面，針對性較強，而國內(nèi)研究者主要關(guān)注核電文檔管理信息系統(tǒng)構(gòu)建的指導(dǎo)理念，研究較為宏觀。

第七，加強對新類型核電文檔管理的研究。一是加強對新型載體核電文檔管理的研究。岳振興[33]、查鳳華[34]、李奕奕[35]、任紅[36]等都強調(diào)了核電照片檔案的重要性，并對進一步做好照片檔案管理提出一系列建議性措施。二是加強對海外核電項目文檔的管理。開展海外核電建設(shè)項目文檔管理時，要考慮到業(yè)主國基礎(chǔ)設(shè)施、政策法規(guī)、宗教習(xí)俗等方面的情況，加強對業(yè)主國法律法規(guī)、制度等的研究，并提高管理人員的基本素質(zhì)等[37]。

第八，加大對綜合性核電文檔管理人才的培養(yǎng)。在核電文檔案管理過程中要打造高素質(zhì)的管理人員隊伍[38]，人員應(yīng)該具備較硬的政治素質(zhì)、較高的道德素質(zhì)、較強的專業(yè)素質(zhì)[39]。

3 研究成果評價

總體來看，目前研究內(nèi)容較為豐富，對核電文檔及文檔管理的內(nèi)在規(guī)律性認(rèn)知都取得一定成果：一是對核電文檔的功能定位、重要價值及實現(xiàn)方式都做了初步性探索；二是對新類型（包括新型載體核電文檔和境外核電文檔）核電文檔進行了前瞻性研究；三是對核電文檔管理的程序體系、組織機構(gòu)設(shè)置、控制體系、管理信息系統(tǒng)、人才要求等方面都進行了發(fā)散式的研究。同時也呈現(xiàn)出國內(nèi)研究多于國外研究，實踐業(yè)務(wù)性研究占據(jù)主導(dǎo)地位、理論性研究不足，研究主題較為分散、文檔管理研究系統(tǒng)性較差等特問題。現(xiàn)有研究的不足主要包括以下幾點。

一是研究深度不夠。目前研究性文獻僅有4篇，其余都是觀點性文章，研究主體主要是業(yè)務(wù)實踐人員，研究對象多而不專，研究內(nèi)容也多是核電文檔管理經(jīng)驗式的介紹，大都從宏觀角度泛泛而談研究者所在核電機構(gòu)文檔管理的做法，文章設(shè)計雷同度較高，對核電文檔管理中核電文檔的功能價值探索不夠，對核電文檔管理系統(tǒng)泛泛而談，對核電文檔管理理論研究較為匱乏，且有關(guān)核電文檔管理專門性法規(guī)標(biāo)準(zhǔn)的研究較少。二是研究高度不夠。目前的研究主要局限于研究者自身所在核電站文檔管理存在問題及改進措施，沒有從國家、行業(yè)頂層設(shè)計的高度看核電文檔管理；且已有研究涉及核電文檔管理組織機構(gòu)、程序體系、管控措施、信息系統(tǒng)、人才培養(yǎng)等方面，涵蓋了核電文檔管理控制、監(jiān)管、服務(wù)等諸多環(huán)節(jié)，研究主題較分散，缺乏系統(tǒng)性共性研究。核電文檔管理是一個系統(tǒng)問題，應(yīng)從戰(zhàn)略高度考慮，關(guān)注流程體系中各個要素的相互聯(lián)系。三是研究廣度不夠。目前研究主要局限于檔案學(xué)領(lǐng)域，缺乏脫離文檔本身看文檔的多學(xué)科多視角研究的廣度，大多數(shù)研究者對核電文檔管理理論的研究主要集中在“文檔一體化”“文件生命周期理論”“前端控制”“知識管理”上，只有極少數(shù)研究者嘗試從“項目管理流程優(yōu)化”的視角研究核電文檔管理，總體來說研究視角較為受限。

4 未來研究工作的若干思考

一是重視對核電文檔信息性價值的研究。目前企業(yè)核電文檔管理主要側(cè)重于核電文檔內(nèi)部控制的工具性價值，信息性價值研究不足。未來研究應(yīng)將核電文檔信息資源視為企業(yè)的重要資產(chǎn)和戰(zhàn)略資源，立足于建立高效運轉(zhuǎn)的核電文檔信息管理體系、提供有效文檔信息支持的高度進行研究，以期從整體上提高核電項目管理水平和核心競爭力。

二是加大對核電文檔內(nèi)在規(guī)律的研究。核電文檔作為核電企業(yè)的專門文檔，具有特殊性和內(nèi)在規(guī)律性。未來研究在加大核電文檔特點研究的同時，要深入研究核電文檔管理內(nèi)在規(guī)律，制定出符合核電文檔管理內(nèi)在規(guī)律的工作體制、政策、規(guī)劃、體系、流程等。

三是加強對核電文檔管理法規(guī)標(biāo)準(zhǔn)體系的研究。目前關(guān)于核電行業(yè)文檔管理的法規(guī)標(biāo)準(zhǔn)數(shù)量較少，難以滿足核電文檔管理的現(xiàn)實需求。未來研究要通過文獻調(diào)查與分析，收集和整理國際、國家和行業(yè)有關(guān)文檔信息管理標(biāo)準(zhǔn)，梳理適用于核電文檔信息管理的各項法律法規(guī)、規(guī)章制度及國際標(biāo)準(zhǔn)、國家標(biāo)準(zhǔn)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，推動核電文檔管理法規(guī)標(biāo)準(zhǔn)不斷完善，最終建立起信息化環(huán)境下文檔信息管理標(biāo)準(zhǔn)體系總架構(gòu)。

四是研究基于項目管理流程優(yōu)化視角下核電文檔管理體系的構(gòu)建。目前核電文檔研究主題較為分散，且關(guān)于核電文檔管理的流程優(yōu)化研究比較少。未來研究可借鑒ISO9001《質(zhì)量管理體系要求》中對管理體系文件的要求，建立以質(zhì)量為中心的文檔管理體系，包括核電文檔管理程序體系、流程體系、控制體系，促進核電文檔案管理體系向規(guī)范化、程序化的方向發(fā)展，使核電項目資源得到優(yōu)化配置、項目進度得以合理推進、項目目標(biāo)達成更有效率。

五是研究個性化與共性化相結(jié)合的核電文檔管理案例。由于每個核電站的具體情況不同，核電文檔管理模式存在較大差別。目前研究主要側(cè)重于對單個核電站文檔管理經(jīng)驗的介紹以及核電文檔管理某些方面的優(yōu)化，但個案研究不夠深入，不能成為嚴(yán)格意義上的個案研究素材。未來研究要持續(xù)深入個案追蹤，可通過問卷調(diào)查、深度訪談，以及對核電文檔案系統(tǒng)的調(diào)查與體驗，了解具體個案當(dāng)前核電文檔信息管理工作的現(xiàn)狀，剖析存在問題與原因，提出相應(yīng)的改進對策。同時從宏觀頂層設(shè)計視角探索我國核電文檔管理的共性化問題，以個性化和共性化相結(jié)合構(gòu)建核電文檔管理案例庫，為其他核電站的文檔管理提供理論指導(dǎo)和實踐借鑒。

六是研究信息資源管理、知識管理、大數(shù)據(jù)理念在核電文檔管理中的應(yīng)用。未來研究應(yīng)結(jié)合云計算、大數(shù)據(jù)和移動網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，將先進的理念、技術(shù)、方法及模式應(yīng)用到核電文檔信息資源挖掘中，推動核電企業(yè)實現(xiàn)技術(shù)創(chuàng)新，提升風(fēng)險管理水平，實現(xiàn)偏差檢測、預(yù)警響應(yīng)的智慧化管理。

七是推動理論與實踐雙向互動的核電文檔管理聯(lián)盟的建立。目前核電文檔管理研究以核電公司的“實踐派”為主，在開展研究的過程中他們與高等院校的“學(xué)院派”互動不足，致使研究缺乏理論深度。未來可由中國檔案學(xué)會企業(yè)檔案學(xué)術(shù)委員會和中國核能行業(yè)協(xié)會等組織牽頭，推動理論與實踐雙向互動的核電文檔管理聯(lián)盟的建立，在優(yōu)化“實踐派”研究的同時，吸收更多優(yōu)秀的“學(xué)院派”參與進來，實現(xiàn)理論與實踐雙向互動，推動核電文檔管理深層次、縱深化的研究。此外，針對各個核電站之間核電文檔管理各自為政、共享機制不足思維問題，可通過聯(lián)盟進行協(xié)調(diào)，由聯(lián)盟制定相關(guān)規(guī)范，在保護知識產(chǎn)權(quán)的同時，鼓勵各個核電企業(yè)共享文檔管理經(jīng)驗。

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