探索會(huì)計(jì)電算化檔案工作的管理

董秦

摘要：筆者作為單縣婦幼保健院的財(cái)務(wù)科長(zhǎng)，根據(jù)實(shí)際操作經(jīng)驗(yàn)，從會(huì)計(jì)電算化檔案工作特點(diǎn)入手，結(jié)合自己在管理會(huì)計(jì)電算化檔案工作當(dāng)中遇到的實(shí)際問(wèn)題，嘗試整理了相應(yīng)的一些工作程序和解決方法，以饗讀者。

關(guān)鍵詞：會(huì)計(jì)電算化 檔案工作 檔案管理

會(huì)計(jì)電算化是我國(guó)會(huì)計(jì)工作的一個(gè)發(fā)展趨勢(shì)，隨著會(huì)計(jì)電算化工作越來(lái)越全面、深入地開(kāi)展，除了提高我們的工作效率以外，還生成很多以電子形式存在的會(huì)計(jì)文件，使會(huì)計(jì)檔案工作內(nèi)容大大增加，亟待在工作程序、檔案管理方法、檔案安全保護(hù)措施等方面跟進(jìn)。

一、電算化會(huì)計(jì)檔案管理工作的特點(diǎn)

（一）紙質(zhì)與電子檔案并存，管理的難度有顯著增加

傳統(tǒng)紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案包括紙質(zhì)材料的會(huì)計(jì)憑證、報(bào)表、賬簿等，而電算化會(huì)計(jì)檔案除保留了傳統(tǒng)意義上的紙質(zhì)檔案外，還得貯存在計(jì)算機(jī)硬件上的數(shù)據(jù)和其他磁盤(pán)介質(zhì)上的會(huì)計(jì)信息，如電子化會(huì)計(jì)憑證、賬簿和報(bào)表、電算化條件下的財(cái)務(wù)軟件、電腦系統(tǒng)軟件及其開(kāi)發(fā)文檔等，且紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案依舊存在。保存這兩種介質(zhì)檔案的條件及手段是不一致的，增加管理難度。

（二）環(huán)境依賴性與載體特殊性，導(dǎo)致檔案管理有局限

以往的單位會(huì)計(jì)檔案具有很強(qiáng)的直觀性，使用人員可直接對(duì)會(huì)計(jì)信息進(jìn)行查閱，不需要任何技術(shù)手段的輔助，而電算化會(huì)計(jì)檔案是以磁性介質(zhì)為載體的，受載體的質(zhì)量、存放環(huán)境、存貯信息有效期及載體在計(jì)算機(jī)文件中閱讀器的特點(diǎn)等因素的影響，必須在特定的計(jì)算機(jī)硬件與軟件環(huán)境下才可重現(xiàn)。

（三）信息共享性與檔案易修改性，增加檔案管理風(fēng)險(xiǎn)

電算化會(huì)計(jì)檔案因其信息的數(shù)字化，可以多方位檢索，容易實(shí)現(xiàn)網(wǎng)上遠(yuǎn)距離傳送，顯著提高利用會(huì)計(jì)檔案的效率，為共享會(huì)計(jì)檔案信息提供便利。但該優(yōu)勢(shì)附帶著難留痕跡、易破壞的弊端，導(dǎo)致會(huì)計(jì)檔案面臨著被破壞或被篡改的風(fēng)險(xiǎn)，給會(huì)計(jì)檔案管理的維護(hù)和保管帶來(lái)很大難度，所以在安全性、真實(shí)性、完整性方面的要求更高。

二、目前會(huì)計(jì)電算化下檔案工作管理存在的問(wèn)題

（一）完整性不高

當(dāng)下，很多單位的部分領(lǐng)導(dǎo)、財(cái)會(huì)人員等并不十分了解管理會(huì)計(jì)電算化檔案工作的具體內(nèi)容，管理經(jīng)驗(yàn)稍顯不足，只注重保存打印的書(shū)面紙質(zhì)檔案，對(duì)于保存在電腦里的會(huì)計(jì)信息在磁性介質(zhì)上的備份并沒(méi)有進(jìn)行歸檔，或只保管一份，在保證會(huì)計(jì)檔案完整性方面會(huì)受到消極影響。

（二）載體質(zhì)量低

目前許多單位因?yàn)闀?huì)計(jì)電算化所需要的軟硬件設(shè)備不能完全到位，沒(méi)將很好地保存會(huì)計(jì)軟件系統(tǒng)，造成單位無(wú)法調(diào)用不同版本的會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)?！稌?huì)計(jì)電算化工作規(guī)范》《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》都有明確要求，通過(guò)計(jì)算機(jī)開(kāi)展會(huì)計(jì)核算工作的單位要將打印的會(huì)計(jì)檔案保存好，并規(guī)定保存的期限。然而當(dāng)下部分單位并沒(méi)有升級(jí)、更新打印輸出設(shè)備，導(dǎo)致打印輸出的檔案無(wú)法滿足規(guī)定的期限保存要求，或因磁盤(pán)介質(zhì)質(zhì)量不過(guò)關(guān)而損壞甚至丟失會(huì)計(jì)電子數(shù)據(jù)。

（三）管理會(huì)計(jì)檔案的制度不健全

單位目前尚未建立有關(guān)電子檔案的管理規(guī)范、規(guī)章制度，導(dǎo)致會(huì)計(jì)電算化檔案呈現(xiàn)出管理不規(guī)范、工作無(wú)序等不良狀態(tài)。在實(shí)踐中，會(huì)計(jì)電算化檔案的歸檔仍然選擇傳統(tǒng)手管理手工會(huì)計(jì)檔案的做法，只把紙質(zhì)文件進(jìn)行歸檔，以前的手工會(huì)計(jì)檔案直接改成了電子輸出版。

三、做好會(huì)計(jì)電算化檔案工作管理的措施

（一）提高認(rèn)識(shí)，統(tǒng)一思想

管理會(huì)計(jì)檔案是單位管理的必要組成部分之一，單位領(lǐng)導(dǎo)務(wù)必要充分認(rèn)識(shí)到管理會(huì)計(jì)檔案工作的重要性，積極改善長(zhǎng)時(shí)間投入不足、設(shè)備老化、人員缺乏等不良狀況，全面提升開(kāi)展會(huì)計(jì)檔案工作管理的軟硬件水平。

（二）完善管理會(huì)計(jì)電算化檔案的制度

一是細(xì)化單位管理會(huì)計(jì)電算化檔案工作的辦法與制度，有針對(duì)性地建立完善的立卷歸檔制度。從相關(guān)部門(mén)的要求看，各單位須及時(shí)把打印輸出的全部財(cái)務(wù)報(bào)表、記賬憑證以及會(huì)計(jì)賬簿等及時(shí)立卷；如果尚未用書(shū)面形式把會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)打印出來(lái)，則務(wù)必要把原件保管好，且副本也要妥善保管。

二是細(xì)化計(jì)算機(jī)硬件和數(shù)據(jù)管理制度，完善建立定期維護(hù)、備份制度。會(huì)計(jì)電算化檔案要定期進(jìn)行會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)的磁性介質(zhì)備份，并設(shè)立其備查登記簿，明確備份的數(shù)量、時(shí)間、保管方式等細(xì)節(jié)信息，并定期檢查、維護(hù)會(huì)計(jì)電算化檔案。

三是完善會(huì)計(jì)電算化檔案保管制度。從國(guó)家檔案局給出的統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)來(lái)看，單位應(yīng)優(yōu)化磁盤(pán)介質(zhì)的選擇，做好會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)備份工作，保持分開(kāi)保管存儲(chǔ)磁盤(pán)、備用磁盤(pán)；全面落實(shí)檔案保管室的防塵、防腐蝕等工作；依據(jù)特定的順序分類標(biāo)號(hào)會(huì)計(jì)電算化檔案，及時(shí)做好相應(yīng)記錄，制作好文件卡片，規(guī)范檔案管理。

四是嚴(yán)格制定并實(shí)施檔案借用制度。本單位人員在經(jīng)過(guò)單位財(cái)務(wù)部門(mén)責(zé)任人的批準(zhǔn)之后才能查閱會(huì)計(jì)電算化檔案，并依據(jù)有關(guān)規(guī)定把借閱手續(xù)辦理好；外單位人員如何需要查閱會(huì)計(jì)電算化檔案，則需取得單位的介紹信，并通過(guò)財(cái)務(wù)部門(mén)及主管的批準(zhǔn)。

五是完善安全保密和分權(quán)限調(diào)用的制度。要規(guī)定不同會(huì)計(jì)電算化檔案的不同使用權(quán)限，可在較大范圍內(nèi)共享普通數(shù)據(jù)，但只有特定人員才能使用與單位機(jī)密有關(guān)的數(shù)據(jù)，只有主管人員、開(kāi)發(fā)程序的人員才能使用數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)文件、原程序設(shè)計(jì)文件等。提升會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)的安全防護(hù)功能，定期開(kāi)展維護(hù)工作，預(yù)防因計(jì)算機(jī)或網(wǎng)絡(luò)安全而造成會(huì)計(jì)電算化檔案被惡意修改，嚴(yán)禁泄密，從而保障檔案的安全性。

（三）加大對(duì)軟硬件設(shè)備設(shè)施的投入

合理選擇本單位配套的會(huì)計(jì)電算化軟件，要優(yōu)先選擇有檔案管理輔助功能的軟件； 配備清晰度高、打印能力強(qiáng)的噴墨或激光打印機(jī)，以便輸出會(huì)計(jì)紙質(zhì)檔案；加大建設(shè)環(huán)境設(shè)施的力度，選擇溫度穩(wěn)定、清潔、安全的倉(cāng)庫(kù)專門(mén)存放會(huì)計(jì)電算化檔案。

四、結(jié)束語(yǔ)

會(huì)計(jì)電算化檔案管理是財(cái)務(wù)管理非常關(guān)鍵的一個(gè)環(huán)節(jié)，我們必須要完善管理會(huì)計(jì)電算化檔案工作的法律法規(guī)，嚴(yán)格內(nèi)部控制，健全配置環(huán)境，使會(huì)計(jì)電算化檔案在單位的決策中發(fā)揮出更大的功效。

參考文獻(xiàn)：

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