我國(guó)高校檔案信息化建設(shè)現(xiàn)狀探析

摘 要本文在分析我國(guó)高校檔案信息化建設(shè)現(xiàn)狀的基礎(chǔ)上，著重分析了當(dāng)前我國(guó)高校檔案信息化建設(shè)存在的問(wèn)題，并積極探索惡劣我國(guó)高校檔案信息化建設(shè)的策略，以促進(jìn)我國(guó)高校檔案信息化發(fā)展。

【關(guān)鍵詞】高校；檔案；信息化建設(shè)；現(xiàn)狀；對(duì)策

在信息技術(shù)飛速發(fā)展時(shí)代，信息化發(fā)展已經(jīng)成為了當(dāng)前高校檔案發(fā)展的重要方向。我國(guó)高校檔案建設(shè)積極重視信息化發(fā)展，并積極采取信息化發(fā)展的措施。但是，由于信息技術(shù)發(fā)展并不完善，我國(guó)高校檔案信息化發(fā)展過(guò)程中存在著很多問(wèn)題，需要高校檔案管理工作積極重視。研究我國(guó)檔案信息化建設(shè)現(xiàn)狀不僅能夠加強(qiáng)我們對(duì)高校檔案發(fā)展的了解，而且對(duì)解決高校檔案信息化建設(shè)問(wèn)題，促進(jìn)高校檔案信息化發(fā)展有著直接的現(xiàn)實(shí)意義。

1 我國(guó)高校檔案信息化建設(shè)的現(xiàn)狀

1.1 我國(guó)高校檔案信息化建設(shè)取得了巨大成就

首先，檔案收集整理向著信息化發(fā)展。隨著高校檔案信息化建設(shè)腳步地加快，我國(guó)地傳統(tǒng)地紙質(zhì)檔案到現(xiàn)在已經(jīng)不復(fù)存在，取而代之地是信息化地檔案建設(shè)。由于在收集信息地過(guò)程中采用地是電子檔案，因此，可以借助計(jì)算機(jī)技術(shù)對(duì)檔案信息進(jìn)行快速地整理。隨著信息技術(shù)的發(fā)展，我國(guó)高校檔案管理加強(qiáng)重視信息技術(shù)的重要性，并積極采用信息化手段進(jìn)行檔案收集和整理，促進(jìn)當(dāng)前信息化發(fā)展。

其次，檔案利用信息化發(fā)展。檔案利用信息化主要包括檔案資源開(kāi)發(fā)信息化發(fā)展，檔案檢索手段信息化發(fā)展，檔案利用渠道信息化發(fā)展。檔案資源開(kāi)發(fā)信息化發(fā)展主要指利用信息技術(shù)對(duì)檔案進(jìn)行采集、加工以及整理的過(guò)程，也是檔案被用戶(hù)接收的過(guò)程。在檔案利用的過(guò)程中采用信息化的手段使檔案信息化發(fā)展與傳統(tǒng)檔案管理方法相結(jié)合，能夠有效提高檔案利用的效率。檔案檢索手段信息化發(fā)展主要指檔案檢索工作通過(guò)計(jì)算機(jī)設(shè)備、檔案數(shù)據(jù)庫(kù)以及計(jì)算機(jī)軟件進(jìn)行檢索，信息化的檔案檢索手段能夠有效提高檔案檢索的效率。檔案利用渠道信息化發(fā)展主要指高校在利用檔案的過(guò)程中通過(guò)信息化的方式對(duì)高校檔案進(jìn)行利用，提高了高校檔案的利用效率。

再次，檔案業(yè)務(wù)管理信息化發(fā)展。檔案管理信息化發(fā)展主要指檔案管理在自動(dòng)化辦公環(huán)境下進(jìn)行管理，采用主動(dòng)化技術(shù)和信息技術(shù)對(duì)檔案進(jìn)行管理。同時(shí)，高校檔信息化管理主要通過(guò)網(wǎng)絡(luò)宣傳與交流對(duì)檔案進(jìn)行管理，積極利用網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)開(kāi)展檔案管理工作，提高檔案管理效率。因此，我國(guó)很多高校建設(shè)了檔案網(wǎng)站，并積極運(yùn)用社會(huì)化媒體來(lái)開(kāi)展檔案業(yè)務(wù)管理，提高檔案業(yè)務(wù)管理信息化水平。

1.2 我國(guó)高校檔案信息化建設(shè)存在的問(wèn)題

首先，重視程度不夠。當(dāng)前，很多高校不重視檔案管理工作，忽視了檔案信息化發(fā)展，缺乏對(duì)檔案信息化的研究。同時(shí)，大多數(shù)高校在開(kāi)展檔案管理工作的時(shí)候仍然采用傳統(tǒng)的管理方式和管理方法進(jìn)行操作，缺乏信息技術(shù)的運(yùn)用的，檔案管理工作效率和檔案的使用率較低。另外，傳統(tǒng)的檔案管理思維定勢(shì)已經(jīng)無(wú)法適應(yīng)當(dāng)前的檔案信息化發(fā)展，高校仍采用傳統(tǒng)的檔案管理工作方法會(huì)嚴(yán)重阻礙高校檔案信息化發(fā)展。

其次，投入不足。由于高校對(duì)檔案管理工作不重視，導(dǎo)致高校對(duì)檔案管理工作投入不足，高校檔案信息化發(fā)展缺乏基礎(chǔ)設(shè)施。例如，很多高校的檔案管理工作缺乏計(jì)算機(jī)、互聯(lián)網(wǎng)、光盤(pán)刻錄器等設(shè)備，高校檔案信息化水平較低，無(wú)法運(yùn)用信息技術(shù)開(kāi)展檔案管理工作。同時(shí)，高校檔案信息化發(fā)展取法檔案信息處理系統(tǒng)，高校檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)不夠完整，導(dǎo)致高校檔案信息整理比較落后，檔案信息化發(fā)展緩慢。

再次，管理制度不完善。高校檔案信息化建設(shè)管理制度不夠完善，缺乏相關(guān)的法律法規(guī)和信息化工作模式。雖然，我國(guó)制定了一系列檔案管理信息化建設(shè)的政策法規(guī)，對(duì)檔案的信息化建設(shè)進(jìn)行和規(guī)范，但是，在實(shí)際執(zhí)行的過(guò)程中檔案管理制度缺乏科學(xué)的指導(dǎo)，很多高校的檔案信息化發(fā)展具有較強(qiáng)的隨意性和較大的主觀(guān)性。而檔案管理的隨意性直接影響著高校檔案電子文件的整理工作，阻礙了高校檔案信息化的發(fā)展。

最后，業(yè)務(wù)素質(zhì)有待提升。高校檔案管理工作具有較強(qiáng)的專(zhuān)業(yè)性，尤其自當(dāng)前的檔案信息化發(fā)展的狀況下，高校檔案管理工作對(duì)管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)要求更高。檔案管理人員不僅要具有專(zhuān)業(yè)的檔案管理知識(shí)，而且還要具備完善的計(jì)算機(jī)技能。但是，當(dāng)前，部分高校的檔案管理工作人員應(yīng)采用傳統(tǒng)的紙質(zhì)管理方法，缺乏對(duì)信息技術(shù)的了解，不具備信息技能，導(dǎo)致高校檔案信息化建設(shè)工作無(wú)法開(kāi)展，嚴(yán)重影響學(xué)校的檔案管理質(zhì)量。

2 我國(guó)高校檔案信息化建設(shè)的策略

2.1 積極規(guī)劃?rùn)n案的信息化建設(shè)

高校檔案信息化建設(shè)需要統(tǒng)一的規(guī)劃。而高校檔案信息化建設(shè)的目的就是使高校的檔案能夠更好地服務(wù)于高校的個(gè)性工作，甚至實(shí)現(xiàn)高校檔案向社會(huì)共享，為社會(huì)提供服務(wù)，實(shí)現(xiàn)檔案的利用價(jià)值。為實(shí)現(xiàn)檔案管理的目標(biāo)，高校應(yīng)積極根據(jù)檔案管理的目標(biāo)對(duì)檔案信息化發(fā)展進(jìn)行統(tǒng)一規(guī)劃，完善檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，深入了解并把握檔案管理工作的規(guī)律和檔案信息化發(fā)展的原則，在統(tǒng)一規(guī)劃管理下，開(kāi)展檔案信息化建設(shè)，提高檔案的利用價(jià)值，確保檔案的利用安全。

2.2 加快數(shù)字檔案建設(shè)

數(shù)字檔案建設(shè)是我國(guó)高校檔案信息化發(fā)展的重要途徑，因此，高校應(yīng)積極加快數(shù)字檔案建設(shè)，調(diào)整檔案結(jié)構(gòu)，豐富數(shù)字檔案資源，進(jìn)而構(gòu)建數(shù)字檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)，實(shí)現(xiàn)資源共享。同時(shí)，高校應(yīng)積極搜集學(xué)校的數(shù)字檔案，積極利用信息技術(shù)開(kāi)展信息化檔案開(kāi)發(fā)工作，豐富檔案館藏資源。另外，高校在構(gòu)建數(shù)字檔案的過(guò)程中應(yīng)對(duì)數(shù)字檔案進(jìn)行分類(lèi)整理，使高校的數(shù)字檔案富有地方檔案的特色，適應(yīng)當(dāng)?shù)亟?jīng)濟(jì)和文化的發(fā)展，使高校檔案積極為當(dāng)?shù)亟?jīng)濟(jì)發(fā)展服務(wù)。

2.3 電子政務(wù)與檔案信息化建設(shè)相結(jié)合

高校的檔案信息化建設(shè)應(yīng)積極與電子政務(wù)相結(jié)合。這是因?yàn)椋咝n案信息是開(kāi)展電子政務(wù)的重要信息支撐，對(duì)電子政務(wù)的開(kāi)展有著重要意義。因此，高校應(yīng)將電子檔案放在社會(huì)發(fā)展的環(huán)境中，對(duì)學(xué)校檔案進(jìn)行社會(huì)化思考，使高校的電子檔案真正參與高校的電子政務(wù)建設(shè)，為電子政務(wù)的發(fā)展提供信息基礎(chǔ)。同時(shí)，高校應(yīng)充分重視電子檔案在電子政務(wù)中的作用，將高校檔案信息化建設(shè)與政府自動(dòng)辦公相結(jié)合，爭(zhēng)取政府信息部門(mén)的支持，加強(qiáng)高校電子檔案與政府電子政務(wù)的聯(lián)系，充分發(fā)揮高校檔案的作用，促進(jìn)電子政務(wù)的發(fā)展。

2.4 加快培養(yǎng)技術(shù)人才

高校檔案信息化發(fā)展需要技術(shù)人才的支持。因此，高校應(yīng)加快培養(yǎng)技術(shù)人才，以促進(jìn)高校電子檔案信息化發(fā)展。為此，高校應(yīng)做好在職人員的培訓(xùn)工作，加強(qiáng)工作人員的計(jì)算機(jī)技能培訓(xùn)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)培訓(xùn)、信息管理技術(shù)培訓(xùn)以及管理技能的培訓(xùn)，提高高校檔案管理工作人員的額管理水平。同時(shí)，高校應(yīng)積極鼓勵(lì)檔案管理人員之間進(jìn)行技術(shù)交流，培養(yǎng)檔案管理人員與時(shí)俱進(jìn)的思想，積極鼓勵(lì)檔案管理人員學(xué)習(xí)新知識(shí)和新技能，營(yíng)造良好的學(xué)習(xí)氛圍，加快培養(yǎng)技術(shù)人才，促進(jìn)高校檔案信息化發(fā)展。

2.5 加強(qiáng)檔案信息化法制建設(shè)

首先，我國(guó)政府應(yīng)加強(qiáng)重視高校檔案信息化發(fā)展的重要性，并積極開(kāi)展檔案信息化法制建設(shè)，制定相關(guān)規(guī)章制度對(duì)高校檔案信息化發(fā)展進(jìn)行規(guī)范，推動(dòng)高校檔案信息化發(fā)展；其次，我國(guó)應(yīng)積極完善檔案信息化發(fā)展標(biāo)準(zhǔn)體系，積極宣傳我國(guó)檔案信息化發(fā)展的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，制定檔案信息化發(fā)展的實(shí)施辦法，重點(diǎn)解決檔案信息化發(fā)展中容易出現(xiàn)的問(wèn)題，為高校檔案信息化發(fā)展提供法律保障。

3 高校檔案信息化建設(shè)過(guò)程中應(yīng)注意的事項(xiàng)

3.1 管理模式

高校在管理檔案的過(guò)程中應(yīng)注意高校檔案信息化建設(shè)是在高校體制下的檔案管理工作，而高校體制下的檔案信息化建設(shè)主要包括檔案的管理方式、檔案的組織制度以及檔案的隸屬關(guān)系。因此，在開(kāi)展檔案信息化建設(shè)的過(guò)程中，高校應(yīng)加強(qiáng)重視檔案在高校發(fā)展中的作用，使檔案信息化發(fā)展服務(wù)與高校工作，進(jìn)而提高高校的辦學(xué)質(zhì)量，促進(jìn)高校的發(fā)展。同時(shí)，以教學(xué)和科研為中心是高校開(kāi)展工作的基本原則。因此，高校檔案的信息化建設(shè)應(yīng)積極服務(wù)與高校的教學(xué)和科研工作，促進(jìn)教學(xué)工作和科研工作的發(fā)展。

3.2 信息技術(shù)

信息技術(shù)是高校檔案管理工作的重要支撐。因此，高校檔案信息化發(fā)展的過(guò)程中，應(yīng)加強(qiáng)重視信息技術(shù)支持。首先，高校應(yīng)積極重視自動(dòng)化辦公系統(tǒng)的構(gòu)建，建立統(tǒng)一的工作制度，提高檔案管理效率；其次，高校應(yīng)積極引進(jìn)信息檢索技術(shù)和信息安全技術(shù)，提高信息檢索的效率，保證檔案信息使用的安全性。

4 小結(jié)

高校檔案工作對(duì)于高校日常工作的開(kāi)展有著重要重要意義，對(duì)高校檔案的管理與高校的人事工作有著重要作用。因此，高校檔案管理工作成為高校的重點(diǎn)工作。在當(dāng)今信息時(shí)代，高校檔案信息化發(fā)展已經(jīng)成為高校檔案建設(shè)的發(fā)展趨勢(shì)。文章從信息化角度對(duì)高校檔案信息化建設(shè)現(xiàn)狀和問(wèn)題進(jìn)行了分析，并探索了高校檔案信息化建設(shè)的策略。希望更多地研究者者能夠?qū)Ω咝n案信息化建設(shè)進(jìn)行研究，以促進(jìn)高校檔案信息化發(fā)展。

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作者簡(jiǎn)介

田園（1972-），女，漢族，陜西省渭南市人?，F(xiàn)供職于咸陽(yáng)師范學(xué)院網(wǎng)絡(luò)與繼續(xù)學(xué)院學(xué)生科，為圖書(shū)館員。研究方向?yàn)殡姶髮W(xué)生的學(xué)籍檔案管理。

作者單位

咸陽(yáng)師范學(xué)院網(wǎng)絡(luò)與繼續(xù)學(xué)院 陜西省咸陽(yáng)市 712000