醫(yī)院檔案現(xiàn)代化管理問題及對(duì)策分析

李曉燕

濟(jì)南市中心醫(yī)院，山東濟(jì)南 250011

醫(yī)院檔案現(xiàn)代化管理問題及對(duì)策分析

李曉燕

濟(jì)南市中心醫(yī)院，山東濟(jì)南 250011

隨著科技的不斷發(fā)展，檔案管理工作方式和手段也發(fā)生了較大的變化，為檔案管理工作創(chuàng)新發(fā)展提供了新的機(jī)遇，同時(shí)也帶來了新的挑戰(zhàn)。由于方方面面因素的影響，醫(yī)院檔案管理中出現(xiàn)了不少的問題，特別是歸檔不完整、檔案管理效率不高、檔案資料價(jià)值利用不高等問題較為明顯，迫切需要推動(dòng)醫(yī)院管理現(xiàn)代化改革，進(jìn)一步提升醫(yī)院檔案管理工作的質(zhì)量水平。該文針對(duì)醫(yī)院檔案管理現(xiàn)代化，首先分析了醫(yī)院檔案管理現(xiàn)代化的重要作用，以及目前我國醫(yī)院檔案管理工作中出現(xiàn)的問題，并就推進(jìn)醫(yī)院檔案現(xiàn)代化管理，進(jìn)行了論述分析。

醫(yī)院檔案；現(xiàn)代化；管理

檔案管理對(duì)于醫(yī)院醫(yī)療業(yè)務(wù)以及科研工作的開展具有重要作用，是指導(dǎo)醫(yī)院改進(jìn)管理、提高醫(yī)療服務(wù)水平的重要信息資源。隨著檔案管理工作理念的更新以及現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)技術(shù)信息技術(shù)的發(fā)展，對(duì)于醫(yī)院檔案管理工作也提出了新的要求，醫(yī)院在自身的內(nèi)部管理過程中，應(yīng)該高度重視檔案管理的重要性，積極推進(jìn)檔案管理現(xiàn)代化，以檔案管理服務(wù)醫(yī)療管理，促進(jìn)醫(yī)院發(fā)展水平的改進(jìn)提升。

1 醫(yī)院現(xiàn)代化檔案管理重要作用分析

1.1 現(xiàn)代化檔案管理是醫(yī)院內(nèi)部管理創(chuàng)新的基本要求

隨著醫(yī)療技術(shù)的不斷發(fā)展，醫(yī)院檔案管理工作方面，無論是檔案的內(nèi)容還是檔案工作的開展方式等都有了新的變化。特別是檔案工作內(nèi)容中，既有各種各樣的病歷文件，也有醫(yī)院日常管理的行政、會(huì)議文件以及財(cái)務(wù)報(bào)表等等，這些對(duì)醫(yī)院的經(jīng)營(yíng)發(fā)展有著非常重要的影響，加強(qiáng)醫(yī)院檔案的現(xiàn)代化管理，將這些檔案資料進(jìn)行分類整理、安全保存，對(duì)于醫(yī)院管理現(xiàn)代化進(jìn)程推進(jìn)也具有重要意義。

1.2 現(xiàn)代化檔案管理是提高醫(yī)院醫(yī)療服務(wù)水平，促進(jìn)醫(yī)療科技發(fā)展的重要手段

推進(jìn)檔案現(xiàn)代化管理，能夠更好地實(shí)現(xiàn)檔案資料的有效開發(fā)利用，特別是由于病歷檔案中詳細(xì)記錄了臨床治療資料，對(duì)醫(yī)院醫(yī)療服務(wù)過程中病歷檔案信息的有效開發(fā)利用，無論是對(duì)于有針對(duì)性地開展醫(yī)療服務(wù)，還是進(jìn)行醫(yī)療科學(xué)研究等，都有著重要的參考價(jià)值。

1.3 現(xiàn)代化檔案管理是醫(yī)院檔案管理發(fā)展的趨勢(shì)方向

現(xiàn)代化的檔案管理，最突出的特點(diǎn)就是利用各種信息技術(shù)、智能分析技術(shù)等，對(duì)于減輕檔案管理工作任務(wù)，提高檔案管理效率具有非常重要的作用。醫(yī)院加強(qiáng)檔案管理工作，提高檔案管理規(guī)范化水平，勢(shì)必需要轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的人工檔案管理模式，因此推進(jìn)檔案現(xiàn)代化管理，提高檔案管理技術(shù)水平，也是檔案管理工作的必然走向，對(duì)于推動(dòng)醫(yī)院整體管理水平的提升也具有非常重要的作用。

2 醫(yī)院檔案現(xiàn)代化管理存在的薄弱環(huán)節(jié)

2.1 現(xiàn)代化的檔案管理規(guī)章制度體系建設(shè)有待優(yōu)化

檔案管理工作是一項(xiàng)系統(tǒng)性專業(yè)性相對(duì)較強(qiáng)的工作，特別是醫(yī)院檔案管理工作，涉及內(nèi)容較多，做好檔案管理工作，必須建立規(guī)范完善的檔案管理制度。但是很多醫(yī)院在內(nèi)部管理過程中，對(duì)檔案管理工作重視不夠，檔案管理方面還沒有建立規(guī)范的檔案工作制度，檔案工作部門對(duì)于各類醫(yī)療業(yè)務(wù)科室的調(diào)度力度不足，造成醫(yī)院的檔案管理工作出現(xiàn)了較多的問題。

2.2 檔案管理工作流程標(biāo)準(zhǔn)化程度不高

由于醫(yī)院內(nèi)部普遍存在著重醫(yī)療業(yè)務(wù)、輕檔案管理的問題，因此檔案管理工作的基礎(chǔ)非常薄弱，檔案管理工作業(yè)務(wù)流程也存在著較多的問題。特別是很多醫(yī)院內(nèi)部的檔案管理信息化水平不高，檔案管理工作還缺少基本的檔案管理信息系統(tǒng)，檔案部門與醫(yī)院內(nèi)部的各個(gè)醫(yī)療業(yè)務(wù)科室、行政部門、藥品部門、耗材部門等之間還沒有直接的聯(lián)系，大量分散的檔案資料得不到及時(shí)的歸集整理，不利于檔案管理工作的規(guī)范開展。

2.3 檔案管理工作專業(yè)技術(shù)人員缺乏

現(xiàn)代化的檔案管理工作，早已經(jīng)不是傳統(tǒng)簡(jiǎn)單的檔案歸集整理保存，檔案資料的編研利用以及信息化管理等，對(duì)于檔案管理工作人員的能力水平也提出了非常高的要求。但是目前，很多醫(yī)院在內(nèi)部職工的培養(yǎng)上，更加側(cè)重于臨床科室人員的再教育、再培訓(xùn)，而對(duì)于檔案管理工作人員缺少專業(yè)化系統(tǒng)化的教育培訓(xùn)，造成了醫(yī)院檔案管理工作人員能力水平提升不高，影響了檔案管理工作的質(zhì)量和效率。

3 醫(yī)院檔案現(xiàn)代化管理實(shí)施推進(jìn)措施

新時(shí)期的醫(yī)院檔案現(xiàn)代化管理工作特征非常鮮明，在檔案管理工作體系上，主要是按照現(xiàn)代檔案管理工作理念要求，加強(qiáng)醫(yī)院檔案管理領(lǐng)導(dǎo)力量和制度建設(shè)，為檔案管理工作提供良好組織基礎(chǔ)。在工作方式上，主要是應(yīng)該堅(jiān)持推進(jìn)醫(yī)院檔案管理的數(shù)字化信息化智能化，創(chuàng)新醫(yī)院檔案管理工作的整體流程，重點(diǎn)提高醫(yī)院檔案管理工作效率。在工作方向上，應(yīng)該朝著進(jìn)一步提高醫(yī)院檔案資料的開發(fā)利用上努力，不斷提升醫(yī)院檔案資料的利用水平，真正發(fā)揮好檔案資料服務(wù)醫(yī)院管理以及醫(yī)療、科研的內(nèi)在價(jià)值。具體來說，應(yīng)該堅(jiān)持在以下幾方面加強(qiáng)管理。

3.1 突出信息化建設(shè)，為醫(yī)院檔案現(xiàn)代化管理提供良好基礎(chǔ)保障

醫(yī)院檔案現(xiàn)代化管理，最主要的途徑還是依靠醫(yī)院檔案管理信息化建設(shè)來實(shí)現(xiàn)，在醫(yī)院的檔案管理工作開展過程中，應(yīng)該將檔案管理信息系統(tǒng)的建設(shè)作為重點(diǎn)。目前，較為成熟的醫(yī)院檔案管理信息系統(tǒng)建設(shè)主要包括以下幾方面的內(nèi)容：①注重完善醫(yī)院電子病歷的管理，利用電子病歷在數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)、檢索、分析、存儲(chǔ)以及共享方面的優(yōu)勢(shì)，及時(shí)將有關(guān)的病歷信息數(shù)據(jù)錄入醫(yī)院的檔案管理信息系統(tǒng)之中，通過電子病歷的設(shè)計(jì)使用，可以準(zhǔn)確全面地將有關(guān)的病歷數(shù)據(jù)保存，實(shí)現(xiàn)病歷資料保存管理的高效便捷。②加強(qiáng)對(duì)醫(yī)院內(nèi)部臨床信息資料的管理，將醫(yī)院內(nèi)部的檔案管理信息系統(tǒng)與臨床科室管理系統(tǒng)進(jìn)行直接的聯(lián)接，將診療、病房、醫(yī)技等方面有關(guān)的臨床信息記錄，及時(shí)與檔案管理部門進(jìn)行資料的共享，對(duì)有保存價(jià)值的檔案資料進(jìn)行全面的歸檔保存，提高檔案資料歸集整理的及時(shí)性。③應(yīng)該注重加強(qiáng)醫(yī)院檔案管理信息系統(tǒng)與醫(yī)院行政管理部門以及財(cái)務(wù)管理部門的對(duì)接，特別是加強(qiáng)檔案管理信息系統(tǒng)與財(cái)務(wù)管理信息系統(tǒng)之間的數(shù)據(jù)共享，將醫(yī)院經(jīng)營(yíng)活動(dòng)有關(guān)財(cái)務(wù)報(bào)表數(shù)據(jù)以及醫(yī)院的經(jīng)營(yíng)活動(dòng)管理資料等，及時(shí)進(jìn)行歸集整理，交由醫(yī)院的檔案管理部門進(jìn)行歸檔保存，為醫(yī)院經(jīng)營(yíng)管理提供全面的參考依據(jù)。

3.2 突出重點(diǎn)環(huán)節(jié)，對(duì)醫(yī)院檔案現(xiàn)代化管理各項(xiàng)工作進(jìn)行規(guī)范提升

推進(jìn)醫(yī)院現(xiàn)代化檔案管理，①醫(yī)院管理層應(yīng)該高度重視檔案管理的重要性，積極支持醫(yī)院檔案管理工作的規(guī)范有序開展，特別是為了便于對(duì)醫(yī)院的檔案進(jìn)行統(tǒng)一管理，應(yīng)該完善醫(yī)院檔案庫的建設(shè)，對(duì)醫(yī)院內(nèi)部的所有檔案資料進(jìn)行歸口管理。②按照檔案法以及各地醫(yī)療衛(wèi)生機(jī)構(gòu)對(duì)檔案管理工作的基本要求，完善醫(yī)院檔案管理規(guī)章制度設(shè)計(jì)，重點(diǎn)是對(duì)醫(yī)院內(nèi)部檔案資料的歸集整理、借閱參考、保密存儲(chǔ)等進(jìn)行詳細(xì)的規(guī)定，確保醫(yī)院檔案管理工作嚴(yán)格按照規(guī)章制度規(guī)范有序進(jìn)行。③高度重視提高醫(yī)院檔案資料的開發(fā)利用率。檔案現(xiàn)代化管理對(duì)醫(yī)院的檔案開發(fā)利用與服務(wù)也提出了新的要求。在醫(yī)院的檔案管理過程中，應(yīng)該高度重視檔案資料價(jià)值的開發(fā)利用，組織檔案管理工作人員根據(jù)檔案信息進(jìn)行更深層次的編研工作，更加深度地挖掘檔案資料中的價(jià)值。④完善檔案管理信息系統(tǒng)中有關(guān)檔案資料檢索查閱的有關(guān)設(shè)定，盡可能提高檢索效率，為有檔案資料需求的群體提供最全面的檔案資料參考服務(wù)，實(shí)現(xiàn)檔案資料價(jià)值的共享利用。

3.3 突出安全可靠，加強(qiáng)醫(yī)院檔案管理信息系統(tǒng)的安全設(shè)計(jì)

現(xiàn)代化的醫(yī)院檔案管理工作主要依賴于檔案管理信息系統(tǒng)，但對(duì)于檔案管理信息系統(tǒng)來說，最關(guān)鍵的是應(yīng)該提高檔案管理保存的安全保障水平。在醫(yī)院檔案信息系統(tǒng)安全管理方面，重點(diǎn)針對(duì)醫(yī)院檔案的具體應(yīng)用領(lǐng)域、內(nèi)外部環(huán)境等，完善安全管理技術(shù)。特別是在醫(yī)院檔案管理工作的開展過程中，應(yīng)該注重綜合運(yùn)用網(wǎng)絡(luò)防火墻、安全漏洞掃描、數(shù)據(jù)加密、資料數(shù)據(jù)認(rèn)證及數(shù)據(jù)簽名等多種技術(shù)手段，構(gòu)建多層次的醫(yī)院信息安全解決方案。同時(shí)，在醫(yī)院檔案信息系統(tǒng)安全管理方面，還應(yīng)該完善檔案安全管理制度，對(duì)醫(yī)院檔案管理工作人員以及醫(yī)院內(nèi)部醫(yī)務(wù)人員在檔案安全管理方面的責(zé)任進(jìn)行明確，最大程度地確保檔案管理過程中有關(guān)信息資料的安全可靠。

3.4 突出專業(yè)高效，提高醫(yī)院電子檔案管理人員的綜合素質(zhì)水平

醫(yī)院檔案管理工作人員的素質(zhì)能力水平直接關(guān)系到醫(yī)院檔案管理的整體水平和質(zhì)量，推進(jìn)醫(yī)院檔案管理現(xiàn)代化，必須重視醫(yī)院檔案管理工作人員的培訓(xùn)教育。①應(yīng)該加強(qiáng)對(duì)檔案管理工作人員檔案管理業(yè)務(wù)方面的系統(tǒng)培訓(xùn)教育，特別是檔案資料的歸集整理、開發(fā)利用等方面加強(qiáng)專業(yè)化的培訓(xùn)，確保檔案管理工作人員在檔案管理過程中提高工作精細(xì)化程度，提升檔案資料的真實(shí)性、準(zhǔn)確性，促進(jìn)檔案服務(wù)水平的提升。②應(yīng)該針對(duì)檔案管理信息系統(tǒng)的使用操作等方面，提高醫(yī)院檔案管理工作人員對(duì)檔案信息系統(tǒng)的管理水平，尤其是強(qiáng)化對(duì)電子檔案數(shù)據(jù)的分析處理以及實(shí)際運(yùn)用能力，不斷改進(jìn)提高以奧運(yùn)電子檔案工作水平。

4 結(jié)語

檔案不僅是醫(yī)院重要的信息資源，也是醫(yī)院研究發(fā)展的重要參考依據(jù)。醫(yī)院在自身管理過程中，應(yīng)該高度重視檔案管理的重要性，積極轉(zhuǎn)變檔案管理工作理念，推進(jìn)檔案管理信息化建設(shè)，創(chuàng)新檔案管理工作手段，完善檔案管理模式，以促進(jìn)提高醫(yī)院檔案管理工作整體水平。

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R7

A

1672-5654（2017）05（c）-0149-02

10.16659/j.cnki.1672-5654.2017.15.149

2017-02-20）

李曉燕（1976-），女，山東濟(jì)南人，本科，助理館員。