醫(yī)療設備檔案的規(guī)范化管理

劉健，晁月甫，衛(wèi)明

延安市人民醫(yī)院，陜西延安 716000

醫(yī)療設備檔案的規(guī)范化管理

劉健，晁月甫，衛(wèi)明

延安市人民醫(yī)院，陜西延安 716000

目的探討醫(yī)療設備檔案規(guī)范化管理的具體做法。方法建立完善醫(yī)療設備檔案管理制度，規(guī)范檔案管理流程、歸檔內(nèi)容、分類方法及保管期限，提高管理質(zhì)量；重視檔案管理員的能力培養(yǎng)，提升崗位勝任力；推進醫(yī)療設備檔案管理信息化，促進檔案管理規(guī)范化。結(jié)果實施醫(yī)療設備檔案規(guī)范化管理，改善了檔案內(nèi)容的完整性及回收的及時性，為設備的引進、使用、維護和報廢提供了有效參考。結(jié)論實施醫(yī)療設備檔案規(guī)范化管理，可以提高檔案管理質(zhì)量，使醫(yī)療設備的效能得以充分發(fā)揮。

醫(yī)療設備；檔案；規(guī)范化管理

現(xiàn)代醫(yī)學中，患者在就醫(yī)過程中離不開醫(yī)療設備的輔助診斷和治療。如何保持醫(yī)療設備的高效運轉(zhuǎn)，確保醫(yī)療安全是醫(yī)院相關管理者及醫(yī)療設備技術人員的主要工作之一。眾所周知，醫(yī)療設備從申請、購置到報廢這一過程會形成一系列具有保存、利用價值的文字、圖表、聲像載體資料[1]。通過對這些資料的收集、整理、鑒定、分析統(tǒng)計、歸檔、保存[2]，形成了醫(yī)療設備檔案。完整的醫(yī)療設備檔案可以為醫(yī)院領導正確決策提供依據(jù)，為技術人員維護醫(yī)療設備提供有效參考。為探索醫(yī)療設備檔案的科學管理，提高檔案的利用率，延安市人民醫(yī)院設備科穩(wěn)步推進醫(yī)療設備檔案的規(guī)范化管理，初顯效果，現(xiàn)報道如下。

1 醫(yī)療設備檔案規(guī)范化管理的重要性

大多醫(yī)院未建立完善的醫(yī)療設備檔案管理制度，缺乏制度約束。一些醫(yī)院，尤其是一二級醫(yī)院，未安排專人負責檔案管理。由于缺乏系統(tǒng)培訓及職責不明確，兼職檔案管理人員工作效率差，不能發(fā)揮檔案在設備日常管理中的作用。在醫(yī)院信息化建設進程中，設備檔案管理的信息化程度仍然較低，或停留在手工階段，使得檔案查詢、利用度不高，價值不能完全體現(xiàn)。規(guī)范化管理是通過應用各種管理手段與方法，將每一個管理環(huán)節(jié)細化，做到組織系統(tǒng)化、權責明確化、業(yè)務流程化、措施具體化、行為標準化，從而提升組織效益[3]。規(guī)范化管理強調(diào)以制度為核心，重視對人的培養(yǎng)，通過規(guī)范管理員的行為和態(tài)度，提升崗位勝任力。同時，可以規(guī)范醫(yī)療設備從申請、采購到報廢每一個環(huán)節(jié)行為，提高資料收集的完整性、及時性和有效性。總之，實施規(guī)范化管理，可以規(guī)范醫(yī)療設備管理行為，建立完整的有價值的醫(yī)療設備檔案，為醫(yī)療設備的采購提供科學依據(jù)，發(fā)揮醫(yī)療設備的最佳效用。

2 規(guī)范化管理具體措施

2.1 建立健全醫(yī)療設備檔案管理制度

規(guī)范化管理的核心就是建立完善的醫(yī)療設備檔案管理制度，引導相關人員開展管理工作[4]。根據(jù)《中華人民共和國檔案法》《醫(yī)療器械監(jiān)督管理條例》《機關文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規(guī)定》等規(guī)定，該院制定了 《醫(yī)療設備檔案管理制度》《醫(yī)療設備檔案管理員工作職責》等制度，明確了醫(yī)療設備檔案的管理流程、歸檔內(nèi)容、分類標準、保管期限及管理員職責，做到流程清晰、責權明確。在實際工作中，應用各種管理工具持續(xù)改進管理方法，推動醫(yī)療設備檔案管理的規(guī)范化、標準化。2.1.1規(guī)范檔案管理流程 科室根據(jù)學科建設需要，提出設備購置申請，中、大型設備由醫(yī)療設備管理委員會論證通過后交由設備科購置。設備驗收時由廠方工程師和醫(yī)院設備技術人員共同完成，驗收材料由檔案管理員收集、存檔。在設備運行過程中，檔案管理員要及時收集、整理設備日常維護、保養(yǎng)以及報廢等環(huán)節(jié)產(chǎn)生的信息材料，歸檔后再進行分類、編號、裝訂，最后將信息錄入電腦系統(tǒng)。在這過程中，檔案管理員要堅持“四同步”，即設備立項的“同步”提出相關材料的歸檔要求；檢查設備購置進度的“同步”檢查文件材料的形成情況；設備驗收的“同步”收集、登記隨機材料；設備技術人員安裝調(diào)試、維護設備的“同步”收集完整、準確的檔案材料[5]。

2.1.2 規(guī)范檔案管理內(nèi)容 醫(yī)療設備從申請、購置到報廢各個環(huán)節(jié)都會形成有保存價值的資料。制度明確規(guī)定，檔案管理員需在各個環(huán)節(jié)跟蹤、收集資料，其他相關科室應配合做好歸檔工作。歸檔內(nèi)容主要包括：①購置前：購置申請書、論證報告、調(diào)研報告及批文；②購置環(huán)節(jié)：招標公告、配置清單、報價單、開標記錄、中標公示、中標通知書、采購合同、供貨商營業(yè)執(zhí)照、醫(yī)療器械產(chǎn)品注冊證及經(jīng)營許可證等；③驗收安裝環(huán)節(jié)：隨機資料（使用說明書、裝箱清單、合格證、維修手冊等）、驗收記錄、安裝調(diào)試報告、發(fā)票復印件、進口許可證、報關單、商檢證明；④使用、維護環(huán)節(jié)：使用記錄、培訓記錄、日常保養(yǎng)記錄、維修合同、維修記錄、維修工單、計量報告、大型設備的經(jīng)濟效益分析等；⑤調(diào)配、報廢環(huán)節(jié)：調(diào)配報告及領導批示、報廢申請單、批準文件。

2.1.3 規(guī)范設備檔案的分類管理 根據(jù)《醫(yī)療器械科建設管理規(guī)范》規(guī)定，結(jié)合醫(yī)院實際，醫(yī)療設備檔案按三級類目設置：一級類目按設備整機單價設置，分為A（單價≥10 萬）、B（單價在 5～10 萬之間）、C（單價在 1～5 萬之間）、D（單價＜1萬）四類；二級類目按設備用途設置，分為監(jiān)護類（各類監(jiān)護儀）、檢查類（CT、超聲、生化儀等）、治療類（呼吸機、麻醉機、各種腔鏡等）和輔助類（消毒、滅菌設備等），分別采用 01、02、03、04 表示；三級類目為實體設備，按設備啟用時間排序[6]。檔案編碼為：單價分類代碼+用途分類代碼+設備序號+檔案序列號，做到每份檔案均有唯一編碼。

2.1.4 明確檔案保管期限 目前，對醫(yī)療設備檔案的保管期限未有明確規(guī)定。《機關文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規(guī)定》對文書檔案的保管要求是至少保存10年。住院病歷資料的保管期限是不少于30年。鑒于醫(yī)療設備檔案的重要性，經(jīng)醫(yī)院醫(yī)療設備管理委員會討論，在制度中明確了該院醫(yī)療設備檔案的保管期限為從檔案建立之日起計算不低于30年。

2.2 提升檔案管理人員的崗位勝任力

醫(yī)療設備檔案管理人員是檔案管理的重要組成元素，只有提高他們的管理能力才能持續(xù)改進工作方法，實現(xiàn)檔案管理的規(guī)范化[7]。①醫(yī)院各級領導應重視設備檔案管理崗位，條件許可，可引進生物醫(yī)學工程相關專業(yè)或檔案管理專業(yè)人員負責設備檔案的日常管理工作，在培訓、晉升、考核方面與相關科室人員平等對待，提高他們的工作積極性。②加強繼續(xù)教育，定期安排管理人員參加相關學術會議、培訓班，改善檔案管理行為。③鼓勵檔案管理人員加強自我學習，提高對醫(yī)療設備管理、檔案管理、計算機應用等基礎知識的掌握水平，提升崗位勝任力。④加強考核，將檔案管理員的工作效率與績效掛鉤，做到獎懲分明。

2.3 推進醫(yī)療設備檔案管理信息化

規(guī)范電子檔案管理系統(tǒng)的研發(fā)和數(shù)據(jù)格式，建立健全相關管理制度，并嚴格按制度開展工作[8]，有利于推動檔案管理的規(guī)范化。該院建立了醫(yī)療設備電子檔案管理制度，檔案管理員將收集到的信息資料在48 h內(nèi)錄入到醫(yī)療設備信息系統(tǒng)，該系統(tǒng)包括基本信息模塊（設備名稱、使用科室、檔案號、供應商、價格等）、設備購置模塊、質(zhì)控管理模塊、維修保養(yǎng)模塊和報損報廢模塊[9]。紙質(zhì)文件按規(guī)定格式掃描上傳。設置查閱權限，使院內(nèi)不同人員在權限范圍內(nèi)可以查閱到相關設備信息，提高檔案查閱的有效性和安全性。定期檢查電子檔案信息，每5年進行一次光盤機讀檢查，保證信息存儲的安全性。

3 體會

醫(yī)療設備在現(xiàn)代醫(yī)院發(fā)展過程中的作用不言而喻。醫(yī)療設備檔案匯總了醫(yī)療設備從申請到報廢這一過程中所有有價值的信息?？茖W管理醫(yī)療設備檔案，可以保證檔案的完整性和有效性，為領導的正確決策，設備使用效率的提高提供重要支持。醫(yī)院各級管理者要轉(zhuǎn)變觀念，重視醫(yī)療設備檔案的規(guī)范化管理。該院從2011年開始推進醫(yī)療設備檔案的規(guī)范化管理。通過建立完善的醫(yī)療設備檔案管理制度，明確檔案管理人員的職責，檔案收集、整理、利用的流程，歸檔內(nèi)容，檔案分類以及保存時間，讓醫(yī)院各個層級相關醫(yī)務人員能清晰檔案管理的流程，以便相互配合，確保資料歸檔的完整性、及時性。管理是引導人的行為，使其服務于管理者的意志[10]。因此，要重視人在規(guī)范化管理過程中的作用。條件許可，可聘用醫(yī)療設備相關專業(yè)或檔案管理專業(yè)人員從事醫(yī)療設備檔案管理。醫(yī)院應當為檔案管理人員進行職業(yè)規(guī)劃，提供與其他崗位人員同等的培訓、晉升機會，享受公平的薪資待遇，以提高他們的工作熱情和責任心，從而提高工作效率。信息化是對各類數(shù)據(jù)進行標準化、結(jié)構化記錄的過程，是醫(yī)院現(xiàn)代化管理的標志。檔案管理員在規(guī)定時限內(nèi)將設備檔案信息錄入系統(tǒng)，定期維護，使相關人員能了解設備的性能和使用效率，為設備的選擇、引進、使用及報廢提供依據(jù)。該院從2011年開始至今共收集、整理醫(yī)療設備檔案700余卷，每年檔案資料的歸檔率、及時率均為100%，資料的完整性為95%，為醫(yī)院設備更新、引進、使用、報廢提供了重要依據(jù)。因此，實施醫(yī)療設備檔案規(guī)范化管理，可以提高檔案的利用價值，充分發(fā)揮醫(yī)院各種醫(yī)療設備的效能，更好地服務于醫(yī)療、科研和教學工作。

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R197.39

A

1672-5654（2017）09（b）-0125-02

2017-06-12）

10.16659/j.cnki.1672-5654.2017.26.125

劉?。?979-），男，陜西禮泉人，本科，工程師，研究方向：醫(yī)院管理。