對(duì)人事檔案標(biāo)題進(jìn)行細(xì)化的建議

賀雪瑩

1 我國(guó)近期針對(duì)干部人事檔案相關(guān)規(guī)章制度的部分內(nèi)容對(duì)比

干部人事檔案是由組織、人事等相關(guān)部門(mén)，根據(jù)檔案工作相關(guān)規(guī)定進(jìn)行整理后組合起來(lái)的，記載了干部個(gè)人學(xué)習(xí)工作經(jīng)歷、政審材料、獎(jiǎng)懲情況、工作業(yè)績(jī)等各方面的文字材料，是歷史地、全面地考察了解和正確選拔、使用干部的重要依據(jù)，是黨和國(guó)家干部工作的重要組成部分，也是國(guó)家檔案工作的組成部分之一。

繼1996年中組部下發(fā)了《干部人事檔案材料收集歸檔規(guī)定》后，為了適應(yīng)新形勢(shì)下干部隊(duì)伍的發(fā)展以及國(guó)家各種干部人事制度，中組部于2009年又下發(fā)了新的《干部人事檔案材料收集歸檔規(guī)定》。

新的《干部人事檔案材料收集歸檔規(guī)定》是在1996年《干部人事檔案材料收集歸檔規(guī)定》的基礎(chǔ)上新增加了“公務(wù)員登記表、公務(wù)員調(diào)任表、公開(kāi)選拔表、競(jìng)爭(zhēng)上崗表、掛職鍛煉表等新的內(nèi)容”。收集范圍更加全方位、立體化，并且更加清晰、直觀、系統(tǒng)地體現(xiàn)了每位干部的成長(zhǎng)軌跡，突顯了干部人事檔案工作的重要性。

新的干部人事檔案分類(lèi)仍沿用了1996年制定的最科學(xué)、最系統(tǒng)、最全面的反映個(gè)人全部情況的十大類(lèi)：履歷材料；自傳材料；鑒定（含自我鑒定）、考察、考核材料；學(xué)歷、學(xué)位、學(xué)績(jī)、培訓(xùn)和專(zhuān)業(yè)技術(shù)情況的材料；政審材料；加入黨、團(tuán)的材料；獎(jiǎng)勵(lì)材料（包括科技和業(yè)務(wù)獎(jiǎng)勵(lì)）；干部違犯黨紀(jì)、政紀(jì)、國(guó)法等材料；錄用、任免、聘用、轉(zhuǎn)業(yè)、工資、待遇、出國(guó)、退（離）休、退職材料及各種代表會(huì)登記表等材料；其它可供組織參考有保存價(jià)值的材料。

2 人事檔案的分類(lèi)及整理工作中可能出現(xiàn)的問(wèn)題

干部人事檔案的整理工作，是檔案建設(shè)的基礎(chǔ)工作之一。它是將收集起來(lái)的每個(gè)干部的檔案材料進(jìn)行鑒別、分類(lèi)、排序、編目、技術(shù)加工和裝訂成卷，在此基礎(chǔ)上不斷對(duì)檔案內(nèi)容進(jìn)行補(bǔ)充的工作。實(shí)行干部人事檔案管理是中組部推行干部人事制度化、規(guī)范化、科學(xué)化管理的一個(gè)重大舉措。檔案整理是工作中難度最大，技術(shù)性最強(qiáng)的工作。不僅要收集補(bǔ)齊應(yīng)歸檔的材料，對(duì)材料進(jìn)行分類(lèi)、排序、編目、登記，而且還要對(duì)檔案進(jìn)行保護(hù)性的技術(shù)加工。檔案整理的目的，除了便于保管、保護(hù)和延長(zhǎng)檔案“壽命”以外，更重要的還是方便利用。

人事檔案中材料的分類(lèi)要根據(jù)其主要內(nèi)容和主要作用具體問(wèn)題具體分析。人事檔案的每一個(gè)大類(lèi)都體現(xiàn)一個(gè)方面的功能，不過(guò)特殊情況是，對(duì)一份材料歸檔的整理不能只看標(biāo)題，更要看其主要內(nèi)容來(lái)確定分類(lèi)歸屬。舉例來(lái)說(shuō)，第一類(lèi)履歷表和各類(lèi)人員登記表，體現(xiàn)的是一個(gè)人的經(jīng)歷；第四類(lèi)學(xué)歷職稱(chēng)體現(xiàn)一個(gè)人的“能”；第九類(lèi)的第二小類(lèi)招工、轉(zhuǎn)干、任免，軍轉(zhuǎn)、晉銜等，可理解為代表一個(gè)人身份的轉(zhuǎn)變。

對(duì)于從事人事檔案工作的新手來(lái)說(shuō)，初期整理檔案時(shí)可能會(huì)有錯(cuò)誤歸類(lèi)的情況，特別要注意的如：機(jī)要人員登記表，代表簡(jiǎn)歷性質(zhì)的應(yīng)歸在第一類(lèi)、代表鑒定性質(zhì)的應(yīng)歸在第三類(lèi)、代表政審性質(zhì)的應(yīng)歸在第五類(lèi)；學(xué)生入校后填寫(xiě)的反映經(jīng)歷的登記表應(yīng)歸在第一類(lèi)；中學(xué)、大學(xué)報(bào)考表、推薦書(shū)等與成績(jī)單、畢業(yè)生登記表屬于學(xué)歷材料，應(yīng)歸在第四類(lèi)；更改姓名類(lèi)的材料應(yīng)歸在第一類(lèi)；高中或高校報(bào)考及畢業(yè)生登記表，屬學(xué)歷而非簡(jiǎn)歷，應(yīng)放在體現(xiàn)“能”的第四類(lèi)；黨校的學(xué)員結(jié)業(yè)鑒定，雖為鑒定，但主要功能是為了體現(xiàn)其是否參加了某級(jí)黨校的培訓(xùn)，也應(yīng)該放在第四類(lèi)。另外，政審與鑒定材料的歸類(lèi)判定，更應(yīng)視具體內(nèi)容而定；一些表示原材料丟失，而開(kāi)具的證明類(lèi)材料應(yīng)歸在原材料所在位置。

3 建議

為了便于新從事人事檔案工作者更加準(zhǔn)確、快速地對(duì)人事檔案進(jìn)行分類(lèi)、整理，筆者建議相關(guān)部門(mén)可以在印制人事檔案中的各類(lèi)表格時(shí)，直接在文件標(biāo)題處附注清楚該份檔案材料的分類(lèi)歸屬，可將每類(lèi)表格的標(biāo)題后面加括號(hào)，并具體注明是第幾大類(lèi)。例如：《干部履歷表（第一類(lèi)）》《入黨志愿書(shū)（第六類(lèi)）》《獎(jiǎng)勵(lì)（第七類(lèi)）》等等。這樣既能大大縮短檔案整理的時(shí)間，又能確保檔案整理工作的正確性，并且更加簡(jiǎn)單、易于上手，實(shí)際操作性更強(qiáng)。

（作者單位：中國(guó)人民大學(xué)檔案館 來(lái)稿日期：2016-10-12）

3 結(jié)論

本文僅以PDCA在市級(jí)檔案部門(mén)安全評(píng)估中的應(yīng)用為例說(shuō)明PDCA循環(huán)法使評(píng)估工作更具科學(xué)性、規(guī)范性、全面性和客觀性，可以全面提高市級(jí)檔案行政部門(mén)的檔案安全的科學(xué)管理水平。基層檔案部門(mén)也可以應(yīng)用PDCA循環(huán)法，提升基層檔案工作安全保障能力。

*本文系河南省檔案局科技項(xiàng)目“PDCA循環(huán)法在市級(jí)檔案館安全評(píng)估中的應(yīng)用研究” （項(xiàng)目編號(hào)：2014-R-11）研究成果之一。