檔案統(tǒng)計(jì)年報(bào)參數(shù)的優(yōu)化設(shè)置建議

謝君

摘 要：本文以國家檔案局每年要求填報(bào)的《全國檔案事業(yè)統(tǒng)計(jì)綜合年報(bào)》為研究對象，針對在實(shí)際填報(bào)過程中出現(xiàn)的問題進(jìn)行深入分析，并對檔案專業(yè)技術(shù)職務(wù)、接受在職培訓(xùn)教育、案卷和件、以件為保管單位檔案和實(shí)物檔案（件）、檔案利用目的、編研檔案資料、檔案館總建筑面積、館內(nèi)設(shè)備等八個(gè)參數(shù)進(jìn)行優(yōu)化設(shè)置，提出合理建議，以求達(dá)到統(tǒng)計(jì)的準(zhǔn)確性和精確性，實(shí)現(xiàn)對檔案事業(yè)的科學(xué)管理。

關(guān)鍵詞：檔案統(tǒng)計(jì)；年報(bào)；參數(shù)；優(yōu)化設(shè)置

檔案統(tǒng)計(jì)是指運(yùn)用一系列的統(tǒng)計(jì)技術(shù)和方法，通過表冊和數(shù)字的形式描述和分析檔案工作的各種現(xiàn)象、狀態(tài)和趨勢的工作過程，是了解、認(rèn)識和掌握檔案工作總體情況的重要手段。而檔案統(tǒng)計(jì)年報(bào)是全國統(tǒng)一的綜合性年度統(tǒng)計(jì)報(bào)表制度，具有法規(guī)性，并納入國民經(jīng)濟(jì)和社會發(fā)展的統(tǒng)計(jì)指標(biāo)體系。其統(tǒng)計(jì)參數(shù)分為兩部分：一是檔案館基本情況參數(shù)，主要有現(xiàn)有專職人員情況，事業(yè)費(fèi)，館藏檔案、資料，本年進(jìn)館、銷毀檔案，檔案編目，檔案開放，檔案利用，檔案展覽，檔案編研，檔案搶救，檔案館建筑面積、設(shè)備；二是檔案館電子檔案基本情況參數(shù)，主要有數(shù)字檔案館機(jī)構(gòu)，館藏電子檔案，本年進(jìn)館電子檔案，電子檔案利用，檔案網(wǎng)站。

檔案統(tǒng)計(jì)年報(bào)最直觀的體現(xiàn)就是數(shù)據(jù)，這就需要參數(shù)的設(shè)置和說明必須完整精確。但筆者在檔案統(tǒng)計(jì)年報(bào)工作中，發(fā)現(xiàn)有一些參數(shù)或設(shè)置有問題或說明不清，導(dǎo)致填報(bào)過程中無據(jù)可依、無從下手，只能憑個(gè)人理解，很大程度上影響到數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性，制約了統(tǒng)計(jì)工作的效用，必須逐條改進(jìn)。

1 檔案專業(yè)技術(shù)職務(wù)參數(shù)

目前，檔案專業(yè)技術(shù)職務(wù)參數(shù)只統(tǒng)計(jì)到檔案專業(yè)技術(shù)職務(wù)層面，未考慮其他專業(yè)技術(shù)職務(wù)情況。由于檔案事業(yè)突飛猛進(jìn)的發(fā)展，新技術(shù)的廣泛應(yīng)用，以及對人才需求的多樣性，檔案部門不僅融入了計(jì)算機(jī)、文史等各專業(yè)，也吸收了不少教師、工程師、科研人員等人才，所以技術(shù)職務(wù)不局限于檔案系列，像教師系列、科研系列、工程師系列等也不少見，他們的職稱狀況也體現(xiàn)著檔案部門人員的水平結(jié)構(gòu)。但這部分人員的專業(yè)技術(shù)職務(wù)卻無從體現(xiàn)，建議像“文化程度”和“檔案專業(yè)程度”參數(shù)設(shè)置規(guī)則，增加“專業(yè)技術(shù)職務(wù)”參數(shù)以區(qū)別于“檔案專業(yè)技術(shù)職務(wù)”，修改如下圖1：

2 接受在職培訓(xùn)教育參數(shù)

檔案培訓(xùn)教育是打造檔案干部隊(duì)伍的重要因素，直接影響檔案人員業(yè)務(wù)能力的發(fā)揮。制定合理的檔案人員教育培訓(xùn)計(jì)劃，有針對性、時(shí)效性地組織檔案人員開展教育培訓(xùn)，是提高檔案人員業(yè)務(wù)水平的關(guān)鍵。根據(jù)人員編制情況和崗位實(shí)際需要，培訓(xùn)內(nèi)容要呈現(xiàn)多樣化：新上崗人員的檔案工作基本知識、技能的上崗培訓(xùn)；已在崗多年人員有針對性的專題培訓(xùn)；全館人員的年度檔案人員繼續(xù)教育培訓(xùn)；針對某項(xiàng)具體任務(wù)的其他專業(yè)技術(shù)培訓(xùn)。所以，“在職培訓(xùn)教育”這一參數(shù)并不能完全體現(xiàn)出在職人員的培訓(xùn)情況，往往易造成在具體的填報(bào)過程中，將其誤解為崗位培訓(xùn)或繼續(xù)教育培訓(xùn)。建議進(jìn)一步細(xì)分，修改如下圖2：

3 案卷和件參數(shù)

案卷是由互有聯(lián)系的若干文件組合而成并放入卷盒的檔案保管單位，也是檔案系統(tǒng)排列、編目和統(tǒng)計(jì)的基本單位?？梢姟熬怼狈磻?yīng)的是裝盒情況，“件”反應(yīng)的是盒里有多少件。2000年《歸檔文件整理規(guī)則》對檔案整理進(jìn)行改革，取消“卷”為立檔單位，明確以“件”為單位進(jìn)行裝訂、分類、排列、編號、編目、裝盒。但從實(shí)際操作上來看，仍有必要立卷，需要以卷號編檔號。上架錄入系統(tǒng)，無論是實(shí)體還是系統(tǒng)，都離不開卷，形成“卷”和“件”依然并存的局面。所以統(tǒng)計(jì)報(bào)表依然保存“卷”參數(shù)，但是對“件”參數(shù)卻沒有設(shè)置，造成只能填寫立卷情況，對具體有多少件卻沒有統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)。比如文書檔案只能統(tǒng)計(jì)到有多少卷，但卻顯示不出具體有多少份文件，學(xué)籍檔案只統(tǒng)計(jì)到有多少班級，卻沒有班級里的人數(shù)，顯然不科學(xué)。建議增加一欄“件”，修改如下圖3：

4 以件為保管單位檔案和實(shí)物檔案（件）參數(shù)

首先，必須明確“以件為保管單位檔案”和“以件為單位歸檔整理”兩個(gè)概念。前者可理解為不便立卷裝盒的檔案，像是實(shí)物檔案、產(chǎn)品檔案等，由于其體積因素?zé)o法裝盒，只能用件來統(tǒng)計(jì)；后者其實(shí)指的是一種順應(yīng)時(shí)代發(fā)展的歸檔整理方法，不再以文件之間的某種聯(lián)系立卷，而是按照諸如文號、發(fā)文順序號、收文日期、班級學(xué)號、證書編號等自然順序編號，雖然立卷，但是以件為單位。其次，需要嚴(yán)格區(qū)分“件”和“以件為保管單位檔案”。前者如第三條所述，指的是案卷中的件，也就是多少份；后者指的是不能立卷的件，兩者的屬性是獨(dú)立的，沒有交叉，不存在重復(fù)統(tǒng)計(jì)問題。最后，“以件為保管單位檔案”和“實(shí)物檔案（件）”其實(shí)是子母概念，不應(yīng)該同級列出，建議納入母概念，并根據(jù)需要增加子概念，修改如下圖4：

5 檔案利用目的參數(shù)

目前，檔案利用目的參數(shù)只設(shè)置學(xué)術(shù)研究、經(jīng)濟(jì)建設(shè)、宣傳教育、工作查考、其它五類。但隨著近些年檔案意識的普遍提高和辦事流程的法律憑據(jù)性加強(qiáng)，檔案利用目的日趨多樣性。根據(jù)實(shí)際查閱情況來看，除本單位人員查閱以外，師生、校友的個(gè)人利用顯然已成為主力軍，包括撰寫文章、找工作、出國留學(xué)、考研（博）、補(bǔ)辦畢業(yè)（學(xué)位）證、房產(chǎn)等。如果將這些目的統(tǒng)一歸納為其它，勢必缺乏針對性和合理性，影響統(tǒng)計(jì)的效用。建議分級分類設(shè)置利用參數(shù)，第一級分為單位利用和個(gè)人利用兩類；第二級單位利用可分為工作查考、編史修志、宣傳教育；個(gè)人利用可分為學(xué)術(shù)研究、就業(yè)、升學(xué)、職務(wù)職稱、工齡學(xué)歷、親屬關(guān)系等，修改如下圖5：

6 編研檔案資料參數(shù)

檔案編研是指以館藏檔案為基礎(chǔ)所進(jìn)行的編輯和研究。其作為檔案信息資源開發(fā)利用的一種重要形式，是檔案部門系統(tǒng)、廣泛地向社會提供利用服務(wù)的一項(xiàng)重要舉措，體現(xiàn)一個(gè)檔案館的檔案管理水平。傳統(tǒng)的檔案編研成果都是以書為載體，分為公開出版和內(nèi)部參考兩種形式，并以字?jǐn)?shù)為計(jì)量單位，但是在信息化高速發(fā)展的時(shí)代，編研成果數(shù)字化已是一種必然的選擇，是時(shí)代發(fā)展的產(chǎn)物。特別是不少檔案部門都積極拓展思路，充分挖掘館藏聲像資料，開發(fā)出豐富多彩的影視資料，吸引外界眼球，擴(kuò)大影響力。但這部分編研成果卻無從統(tǒng)計(jì)，建議增加數(shù)字化編研成果，修改如下圖6：

7 檔案館總建筑面積參數(shù)

檔案館建筑應(yīng)根據(jù)不同等級、不同規(guī)模和職能配置各類用房，可由檔案庫、查閱檔案、檔案業(yè)務(wù)和技術(shù)、辦公和輔助等用房組成。統(tǒng)計(jì)各部分用房面積可以看出布局是否合理，功能是否完善，是直接關(guān)系到檔案能否得到長久、安全、完整保護(hù)的重大問題。除此之外，近些年隨著檔案業(yè)務(wù)的拓展和深化，已有不少檔案館屬于幾館合一的狀態(tài)，如校史館、紀(jì)念館、博物館等。統(tǒng)計(jì)這部分館室面積也是十分必要，它一定程度上體現(xiàn)了檔案館功能的延伸。建議進(jìn)一步完善建筑面積參數(shù)，修改如下圖7：

8 館內(nèi)設(shè)備參數(shù)

館內(nèi)設(shè)施設(shè)備是直觀反映檔案工作現(xiàn)代化進(jìn)程的重要指標(biāo)，不能僅停留在傳統(tǒng)意義上的縮微設(shè)備、電子計(jì)算機(jī)、復(fù)印機(jī)、空調(diào)機(jī)、去濕機(jī)、消毒設(shè)備等。隨著新技術(shù)的廣泛應(yīng)用和檔案工作的重視程度不斷增強(qiáng)，館內(nèi)設(shè)施設(shè)備日趨完善先進(jìn)，不少檔案館都加大投入力度，采購掃描儀、相機(jī)、自動(dòng)修裱機(jī)等設(shè)備，并積極安裝消防設(shè)備、防盜設(shè)備、監(jiān)控設(shè)備、變配電設(shè)備等，達(dá)到現(xiàn)代化館庫建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)。建議添加現(xiàn)代化設(shè)施設(shè)備，修改如下圖8：

統(tǒng)計(jì)無小事。作為檔案工作者，我們不僅要以守護(hù)歷史為榮，也要對統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)負(fù)責(zé)，那就不妨從優(yōu)化每一個(gè)統(tǒng)計(jì)參數(shù)開始，最大程度地還原檔案工作面貌，提供準(zhǔn)確客觀的數(shù)據(jù)，把真實(shí)留給后人。

（作者單位：華南農(nóng)業(yè)大學(xué)檔案館 來稿日期：2016-09-06）