電力企業(yè)協(xié)同辦公系統(tǒng)中檔案管理工作分析

李亞寧

摘要：協(xié)同辦公系統(tǒng)是覆蓋電力系統(tǒng)及基層單位的一體化綜合辦公管理平臺，是電力系統(tǒng)推行集團(tuán)化協(xié)同辦公和“無紙化”計算機(jī)辦公的重要途徑；協(xié)同辦公系統(tǒng)是一項促進(jìn)辦公方式轉(zhuǎn)變，實現(xiàn)日常辦公業(yè)務(wù)的標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化系統(tǒng)工作，是電力系統(tǒng)在創(chuàng)新工作手段，深化信息化應(yīng)用，以工作的信息化促進(jìn)管理的現(xiàn)代化，提高工作效率，實現(xiàn)辦公室全部日常性、基礎(chǔ)性業(yè)務(wù)全流程覆蓋的管理系統(tǒng)。

關(guān)鍵詞：電力企業(yè)；檔案管理；應(yīng)對措施

一、檔案管理系統(tǒng)定義

檔案管理系統(tǒng)是協(xié)同辦公系統(tǒng)四大業(yè)務(wù)模塊中一個，是電力系統(tǒng)對檔案信息和檔案實體進(jìn)行輔助管理的計算機(jī)應(yīng)用軟件系統(tǒng)，是為推動電力系統(tǒng)數(shù)字檔案館早日建設(shè)，提高檔案管理智能化和檔案服務(wù)利用水平，促進(jìn)檔案工作科學(xué)發(fā)展的智能化辦公管理系統(tǒng)。

二、協(xié)同辦公系統(tǒng)中檔案管理工作的利與弊

（一）協(xié)同辦公系統(tǒng)檔案管理工作優(yōu)點

1.協(xié)同辦公系統(tǒng)檔案管理程序的應(yīng)用，實現(xiàn)了公司檔案數(shù)據(jù)共享，分級管理的機(jī)制，使各級人員分別對授權(quán)范圍內(nèi)的檔案信息進(jìn)行分級查詢利用，確保了公司檔案信息的及時、準(zhǔn)確、安全。實現(xiàn)了非涉密檔案信息資源網(wǎng)上查詢和利用，節(jié)約了各種資源，起到了低碳環(huán)保的作用。檔案管理軟件將傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為電子數(shù)據(jù)檔案，將檔案管理工作從靜態(tài)轉(zhuǎn)變?yōu)榫W(wǎng)絡(luò)智能化、資源共享化的現(xiàn)代動態(tài)管理模式，最大限度發(fā)揮了檔案的利用價值，在很大程度上促進(jìn)了檔案管理工作向網(wǎng)絡(luò)信息化、智能化、規(guī)范化、便捷化邁進(jìn)。延長了實體檔案的保存時間，減少了人為損壞現(xiàn)象。

2.檔案檢索利用便捷。目前檔案的檢索可以實現(xiàn)如同“百度”一樣的基本功能，比如：“關(guān)于xxxxxx工程的通知”，先查詢“通知”出現(xiàn)1200條，然后再輸入“工程”，會在檢索到的1200條中按照“工程”再次過濾，直到完成需要的檔案檢索。

3.便捷的在線預(yù)約、查檔功能，簡化查閱手續(xù)，方便檔案利用。用戶登陸協(xié)同辦公系統(tǒng)進(jìn)入檔案管理模塊進(jìn)行檢索、借閱、歸還等一系列操作，閱檔者查閱檔案，只要熟練掌握了工作流程，就很便捷、迅速的完成了查閱檔案工作，無需前來檔案室閱檔，節(jié)省了時間。

4.檔案整理記憶。針對檔案整理工作周期較長的特點，系統(tǒng)會自動記錄檔案管理人員檔案整理工作痕跡，通過最近整理功能可以快捷進(jìn)入正在進(jìn)行的檔案整理工作。

（二）協(xié)同辦公系統(tǒng)中檔案管理工作弊端

1.檔案人員的工作量相對增加。按照《國家檔案局令第6號》第六條：“電子公文一般應(yīng)在辦理完畢后即時向機(jī)關(guān)檔案部門歸檔”的規(guī)定，檔案人員必須每天完成電子文件的邏輯歸檔。 傳統(tǒng)檔案管理工作模式是檔案人員在次年一季度開始進(jìn)行上一年的文件接收、整理、歸檔等一系列工作，檔案管理系統(tǒng)運行后每天必須在整理、編目、歸檔移交來的紙質(zhì)文件及其他各門類檔案、資料的同時，還必須進(jìn)行當(dāng)年的電子公文邏輯實時歸檔工作及日常的檔案利用工作，檔案工作人員的工作量相比以往有所增加。

2.檔案的齊全、完整要靠日常的收集、積累工作。協(xié)同辦公系統(tǒng)中文件辦理完畢，職能科室兼職檔案員就直接進(jìn)行邏輯歸檔了，當(dāng)年又不打印紙質(zhì)文件，勢必造成文件材料收集不齊全現(xiàn)象發(fā)生，比如給上級各單位的各類上報材料、報表等直接上報，沒有保存的意識，第二年一季度移交紙質(zhì)文件時沒有辦理結(jié)果材料，使得本該長期保存的文件失去了保存價值。

3.職能科室兼職檔案員變更頻繁，工作流程不熟悉。協(xié)同辦公系統(tǒng)收、發(fā)文以及歸檔工作熟練操作性比較強(qiáng)，兼職檔案員在接收到聯(lián)網(wǎng)分發(fā)的本單位內(nèi)部文件后，必須把默認(rèn)流程轉(zhuǎn)換為院內(nèi)收文，閱辦完畢流程自動結(jié)束。

4.兼職檔案員填寫歸檔信息不完整。協(xié)同辦公系統(tǒng)內(nèi)上級單位對電子文件辦理有時效性考核，各職能科室為了盡快在個人工作結(jié)點結(jié)束流程，在歸檔前大多數(shù)科室的兼職檔案員不能正確填寫歸檔部門、類目名稱、保管期限、文件總頁碼等等信息，就發(fā)送給下一環(huán)節(jié)辦理人員。檔案人員在收到電子文件后必須對每份文件進(jìn)行查看，并完善歸檔信息才能歸檔，使得檔案人員工作量相對增加。

三、應(yīng)對策略

要解決檔案管理工作中存在的種種弊端，必須注意以下五個方面：一是各單位檔案管理部門復(fù)合型高技能人才缺少，對檔案工作人員的整體素質(zhì)，單位領(lǐng)導(dǎo)要有明確的把握，需要聘用多技能、責(zé)任心強(qiáng)的工作人員；檔案人員也要不斷充實自己的專業(yè)知識，以便更好的適應(yīng)工作崗位，滿足工作需求。二是各級領(lǐng)導(dǎo)、各部門要把對檔案工作的理解與支持落實在行動上，不能只看表面現(xiàn)象，給檔案人員充足的時間、空間，使檔案人員能靜下心來做好本職工作。三是各部門要嚴(yán)格執(zhí)行歸檔時間、歸檔內(nèi)容和質(zhì)量要求，按時移交、歸檔各門類檔案、資料。四是各單位要盡快推進(jìn)實施部門立卷工作。五是電子文件形成部門要作好平時紙質(zhì)文件、資料的收集、積累、保管和整理工作，檔案部門進(jìn)行指導(dǎo)與監(jiān)督。六是全員要增強(qiáng)檔案意識和業(yè)務(wù)知識。檔案工作不僅僅是檔案部門和檔案人員的事情，而是需要所有部門中所有人員共同參與才能取得成效的一項事業(yè)，提高各級領(lǐng)導(dǎo)對檔案工作的重視度，增強(qiáng)兼職檔案員工作責(zé)任心和業(yè)務(wù)素質(zhì)，嚴(yán)格執(zhí)行《文件材料歸檔工作考核辦法》。

四、結(jié)束語

筆者相信在不久的將來，電力系統(tǒng)一定會率先建成中央企業(yè)首家智慧型檔案館，在服務(wù)“一強(qiáng)三優(yōu)”現(xiàn)代公司建設(shè)中創(chuàng)造更大價值，一定會實現(xiàn)各單位檔案信息資源共享；利用數(shù)字檔案館信息平臺，實施非涉密檔案數(shù)據(jù)信息的跨全宗移交、共享與管理，實現(xiàn)公司系統(tǒng)非涉密檔案信息數(shù)據(jù)的授權(quán)查詢利用。檔案的完整、詳盡不僅可以為企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)對單位的制度和重大決策提供參考依據(jù)，也為維護(hù)企業(yè)利益起到了重要作用。