規(guī)范檔案管理促進醫(yī)保工作

王會玲

摘要：醫(yī)療保險檔案不僅是參保單位和參保人員基本信息的真實記錄，也是支付各種醫(yī)療保險待遇和信息數(shù)據(jù)錄入的重要依據(jù)。醫(yī)療保險檔案管理工作的好壞，直接關(guān)系到成千上萬參保群眾的切身利益。

關(guān)鍵詞：檔案管理；規(guī)范化；醫(yī)保工作

醫(yī)療保險是我國社會保障的重要組成部分，也是一項全民關(guān)注的民生大事，它涉及面廣，專業(yè)性強，工作環(huán)節(jié)多，業(yè)務管理繁雜，辦理過程中產(chǎn)生的業(yè)務檔案的數(shù)量也很龐大。醫(yī)療保險檔案不僅是參保單位和參保人員基本信息的真實記錄，也是支付各種醫(yī)療保險待遇和信息數(shù)據(jù)錄入的重要依據(jù)。醫(yī)療保險檔案管理工作的好壞，直接關(guān)系到成千上萬參保群眾的切身利益。

一、立足實際提高質(zhì)量

首先要健全網(wǎng)絡，集中管理，強化檔案工作管理體制。近幾年，隨著醫(yī)療保險工作的進一步完善，在實際工作中，越來越強調(diào)工作質(zhì)量和工作內(nèi)容，實實在在，看的見，摸的著，因而，表現(xiàn)在檔案工作中，涉及的工作面越來越寬，工作內(nèi)容越來越多。為打牢檔案工作基礎，我們把建立較科學的檔案管理工作體制和管理網(wǎng)絡作為首要的問題來抓。一是不斷加強對檔案工作的領(lǐng)導。局領(lǐng)導把檔案工作列為議事日程，多次組織職工學習有關(guān)檔案工作的法律、法規(guī)，統(tǒng)一思想認識，提高對檔案工作重要性和必要性的認識。二是建立健全檔案工作網(wǎng)絡，建立了由專人負責的檔案管理工作小組，使檔案工作做到橫向有人抓，縱向責任明，進一步保障了檔案工作各項任務的完成。三是為了適應新形勢下檔案綜合管理工作的需要，我們配備了責任心強，好學上進，學歷較高的同志負責檔案工作。四是實現(xiàn)了各種門類和載體形式的檔案及有關(guān)資料的統(tǒng)一管理，做到文書檔案、會計檔案、聲像檔案、設備檔案、實物檔案、業(yè)務檔案集中保管，統(tǒng)一管理。五是醫(yī)保檔案工作已列入崗位目標責任制考核內(nèi)容，進一步加大了對檔案工作的管理力度。六是注重抓業(yè)務基礎工作，多次組織干部學習《檔案法》、《檔案法實施辦法》，在日常工作中，要求收集、整理檔案資料按文書立卷要求，統(tǒng)一標準。

其次是健全制度夯實基礎。在抓組織網(wǎng)絡，配備人員，強化業(yè)務建設的同時，十分重視檔案工作制度建設。為規(guī)范檔案制度建設，進一步學習了《檔案法》及上級有關(guān)文件規(guī)定，制定了《機關(guān)檔案工作崗位責任制》、《文件材料歸檔制度》、《檔案保管制度》、《檔案借閱利用制度》、《檔案資料保密制度》、《檔案鑒定銷毀制度》、《檔案統(tǒng)計制度》、《檔案設備維護使用制度》、《重大活動檔案登記制度》等9大制度。在《機關(guān)檔案工作責任制》中，明確規(guī)定了檔案工作人員職責。把檔案工作制度建設作為完成檔案工作任務的前提，堅持制度上墻、制度歸檔，嚴格遵守、定期檢查。

第三創(chuàng)造條件完善設施。檔案基礎設施建設是做好檔案管理工作的前提條件，對這項工作十分重視，在實際工作中，努力做到硬件和軟件同步發(fā)展。幾年來，在辦公用房和經(jīng)費緊張的情況下，設置了專用檔案室，購置了計算機、復印機、文件柜等設施，另外，還增添了檔案袋具、使卷盒、卷皮的尺寸、規(guī)格、材料和質(zhì)量等達到檔案行政管理部門的規(guī)定要求。良好的檔案基礎設施，為檔案信息開發(fā)利用提供了保證，為檔案工作的安全管理，健康發(fā)展創(chuàng)造了有利的條件。

第四是認真做好檔案接收和歸檔工作，把住質(zhì)量關(guān)口。我們在業(yè)務建設這個中心環(huán)節(jié)上，投入精力大，下的功夫多。以前，由于受條件、人員、房屋等限制，檔案工作發(fā)展緩慢，有些檔案排列混亂，內(nèi)容雜亂無序，文件歸檔不夠齊全、完整，質(zhì)量保證不了，影響了檔案的有效利用和開發(fā)使用。現(xiàn)在，醫(yī)保處十分重視檔案工作，下大力抓各職能部門的基礎業(yè)務建設，每半年堅持對各部門檔案工作進行一次檢查，查、看、評基礎資料的積累。在局領(lǐng)導的關(guān)心和關(guān)懷下，工作人員的共同努力下，醫(yī)保處檔案工作日臻完善，走上制度化、科學化管理的軌道。目前，醫(yī)保處已實行了檔案綜合管理，對各種門類、不同載體的檔案及有關(guān)資料實行統(tǒng)一管理，集中保管。一是嚴格按照規(guī)定分門別類對各種檔案進行排列、編序，做到不同類別的檔案不同櫥，不同年代的檔案不同卷。二是正確、規(guī)范地編撰案卷目錄，書寫卷內(nèi)目錄，建立全目錄索引。三是做到所有歸檔材料去掉易銹蝕金屬物，裝訂整齊、牢固、不壓字、不漏頁。

最后加大檔案工作力度，有效地實施監(jiān)督和指導。醫(yī)保處經(jīng)常舉辦檔案工作交流會，以會代訓，加強對各職能部門工作人員檔案業(yè)務的培訓，進一步督導職能部門檔案工作的開展，醫(yī)保處隨時對檔案工作做出計劃和總結(jié)，不斷提高檔案工作管理水平。

二、強化意識確保工作順利進行

醫(yī)保檔案的利用是形成檔案的終極目的。根據(jù)檔案自然形成規(guī)率，基本醫(yī)療保險檔案是按照基本的體系整理和存放的，而檔案的利用是具有特定性、多方面性和直接性要求的，這就需要有科學的利用途徑和方式，為此，我們利用清晰快捷的自動化檔案檢索辦法，實現(xiàn)了檔案的利用價值。在醫(yī)療保險數(shù)據(jù)精算、科學論證、政策調(diào)整方面，醫(yī)保檔案的規(guī)范化管理起到了不可或缺的作用。如我們通過對征繳檔案和費用報銷檔案進行分析，提出了靈活的擴面征繳和降低職工負擔率的有關(guān)建議。特別是微觀上在醫(yī)療保險按項目付費、治療費分解以及宏觀上在統(tǒng)計數(shù)據(jù)、計劃下達上的糾正偏差、醫(yī)保決策的動態(tài)調(diào)整等方面，基礎醫(yī)療保險檔案的潛在作用得到了充分的發(fā)揮。隨著社會的不斷發(fā)展，社會信息通過互聯(lián)網(wǎng)實現(xiàn)共享。醫(yī)療保險關(guān)乎廣大參保職工的切身利益，必將引起社會的極大關(guān)注，醫(yī)療保險檔案將成為社會中的焦點。為了適應未來工作的需要，，縣將在實現(xiàn)檔案管理“四化”上下功夫。一是制度化。進一步完善《醫(yī)療保險檔案管理制度》、《醫(yī)療保險檔案管理制度實施細則》等檔案管理規(guī)章制度，為檔案管理提供制度保障。二是規(guī)范化。按照社保局文件精神要求，進一步完善的《醫(yī)療保險檔案管理操作規(guī)范》，實現(xiàn)檔案管理規(guī)范化。三是信息化。將進一步完善電子檔案，將參保單位、參保人員、住院報銷、特病門診、定點管理等檔案進行數(shù)字化，提高檔案管理水平。四是公開化。在全面實現(xiàn)檔案管理信息化的基礎上，借助“金保”工程的建設，將檔案信息實行網(wǎng)上公開，發(fā)揮檔案的社會效益。

現(xiàn)如今醫(yī)保檔案工作正在逐步規(guī)范，但由于起步晚和經(jīng)驗不足等諸多原因，難免存在很多不足之處，今后還將緊緊圍繞服務于醫(yī)療保險事業(yè)發(fā)展這個中心，進一步完善政策、規(guī)范管理、強化服務，逐步實現(xiàn)醫(yī)療保險檔案資料社會共享，確保醫(yī)保工作和諧發(fā)展。