foxpro在高校工資管理中的實踐和應(yīng)用

張丹

（上海理工大學(xué)，上海 200093）

foxpro在高校工資管理中的實踐和應(yīng)用

張丹

（上海理工大學(xué)，上海 200093）

高校工資管理具有政策性強、數(shù)據(jù)信息量龐大復(fù)雜的特點，且自2006年國家對事業(yè)單位收入分配制度改革以來，工資調(diào)整頻率有所提高，工資運行機制也發(fā)生著相應(yīng)的變化.為了適應(yīng)工資管理的特點和制度的變化，基于高校工資管理的實踐操作，以提高工資管理水平和效率、增強工資信息的準(zhǔn)確性為目的，著重介紹foxpro軟件在工資管理中如何靈活處理大量工資數(shù)據(jù)的應(yīng)用，該系統(tǒng)具有簡單直觀、實用性強、通用性強的特點.

高校工資管理；水平；效率；準(zhǔn)確性；實用性

高校工資管理政策性強，管理對象復(fù)雜多變，數(shù)據(jù)量龐大，報表多、條目細且要求高度精確和格式標(biāo)準(zhǔn)化，變動也較為頻繁.自1993年以來，我國事業(yè)單位歷經(jīng)多次工資制度改革，隨著高校工資制度和人事分配制度改革的深入，工資結(jié)構(gòu)、項目和標(biāo)準(zhǔn)等調(diào)整比較頻繁，每次調(diào)整和改革，都要求勞資管理部門做出相應(yīng)的信息采集、校核、調(diào)整、統(tǒng)計、復(fù)核等一系列工作.同時，隨著工資調(diào)整次數(shù)的增多，工資檔案的歷史查詢難度隨之增加，錯漏幾率也隨之增加，在一定程度上，即使耗時費力，不僅效率低下，錯漏也難以避免.為了科學(xué)規(guī)范工資管理事務(wù)，提高工資管理的水平和效率，增強工資信息的準(zhǔn)確性，選擇合適的工資管理軟件管理工資信息勢在必行［1］［2］.

1 工資管理的現(xiàn)狀：從手工操作走向計算機處理

以往長期采用傳統(tǒng)人工方式進行工資管理，管理人員工作量大，效率低下.伴隨著科技的發(fā)展和進步，以及計算機應(yīng)用的普及，工資管理也發(fā)生了極大的變革，由原來的手工操作發(fā)展為計算機處理.工資管理的模式演變，見表1.

高校教職員工人數(shù)普遍眾多，少則上百，多則上千上萬，對于龐大的工資信息量進行測算、分析、調(diào)整、查詢、報表制作等，若通過工資管理軟件來完成，可使管理人員得以從大量繁雜、機械的勞動中解放出來，從而克服傳統(tǒng)手工方式下工資管理耗時、低效、人為處理難以避免的數(shù)據(jù)錯漏等不足，大大提高工資管理水平和效率，實現(xiàn)工資管理智能化、現(xiàn)代化［3］.

表1 搖工資管理的模式演變

針對工資管理的實際情況，選取適合的工資管理軟件，使得工資管理科學(xué)化、規(guī)范化、高效率、高精度，已成為越來越迫切的要求［4］.

2 使用FAXPRO管理工資的效果

工資科主要負責(zé)教職工工資標(biāo)準(zhǔn)管理、津貼的發(fā)放和管理、福利及相關(guān)經(jīng)費的管理、各類工資項目的調(diào)整等.工資及各種福利津貼發(fā)放時，均由工資科將教職工工資或福利津貼清單交到財務(wù)處，財務(wù)處根據(jù)該清單,進行工資和福利津貼的發(fā)放管理工作.

大多高校處理工資信息時使用的工資管理軟件，有些是向其他公司購買，有些是高校自行開發(fā)，但這些軟件的實用性并不強，普遍存在以下不足：功能不全面、注重通用性、更新滯后、維護困難等，而且比較“笨拙”，容易出現(xiàn)“功能空白”，尤其伴隨著工資變革時，因項目和標(biāo)準(zhǔn)等變化需增減模塊等再次開發(fā)、維護升級需要消耗較長的時間和可觀的費用，會給系統(tǒng)運行帶來諸多不確定因素，影響正常的工資管理.

國家工資制度幾經(jīng)改革和調(diào)整，經(jīng)歷著動態(tài)復(fù)雜的變化過程，面對大量的工資信息，選擇一款適合工作環(huán)境和實際情況的工資處理軟件，實現(xiàn)：

（1）對于非計算機專業(yè)者能熟練掌握和輕松應(yīng)用.

（2）實現(xiàn)數(shù)字化管理和數(shù)據(jù)的靈活調(diào)用.

（3）能提供全面的工資管理功能，如批量處理、查詢、統(tǒng)計等.

（4）能靈活應(yīng)對工資改革時項目和標(biāo)準(zhǔn)等的變化.

經(jīng)過實踐和應(yīng)用，使用foxpro管理工資的效果：

（1）數(shù)據(jù)庫設(shè)計靈活，可自行增減字段.

（2）功能強大，具有數(shù)據(jù)錄入、查詢、統(tǒng)計和報表生成等功能.

（3）實現(xiàn)數(shù)據(jù)導(dǎo)入導(dǎo)出功能，實現(xiàn)不同文件格式的相互轉(zhuǎn)換.

（4）批量處理信息，完成各類計算和統(tǒng)計，以利于報表的填報.

（5）可視化的操作界面更加友好和易于掌握，無需了解后臺程序如何運行，沒有計算機專業(yè)背景的管理者也能熟練掌握和應(yīng)用自如.

（6）foxpro軟件生成的表和表之間可以輕松關(guān)聯(lián)，易于數(shù)據(jù)之間進行對比和觀察變化.

（7）報表格式可自定義，實現(xiàn)批量打印.

（8）無需專門花費相當(dāng)可觀的經(jīng)費定向定制工資軟件，不必受制于開發(fā)公司和版權(quán)限制，省去后期維護更新的費用和時間消耗，避免“功能空白”的尷尬情況.

3 應(yīng)用foxpro管理工資的實踐和應(yīng)用

工資數(shù)據(jù)具有極強的連續(xù)性和動態(tài)性，經(jīng)過實踐經(jīng)驗的總結(jié)，對于每一類工作構(gòu)建格式相對固定的數(shù)據(jù)庫，見表2，以及每月常規(guī)工作的數(shù)據(jù)庫，見表3；同時，做好各個時期因各種原因調(diào)整工資信息的更新和維護［5］，實現(xiàn)工資數(shù)據(jù)的分類有序動態(tài)管理，便于相關(guān)信息的提取和應(yīng)用，也為今后工資改革和信息統(tǒng)計做好充分準(zhǔn)備.

表2 搖分類構(gòu)建格式相對固定的數(shù)據(jù)庫

表3 搖每月常規(guī)工作的數(shù)據(jù)庫

3.1 foxpro命令在工資管理實踐中的運用

foxpro集增加、修改、刪除、顯示、統(tǒng)計等功能于一身，可視化的操作界面，靈活易掌握，以下命令在工資管理中使用相當(dāng)頻繁，也非常實用.命令列表見表4.

表4 搖foxpro的命令及功能介紹

foxpro的命令功能非常豐富，適合工資的相關(guān)應(yīng)用，基本能滿足工資管理的各種需求，它能根據(jù)不同需求，結(jié)合眾多的命令參數(shù)，顯示、統(tǒng)計各類數(shù)據(jù)，并以表格的方式顯示、篩選、統(tǒng)計出各類數(shù)據(jù).

3.2 應(yīng)用foxpro批量處理工資數(shù)據(jù)

薪級工資調(diào)整是一項年度常規(guī)工作，按照文件規(guī)定對符合晉升條件的人員晉升薪級.主要做法：以上一年度12月份工資表中的薪級工資作為依據(jù)，已有數(shù)據(jù)：bmh（部門號）、gh（工號）、xm（姓名）、gwgz1412（2014年12月的崗位工資）、xjgz1412（2014年12月的薪級工資），其他字段需要填充完整，表格樣式如圖1所示：

圖1 foxpro的表格樣式

因為不同的崗位對應(yīng)不同的薪級和薪級工資標(biāo)準(zhǔn)，因此首先根據(jù)gwgz1412（2014年12月崗位工資）來確定崗位類別和等級，“原等級14”和“現(xiàn)等級15”填寫，相關(guān)字段說明見表5：

表5 搖foxpro的相關(guān)字段說明

第一步：根據(jù)gwgz1412確定dj1412：

（1）根據(jù)gwgz1412確定dj1412：j1—j11，z1—z8，g1—g6，h1—h13.程序如圖2.

（2）注意gwgz1412為590和550：因為專技十二級、十三級和管理九級、十級的崗位工資分別均為590和550，因此可根據(jù)相關(guān)數(shù)據(jù)庫中的崗位類別來確定所屬類別：專技（j）或管理（z）.

第二步：根據(jù)dj1412確定等級14，程序如圖3.

第三步：根據(jù)xjgz1412來確定xj1412，程序如圖4.

第四步：根據(jù)薪級晉升的文件，對于符合文件規(guī)定的教職員工薪級晉升一級，不符合晉升條件的人員加上刪除標(biāo)記，使用命令delete()：

replaceallxj1501withxj1412+1fordelete()=.f..

第五步：注意，若2015年1月部分人員因職務(wù)職稱等原因調(diào)整工資，則等級14和等級15、dj1412和dj1501可能會有不同，則將這部分人員進行個別修正.

第六步：根據(jù)dj1501和xj1501來確定xjgz1501，程序如圖5.

圖2 根據(jù)gwgz1412確定dj1412

圖3 根據(jù)dj1412確定等級14

圖4 根據(jù)xjgz1412來確定xj1412

圖5 根據(jù)dj1501和xj1501來確定xjgz1501

第七步：執(zhí)行時間均為2015年01月.只需執(zhí)行一條命令，就能處理幾千個字段：replaceall執(zhí)行時間with‘2015年01月’

今后每年調(diào)整薪級工資時，只需略微修改程序，如文件名改為“全校1601薪級工資調(diào)整”和，“dj1501”改為“dj1601”……，一次編寫，反復(fù)使用.如果還停留于手工操作，不僅耗費大量時間，而且極易出錯；或者運用excel處理，也沒有使用foxpro處理來得簡便和高效.

3.3 應(yīng)用foxpro實現(xiàn)報表批量打印的功能

每年的薪級工資調(diào)整是常規(guī)工作，且需要打印并歸檔每位教職員工的薪級工資審批表.對于有著上千上萬名教職員工的高校來說，如何選取一款軟件實現(xiàn)一次設(shè)計反復(fù)使用，批量打印表格的功能呢？foxpro的報表布局文件就是一個較佳選擇.

報表布局文件（.frx）是一張foxpro表，存儲著報表中顯示數(shù)據(jù)的詳述.下面就介紹薪級工資審批表設(shè)計和批量打印功能的實現(xiàn).

第一步：在全校1501薪級工資調(diào)整.dbf文件中完善字段，增加字段：部門，出生年月，工作年月，并填充數(shù)據(jù)，如圖6所示.

圖6 全校1501薪級工資調(diào)整的表格樣式

第二步：選擇命令：文件-新建-報表-新建文件，建立.frx文件.在報表設(shè)計器中，利用報表控件，根據(jù)需求設(shè)計格式.如圖7所示.

圖7 工資審批表的格式設(shè)計

第三步：通過打印預(yù)覽命令，查看報表，如圖8所示..frx文件和.dbf中的數(shù)據(jù)通過“域控件”命令關(guān)聯(lián)，當(dāng)我們進入預(yù)覽界面后，將會看到每位教職工的具體工資信息.

第四步：一鍵實現(xiàn)批量打印.通過打印命令，就能批量打印全校教職工的薪級工資審批表.

3.4 關(guān)聯(lián)命令的實用性介紹

圖8 關(guān)聯(lián)數(shù)據(jù)后的工資審批表

關(guān)聯(lián)命令在工資管理中使用頻繁，可實現(xiàn)一對一或一對多的表間關(guān)聯(lián)，主要應(yīng)用于：

（1）整合數(shù)據(jù).

關(guān)聯(lián)數(shù)據(jù)表后，結(jié)合foxpro的相關(guān)命令實現(xiàn)多張表中的數(shù)據(jù)信息整合.如圖9所示.

（2）比較前后信息的變化.

比較前后數(shù)據(jù)的變化量和范圍，如比較每人2015年和2014年人均年收入變化，計算差額.

（3）核對信息

隨著工資信息量不斷的累積，核對信息和判斷信息的難度和復(fù)雜性隨之增加.在foxpro中可視化的關(guān)聯(lián)命令能幫助工資管理者比較前后信息是否一致、有無變化等.

圖9 利用foxpro的相關(guān)命令實現(xiàn)多張表中的數(shù)據(jù)信息整合

4 總結(jié)與建議

經(jīng)過多年的應(yīng)用和實踐，和應(yīng)用其他工資管理軟件比較，我們發(fā)現(xiàn)，應(yīng)用foxpro軟件能較好地適應(yīng)工資管理的各項事務(wù)：

（1）foxpro是專業(yè)的數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)開發(fā)工具，對于表及其數(shù)據(jù)的操作非常方便，處理速度快，它能靈活調(diào)整工資項目和標(biāo)準(zhǔn)、調(diào)用數(shù)據(jù)，可擴充性強，安全可靠，準(zhǔn)確率高.

（2）foxpro具備可視化編程的能力，既能克服過去手工管理工作量極大、耗費資源、效率低下、易出錯的弊端，極其有效地減少大量重復(fù)勞動，高效率地完成工資管理的各項工作.

（3）foxpro具備較完善的命令和函數(shù)，非常適合處理大量工資數(shù)據(jù)，完成統(tǒng)計、測算、計算、分析、對比等.

（4）foxpro較好地回避了應(yīng)用現(xiàn)成工資管理軟件會因用戶權(quán)限和專業(yè)要求、維護費用和更新周期長等現(xiàn)實原因難以適應(yīng)需求的矛盾.

（5）foxpro具備靈活完善的報表功能，能根據(jù)實際需求靈活設(shè)計報表，自動生成與工資數(shù)據(jù)有關(guān)的各類報表，大大提高了工作效率,確保了數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性.

運用foxpro軟件的過程中，建議工資管理者應(yīng)做到：

（1）及時備份.

工資數(shù)據(jù)涉及個人的利益和隱私，而dbf數(shù)據(jù)庫的安全性較差，尤其是其索引和備注文件很容易被損壞，工資管理者應(yīng)及時備份，以防數(shù)據(jù)丟失、泄密.

（2）定期更新和維護，做到即時、準(zhǔn)確、歸類、校核.

工資的信息量非常龐雜，且始終處于動態(tài)變化之中，工資管理者應(yīng)分類建立健全勞資管理信息數(shù)據(jù)庫，對教職員工工資信息的歷次變動原因、過程等信息進行數(shù)字化加工，切實做好維護、更新和反復(fù)校核工作，以確保數(shù)據(jù)的連續(xù)性、準(zhǔn)確性、完整性和統(tǒng)一性.

［1］郭書英.高校工資管理存在的不足及完善路徑.經(jīng)濟師,2012(5),p.134-136.

［2］江友娣.高校工資管理的實踐與思考.科技情報開發(fā)與經(jīng)濟,2007(17),p.247-248.

［3］熊煒,王木森,羅麗佳.高校工資管理系統(tǒng)設(shè)計與實現(xiàn),貴州工業(yè)大學(xué)學(xué)2004(2),p.58-68.

［4］賈麗芳.當(dāng)前高校勞資管理工作存在的問題和對策.社科縱橫,2007(8),p.76,33.

［5］王凱靜.現(xiàn)行工資制度下高校工資管理的思考.財稅金,2009(12),p.125-126.

［責(zé)任編輯：張瑜東］

The Practice and Application of FoxPro in the University Salary Management

ZHANG Dan

(Shanghai University for Science and Technology Shanghai 200093)

University salary management has the characteristics of strong policy,hugeand complex data information.Since 2006 the country has reformed the income distribution system of public institution,salary adjustment frequency has increased and the salary operation mechanism is also a corresponding change.In order to adapt to the salary management characteristics and system changes,based on the practice of university salary management,in order to improve the management level and efficiency,and enhance the accuracy of the salary information,this paper focus on how to deal with the application of a large amount of salary data in the salary management of foxpro software.This software is simple,intuitive,practical and general.

University salary management;Level;Efficiency;Accuracy;Practical

C 931.9

A

1672-402X（2016）11-0070-05

2016-04-23

張丹(1983-)，女，上海人，碩士，上海理工大學(xué)經(jīng)濟師，研究方向：人力資源管理，數(shù)據(jù)庫建設(shè)等.