公證電子檔案管理現(xiàn)狀

馬楠

摘要：公證檔案管理普遍存在職責(zé)不明確，制度不健全，管理不規(guī)范等不足之處，分析與討論當(dāng)前存在的問題，對于進(jìn)一步提高公證檔案管理水平，推進(jìn)電子檔案管理工作，有著重要而深遠(yuǎn)的意義。本文對當(dāng)前公證電子檔案管理的現(xiàn)狀進(jìn)行了調(diào)查和研究。分析公證電子檔案管理現(xiàn)階段所存在問題，是適應(yīng)檔案管理工作改革和發(fā)展的需要。為公證機(jī)關(guān)提升電子檔案管理工作水平、提出相應(yīng)的對策，促進(jìn)了電子檔案管理工作更好、更快地發(fā)展。

關(guān)鍵詞：電子檔案；傳統(tǒng)檔案

電子檔案與傳統(tǒng)檔案一樣，具有形成、管理、處置三個(gè)階段，并由檔案部門集中統(tǒng)一管理。但因電子檔案自身具備了數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化、現(xiàn)代化等獨(dú)特屬性；傳統(tǒng)的檔案管理方式已無法適應(yīng)當(dāng)前的要求，這就要有創(chuàng)新的管理思路、工作制度和方法手段來促進(jìn)電子檔案管理工作的順利進(jìn)行。

在傳統(tǒng)檔案的保管中，出于檔案的重要性，特別是一些易破碎的檔案數(shù)據(jù)，檔案部門需要大量的人財(cái)物力來加強(qiáng)保管工作，但仍然存在不可避免的風(fēng)險(xiǎn)。然而，電子檔案由于其儲存在計(jì)算機(jī)硬盤等電子設(shè)備中，減輕了檔案保管工作的壓力。但由于電子檔案的載體材料是磁性物質(zhì)，具有易產(chǎn)生靜電而吸引塵埃，易與磁粉脫離，伸長后不易恢復(fù)等缺點(diǎn)，使其容易老化變質(zhì)影響電子檔案的儲存安全。同時(shí)電子檔案的數(shù)字化特性，使在對其儲存的過程中，還要充分考慮網(wǎng)絡(luò)、主機(jī)服務(wù)器、存儲設(shè)備、系統(tǒng)軟件等方面的安全保障和防范措施。

傳統(tǒng)檔案在長期的實(shí)踐工作中，已建立起相當(dāng)成熟的查詢使用制度，對于檔案的查詢利用有著嚴(yán)格的審批程序，充分保證了檔案的安全性。但因技術(shù)的制約，普通存在查詢工作量大，耗時(shí)較長，查詢利用缺乏便利性和時(shí)效性。

電子檔案的查詢利用方式與傳統(tǒng)檔案有所不同，只要符合審批要求，查詢者就可以登錄電子檔案館，根據(jù)檔案部門的授予權(quán)限，在電子計(jì)算機(jī)上，輸入想要查詢檔案的文件分類號或關(guān)鍵詞，便可以找出相應(yīng)的檔和相關(guān)的上下級行文及附件，實(shí)現(xiàn)了檔案查詢利用工作的高效便捷。

公證機(jī)關(guān)電子檔案管理意識不先進(jìn)，管理制度不健全，權(quán)責(zé)不明晰，難以符合檔案發(fā)展的新要求；缺乏有效的鑒定與甄別手段，影響檔案的原始性、真實(shí)性和安全性；電子檔案管理人才隊(duì)伍建設(shè)較為落后，缺乏適應(yīng)技術(shù)發(fā)展的復(fù)合型人才，在一定程度上影響了電子檔案管理工作的開展。公證機(jī)關(guān)電子檔案相關(guān)硬件的配套設(shè)備相對缺乏，質(zhì)量亟待提高，不能完全滿足電子檔案管理工作的需要。公證機(jī)關(guān)普遍缺乏專用的電子檔案室，現(xiàn)有條件達(dá)不到相關(guān)要求，易造成電子檔案損壞和缺失。公證機(jī)關(guān)沒有制定電子檔案安全管理規(guī)定，相關(guān)意識和技術(shù)儲備不足，電子檔案安全性有待提高。

加強(qiáng)電子檔案管理意識和制度的建設(shè)，制定電子檔案管理規(guī)范，把電子檔案的收集、歸檔、利用、保管等方面的工作統(tǒng)籌到這一規(guī)范中來，并將其納入崗位責(zé)任制和年度考核辦法中，使公證機(jī)關(guān)的電子檔案規(guī)范化管理。建立公證處、檔案室、業(yè)務(wù)科室三級管理網(wǎng)絡(luò)，由領(lǐng)導(dǎo)牽頭，統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、統(tǒng)一機(jī)構(gòu)、統(tǒng)一制度、統(tǒng)一操作、統(tǒng)一保管、通過網(wǎng)絡(luò)實(shí)現(xiàn)多元化信息資源的共享及權(quán)限的統(tǒng)一規(guī)劃；采用現(xiàn)代化技術(shù)，加強(qiáng)對電子檔案的鑒定和甄別能力，提高電子檔案的可靠性。實(shí)踐操作中，應(yīng)做到以下幾點(diǎn)：（1）在電子檔案形成的同時(shí)，采集描述電子文件背景、內(nèi)容、結(jié)構(gòu)及其整個(gè)管理過程的元數(shù)據(jù)；（2）在電子文件上運(yùn)用簽名技術(shù)；（3）利用分組密碼進(jìn)行消息認(rèn)證，確保電子檔案在存儲或傳輸過程中的安全；（4）在進(jìn)入檔案管理系統(tǒng)時(shí)，要求對用戶進(jìn)行身份驗(yàn)證；（5）將電子檔案設(shè)置為“只讀”狀態(tài)，保持電子文件的原始性、真實(shí)性；加強(qiáng)電子檔案人才隊(duì)伍建設(shè)，提高管理質(zhì)量。公證機(jī)關(guān)要重視檔案人才隊(duì)伍的建設(shè)，加強(qiáng)繼續(xù)教育工作，出臺相關(guān)政策，給檔案工作人員提供接受再教育的機(jī)會，關(guān)注檔案人才的專業(yè)理論學(xué)習(xí)和技能發(fā)展，培養(yǎng)檔案工作人員的創(chuàng)新能力，鼓勵(lì)其學(xué)習(xí)新知識，掌握新技能，通過不懈努力，成為優(yōu)秀的電子檔案管理人才；電子檔案相關(guān)配套硬設(shè)備是檔案管理的物質(zhì)基礎(chǔ)，管理目標(biāo)的達(dá)成，脫離不了必要的基本條件。公證機(jī)關(guān)應(yīng)更加重視電子檔案硬件的配備和更新，盡快解決設(shè)備短缺的問題。積極配備相應(yīng)的硬設(shè)備，增加數(shù)量，提高質(zhì)量，投入更多的資金，購買足量的器材與設(shè)備，力爭能完全滿足電子檔案管理的需求，為電子檔案管理創(chuàng)造良好的環(huán)境與條件；公證機(jī)關(guān)的電子檔案管理基本條件，決定著公證機(jī)關(guān)電子檔案的規(guī)模與質(zhì)量。公證機(jī)關(guān)應(yīng)加大資金的配套力度，建造維修電子檔案的專用館室。運(yùn)用科學(xué)管理方法，開拓創(chuàng)新，拓展現(xiàn)有資源的利用，改善檔案庫房建筑，采用去濕機(jī)、空調(diào)、防磁金屬柜等設(shè)備，建立適合磁光介質(zhì)保存的環(huán)境，做到防濕、防光、防灰塵、防有害生物，防磁電，防機(jī)械應(yīng)力，保證電子檔案載體的安全。保證電子檔案一式三套，一套供查閱利用、一套封存保管、一套異地保存，確保檔案安全萬無一失。