淺談高職院校培訓部門檔案管理工作存在的問題和改進建議

何艷紅

摘要：近年來，隨著時代的發(fā)展和社會的進步，行業(yè)和企業(yè)對員工培訓的需求在迅速擴大，高職院校依托本身的專業(yè)優(yōu)勢，在此方面大有可為，但是由于種種原因，我國高職院校在發(fā)揮社會培訓職能這一方面做得很不夠。本文針對當前高職院校培訓部門檔案管理中存在的問題，結(jié)合自身實際經(jīng)驗，提出加強高職院校培訓部門檔案管理的建議。

關(guān)鍵詞：高職院校；培訓部門；檔案管理；問題；建議

目前我國高職院校在進行對外社會培訓方面普遍存在內(nèi)部管理運行機制、運行模式和培訓質(zhì)量等方面的問題。而對培訓資料應該如何整理歸檔等又沒有特定的要求，都是根據(jù)自己的理解進行整理。

一、當前高職院校培訓部門檔案管理工作的現(xiàn)狀

目前我國高職院校在進行對外社會培訓方面普遍存在內(nèi)部管理運行機制、運行模式和培訓質(zhì)量等方面的問題。而對培訓資料應該如何整理歸檔等又沒有特定的要求，都是根據(jù)自己的理解進行整理。當前，我國對高等職業(yè)教育非常重視，國家出臺了一系列措施來支持高職教育的發(fā)展，使得高職教育取得了飛速的發(fā)展。我國許多高職院校也借此機會擴大辦學規(guī)模，以增強院校實力，從而更好地適應社會發(fā)展需要。這種形勢下對高職院校的檔案管理工作提出了新的要求。高職院校的檔案管理工作逐漸由封閉性走向開放性、效益性，檔案的價值得到充分肯定與利用。但是還是有部分院校培訓部門對檔案管理的意識不高，對檔案工作不夠重視，檔案基礎(chǔ)設施建設落后、制度建設不完善、缺乏現(xiàn)代信息化建設，檔案的開發(fā)利用不夠，無法適應新形勢下高職院校培訓部門的發(fā)展。

二、高職院校培訓部門檔案管理工作中存在的問題

（一）學院領(lǐng)導不重視

目前我國的高職院校重心都放在學生的招生和就業(yè)上，學校重視教學，重視硬件和軟件設施的提高，內(nèi)涵建設也提上院校發(fā)展日程，雖然也開始注重培訓部門的工作，但是卻忽視了對檔案的管理，檔案管理的意識非常薄弱。高職院校培訓部門的工作人員大多都是重視培訓業(yè)務的開展，但是對于檔案管理工作大多都是被動的接受工作，不按規(guī)章辦事，缺乏檔案保護意識。

（二）檔案管理人員專業(yè)能力不強

高職院校培訓部的檔案管理人員大部分都不是檔案管理專業(yè)的，也沒有專職的檔案管理人員，基本都是部門工作人員培訓結(jié)束后兼職完成檔案管理工作。沒有專業(yè)的檔案管理知識，在培訓的前期和中期沒有設想好如何進行培訓學員等培訓資料的整理歸檔，在培訓結(jié)束后再進行檔案的整理，由于時間不充足，精力不夠，再加上很多材料應該在前期收集的并沒有收集，而缺漏的材料培訓結(jié)束后難以收集完整。

（三）檔案的開發(fā)利用不夠

因為培訓部門的培訓檔案在后期再需要查閱的并不是很多，所以對檔案的開發(fā)利用不夠。大多數(shù)檔案資料只是簡單地整理歸檔，而沒有發(fā)揮真正的作用一一檔案的利用，只有充分的利用檔案，使之真正的服務于日常工作、培訓業(yè)務的發(fā)展，才能體現(xiàn)它的價值。而且服務形式單一，僅限于提供原始檔案。沒有進行科學的編研開發(fā)工作，不能完整地提供一些專題性的資料，沒有把檔案轉(zhuǎn)變?yōu)榭砷_發(fā)信息資源。

三、加強高職院校培訓部門檔案管理的建議

（一）學院領(lǐng)導重視，加強檔案管理意識教育，完善檔案管理制度

學院主要領(lǐng)導必須提高認識，在思想上增強依法管理檔案的意識。重視培訓檔案的管理，加強檔案管理工作人員的檔案管理意識，讓他們充分認識檔案管理現(xiàn)代化的必要性，切實加強對現(xiàn)代化管理技術(shù)的學習和研究，主動適應高職院?，F(xiàn)代化發(fā)展的需要。同時，各高職院校主要領(lǐng)導必須提高認識，在思想上增強依法管理檔案的意識。完善檔案管理制度。如果實行制度化管理，建立和完善培訓登記制度、檔案保管制度、統(tǒng)計制度、學員管理制度。首先，開發(fā)一套完善的教學管理軟件系統(tǒng)，該系統(tǒng)包括學籍管理、教師管理、教務管理和考務管理等功能。其次，實現(xiàn)組織機構(gòu)的高效性。高效的培訓教育管理機制應是既有自己的獨立編制，又有龐大的兼職人員。這種管理機制既能夠保證管理人員的精簡又可以保證教學質(zhì)量的提高。

（二）提高工作人員專業(yè)能力，加強檔案隊伍建設

對于高職院校檔案管理工作人員來說，首先要熟練掌握檔案材料的收集、分類、編排、歸檔、保護等多個環(huán)節(jié)的操作流程，同時要了解檔案管理的最新發(fā)展動態(tài)，不斷學習新的專業(yè)知識和理論，增強自身的專業(yè)能力。高職院校應該定期組織檔案管理工作人員進行培訓，培訓內(nèi)容可以包括檔案專業(yè)知識、計算機知識，同時思想政治教育也不能忽視。

（三）完善檔案管理工作制度實行管理的規(guī)范化

用制度來規(guī)范每個人的工作，確保檔案管理工作開展做到有法可依。結(jié)合實際做好各類文件材料歸檔范圍和保管期限的修訂工作，做好不同載體檔案的規(guī)范化、標準化建設。同時，健全檔案工作的檢查、考核和評估制度，定期檢查、總結(jié)、驗收檔案工作；建立培訓部門培訓檔案立卷的歸檔制度，要求培訓部門按照歸檔要求把在工作和各項活動中形成的檔案資料收集起來，確保齊全、完整和準確擴并及時移交檔案室；建立檔案相關(guān)信息的統(tǒng)計年報制度，為學院檔案工作的科學決策提供有價值的依據(jù)；實行專業(yè)技術(shù)職務聘任制或職員職級制，使檔案工作人員朝著專業(yè)化、高素質(zhì)、有梯隊的結(jié)構(gòu)發(fā)展，為檔案事業(yè)的發(fā)展不斷注入可持續(xù)發(fā)展的括力。