物業(yè)公司全面成本管理應(yīng)用探討

陸海明

物業(yè)管理公司屬于勞動(dòng)密集型產(chǎn)業(yè)，目前受人力成本上升，維修基金報(bào)銷(xiāo)范圍縮小，房屋老齡化的影響，成本壓力不斷增大。如何在物業(yè)收入增長(zhǎng)受限的情況下緩解成本壓力，是每個(gè)物業(yè)公司亟待解決的問(wèn)題。本文以A物業(yè)公司為例，探討全面成本管理體系在物業(yè)公司的應(yīng)用。

一、全面成本管理概述

（一）全面成本管理內(nèi)涵

全面成本管理指的是以成本管理的科學(xué)性為依據(jù)，建立由全員參與、包含業(yè)務(wù)管理全過(guò)程的、全面的成本管理體系，并匯集全員智慧，發(fā)揮全員主動(dòng)性，讓各部門(mén)全體員工自主改善不斷降低成本，使經(jīng)營(yíng)層與各部門(mén)員工具有降低成本的一致性，謀求在最低成本狀態(tài)下，進(jìn)行生產(chǎn)管理與組織運(yùn)作。

（二）全面成本管理體系

如圖所示，全面成本管理體系的建立包括了全方位管理，全程管理和全員參與三部分。全方位管理必須要落實(shí)企業(yè)的成本責(zé)任制，以及聚焦企業(yè)的核心成本因素；全程管理主要包括實(shí)行成本前段控制，加強(qiáng)全程控制和進(jìn)行投入產(chǎn)出分析制度；全員參與又可分為組織體系支持，推進(jìn)全面成本管理理念創(chuàng)新，和建立成本管理信息的定期發(fā)布機(jī)制三部分。

二、物業(yè)公司成本分析

（一）成本結(jié)構(gòu)分析

從A物業(yè)公司成本結(jié)構(gòu)看，物業(yè)成本從大到小依次為保安費(fèi)、人工成本（含社保福利等各項(xiàng)費(fèi)用）、小修費(fèi)、保潔費(fèi)、綠化費(fèi)等費(fèi)用。前四項(xiàng)費(fèi)用合計(jì)達(dá)到了總成本費(fèi)用的絕大部分。因此，要做好A物業(yè)公司的成本費(fèi)用管理，則必須加強(qiáng)對(duì)上述四項(xiàng)費(fèi)用的成本控制分析。

（二）勞務(wù)外包方式分析

A物業(yè)公司存在兩種勞務(wù)外包的方式，保潔保安采用實(shí)際成本發(fā)生法加管理費(fèi)方式結(jié)算費(fèi)用，物業(yè)維修采用實(shí)際報(bào)修業(yè)務(wù)量加固定窗口費(fèi)的方式結(jié)算費(fèi)用。兩種勞務(wù)外包方式優(yōu)點(diǎn)是結(jié)算費(fèi)用比較方便，但也存在著質(zhì)量控制和成本控制的問(wèn)題。

實(shí)際成本發(fā)生法加管理費(fèi)方式，其操作模式是把一體化公司作為一個(gè)勞務(wù)輸出公司進(jìn)行管理，每月根據(jù)人員結(jié)算工資，人員越多則管理費(fèi)用越大。在這種模式下，一體化公司自然不存在經(jīng)營(yíng)風(fēng)險(xiǎn)，所以也就沒(méi)有控制成本的動(dòng)力。

實(shí)際保修業(yè)務(wù)量加固定窗口費(fèi)的方式，雖然業(yè)務(wù)模式比較合理，但缺點(diǎn)也同樣明顯，一是監(jiān)管難度大，復(fù)核單據(jù)需要大量時(shí)間；二是會(huì)造成維修公司虛列維修單據(jù)來(lái)提高結(jié)算費(fèi)用，或者維修公司不愿意采用根治性維修；三是容易造成技術(shù)不精干員工的業(yè)務(wù)量，反而會(huì)超過(guò)技術(shù)熟練的員工的業(yè)務(wù)量，進(jìn)而導(dǎo)致技術(shù)熟練員工在維修公司無(wú)市場(chǎng)，維修公司更傾向于雇用便宜的勞務(wù)工，最終導(dǎo)致維修單位綜合業(yè)務(wù)技能普遍下降。

（三）費(fèi)用發(fā)生方式分析

目前公司的費(fèi)用發(fā)生主要是事后控制，雖然也有部門(mén)合同會(huì)簽制度，但合同會(huì)簽是在合同成立以后進(jìn)行，對(duì)合同的控制力度較小。

（四）工作效率分析

公司信息傳遞級(jí)次多，信息從領(lǐng)導(dǎo)班子到基層單元需要多次傳遞，部分管理信息傳遞到基層單元往往會(huì)遺漏失真。如某些管理制度需要由小區(qū)收費(fèi)員執(zhí)行，公司也已經(jīng)在小區(qū)經(jīng)理會(huì)議上布置了工作，但某些小區(qū)經(jīng)理開(kāi)會(huì)后沒(méi)有及時(shí)告訴收費(fèi)員，造成收費(fèi)員無(wú)法有效執(zhí)行公司指令。

小區(qū)的管理處是物業(yè)公司的基本管理單元，但目前管理處存在著多頭管理的問(wèn)題。如小區(qū)的保安保潔、維修、綠化、建筑垃圾清運(yùn)都隸屬于不同的專(zhuān)業(yè)公司，小區(qū)經(jīng)理需要通過(guò)公司來(lái)協(xié)調(diào)遇到的具體管理問(wèn)題，造成管理效率降低。

（五）績(jī)效制度分析

公司沒(méi)有將成本控制指標(biāo)列入員工工資績(jī)效考核，導(dǎo)致員工對(duì)成本管理缺乏必要的重視，沒(méi)有認(rèn)識(shí)到成本管理對(duì)公司經(jīng)營(yíng)的重要影響。所以，在財(cái)務(wù)部進(jìn)行成本控制時(shí)，其他部門(mén)員工不肯配合財(cái)務(wù)部開(kāi)展成本控制工作。當(dāng)公司有些成本管理措施影響某些員工個(gè)人利益時(shí)，甚至于還會(huì)引起某些員工的抵觸。

（六）控制職責(zé)范圍分析

公司在做預(yù)算指標(biāo)分解時(shí)，將成本費(fèi)用管理列為財(cái)務(wù)工作范圍，其他職能部門(mén)和小區(qū)管理處不涉及成本控制目標(biāo)，而財(cái)務(wù)部由于不處于費(fèi)用控制第一線(xiàn)，只能對(duì)成本費(fèi)用總量控制，無(wú)法精確控制。

三、全面成本管理物業(yè)公司應(yīng)用

（一）落實(shí)成本責(zé)任制

改變A物業(yè)公司以財(cái)務(wù)部為成本控制主體的成本管理制度，建立以部門(mén)、各管理處為控制單元的成本控制體系。在年初分解成本指標(biāo)時(shí)，將成本控制目標(biāo)以工作任務(wù)書(shū)的形式落實(shí)到各管理處和各部門(mén)。年末考核小組根據(jù)各員工成本控制的實(shí)際情況與工作任務(wù)書(shū)進(jìn)行比對(duì)考核。這樣公司全體員工都會(huì)成為成本控制主體，人人關(guān)心成本控制情況，A物業(yè)公司的成本會(huì)大大改善。

（二）關(guān)注核心成本因素

根據(jù)A物業(yè)企業(yè)的成本結(jié)構(gòu)，可以看出保安費(fèi)、人工成本（含社保福利等）、小修費(fèi)、保潔費(fèi)是公司費(fèi)用的控制重點(diǎn)，應(yīng)重點(diǎn)進(jìn)行成本管理。

A物業(yè)公司首先優(yōu)化原來(lái)的勞務(wù)外包方式，改變?cè)瓉?lái)一體化公司不承擔(dān)任何風(fēng)險(xiǎn)的實(shí)際成本發(fā)生數(shù)+管理費(fèi)的勞務(wù)外包方式，可采取根據(jù)小區(qū)管理面積計(jì)算勞務(wù)費(fèi)用的勞務(wù)外包方式。勞務(wù)外包方式轉(zhuǎn)變以前，需要設(shè)置科技程度高的樣本小區(qū)，采集樣本數(shù)據(jù)，以成本控制好的樣本小區(qū)設(shè)置面積單位定額數(shù)，逐步改變一體化公司的勞務(wù)外包方式。充分利用現(xiàn)代化物業(yè)管理工具替代人工，如自動(dòng)道閘系統(tǒng)減少主門(mén)崗的保安人數(shù)，利用電子門(mén)卡減少副門(mén)崗的保安人數(shù)，根據(jù)小區(qū)面積擴(kuò)大配置巡邏崗，面積小的小區(qū)可以實(shí)行多個(gè)小區(qū)共用一個(gè)巡邏崗。應(yīng)該建立一體化公司保障金制度，將一體化公司勞務(wù)費(fèi)用總資金的一定比例作為保障金。小區(qū)管理處與公司業(yè)務(wù)部門(mén)具有對(duì)一體化公司打分的權(quán)力，年末物業(yè)公司根據(jù)小區(qū)管理處和公司業(yè)務(wù)部門(mén)的打分情況，作為對(duì)一體化公司的考核依據(jù)，進(jìn)行獎(jiǎng)勵(lì)或者懲戒后發(fā)放一體化公司保障金。

集團(tuán)設(shè)立統(tǒng)一的保修平臺(tái)，以及保修服務(wù)后續(xù)跟蹤系統(tǒng)，可以大大減少維修公司的虛報(bào)維修業(yè)務(wù)單據(jù)的問(wèn)題，是物業(yè)維修公司“實(shí)際保修業(yè)務(wù)量+窗口費(fèi)”勞務(wù)發(fā)包方式的有效補(bǔ)充，成本控制已經(jīng)取得了很好的效果。維修費(fèi)用的成本控制可以建立在集團(tuán)保修平臺(tái)的基礎(chǔ)上，利用保修平臺(tái)的數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)進(jìn)行數(shù)據(jù)分析，獲得小區(qū)維修投訴量，維修人員的維修情況，小區(qū)維修及時(shí)率情況等數(shù)據(jù)，以此作為對(duì)物業(yè)維修單位進(jìn)行費(fèi)用獎(jiǎng)懲的依據(jù)。

加強(qiáng)季節(jié)性災(zāi)害天氣前的養(yǎng)護(hù)工作，減少災(zāi)害天氣對(duì)小區(qū)的影響。保修平臺(tái)的數(shù)據(jù)庫(kù)和維修基金分?jǐn)偲脚_(tái)的數(shù)據(jù)庫(kù)對(duì)接，減少由于兩個(gè)獨(dú)立的數(shù)據(jù)庫(kù)導(dǎo)致的單據(jù)重復(fù)輸入問(wèn)題，以減少平臺(tái)作業(yè)人員。選擇維修公司時(shí)，應(yīng)該考核維修公司是否具有相應(yīng)的維修資質(zhì)，專(zhuān)業(yè)維修人員的職業(yè)證書(shū)，維修單位的投訴情況，然后分別按項(xiàng)目賦予分值，根據(jù)打分情況選擇合作的維修公司，并建立后備合格維修梯隊(duì)。當(dāng)維修公司發(fā)生投訴量上升，維修人員維修及時(shí)率不足，或者虛列維修業(yè)務(wù)單據(jù)問(wèn)題時(shí)，則將其從合格供應(yīng)商數(shù)據(jù)庫(kù)中刪除。這樣維修公司才會(huì)端正維修態(tài)度，減少維修費(fèi)用支出。

由于人工成本每年持續(xù)上升，所以控制人工成本的關(guān)鍵是控制員工數(shù)量?？刂茊T工數(shù)量的措施首先是建立制度，A物業(yè)公司需要建立以工作量為考核依據(jù)的工資考核體系，鼓勵(lì)員工多勞多得，增加工作寬度。當(dāng)遇到員工退休或其他特殊情況出現(xiàn)崗位空出時(shí)，應(yīng)該考慮先從內(nèi)部挖潛，鼓勵(lì)員工兼職，如果內(nèi)部不足再考慮對(duì)外招聘崗位人選；提高組織工作效率，利用微信等通信手段按照員工級(jí)次分別建立工作群，如全體員工、中層干部、管理小區(qū)等，將需要傳達(dá)的信息按照需要直接傳遞到相應(yīng)的信息接受者，盡量減少通過(guò)會(huì)議傳達(dá)這類(lèi)低效率的工作方式，以增加小區(qū)經(jīng)理等在一線(xiàn)的有效工作時(shí)間；建立完善的培訓(xùn)體系和崗位輪換制度，鼓勵(lì)基層單元的員工一專(zhuān)多能，做好物業(yè)管理人才隊(duì)伍的儲(chǔ)備，提高基層員工的實(shí)際業(yè)務(wù)能力。

（三）實(shí)施成本前段控制

按照成本管理的控制效果分析，事先控制的成本控制效果最好；事中控制次之，事后控制效果最差。A物業(yè)公司應(yīng)建立事先控制的控制體系，主要是要做好合同控制和預(yù)算控制。

業(yè)務(wù)部門(mén)在簽訂重大合同以前，應(yīng)該對(duì)合同的總金額、支付方式、資金來(lái)源、稅收條款、質(zhì)量控制、安全管理、獎(jiǎng)懲措施、違約責(zé)任等，及時(shí)同公司相關(guān)部門(mén)溝通，取得一致意見(jiàn)后再簽訂合同，力求合同簽訂時(shí)風(fēng)險(xiǎn)最低。由于A物業(yè)公司實(shí)行的是總分包制度，A物業(yè)公司在簽訂合同時(shí)，還必須要考慮分包商維修公司的稅負(fù)情況，防止出現(xiàn)由于維修公司不能開(kāi)具增值稅專(zhuān)票，導(dǎo)致A物業(yè)公司實(shí)際稅負(fù)上升的合同風(fēng)險(xiǎn)。

預(yù)算控制是通過(guò)年度預(yù)算的方式，提前獲取公司的年度預(yù)算總成本，通過(guò)上級(jí)單位的核定以及歷年數(shù)據(jù)查詢(xún)的方式來(lái)確定當(dāng)年部門(mén)控制數(shù)的方法。預(yù)算控制的關(guān)鍵是預(yù)算指標(biāo)的分解落實(shí)，使得預(yù)算指標(biāo)的分解與公司的績(jī)效方案相結(jié)合，變公司的總體成本預(yù)算目標(biāo)為全員成本控制目標(biāo)，讓公司的每位員工都參與到預(yù)算控制中來(lái)。

（四）建立投入產(chǎn)出分析制度

建立投入產(chǎn)出的分析制度，需要做好工程項(xiàng)目和小區(qū)管理兩個(gè)方面的投入產(chǎn)出分析。作為合同項(xiàng)目總包方，A物業(yè)公司必須事先做好工程項(xiàng)目的投入產(chǎn)出分析，控制收取的物業(yè)管理費(fèi)和承擔(dān)的稅負(fù)，以及可能發(fā)生的項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)，防止出現(xiàn)項(xiàng)目虧損的情況；A物業(yè)公司財(cái)務(wù)部應(yīng)分析小區(qū)收入和成本支出情況，定期編制小區(qū)盈虧情況表，并對(duì)部分虧損嚴(yán)重的小區(qū)進(jìn)行成本分析，然后將成本分析情況匯報(bào)公司管理層，以及時(shí)采取止損措施。如可以采用業(yè)委會(huì)提升物業(yè)管理費(fèi)，街道爭(zhēng)取專(zhuān)項(xiàng)補(bǔ)貼之類(lèi)的成本轉(zhuǎn)移手段，或者合并虧損小區(qū)管理處，降低虧損小區(qū)人工開(kāi)銷(xiāo)等降低成本方法。

（五）建立成本管理定期發(fā)布機(jī)制

成本管理是一個(gè)動(dòng)態(tài)連續(xù)的過(guò)程，為了使企業(yè)成本管理獲得更好的效果，A物業(yè)公司要定期發(fā)布公司已發(fā)生成本的最新動(dòng)態(tài)，方便公司員工對(duì)照自己的年初任務(wù)書(shū)，了解自己成本控制的完成情況，為公司員工下一階段的成本控制工作開(kāi)展提供數(shù)據(jù)支持。成本管理的定期發(fā)布也可以使公司的管理層能夠及時(shí)了解公司的經(jīng)營(yíng)動(dòng)態(tài)，為公司的精細(xì)化成本管理提供數(shù)據(jù)支持。

（六）組織體系支持

作業(yè)成本法要求，企業(yè)應(yīng)進(jìn)行價(jià)值鏈分析，消除重復(fù)和無(wú)效的價(jià)值鏈，優(yōu)化企業(yè)的組織結(jié)構(gòu)。按照作業(yè)成本法的原理，A物業(yè)公司組織結(jié)構(gòu)在某些節(jié)點(diǎn)上還存在著優(yōu)化的空間。如A物業(yè)公司在小區(qū)里已經(jīng)匯集了小區(qū)經(jīng)理、小區(qū)管理員、收費(fèi)員、一體化公司保安、一體化公司保潔、小區(qū)維修人員、安全巡視員等工作崗位，小區(qū)經(jīng)理主要負(fù)責(zé)小區(qū)收費(fèi)工作和小區(qū)綜合協(xié)調(diào)，但小區(qū)經(jīng)理對(duì)保安員、保潔員、維修人員沒(méi)有直接管轄權(quán)，需要通過(guò)公司業(yè)務(wù)部門(mén)傳遞相應(yīng)指令，工作效率低；同時(shí)小區(qū)管理員負(fù)責(zé)小區(qū)內(nèi)違章建筑和建筑垃圾的治理，這些工作與小區(qū)保潔員、保安巡邏崗的工作內(nèi)容有相似處，完全可以由保潔人員或保安巡邏崗兼顧。

按照作業(yè)成本法對(duì)價(jià)值鏈分析，上述現(xiàn)象表明A物業(yè)公司存在著低效的價(jià)值鏈，可以對(duì)價(jià)值鏈進(jìn)行優(yōu)化。對(duì)A物業(yè)公司小區(qū)管理處經(jīng)理進(jìn)行授權(quán)，使小區(qū)經(jīng)理可以直接管理小區(qū)的保潔、保安事務(wù)以及小區(qū)內(nèi)維修事務(wù)，同時(shí)在小區(qū)內(nèi)簡(jiǎn)化事務(wù)，把小區(qū)巡邏、建筑垃圾巡查、小區(qū)違章巡查等合并成一體，另外把小區(qū)經(jīng)理對(duì)專(zhuān)業(yè)公司的年末打分計(jì)入專(zhuān)業(yè)公司的績(jī)效分。對(duì)歷年完成情況不好的專(zhuān)業(yè)公司亮黃牌警告，真正起到小區(qū)經(jīng)理對(duì)專(zhuān)業(yè)公司的制約作用，使小區(qū)事務(wù)能夠達(dá)到簡(jiǎn)潔、快速、高效的目的，同時(shí)實(shí)現(xiàn)A物業(yè)公司成本控制的目的。

（七）推進(jìn)全面成本管理理念創(chuàng)新

全面成本管理是一項(xiàng)系統(tǒng)工程，需要進(jìn)行全員、全過(guò)程、全方面的成本管理。由于成本管理會(huì)打破員工以往的工作模式，增加員工的工作量，在推進(jìn)過(guò)程中會(huì)遇到阻力。要成功實(shí)行成本管理，必須獲得公司管理層的支持，及時(shí)出臺(tái)績(jī)效考核方案，并定期檢驗(yàn)成本管理的情況。全面成本管理是一項(xiàng)長(zhǎng)期工作，需要企業(yè)全體人員持續(xù)的努力，公司所有人員必須樹(shù)立全面成本管理的理念，將成本控制的好習(xí)慣融入到企業(yè)的日常經(jīng)營(yíng)管理中，將全面成本管理變成日常的操作規(guī)范，變成日常員工績(jī)效獎(jiǎng)懲的依據(jù)。

A物業(yè)公司外部環(huán)境在不斷變化，如業(yè)委會(huì)維修基金分?jǐn)偡秶s小，稅務(wù)政策由原來(lái)的營(yíng)業(yè)稅改為增值稅，居民的小區(qū)管理要求日益提高，物業(yè)的費(fèi)用支付方式選擇更多等。由于外界環(huán)境持續(xù)變化，所以成本管理方式和方法也會(huì)有相應(yīng)變化。應(yīng)該改進(jìn)自身的業(yè)務(wù)流程，并加強(qiáng)成本控制觀(guān)念，保持成本管理理念的先進(jìn)性，持續(xù)不斷地加強(qiáng)成本管理。