新形勢下做好婚姻登記檔案規(guī)范化管理的幾點建議

岳 梅

（濰坊市濰城區(qū)婚姻登記處，山東 濰坊 261021）

新形勢下做好婚姻登記檔案規(guī)范化管理的幾點建議

岳 梅

（濰坊市濰城區(qū)婚姻登記處，山東 濰坊 261021）

婚姻登記檔案是檔案管理的重要部分，如何科學化、規(guī)范化地對該部分檔案進行規(guī)范化管理，應當引起全社會的關注。本文對婚姻登記檔案規(guī)范化管理提出了幾點建議。

婚姻登記檔案；規(guī)范化；科學化；管理

近年來隨著婚姻當事人購房、出國等需求日益增多，婚姻登記檔案利用率的逐漸提高，在該部分檔案管理的過程中的一些問題也日益凸顯。因此，在新形勢下對婚姻登記檔案進行規(guī)范化、科學化的管理，就成為了擺在檔案管理人員面前的重要課題。筆者根據(jù)多年檔案管理工作經(jīng)驗，就如何進行科學化、規(guī)范化管理，提出以下幾點建議以供討論。

1　加強組織領導，思想上高度重視

婚姻登記檔案是登記機關在當事人進行結(jié)婚登記、離婚登記等過程中形成的具有重要憑證作用的工作記錄，內(nèi)容繁多，是具有非常重要的現(xiàn)實憑證價值和歷史憑證價值的資料。婚姻登記機關的重要任務和職責之一，便是對這類檔案進行收集、整理、保管和提供利用。民政部門、檔案管理部門應當加強對婚姻登記檔案管理工作的協(xié)商與溝通，不斷地提高認識，將該項工作納入重要議事日程，加強組織領導，及時解決檔案管理工作中存在的困難與問題，健全檔案室設備，做好防火、防盜、防潮等措施的硬件建設，切實做到主要領導親自抓，分管領導具體抓，業(yè)務科室和登記處齊抓共管的工作格局，形成規(guī)范化建設的良好氛圍。

2　完善各項規(guī)章制度，確保有章可循

制度的建立與完善是婚姻登記檔案管理工作步入規(guī)范化建設的必然要求，是婚姻當事人的登記信息得到有效保護的重要保證。面對信息量龐大的婚姻登記檔案，如果沒有制度約束與辦法的指引，工作人員就會無章可循，工作就會無從開展。同時，婚姻登記檔案也不同于一般檔案，除了具有其他檔案特點外，還具有自身獨特屬性，例如：法定性、更加嚴密的保密性等。因此，婚姻登記機關應當根據(jù)《婚姻登記法》等一系列法律法規(guī)，結(jié)合本單位工作實際，建立健全婚姻登記印章、證書、檔案及數(shù)據(jù)等事項的管理制度，如《婚姻登記檔案管理員職責》《保密工作制度》《婚姻登記檔案查閱制度》《應急預案》等，使各項工作、流程均能按照統(tǒng)一的規(guī)章制度進行，確保依法行政、程序合法，從而保證檔案信息的保密性，使登記人合法權(quán)益得到有效保護。

3　采用現(xiàn)代化手段，加強信息化管理

隨著我國經(jīng)濟高速發(fā)展，各項檔案管理工作正在逐步邁入信息化渠道，實現(xiàn)了高效的信息化管理?！痘橐龅怯洐n案管理辦法》規(guī)定，婚姻登記檔案保管期限為100年。對有繼續(xù)保存價值的可以延長保管期限直至永久。漫長的保管期限，檔案形成過程的動態(tài)性等特點，以及群眾對登記檔案信息利用率日益提高的需求，均需要婚姻登記檔案管理從傳統(tǒng)的書面檔案轉(zhuǎn)向電子檔案管理。將現(xiàn)代科學信息技術積極應用到婚姻登記檔案中，加強檔案管理信息化建設，不僅能夠使婚姻登記機構(gòu)、司法機構(gòu)、公安機關等相關部門及時獲取相關的檔案信息，防止并且減少一些婚姻方面違法現(xiàn)象的出現(xiàn)，而且能夠做到更加準確、高效地獲取所需的各類信息，極大地提高工作效率。在婚姻檔案管理信息化進程中，同時需要密切注意網(wǎng)絡管理的安全性、隱私性等問題，以確保公民的婚姻自由和個人隱私得到充分保護。

4　加強學習，提高婚姻登記檔案管理人員整體素質(zhì)

婚姻登記檔案管理的具體參與者與主要實施者，是婚姻登記檔案管理人員，該部分人員素質(zhì)如何，對于婚姻檔案管理工作成效起著非常重要的作用。讓每個人都有加油、充電的機會，會讓許多人職業(yè)能力有所提高，提高檔案人員專業(yè)素養(yǎng)和水平，能夠加速檔案工作的開展，因此，具體主管部門應當將婚姻登記檔案管理人員的培訓與教育，擺在至關重要的位置。對于其業(yè)務能力的提高，可以采取多種方式進行，如采取定期組織全體登記員集中學習和自學相結(jié)合，通過業(yè)務知識、案例分析、互相探討等形式開展學習，鼓勵登記員參加自考、函授等教育學習，不斷提高自身素質(zhì)，加強計算機技能培訓，提升計算機操作技能。除了提升工作人員的專業(yè)技能，由于婚姻登記檔案信息涉及當事人的各項隱私，因此檔案管理人員職業(yè)素養(yǎng)的提升同樣至關重要，民政部門應當注意提高工作人員的職業(yè)道德素養(yǎng)，保護好婚姻當事人的各項利益。

5　對檔案管理人員進行有效激勵，加強職責考核

美國哈佛大學心理學家威廉·詹姆士研究發(fā)現(xiàn)，一個沒有受到激勵的人，僅能發(fā)揮其能力的20%～30%，而當他受到激勱時，其能力可以發(fā)揮至80%。職業(yè)認同是指個體對所從事職業(yè)的肯定性評價，是職業(yè)人發(fā)展的內(nèi)在激勵因素，是人們努力做好本職工作達成組織目標的心理基礎。在堅持“公平、公正、差別激勵、適時激勵”原則的基礎上進行適當激勵，能夠刺激檔案管理人員將積極的正面情緒轉(zhuǎn)化為具體的行動，從而達到激勵的作用。同時，在堅持公平、公正、公開原則的基礎上，建立健全婚姻登記檔案目標管理責任制度，進一步明確婚姻登記檔案工作所要達到的工作目標與標準，著重從德能勤績等方面考核管理人員的工作表現(xiàn)與工作實績，從而調(diào)整檔案人員工作行為，使其始終保持飽滿的工作熱情，促使他們更加積極、主動、規(guī)范地去完成各項工作。

主要參考文獻

［1］姜雪，李昕岑，鞏春蘭.我國檔案管理人員職業(yè)現(xiàn)狀與繼續(xù)教育［J］.繼續(xù)教育，2013（1）.

［2］車文博.心理咨詢大百科全書［M］.杭州：浙江科學技術出版社，2001.

10.3969/j.issn.1673 - 0194.2016.18.127

G275.9

A

1673-0194（2016）18-0186-01

2016-08-20