行政事業(yè)單位貨幣資金內(nèi)部控制探討

張玉明

(福建省永春縣國(guó)庫(kù)支付中心，，福建 泉州 362600)

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行政事業(yè)單位貨幣資金內(nèi)部控制探討

張玉明

(福建省永春縣國(guó)庫(kù)支付中心，，福建 泉州 362600)

貨幣資金管理作為行政事業(yè)單位資產(chǎn)管理最重要的內(nèi)容之一，常常是舞弊或者貪污違法行為發(fā)生的溫床。各行政事業(yè)單位為了更好地控制好這一領(lǐng)域可能產(chǎn)生的風(fēng)險(xiǎn)，有必要將內(nèi)部控制相關(guān)的理論知識(shí)和思想體系融入到具體的管理中去，建立切實(shí)可行、完備合理的管理制度和程序，將對(duì)貨幣資金的監(jiān)督管理真正落實(shí)到位。貨幣資金內(nèi)部控制制度能夠充分保證資金的安全性，對(duì)于防止行政事業(yè)單位貨幣資金管理過(guò)程中可能出現(xiàn)的舞弊與差錯(cuò)行為有著重要的現(xiàn)實(shí)意義。本文主要闡述了目前行政事業(yè)單位貨幣資金內(nèi)部控制的問(wèn)題，并從內(nèi)部控制五要素角度對(duì)存在的問(wèn)題給出了切實(shí)可行的建議。

行政事業(yè)單位；貨幣資金內(nèi)部控制；問(wèn)題；對(duì)策

目前，大部分的行政事業(yè)單位并沒(méi)有像普通企業(yè)一樣給予貨幣資金內(nèi)部控制足夠的重視，很多事業(yè)單位內(nèi)部的相關(guān)制度建設(shè)均較為落后，部分企業(yè)雖然已經(jīng)形成了大概的制度框架，卻依然沒(méi)有嚴(yán)格、高效地去進(jìn)行落實(shí)，嚴(yán)重制約了日常資金管理工作的開(kāi)展。

一、事業(yè)單位貨幣資金的含義及特點(diǎn)

本文所指的事業(yè)單位貨幣資金指的是事業(yè)單位在日常經(jīng)營(yíng)活動(dòng)過(guò)程中以貨幣形式存在的經(jīng)濟(jì)資源，是事業(yè)單位資產(chǎn)的重要構(gòu)成部分，最常見(jiàn)的形式是現(xiàn)金和銀行存款。貨幣資金的顯著特征之一是具有較強(qiáng)的流動(dòng)性，因此對(duì)其進(jìn)行控制的風(fēng)險(xiǎn)也較高。貨幣資金涉及到事業(yè)單位業(yè)務(wù)開(kāi)展中的各個(gè)方面，是決定單位是否能夠可持續(xù)、高效運(yùn)轉(zhuǎn)下去的重要條件。

行政事業(yè)單位貨幣資金內(nèi)部控制制度是行政事業(yè)單位建立的一套具備完整性、系統(tǒng)性、可行性特征的制度體系，該制度體系旨在遵守國(guó)家法律、法規(guī)的前提之下，切實(shí)保護(hù)事業(yè)單位資產(chǎn)的完整性和安全性。

貨幣資金作為行政事業(yè)單位內(nèi)部流動(dòng)性最強(qiáng)、相關(guān)控制風(fēng)險(xiǎn)最高的資產(chǎn)，決定了事業(yè)單位是否能夠得到生存與長(zhǎng)足發(fā)展。對(duì)于非盈利性質(zhì)的行政事業(yè)單位而言，加強(qiáng)對(duì)單位內(nèi)部貨幣資金的管理與控制、實(shí)現(xiàn)完善的內(nèi)部控制制度有著十分重要的現(xiàn)實(shí)意義。

二、目前我國(guó)行政事業(yè)單位貨幣資金內(nèi)部控制存在的問(wèn)題

1、沒(méi)有形成健全的內(nèi)部控制制度。

就目前情況來(lái)看，我國(guó)的行政事業(yè)單位在設(shè)計(jì)財(cái)務(wù)制度時(shí)存在著明顯的缺陷。根據(jù)現(xiàn)有的《企業(yè)內(nèi)部控制規(guī)范》，行政事業(yè)單位如何進(jìn)行有效的財(cái)務(wù)管理工作應(yīng)當(dāng)嚴(yán)格參考內(nèi)控規(guī)范來(lái)執(zhí)行，不僅要設(shè)計(jì)有效的內(nèi)部控制制度，還要將該制度進(jìn)行貫徹落實(shí)。但是從大部分行政事業(yè)單位的現(xiàn)狀來(lái)看，由于事業(yè)單位對(duì)資金的使用權(quán)與所有權(quán)相分離，單位內(nèi)部并沒(méi)有強(qiáng)烈的動(dòng)機(jī)來(lái)實(shí)現(xiàn)資金的高效管理，更談不上設(shè)計(jì)與完善貨幣資金內(nèi)部控制制度。受制于事業(yè)單位組織結(jié)構(gòu)的固有缺陷，內(nèi)部控制制度的設(shè)計(jì)帶有較強(qiáng)的管理者主觀性，所以從制度源頭上就形成了較為薄弱的內(nèi)控環(huán)境，要發(fā)揮內(nèi)部控制的有效性變得更為困難。

2、事業(yè)單位的貨幣資金風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估能力有待進(jìn)一步提高。

行政事業(yè)單位對(duì)貨幣資金管理能動(dòng)性不足，使得其評(píng)估貨幣資金風(fēng)險(xiǎn)的能力進(jìn)一步得到削弱。貨幣資金的控制本身就有較大可能會(huì)出現(xiàn)風(fēng)險(xiǎn)，所以對(duì)該類(lèi)內(nèi)控的管理應(yīng)當(dāng)更加謹(jǐn)小慎微。目前較多的行政事業(yè)單位并沒(méi)有按照企業(yè)《內(nèi)部控制規(guī)范》針對(duì)貨幣資金內(nèi)部控制管理提出的要求建立有效的崗位責(zé)任制，而是出現(xiàn)了不相容職位彼此兼任的情況，使得貨幣資金的業(yè)務(wù)管理更加混亂，各個(gè)部門(mén)各個(gè)崗位的職責(zé)也不明晰。很多單位雖然在形式上進(jìn)行了分工，但是依然存在著一任分擔(dān)多角的管理混亂現(xiàn)象，造成這種管理局面的原因之一是事業(yè)單位對(duì)貨幣資金的風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估不足。風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估的不足會(huì)直接影響其內(nèi)部控制活動(dòng)與內(nèi)部控制監(jiān)督的力度，可能產(chǎn)生風(fēng)險(xiǎn)爆發(fā)的惡性循環(huán)。

3、與內(nèi)部控制相關(guān)的信息溝通不暢。

我國(guó)行政事業(yè)單位大多數(shù)情況下依然采用的是收付實(shí)現(xiàn)制來(lái)對(duì)資金業(yè)務(wù)進(jìn)行賬務(wù)處理，但是收付實(shí)現(xiàn)制的一個(gè)缺點(diǎn)之一就是不能實(shí)現(xiàn)信息的及時(shí)共享與有效核對(duì)。通常按照收付實(shí)現(xiàn)制處理賬務(wù)的時(shí)候只有相關(guān)的會(huì)計(jì)人員或者業(yè)務(wù)負(fù)責(zé)人才了解整個(gè)業(yè)務(wù)的基本情況，這就使得管理者或者內(nèi)部控制監(jiān)管人員很難清楚地了解賬目相關(guān)的具體情況，形成貨幣資金會(huì)計(jì)事務(wù)的不透明性，為參與業(yè)務(wù)的工作人員實(shí)施舞弊提供機(jī)會(huì)。在行政事業(yè)單位的內(nèi)外部溝通上，由于我國(guó)市場(chǎng)并沒(méi)有要求行政事業(yè)單位強(qiáng)制披露其財(cái)務(wù)信息，所以單位內(nèi)部的詳細(xì)財(cái)務(wù)狀況以及資金的健康狀況均無(wú)法被社會(huì)公眾所了解，而國(guó)家作為資金的所有者完全在事業(yè)單位運(yùn)營(yíng)體制之外，也沒(méi)有辦法實(shí)時(shí)監(jiān)控與掌握企業(yè)的經(jīng)營(yíng)狀況，這就使得信息的溝通成為一個(gè)難題，而信息的有效溝通是內(nèi)部控制得以有效執(zhí)行的重要前提之一。

4、在資金活動(dòng)的審批制度上缺乏嚴(yán)密性。

很多行政事業(yè)單位的領(lǐng)導(dǎo)對(duì)于單位內(nèi)部財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)人員私自挪用與侵占單位資金并不知情，等到事情東窗事發(fā)時(shí)依然還被蒙在鼓里，這與資金使用授權(quán)審批制度是相違背的。大部分行政事業(yè)單位沒(méi)有按照內(nèi)控規(guī)范的要求事先對(duì)授權(quán)審批的方式、權(quán)限、程序和有關(guān)責(zé)任控制等設(shè)計(jì)明確的制度規(guī)范，也沒(méi)有對(duì)各個(gè)崗位的審批人員的職責(zé)進(jìn)行書(shū)面約定與劃分，導(dǎo)致出現(xiàn)問(wèn)題后無(wú)法找到相應(yīng)的責(zé)任承擔(dān)者，這在一定程度上助長(zhǎng)了不良行為的產(chǎn)生。最為明顯的一點(diǎn)就是行政事業(yè)單位的印章管理不夠規(guī)范，常常有一個(gè)人獨(dú)自保管所有業(yè)務(wù)相關(guān)的印章，或者將個(gè)人用章在未經(jīng)授權(quán)的情況下隨意地交由第三人使用，很多企業(yè)甚至為了業(yè)務(wù)方便，將審批人員的印章也一并交由出納進(jìn)行管理，這會(huì)大大加大貨幣資金舞弊風(fēng)險(xiǎn)。

5、缺乏充分的、有效的內(nèi)部監(jiān)督機(jī)制。

部分行政事業(yè)單位在日常工作中沒(méi)有按照企業(yè)內(nèi)部控制規(guī)范的規(guī)定和企業(yè)會(huì)計(jì)準(zhǔn)則的要求對(duì)單位的日常財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)工作和會(huì)計(jì)資料的恰當(dāng)性、完整性和真實(shí)性負(fù)責(zé)，紀(jì)律檢查部門(mén)和內(nèi)部審計(jì)部門(mén)也沒(méi)有發(fā)揮好應(yīng)有的作用來(lái)實(shí)現(xiàn)對(duì)事業(yè)單位財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)工作的有力監(jiān)督。并且在行政事業(yè)單位對(duì)貨幣資金活動(dòng)的監(jiān)督上存在著管理力度不強(qiáng)、有法不依、執(zhí)法不嚴(yán)等情況，表明了內(nèi)部監(jiān)督機(jī)制的嚴(yán)重失職，這在一定程度上助長(zhǎng)了貨幣資金活動(dòng)中舞弊行為的產(chǎn)生。

三、針對(duì)目前我國(guó)行政事業(yè)單位貨幣資金內(nèi)部控制存在的問(wèn)題提出的建議

1、行政事業(yè)單位應(yīng)當(dāng)創(chuàng)造良好的貨幣資金管理控制制度。

針對(duì)事業(yè)單位貨幣資金內(nèi)部控制在控制制度方面存在的問(wèn)題，本文建議其必須充分研究并設(shè)計(jì)有效、可行的內(nèi)部控制制度。對(duì)于任何單位而言，控制環(huán)境的好壞直接決定了企業(yè)是否能夠得到長(zhǎng)足的生存與發(fā)展，控制環(huán)境作為內(nèi)控五要素中最基本的要素之一，是其他各個(gè)內(nèi)部控制要素在單位內(nèi)部能夠發(fā)揮作用的重要基礎(chǔ)。行政事業(yè)單位要想切實(shí)地為貨幣資金管理營(yíng)造一個(gè)良好的控制環(huán)境，必須要對(duì)組織結(jié)構(gòu)中的領(lǐng)導(dǎo)層以及核心的各個(gè)業(yè)務(wù)部門(mén)的分工進(jìn)行制度規(guī)定并建立有效的制衡機(jī)制，以此來(lái)作為建立內(nèi)部控制制度紀(jì)律與構(gòu)架的先決條件。另外，事業(yè)單位內(nèi)部的組織構(gòu)架在設(shè)計(jì)建設(shè)過(guò)程中，要加強(qiáng)各個(gè)方面信息的有效溝通，確保信息的正常流動(dòng)。

2、行政事業(yè)單位應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)其對(duì)貨幣資金風(fēng)險(xiǎn)的評(píng)估能力。

在貨幣資金的內(nèi)部控制中，風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估直接決定了內(nèi)部控制活動(dòng)的性質(zhì)、范圍和時(shí)間，也影響到內(nèi)部控制其他各個(gè)要素的執(zhí)行程度，這就意味著提高事業(yè)單位的風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估能力十分重要。若事業(yè)單位對(duì)風(fēng)險(xiǎn)的評(píng)估過(guò)度，則會(huì)產(chǎn)生許多不必要的內(nèi)部控制活動(dòng)，造成資源的浪費(fèi)；若事業(yè)單位對(duì)風(fēng)險(xiǎn)的評(píng)估不足，則可能采取的內(nèi)部控制活動(dòng)不足，無(wú)法有效地發(fā)現(xiàn)、防止或更正風(fēng)險(xiǎn)，造成更大的損失。所以事業(yè)單位在評(píng)估與控制貨幣資金各項(xiàng)風(fēng)險(xiǎn)時(shí)，應(yīng)不是所有的操作行為都需要實(shí)行控制，應(yīng)當(dāng)在實(shí)行控制的過(guò)程中注重效率，做到事半功倍。在評(píng)估風(fēng)險(xiǎn)的過(guò)程中應(yīng)當(dāng)注重實(shí)用以前年度的經(jīng)驗(yàn)，對(duì)于經(jīng)常出現(xiàn)的風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)要加以重視。

3、行政事業(yè)單位應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)與貨幣資金相關(guān)的信息的溝通。

信息與溝通作為內(nèi)部控制五要素中的基礎(chǔ)要素之一，要求單位準(zhǔn)確地收集單位信息，及時(shí)地進(jìn)行信息傳遞，并且確保信息與內(nèi)部控制信息之間要緊密聯(lián)系，不僅要保證單位外部與內(nèi)部之間信息及時(shí)有效地進(jìn)行溝通，還要保證單位內(nèi)部各個(gè)部門(mén)之間的信息及時(shí)有效地進(jìn)行溝通。信息與溝通要素主要由信息系統(tǒng)與信息的采集和傳遞構(gòu)成，信息的有效采集直接關(guān)系到各個(gè)部門(mén)、同一部門(mén)各個(gè)層級(jí)之間是否能夠通過(guò)信息傳遞準(zhǔn)確的經(jīng)營(yíng)信息，確?，F(xiàn)金活動(dòng)清晰明了。

4、行政事業(yè)單位應(yīng)當(dāng)進(jìn)一步規(guī)范貨幣資金的控制活動(dòng)。

進(jìn)一步規(guī)范貨幣資金的控制活動(dòng)具體可以從以下幾個(gè)方面加以改善：1)對(duì)于現(xiàn)金的收付制度，由于行政事業(yè)單位的貨幣資金支出較多但是收入較少，所以在資金的收入方面，必須要從源頭上確保資金收入的安全性，加強(qiáng)應(yīng)收款的催收管理，防止產(chǎn)生貨幣資金鏈條斷裂的嚴(yán)重問(wèn)題；在資金的支付方面，要嚴(yán)格遵守單位內(nèi)部的報(bào)賬流程，對(duì)于每一筆發(fā)生的現(xiàn)金支出都需要進(jìn)行詳細(xì)記錄與核算，且必須注重貨幣資金使用審批制度的建立，不能使審批制度成為簡(jiǎn)單的擺設(shè)。在電算化管理中，要加強(qiáng)對(duì)電算化數(shù)據(jù)的錄入，嚴(yán)格管理會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)相關(guān)的原始憑證、記賬憑證和會(huì)計(jì)賬簿，確保收入數(shù)據(jù)的真實(shí)、可靠、完整。2)對(duì)于現(xiàn)金活動(dòng)按照流程來(lái)進(jìn)行分類(lèi)別控制，應(yīng)當(dāng)建立有效的預(yù)算制度，從編制預(yù)算開(kāi)始進(jìn)行全面系統(tǒng)的管理。3)應(yīng)當(dāng)定期或不定期地對(duì)單位內(nèi)部的貨幣資金業(yè)務(wù)進(jìn)行清查，確保與業(yè)務(wù)相關(guān)的各項(xiàng)工作均得到全面的記錄與細(xì)致的清查。

5、行政事業(yè)單位應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)對(duì)對(duì)于貨幣資金內(nèi)部控制的監(jiān)管力度。

要加強(qiáng)對(duì)行政事業(yè)單位內(nèi)部貨幣資金內(nèi)部控制的監(jiān)管力度，可以實(shí)行的方法主要是在加強(qiáng)內(nèi)部自我評(píng)價(jià)的同時(shí)加強(qiáng)外部獨(dú)立評(píng)價(jià)，在監(jiān)督時(shí)間點(diǎn)上不僅采用定期檢查還要結(jié)合不定期檢查，對(duì)于監(jiān)督檢查出來(lái)的內(nèi)部控制可能存在的不足和缺陷，相關(guān)監(jiān)督部門(mén)應(yīng)當(dāng)進(jìn)行恰當(dāng)?shù)挠涗?，?duì)于存在的不足進(jìn)行詳細(xì)的闡述，并以書(shū)面的形式提交給行政事業(yè)單位內(nèi)部的管理層。

四、結(jié)論

綜上所述，隨著行政事業(yè)單位的內(nèi)外部管理環(huán)境不斷地發(fā)生變化，行政事業(yè)單位有必要盡早重視貨幣資金的管理，建設(shè)并完善貨幣資金的內(nèi)部控制制度。加強(qiáng)貨幣資金的管理是提高行政事業(yè)單位資金使用效率、強(qiáng)化單位財(cái)務(wù)管理能力的重要方法和手段。

[1] 呂彩榮.淺談如何制定《行政事業(yè)單位內(nèi)部控制規(guī)范》實(shí)施方案.中國(guó)集體經(jīng)濟(jì).2016年第25期.

[2] 彭海龍.行政事業(yè)單位內(nèi)部控制研究.經(jīng)營(yíng)管理者.2016年 第23期.

[3] 梁云吉.行政事業(yè)單位貨幣資金內(nèi)部控制問(wèn)題研究.新經(jīng)濟(jì).2015年第29期.