◎滑高社
做好醫(yī)療設(shè)備檔案的收集和管理
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抓好醫(yī)療設(shè)備檔案的收集和管理是醫(yī)療設(shè)備發(fā)揮臨床效用的可靠保障,關(guān)系著醫(yī)院的診斷、治療水平。本文對醫(yī)療設(shè)備檔案管理中存在的重點薄弱環(huán)節(jié)—生成周期長、涉及部門多、管理難度大等問題進行了分析。并結(jié)合工作實踐,提出了針對性解決思路。
當今,隨著現(xiàn)代科技和醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)的發(fā)展,先進的醫(yī)療設(shè)備已成為衡量一家醫(yī)院醫(yī)療技術(shù)和整體水平的重要標志之一。做好醫(yī)療設(shè)備檔案的收集和管理工作,對于保障醫(yī)療設(shè)備的正常運轉(zhuǎn),減少故障次數(shù),延長使用壽命,充分發(fā)揮其價值,實現(xiàn)社會效益和經(jīng)濟效益的最大化,具有重要意義。
為購置論證提供重要參考。購置論證是醫(yī)療設(shè)備購置的首要任務(wù)。少則幾萬,多則千萬以上的設(shè)備,能否正常使用,對醫(yī)院的經(jīng)濟及發(fā)展影響甚大。因此,加強設(shè)備購置的科學論證,關(guān)系到醫(yī)院的決策正確與否。設(shè)備檔案為應(yīng)否購置新設(shè)備提供了可靠依據(jù)。 通過查閱醫(yī)療設(shè)備檔案,詳細了解設(shè)備的技術(shù)狀況、完好率、利用率、維修率、報廢率,可以確定哪些急需采購、哪些暫時不購、哪些堅決停購,避免決策失誤。
為保養(yǎng)與維修提供信息資源。查閱醫(yī)療設(shè)備檔案,了解醫(yī)療設(shè)備的運行狀況、維修和完好情況,可提前報告和督促有關(guān)維修部門及時進行醫(yī)療設(shè)備維修。避免為獲得短期經(jīng)濟效益,對使用率較高的醫(yī)療設(shè)備長期使用磨損,拼設(shè)備拼消耗,一旦出現(xiàn)故障,維修起來十分困難,甚至一些因維修費用高昂而提前進入報廢行列,給醫(yī)院造成經(jīng)濟損失,影響病人的繼續(xù)診斷治療。
為保養(yǎng)與維修提供技術(shù)支持。完整的醫(yī)療設(shè)備檔案,是快速排除故障的得力助手。檔案資料缺失或管理不完善,必然影響維修工作,拖延修復時間,甚至造成設(shè)備無法修復而報廢。
重視程度不夠。對于能給醫(yī)院創(chuàng)造巨大經(jīng)濟收益的醫(yī)療設(shè)備,大多數(shù)醫(yī)院在購置環(huán)節(jié)都投入了較大的精力,多方論證,談判降價,擇優(yōu)購置,盡快到貨驗收使用發(fā)揮效能,而對能夠真實反映醫(yī)療設(shè)備從購置到使用、維保直至處置等一系列生命周期全過程的檔案資料,則疏于管理。比如缺少全職的醫(yī)療設(shè)備檔案管理人員,或管理人員在對檔案進行收集時,態(tài)度不一,存在應(yīng)付心理。此外,相比于其他檔案,醫(yī)療設(shè)備檔案的管理內(nèi)容、管理方式更加復雜,并且存在不斷變化、更新的情況。
生成周期長,收集難度大。醫(yī)療設(shè)備從申購到驗收、使用、報廢等一般需要5~10年,其檔案資料生成過程貫穿于設(shè)備的整個生命周期,數(shù)量也比較多,如何收集、保存、利用好,本身就是一項具有挑戰(zhàn)性的工作。
涉及部門多,協(xié)作難度大。醫(yī)療設(shè)備檔案管理的各個階段涉及多個部門,需要各部門相互配合才能完成。許多環(huán)節(jié),檔案管理人員并未參與。比如,前期購置階段形成的資料收集與記錄,檔案管理人員就不大參與,主要由資產(chǎn)、財務(wù)等部門完成。使用階段,維護、檢修記錄則由使用科室負責。因此,其檔案管理是一個貫穿始終的系統(tǒng)工作,要由管理、維護、使用等部門共同協(xié)作,才能完成。
利用效能發(fā)揮不夠。作為技術(shù)性資料,設(shè)備檔案是醫(yī)院的寶貴資源,但目前很多醫(yī)院進行收集、整理、歸檔后,借閱利用不夠,檔案資料的指導借鑒作用有待于進一步充分發(fā)揮。
加強隊伍建設(shè)。建立健全專、兼職檔案管理人員隊伍,并制定切實有效的管理制度,加大對檔案工作的檢查力度,督促整改、提高。同時,大力宣傳檔案工作的重要性,營造人人重視,人人參與檔案工作的濃厚氛圍。
建立考核制度,明確責任分工。對專、兼職檔案管理員工作情況進行考核,并與績效掛鉤。建立薪資檔案評級制度、人員考核晉升機制,對工作表現(xiàn)突出的給予獎勵,違規(guī)者則處罰,實行用制度管人。
加大培訓力度。醫(yī)療設(shè)備檔案管理的復雜性和特殊性,決定了大量非專業(yè)的兼職檔案管理員參與醫(yī)療設(shè)備的檔案管理。而其管理是一項持續(xù)性、完整性、時效性、系統(tǒng)性的工作,對檔案管理員有著較高專業(yè)技術(shù)要求,邀請檔案管理專家,開展檔案管理培訓,就是提高檔案管理員專業(yè)技術(shù)水平的有效途徑。同時,也要重視傳幫帶的作用。
加強部門溝通,提升協(xié)作意識。主要是以設(shè)備科為核心,加強設(shè)備科與財務(wù)部、醫(yī)務(wù)部、信息科、各設(shè)備使用科室等部門之間的溝通、交流,提高各部門對醫(yī)療設(shè)備檔案管理的認識水平和重視程度,使檔案的收集更加全面、完整。
建立交接制度,抓好資料交接。在醫(yī)療設(shè)備檔案管理員崗位變動的情況下,及時就檔案資料進行交接。檔案部門參與,列明移交的醫(yī)療設(shè)備檔案資料目錄,逐卷清點內(nèi)容,交、接人員、監(jiān)交人員三方簽字存檔。
強調(diào)動態(tài)管理。伴隨著醫(yī)療設(shè)備的整個生命周期,新的資料必然隨時產(chǎn)生,比如設(shè)備保養(yǎng)、維修、使用、質(zhì)檢、計量記錄、不良事件報告等,因此,對檔案應(yīng)進行動態(tài)管理,確保檔案目錄及內(nèi)容及時補充與更新。要以頻繁使用的需求來促使設(shè)備檔案不斷更新,進而保證整個管理工作有序進行。
充分發(fā)揮指導借鑒作用。完善借閱使用管理措施,鼓勵采購、使用、維修等部門積極利用設(shè)備檔案資料,用以指導實際工作。同時,注意嚴格落實借閱相關(guān)規(guī)定,限定借閱期限,嚴禁污損、拆散檔案資料,對丟失者,更應(yīng)嚴肅追究責任,以確保檔案資料的完整、系統(tǒng)、安全。
設(shè)備檔案是醫(yī)院檔案類目體系中的一級類目之一,其收集與管理是一個系統(tǒng)性工作,貫穿與設(shè)備相關(guān)的整個過程。專、兼職檔案管理人員在不同的階段要相互配合,并應(yīng)用現(xiàn)代化信息技術(shù)將相關(guān)資料進行統(tǒng)一管理,以充分發(fā)揮醫(yī)療設(shè)備的效能,使投資得到良好的效益回報,促進醫(yī)院各項工作的順利開展。
(作者單位:菏澤市立醫(yī)院)