事業(yè)單位人力資源檔案管理效率及管理水平提升

蔣廷漢

摘要：在我國社會經(jīng)濟迅猛發(fā)展的時代背景下，為應(yīng)對競爭日趨激烈的市場環(huán)境，各事業(yè)單位也加強了自身的人力資源管理。人力資源檔案管理作為事業(yè)單位日常管理中的重要組成部分，它的管理效率以及管理水平將直接關(guān)系到事業(yè)單位今后的健康發(fā)展?；诖?，相關(guān)單位應(yīng)該結(jié)合自身人力資源檔案管理現(xiàn)狀，采取有效措施來科學(xué)合理的解決檔案管理中遇到的各種問題，從而在提高人力資源檔案管理效率以及管理水平的同時，促進(jìn)事業(yè)單位整體的可持續(xù)發(fā)展。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位；人力資源；檔案管理；管理效率；管理水平；提升策略

在當(dāng)前的社會發(fā)展形勢下，事業(yè)單位正面臨著眾多機遇以及挑戰(zhàn)。而人力資源作為保障事業(yè)單位市場競爭力的關(guān)鍵以及核心，提高對人力資源檔案的有效管理，將直接決定整個單位未來的生存發(fā)展。但是當(dāng)前很多事業(yè)單位在開展人力資源檔案管理工作時，總會不可避免的遺留一些漏洞以及不足，影響著單位人力資源檔案管理水平的提升。所以，相關(guān)單位應(yīng)該正視人力資源檔案管理對于單位未來發(fā)展的重要性以及積極作用，采取有效措施來提高事業(yè)單位人力資源檔案管理效率以及管理水平。

一、提高事業(yè)單位人力資源檔案管理效率以及管理水平的重要意義

事業(yè)單位開展人力資源檔案管理，對其今后的健康發(fā)展起著至關(guān)重要的作用，與此同時，相關(guān)管理層以及領(lǐng)導(dǎo)也可以通過人力資源檔案對本單位的每一位員工的基本情況有一個充分了解以及掌握，這對于他們今后發(fā)展決策的制定起著不可替代的作用。只有最大限度的發(fā)揮人力資源的積極作用，才能有效提升事業(yè)單位的市場核心競爭力。從員工的角度來看，科學(xué)合理的人力資源檔案管理，除了能讓領(lǐng)導(dǎo)以及管理層對員工的能力、個性等有一個基本了解，同時根據(jù)人力資源檔案，還可以將每一位員工都安排到一個合適的崗位，做到才盡其用，這也是保證員工自身長遠(yuǎn)發(fā)展的重要舉措。另外，事業(yè)單位在發(fā)展過程中，相關(guān)管理層想要進(jìn)一步提高本單位的經(jīng)濟效益以及社會效益，就勢必要將人力資源檔案管理作為管理工作的重中之重，在調(diào)動工作時，充分考慮以及分析員工的性格特征以及業(yè)務(wù)能力水平，而人力資源檔案也伴隨著員工的一生，任何職稱評定以及工資調(diào)整等變動都會在檔案中真實體現(xiàn)。對于員工而言，人力資源檔案不僅僅是約束員工的一種媒介，在某種程度上來看，檔案還可以讓員工在做好本職工作的同時，更大限度的挖掘出自身巨大的潛力。由此可見，事業(yè)單位在日常經(jīng)營管理中，有效提升人力資源檔案管理效率以及管理水平是很有必要的。

二、制約事業(yè)單位人力資源檔案管理效率以及管理水平提升的因素

在新時期，事業(yè)單位想要在競爭日趨激烈的市場環(huán)境中生存發(fā)展，就不得不轉(zhuǎn)變原有的人力資源檔案管理模式，而這也給相關(guān)管理層的工作帶來了一定挑戰(zhàn)。其中，制約事業(yè)單位人力資源檔案管理效率以及管理水平提升的因素包括以下幾點：

1、陳舊的檔案管理理念。在過去的很長一段時間內(nèi)，人力資源檔案管理常常就只是單純的對檔案進(jìn)行保管以及查詢，它更深層次的作用都沒有被挖掘，所謂的人力資源檔案管理也形同虛設(shè)。正是沒有對人力資源的積極作用引起重視，使得很多事業(yè)單位總是無法做到對人力資源檔案材料的深入剖析，相關(guān)的人才數(shù)據(jù)庫也很不健全，也就無法讓人力資源檔案為事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)提出戰(zhàn)略決策時提供有力支撐。另外，人力資源檔案作為事業(yè)單位中保密性較高的材料，它的封閉性使其只在員工職稱評定、晉升或者崗位調(diào)動時才會被啟用，檔案的利用率極低，專門負(fù)責(zé)人力資源檔案管理的人員也只能被動的提供檔案資料，很少主動的去積極開發(fā)利用檔案信息。

2、沒有充分利用到高科技手段。在信息技術(shù)水平不斷提高的時代背景下，我國乃至世界的信息化技術(shù)都達(dá)到了一個新高度，而各領(lǐng)域?qū)τ谛畔⒓夹g(shù)的利用也較為普遍。但是在事業(yè)單位的人力資源檔案管理中，還沒有充分利用到先進(jìn)的信息技術(shù)。實現(xiàn)人力資源檔案的信息化管理，可以大大提升整個檔案資料統(tǒng)計錄入的效率以及精準(zhǔn)度。目前，雖然已有一部分事業(yè)單位將信息技術(shù)運用于人力資源檔案管理中，但是由于沒有充分發(fā)揮信息技術(shù)的積極作用，使得整個人力資源檔案管理的效率以及所帶來的效益沒有得到顯著提高。

3、檔案管理人員綜合水平低。人力資源檔案管理作為一項專業(yè)性較強的工作，在新時期，對于檔案管理人員的綜合水平也提出了更高的要求。然而現(xiàn)實是很多事業(yè)單位內(nèi)部，專門負(fù)責(zé)人力資源檔案管理的人員常常是非檔案專業(yè)人員，甚至于某些單位會從其他崗位調(diào)派一些年齡偏大的員工來進(jìn)行這項工作，不僅檔案管理人員的調(diào)動較為頻繁，同時一些員工對于當(dāng)前的信息技術(shù)也很難有一個熟練以及掌握，使紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)向電子檔案的效率極差，也就談不上提高人力資源檔案管理效率以及管理水平了。

三、提升事業(yè)單位人力資源檔案管理效率及管理水平的有效策略

1、加強對人力資源檔案管理內(nèi)容的正確認(rèn)識。現(xiàn)如今，各企業(yè)在招聘員工時，一般都要經(jīng)過層層篩選，并靈活運用多種方式方法對應(yīng)聘人員進(jìn)行考核。而如果一位員工被正式錄用，那么他在面試考核過程中的儀容儀表、表達(dá)能力、應(yīng)變能力以及判斷能力等基本信息都會被納入到企業(yè)員工人力資源檔案中，與此同時，面試官對于員工的評價也會被歸為此類。另外，有些事業(yè)單位為了進(jìn)一步了解應(yīng)聘者的專業(yè)水平，還會通過筆試來對其能力進(jìn)行考核，而這些筆試考核試卷也要由相關(guān)人力資源檔案管理人員進(jìn)行妥善保存，以便今后加以利用。

2、加強人力資源檔案管理的信息化建設(shè)。在信息時代，各事業(yè)單位應(yīng)該利用現(xiàn)代化工具，實現(xiàn)人力資源檔案管理的信息化建設(shè)，也就是說，借助計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、通信技術(shù)以及數(shù)字技術(shù)等，建立和完善各類規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化以及可共享的內(nèi)容數(shù)據(jù)庫以及目錄數(shù)據(jù)庫，以此來提高人力資源檔案管理的利用價值以及管理效率，從而為事業(yè)單位今后的經(jīng)濟建設(shè)提供必要服務(wù)。另外，人力資源檔案的信息化管理還可以增加記錄個人學(xué)習(xí)能力以及工作能力，詳細(xì)記錄員工的基本信息、工作經(jīng)歷、業(yè)績、獲得榮譽以及業(yè)績考核等相關(guān)資料信息，這也是全面了解員工綜合能力的重要途徑。

四、結(jié)語

綜上所述，在我國社會經(jīng)濟不斷發(fā)展進(jìn)步的過程中，市場競爭也越來越激烈。事業(yè)單位只有充分發(fā)揮利用人力資源檔案的真正價值，才能有效提升自身核心競爭力。然而受多種因素影響，當(dāng)前的人力資源檔案管理效率以及管理水平總是無法得到顯著提升，極大阻礙了企業(yè)自身的長遠(yuǎn)發(fā)展?；诖?，相關(guān)管理層應(yīng)該正視人力資源檔案管理的重要性，加強人力資源檔案管理的信息化建設(shè)，提高管理人員的專業(yè)水平以及職業(yè)素養(yǎng)，從而實現(xiàn)對事業(yè)單位人力資源檔案管理效率及管理水平的有效提升。參考文獻(xiàn)

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