對信息化條件下檔案保密工作的幾點建議

董萍++王冠群++張艷

[摘 要] 信息化技術(shù)在企業(yè)檔案管理中的廣泛運用，既對檔案管理工作提供了許多便利，也為檔案保密工作留下了一定的隱患。本文針對信息化條件下檔案保密工作中存在的隱患以及隱患產(chǎn)生的原因進行了簡要的分析，再結(jié)合自身油田企業(yè)勘探開發(fā)研究院科技檔案室的工作經(jīng)驗，對檔案保密工作提出幾點建議。

[關(guān)鍵詞] 信息技術(shù)；油田企業(yè)；檔案保密工作

doi ： 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2016. 19. 092

[中圖分類號] G271 [文獻標(biāo)識碼] A [文章編號] 1673 - 0194（2016）19- 0179- 02

我國的油田企業(yè)在不斷發(fā)展的過程中，不斷運用最新的科學(xué)技術(shù)，對石油企業(yè)的生產(chǎn)和管理進行改革，信息化技術(shù)已經(jīng)在油田企業(yè)的生產(chǎn)管理中得到了廣泛的普及，檔案資料管理也實現(xiàn)了信息化管理。檔案資料的信息化管理較傳統(tǒng)的人力資源管理來說，雖然具有很大的優(yōu)勢，但也存在著不少隱患。

1 檔案資料的信息化管理中存在的隱患

1.1 互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)不斷進步導(dǎo)致的隱患

信息化技術(shù)在不斷的發(fā)展過程中，已經(jīng)滲透到了全世界的各個角落，油田企業(yè)的檔案管理工作也不例外，信息化技術(shù)可以使檔案管理工作變的更加簡單、高效、便于查閱。雖然，信息化技術(shù)各檔案管理工作帶來了巨大的便利。但是，由于信息技術(shù)的特殊性，檔案信息在管理的過程中也存在著巨大的隱患。例如：目前，網(wǎng)上較為流行的電腦病毒，或者是來自于不明黑客的惡意攻擊。這些都有可能對檔案的保密工作造成影響。尤其是油田企業(yè)中勘探開發(fā)研究院的科技檔案室，其內(nèi)的檔案資料信息都是關(guān)乎油田企業(yè)未來走向的重要性文件，一旦被他人偷取或丟失，對油田企業(yè)造成的影響不堪設(shè)想。

1.2 檔案管理人員缺乏保密意識帶來的隱患

在我國，油田企業(yè)對檔案管理工作缺乏足夠的重視，從事檔案管理的工作人員并非是從事檔案管理的專業(yè)，嚴重缺乏工作中所需的專業(yè)理論知識，沒有經(jīng)受過正式的檔案管理訓(xùn)練。因此，油田企業(yè)對檔案管理人員缺乏嚴格的要求，檔案管理人員自身對檔案管理中可能遇到的風(fēng)險與存在的隱患也并沒有明確的認識。

1.3 保密規(guī)章制度不落實帶來的隱患

在我國的油田企業(yè)中，關(guān)于檔案信息保密的規(guī)章制度多數(shù)是為了應(yīng)付檢查而設(shè)立的，在日常的工作中，很少有員工會按照規(guī)章要求的去做。長此以往，規(guī)章制度對檔案管理的工作人員自然就失去了約束力，很難起到其應(yīng)有的作用。

1.4 保密范圍和級別不清帶來的隱患

油田企業(yè)為了防止檔案信息的管理人員接觸到油田企業(yè)高層的核心資料，并沒有對檔案管理人員說明涉密信息的商業(yè)秘密范圍及其級別。如此一來，檔案管理工作人員在工作時，缺乏對這些核心資料的重點保護，使檔案保密工作的嚴密性與科學(xué)性都受到了很大的影響。

2 信息化條件下針對檔案保密安全工作的幾點建議

從我國油田企業(yè)目前的情況來看，引起油田檔案保密安全工作的因素有很多種。尤其是在互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)不斷發(fā)展的信息化時代，若要消除油田企業(yè)檔案保密工作中存在的隱患，就要從以下幾個方面下手。

2.1 從思想上認識檔案保密工作的重要性

油田企業(yè)的檔案保密工作的質(zhì)量，不僅會影響到檔案管理部門本身，其工作質(zhì)量的好壞對整個油田企業(yè)未來的發(fā)展都會產(chǎn)生巨大的影響。本人在油田企業(yè)的勘探開發(fā)研究院科技檔案室工作，一旦檔案室內(nèi)的保密資料被泄漏，我公司在未來的發(fā)展過程中勢必會處于劣勢，企業(yè)的整體經(jīng)濟效益也會受到巨大的損害。因此，要加強檔案管理工作人員的培訓(xùn)，使其充分的認識到檔案保密安全工作的重要性與艱巨性。除此之外，要加強油田企業(yè)內(nèi)、外部的宣傳教育工作，將檔案保密工作的重要性與企業(yè)未來的發(fā)展與經(jīng)濟效益緊密的結(jié)合起來，端正檔案管理人員的工作態(tài)度。

2.2 加強督促檢查工作，確保規(guī)章制度得到有效落實

企業(yè)的規(guī)章制度之所以難以得到有效的落實，究其原因在于企業(yè)高層對檔案管理規(guī)章制度的執(zhí)行情況缺乏督促與檢查。在制定信息化檔案管理工作的規(guī)章制度時，除了要對企業(yè)檔案信息的保密范圍、等級做出嚴格規(guī)定以外，還要讓檔案管理工作人員明確自身工作的涉密范圍以及涉密級別，使其明確自身肩負的責(zé)任與使命，從制度和體制的層面上對檔案管理工作的程序和方法制定相應(yīng)的行為規(guī)范，對于不符合規(guī)范的檔案資料要進行重新鑒定，并按照相關(guān)規(guī)定進行歸檔處理。

2.3 加強技術(shù)防范，消除泄密隱患

企業(yè)的檔案保密工作，除了要做好日常的檔案管理工作以外，還要做好技術(shù)防范工作，避免網(wǎng)絡(luò)病毒以及黑客入侵造成的信息丟失或泄漏。具體辦法如下：

（1）建立網(wǎng)絡(luò)防火墻，避免網(wǎng)絡(luò)病毒以及黑客的入侵。

（2）引進高科技殺毒軟件，定時定期對涉密信息載體進行殺毒隔離。

（3）堅持防治管理相結(jié)合的方針政策，采取其他技術(shù)手段措施，加強企業(yè)檔案的保密工作。

3 結(jié) 語

在信息化的背景下，油田企業(yè)若要在競爭中始終保持優(yōu)勢地位，必須要加強檔案保密工作，防止內(nèi)部機密信息泄漏。因此，作為油田企業(yè)勘探開發(fā)研究院科技檔案室的工作人員，要明確檔案保密工作的重要性，在工作中認真貫徹油田企業(yè)的相關(guān)制度和規(guī)范，切實保證油田檔案管理工作的安全性。

主要參考文獻

[1]蔡紅梅.新形勢下做好檔案保密工作的幾點思考[J].檔案與建設(shè)，2013（6）.

[2]田欣.對信息化條件下檔案保密工作的思考[J].陜西檔案，2014（3）.