信息化工程建筑檔案管理方法研究

趙靜

【摘要】：我國的工程檔案管理工作中，具備著非常復(fù)雜、信息數(shù)據(jù)多，同時工作要求嚴(yán)厲的特點，因此，如果按照傳統(tǒng)的檔案管理方式，那么所得到的效率以及工作的準(zhǔn)確度就無法得到保障，也無限的延長了相關(guān)工作者的工作時間以及難度，采用現(xiàn)代化的信息管理方式，能夠減少管理所用的時間，避免出現(xiàn)耗費大量的人力物力的現(xiàn)象，同時效率還會高出很多，這是當(dāng)前很多企業(yè)進行檔案管理的方式，可以通過這個方式提升檔案管理的工作效率和水平，從而保證工程項目能夠高質(zhì)量的完成。本文就信息化工程建筑檔案管理方法進行了探討。

【關(guān)鍵詞】：信息化工程；建筑檔案；管理方法

1、 檔案管理信息化建設(shè)意義

在進行檔案的管理當(dāng)中，信息化管理方式主要是通過互聯(lián)網(wǎng)來實現(xiàn)的通過互聯(lián)網(wǎng)將相關(guān)的數(shù)據(jù)進行存儲和處理以及分析，同時遵循檔案管理工作所需要的工作方式，將檔案管理工作全方位的、科學(xué)化的提升。檔案管理工作首先能夠不受到利用資源提取的限制，能夠保證檔案管理工作的信息實現(xiàn)實時互動，對檔案管理工作中的相關(guān)資源進行綜合的整理，同時相互之間可以進行交流和在網(wǎng)絡(luò)上實現(xiàn)共享，檔案管理工作能夠得到進一步的建設(shè)。其次就是檔案管理工作中的信息涵蓋的范圍非常的廣泛，相關(guān)的數(shù)據(jù)非常的全面可靠，因此，能夠保證相關(guān)人員進行決策時的效率。最后就是通過信息化處理的數(shù)據(jù)能夠進行長時間的保存，不會像紙質(zhì)的文件一樣，容易受到侵害和腐蝕，因此，進行檔案管理工作的信息化建設(shè)是至關(guān)重要的。

2 、工程檔案管理工作中出現(xiàn)的一些共性問題

2.1 工程建筑檔案管理信息化建設(shè)速度緩慢

科學(xué)技術(shù)在不斷發(fā)展進步的同時，我們也在與時俱進，加快了工程建筑檔案信息化建設(shè)的進程，對其加以關(guān)注的同時也加大了資金的投入，但是這些只是杯水車薪。查閱資料后發(fā)現(xiàn)，目前我國的工程建筑檔案信息化建設(shè)的發(fā)展速度遠(yuǎn)遠(yuǎn)落后于經(jīng)濟建設(shè)的步伐。在工程建筑檔案信息化建設(shè)過程中，工程建設(shè)的相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)沒建立好，加之檔案源于各地，使得信息相對分散難于整理。同時，在平時的工程建筑檔案管理建設(shè)過程中，仍有許多單位只注重實體的檔案，忽略了建筑檔案的信息化建設(shè)，在相關(guān)方面存在缺陷。

2.2 對于工程建筑檔案管理信息化重視度不夠

雖然我們很清楚這個事實，我國的工程建筑檔案管理在信息化建設(shè)這一塊仍是開始階段，必然會暴露許多的不足。這些是情有可原的，檔案的歸納整理不到位，紙質(zhì)的檔案轉(zhuǎn)化為電子存檔面臨著各種各樣的問題。目前存在著這樣一些問題：大量的案卷質(zhì)量不高，缺乏完整的檢索工具，相關(guān)工作人員也沒能按規(guī)定處理事務(wù)，同時相關(guān)專業(yè)人才不僅質(zhì)量不達(dá)標(biāo)甚至數(shù)量也不夠，更有甚者對于信息化建設(shè)不屑一顧。這也嚴(yán)重的阻礙信息化的工程建筑檔案管理建設(shè)。當(dāng)然，也不能忽視信息安全這一重要話題，黨和國家也要不斷地完善相關(guān)的法律制度和專業(yè)技能，確保信息的安全。

3、 信息化工程建筑檔案管理方法

3.1 確保原始數(shù)據(jù)的采集與歸檔

在加強建筑行業(yè)的檔案信息化建設(shè)的進程中一定要注重檔案信息資料的采集和歸檔。首先將檔案信息資料收集采集，然后再通過計算機的掃面設(shè)備輸人相應(yīng)的數(shù)據(jù)信息，將有關(guān)建筑信息的資料、圖紙以及各種文件資料進行存檔，以數(shù)據(jù)信息的形式儲存在計算機中，這種檔案信息化建設(shè)能夠在一定程度上避免資料信息的丟失和損壞。將檔案信息資料存檔之后，還應(yīng)當(dāng)對這些檔案信息進行分類，這樣有利于工作人員查詢信息資料，提高建筑工程的工作效率，避免由于數(shù)據(jù)信息的僵乏而不能順利完成工程項目，所以應(yīng)當(dāng)加強建筑工程的檔案信息化建設(shè)，確保原始數(shù)據(jù)的采集和歸檔。

3.2 加強檔案庫的信息化管理

為了實現(xiàn)工程建筑檔案的規(guī)范化、系統(tǒng)化，使得檔案信息能夠共享，應(yīng)當(dāng)建立檔案信息資料庫，同時加強檔案信息資料庫的管理。檔案信息資料庫將輸人的數(shù)據(jù)信息進行分類存檔，同時也可以建立統(tǒng)一格式檔案信息管理系統(tǒng)，這樣能夠?qū)崿F(xiàn)檔案信息的自動歸檔，有利于檔案信息的管理。這些經(jīng)過統(tǒng)一處理過的檔案信息可以通過數(shù)據(jù)庫這樣一個平臺實現(xiàn)共享，這樣能夠提高檔案信息資料的利用效率，在一定程度上也提高了搜尋的效率。

3.3 提高工作人員的業(yè)務(wù)能力

隨著建筑行業(yè)的不斷發(fā)展，建筑行業(yè)的檔案信息管理工作也發(fā)生了較大的變化，這就要求工作人員要具有一定程度的業(yè)務(wù)能力，所以建筑工程單位要提高工作人員的業(yè)務(wù)能力，提高工作人員的個人素質(zhì)。所以建筑工程檔案的管理人員不僅要熟練掌握各種現(xiàn)代化、數(shù)字化的管理設(shè)備，同時還必須掌握有關(guān)檔案信息資料的管理知識，嚴(yán)禁一些兼職人員從事這項工作，必須保證建筑工程檔案數(shù)據(jù)資料的準(zhǔn)確性、有效性、與時俱進，只有這樣才能滿足實際的需要，所以應(yīng)當(dāng)加強工作人員業(yè)務(wù)能力培訓(xùn)。

3.4 樹立信息化管理的安全意識

隨著建筑工程檔案信息化進程的不斷深人，我國檔案信息的管理得到了不斷的發(fā)展和創(chuàng)新，但是隨著科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展，檔案信息的安全性逐漸降低，為了保證檔案信息的安全性，應(yīng)當(dāng)樹立信息化管理的安全意識，避免檔案信息的泄露，從而導(dǎo)致建筑工程單位遭受巨大的損失?，F(xiàn)在在國內(nèi)，建筑工程檔案信息化得到了普遍發(fā)展，但是忽略了對檔案信息的安全性，并沒有相應(yīng)的措施或方法保證檔案信息的安全性，這樣就不能保證建筑工程單位一些商業(yè)機密的安全性，一旦發(fā)生數(shù)據(jù)信息泄露事件，有可能給工程單位造成巨大的損失，進而阻礙我國建筑工程檔案信息化的發(fā)展。所以針對這種狀況，建筑工程單位應(yīng)當(dāng)根據(jù)檔案信息的重要性，將其分類管理，并對一些較為重要的檔案信息加密保護，保障檔案信息的安全性。對于一些高科技也應(yīng)當(dāng)保證其可靠性，應(yīng)當(dāng)將檔案信息的管理與高科技的應(yīng)用結(jié)合起來，從而保證檔案信息的安全性。

結(jié)束語

將信息化管理運用于建筑工程當(dāng)中是發(fā)展中重要的一項建設(shè)內(nèi)容，對于提升整個建筑工程的安全和質(zhì)量有著重要的作用，雖然當(dāng)前檔案管理工作還存在著一些問題，但是只要相關(guān)的部門能夠加強自身的素質(zhì)建設(shè)，在不斷的建設(shè)中的進行學(xué)習(xí)，就一定能夠提升我國的檔案管理信息化進程。

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