城管單位檔案管理現(xiàn)代化和電子化發(fā)展探索

姜奇林

摘要：隨著經(jīng)濟(jì)往來的頻繁，檔案管理工作對(duì)經(jīng)濟(jì)建設(shè)、政治發(fā)展、社會(huì)改革的作用日益凸顯，城管檔案管理作為國家檔案管理體系的重要組成部分，對(duì)推動(dòng)城市的發(fā)展具有深遠(yuǎn)的意義。據(jù)此，從城管檔案管理的定義出發(fā)，闡述了城管檔案管理現(xiàn)代化和電子化發(fā)展的必要性及意義，分析了我國城管檔案管理建設(shè)存在的問題，并提出城管單位檔案管理現(xiàn)代化和電子化發(fā)展策略。

關(guān)鍵詞：城管單位；管理現(xiàn)代化；電子化發(fā)展

中圖分類號(hào)：F27

文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A

doi：10.19311/j.cnki.16723198.2016.25.035

1城管檔案管理的定義

城管檔案管理是一項(xiàng)圍繞著城市管理活動(dòng)由單位工作人員通過文字、圖片、數(shù)據(jù)、聲像等形式呈現(xiàn)出來的具有保存價(jià)值的文件資料。城市管理關(guān)系到城市市容市貌的建設(shè)，在城市發(fā)展中起到尤為重要的作用，準(zhǔn)備地記錄和輸入城市管理中的相關(guān)數(shù)據(jù)、文字、聲像對(duì)一座城市的發(fā)展來說具有舉足輕重的意義。城管一線工作人員對(duì)城市基層商販、亂擺亂放的狀況最為了解，95%以上的檔案資料都是由一線人員在工作中采集出來的，對(duì)具有保存價(jià)值的材料實(shí)行現(xiàn)代化和電子化管理，對(duì)促進(jìn)今后城市管理水平意義非凡。

2城管檔案管理現(xiàn)代化和電子化發(fā)展的必要性及意義

2.1城管檔案管理現(xiàn)代化和電子化發(fā)展的必要性

首先，在所有領(lǐng)域逐步實(shí)現(xiàn)自動(dòng)化、電子化、現(xiàn)代化管理已是一種時(shí)代發(fā)展趨勢(shì)。城市管理作為維護(hù)和規(guī)范城市發(fā)展的重要部門，實(shí)現(xiàn)其檔案管理現(xiàn)代化和電子化發(fā)展是十分有必要的。其次，加強(qiáng)文明城市建設(shè)中，城管作為一種非常重要的角色，對(duì)道路兩旁的衛(wèi)生、商販及門店門前產(chǎn)品的擺放具有規(guī)范管理和監(jiān)督的職能。城管工作繁雜，信息備注點(diǎn)多，若只是采取紙質(zhì)化管理，其工作效率慢，保存時(shí)間不長久，資料備查也不方便，現(xiàn)代化和電子化城管檔案管理更方便快捷。最后，對(duì)于大批數(shù)據(jù)的處理與核對(duì)，采用電子化管理能夠提升工作效率和質(zhì)量。

2.2城管檔案管理現(xiàn)代化和電子化發(fā)展的意義

2.2.1是機(jī)關(guān)工作備查依據(jù)

城管單位檔案管理能夠?yàn)闄C(jī)關(guān)工作提供備查依據(jù)，主要體現(xiàn)在以下兩方面：（1）可查城管工作和歷史情況的記錄。城管檔案記錄了一座城市的發(fā)展與演變，從城管檔案中能查到城市歷史發(fā)展?fàn)顩r，為國家城市建設(shè)的發(fā)展提供資料和數(shù)據(jù)支持。（2）成為訴訟案件的證據(jù)。隨著經(jīng)濟(jì)往來更為頻繁，人們的法律意識(shí)也逐漸提高，當(dāng)出現(xiàn)一些相關(guān)訴訟案件時(shí)間，可從城管檔案中調(diào)取。因此，城管檔案管理并不是城管的次要工作，應(yīng)當(dāng)作為機(jī)關(guān)單位行政工作的一部分來抓，必須要引起領(lǐng)導(dǎo)和全員的重視，統(tǒng)一思想，在人財(cái)物方面給予最大的投入，確保城市檔案管理工作科學(xué)發(fā)展。

2.2.2為城市發(fā)展指引方向

城管檔案管理作為國家檔案管理的重要組成部分，資料的真實(shí)性能夠折射出某一歷史時(shí)期該城市向世人呈現(xiàn)出來的物質(zhì)文明程度。從某種意義上來說，城市檔案管理是城市文明的一張底片，它印證了城市的發(fā)展與蛻變，也為城市日后的發(fā)展指引了方向。它要求現(xiàn)代城管人員要從以前的資料中汲取有效的管理經(jīng)驗(yàn)，并從中找到適合現(xiàn)代化發(fā)展的管理方法，推進(jìn)文明城市的發(fā)展與時(shí)代的進(jìn)步。與之前城管檔案存在區(qū)別的是現(xiàn)在采用的現(xiàn)代化、電子化、網(wǎng)絡(luò)化的管理手段，所有資料可保持性強(qiáng)，數(shù)據(jù)也足夠準(zhǔn)確，能夠?yàn)槌鞘鞋F(xiàn)代化發(fā)展留下美好的印記。

3我國城管檔案管理建設(shè)存在的問題

3.1檔案搜集不完整

檔案的收集與管理是城管工作非常重要的一部分，完整的、全面的、有效的檔案材料能夠反映出城市發(fā)展程度。如今中國處于高速發(fā)展的狀態(tài)，國家對(duì)各級(jí)政府的辦事效率和執(zhí)行力度提出了更高層次的要求，此時(shí)城管檔案資料收集不足與上級(jí)要求間存在的矛盾逐漸顯現(xiàn)出來，它影響了城管檔案的利用效果。城管檔案材料收集不足主要表現(xiàn)在兩方面：（1）檔案門類不齊全，以紙質(zhì)檔案為主，圖片、聲像形式的材料過少，無法適應(yīng)現(xiàn)代化城市管理的需求。（2）執(zhí)法業(yè)務(wù)門類不齊全，即許多工作人員對(duì)自己的崗位職責(zé)和工作范圍不清楚，一些材料在辦事時(shí)為及時(shí)錄入檔案和更新，導(dǎo)致材料不完整、更新速度慢、可利用性低。

3.2檔案利用不充分

由于城管單位將檔案管理看作次要工作，對(duì)檔案管理不重視，導(dǎo)致檔案管理制度不完善。一些應(yīng)當(dāng)執(zhí)行和登記的材料未能及時(shí)錄入，不少市民對(duì)城管工作的認(rèn)識(shí)存在偏差，因此收集到的材料利用率也不高，很少有人定期查閱檔案，了解城市發(fā)展的階段性成果。大多數(shù)檔案材料作為開具證明而查閱，在復(fù)議、訴訟程序的案件中很少用到，在涉及城市發(fā)展的文件中也很少提及，使城管檔案材料的收集與錄入失去了其應(yīng)有的意義。

3.3信息化發(fā)展不平衡

信息化發(fā)展是需要一個(gè)長期的過程，將信息化、電子化、網(wǎng)絡(luò)化管理滲入到每個(gè)部門同樣需要一段時(shí)間。隨著大學(xué)生下基層的人數(shù)增多，一些小城市的城管單位也配置了計(jì)算機(jī)，對(duì)其工作內(nèi)容和有效材料進(jìn)行錄入和登記，但材料收集不足、檔案門類不齊全、計(jì)算機(jī)軟件更新慢等這些因素都限制了我國城管單位的工作力度。實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化、數(shù)據(jù)化、電子化的管理模式，是時(shí)代發(fā)展的需要，是城市管理工作的需要。

4城管單位檔案管理現(xiàn)代化和電子化發(fā)展策略

4.1健全檔案管理制度

在城管單位檔案管理部門應(yīng)加大《檔案法》的宣傳力度，建立行之有效的檔案管理制度，規(guī)范檔案管理部門人員的工作內(nèi)容和作風(fēng)，加大執(zhí)法力度，按照規(guī)定做事，杜絕任何舞弊行為。除此外，在錄入檔案時(shí)避免檔案的隨便變更，應(yīng)在每天計(jì)算機(jī)上設(shè)置密碼和編號(hào)，對(duì)其登錄信息由后臺(tái)監(jiān)督，允許對(duì)材料內(nèi)容采取階段性更新，但盡量不要在原始材料上更改，這樣就失去了檔案管理的目的和真實(shí)性。

4.2提高檔案管理水平

提升政府單位的服務(wù)意識(shí)是近年來上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)一直在抓的工作重點(diǎn)，要求機(jī)關(guān)單位不僅要做實(shí)事，而且要有工作成果。城管單位檔案管理工作是檢驗(yàn)一線人員業(yè)務(wù)能力的標(biāo)準(zhǔn)之一，同時(shí)能夠記錄城市發(fā)展成果，是一件非常有意義的事情。作為檔案管理人員，應(yīng)在提升服務(wù)理念的同時(shí)，挖掘和發(fā)揮檔案管理的強(qiáng)大信息功能。除此以外，要求檔案管理工作者要有創(chuàng)新意識(shí)，擴(kuò)展信息渠道，推進(jìn)政務(wù)公開，實(shí)現(xiàn)網(wǎng)上辦公，促進(jìn)城市管理綜合檔案得到有效利用，讓市民了解和認(rèn)識(shí)城管執(zhí)法內(nèi)容，能夠真正的做到公平公正。

4.3完全實(shí)現(xiàn)信息化管理

完全實(shí)現(xiàn)信息化辦公，需要幾方面的因素：（1）硬件支持，即需要獨(dú)立的計(jì)算機(jī)和互聯(lián)網(wǎng)，能夠?qū)崿F(xiàn)信息的共享與上傳；（2）軟件支持，即需要城管單位內(nèi)部系統(tǒng)的支持，實(shí)現(xiàn)文字、圖片、聲像的上傳和保存；（3）優(yōu)秀的檔案管理人才，內(nèi)部培養(yǎng)或從外部招聘該類人才。在城管單位完全實(shí)現(xiàn)信息化管理仍需一段時(shí)間，但從我國目前經(jīng)濟(jì)發(fā)展與政府單位軟硬件的配備來看，完全實(shí)現(xiàn)檔案信息化、電子化、數(shù)據(jù)化的管理是勢(shì)在必行的。

4.4構(gòu)建檔案管理網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)

檔案管理的工作內(nèi)容非常繁雜和瑣碎，若采用紙質(zhì)檔案管理，一是材料查收困難，二是材料保持時(shí)間短，三是可損壞性強(qiáng)，但利用現(xiàn)代化科學(xué)技術(shù)，實(shí)現(xiàn)檔案管理的電子化和信息化管理，不僅能夠節(jié)約工作時(shí)間，而且提高了檔案管理人員的工作效率，發(fā)揮了檔案管理的作用。構(gòu)建城管檔案的網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)主要包括兩部分：一是外部系統(tǒng)，即實(shí)現(xiàn)網(wǎng)上辦公與信息共享，讓廣大市民了解和熟悉城管崗位職責(zé)和內(nèi)容；二是內(nèi)部系統(tǒng)，即支隊(duì)機(jī)關(guān)與直屬大隊(duì)能夠?qū)崿F(xiàn)資源共享和監(jiān)督。

4.5培養(yǎng)檔案管理人才

出色的檔案管理人員一定要能夠靜下心來，具有仔細(xì)、認(rèn)真、堅(jiān)忍的工作態(tài)度，能夠?qū)D文、聲像、電子資料儲(chǔ)存和備份好，以備不時(shí)之需。出色的檔案管理人員可從外部引進(jìn)，也為現(xiàn)在的大學(xué)生提供良好的就業(yè)機(jī)會(huì)，或從內(nèi)部培養(yǎng)，集中學(xué)習(xí)相關(guān)專業(yè)知識(shí)，提供業(yè)務(wù)技能，并能夠在實(shí)踐中加以應(yīng)用，達(dá)到理論知識(shí)和實(shí)踐能力的有機(jī)結(jié)合，為城管單位培養(yǎng)出符合現(xiàn)代化發(fā)展的應(yīng)用型人才。

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