淺談文物勘探檔案管理的作用
——以鄭州市文物勘探檔案管理工作為例

□陳利民

淺談文物勘探檔案管理的作用
——以鄭州市文物勘探檔案管理工作為例

□陳利民

一、前言

檔案是指人們在各項社會活動中直接形成的各種形式的具有保存價值的原始記錄。檔案是再現(xiàn)歷史真實面貌的原始文獻。檔案管理是直接對檔案實體和檔案信息進行管理并提供利用服務的各項業(yè)務工作的總稱。

文物勘探檔案是文物勘探工作過程中產(chǎn)生的各項文物勘探工作原始記錄憑證。收集完整的文物勘探檔案資料、科學管理維護檔案安全、延長檔案壽命、便于檔案利用為社會實踐服務是文物勘探檔案管理的最終目的。

如何進一步做好文物勘探檔案管理工作、充分發(fā)揮文物勘探檔案管理工作的作用、以促進文物勘探工作規(guī)范化、更好地為社會經(jīng)濟建設服務、為文化遺產(chǎn)保護服務是當前需要深入探討研究的問題。本文以鄭州市文物勘探管理辦公室的文物勘探檔案管理工作為例，淺談文物勘探檔案管理的作用，略述如下。

二、文物勘探檔案管理工作的內(nèi)容

（一）文物勘探檔案的內(nèi)容、分類、性質

由于各地文物勘探業(yè)務流程相同、要求不同，文物勘探檔案的內(nèi)容也不盡相同，但完整的文物勘探檔案應當真實、完整地記錄文物勘探業(yè)務的全部流程是共同的。

1.文物勘探檔案的內(nèi)容。以鄭州市文物勘探管理辦公室為例，規(guī)定保存的文物勘探檔案資料內(nèi)容如下：

⑴鄭州市基本建設文物勘探項目協(xié)議書（附件：項目總平面圖、是否涉及文保單位及文物局受理意見）。與建設方簽訂的文物勘探項目協(xié)議書明確了項目詳細信息、雙方責任與義務等事項。在簽訂項目協(xié)議前，文物局的受理意見確保了可能涉及各級文保單位保護范圍和建控地帶的項目，有明確的文物行政主管部門的意見。

⑵建設項目文物勘探進場前現(xiàn)場踏看情況登記表。了解現(xiàn)場工作條件，為是否正式簽訂文物勘探協(xié)議提供依據(jù)，為后續(xù)派工和技術員帶隊進場提供參考。

⑶文物勘探現(xiàn)場清理告知書 （存根）（部分需清理項目）。盡可能避免甲方在清理過程中對可能存在的地下文物造成破壞。

⑷文物勘探派工單。派工單是進行業(yè)務管理的重要憑證和手段，可以確保所有文物勘探工作是受單位指派。

⑸文物勘探田野日記（包括平面圖、剖面圖、文物遺跡分布圖等）。是記錄文物勘探田野工作最原始的記錄憑證，是制作勘探報告的重要資料來源和憑證。

⑹項目單位規(guī)劃總平面圖。規(guī)劃部門批準的建設規(guī)劃是制定文物勘探方案的重要依據(jù)。

⑺鄭州市田野文物勘探質量驗收表。質量驗收表是對文物勘探工作結果進行驗收的記錄，也是該項目后續(xù)補探或勘探報告制作的重要依據(jù)。

⑻文物勘探遺跡現(xiàn)場保護簽收表 （存根）。發(fā)現(xiàn)遺跡的項目要與建設方簽訂文物勘探遺跡現(xiàn)場保護簽收表，以確保在考古發(fā)掘前已探明的文化遺存不被破壞。

⑼文物勘探報告草擬稿審核簽名。文物勘探報告制作好后，草擬稿要經(jīng)過初審、復審和主管領導的終審簽字，是保證正式文物勘探報告質量的重要環(huán)節(jié)。

⑽文物勘探報告。正式文物勘探報告一式兩份或三份。鄭州市文物勘探管理辦公室存檔一份，其他報送市文物局（給甲方一份，有遺跡的項目勘探報告轉考古發(fā)掘單位一份）。

⑾文物勘探項目補探承諾書、項目補探情況說明。用于已出具文物勘探報告，但留有未探區(qū)的項目。

⑿有關該項目變更的相關說明材料、省市重點項目文件、領導批示等材料。對于項目變更甲方提供的相關說明材料，勘探辦存檔以備項目管理和后續(xù)工作使用，以便該項目的歷史沿革有清晰的脈絡可循。對于省市重點項目文件、領導批示材料作為優(yōu)先派工進場和后續(xù)相關工作的依據(jù)。

2.文物勘探檔案資料的分類。根據(jù)上述文物勘探檔案資料的內(nèi)容和文物勘探業(yè)務特點，可將它們大致分為三類：

⑴行政管理類。主要記錄了文物行政主管部門的行政管理過程，如項目航測圖、項目文物局受理單含選址意見，以及是否涉及文保單位能否進行文物勘探的意見。

⑵業(yè)務管理類。項目協(xié)議、派工單、項目總平面圖、現(xiàn)場踏看登記表、現(xiàn)場清理告知書、勘探質量驗收表、遺跡現(xiàn)場保護簽收表、文物勘探項目補探承諾書、項目變更相關說明材料、省市重點項目文件等，勘探報告草擬稿審核簽名。

（3）勘探作業(yè)類。文物勘探業(yè)務本身產(chǎn)生的文物勘探田野日記含平面圖、剖面圖、文物遺跡分布圖，文物勘探報告，項目補探情況說明及報發(fā)掘的相關材料。

3.文物勘探檔案的性質。從文物勘探檔案的內(nèi)容和分類可以看出，文物勘探檔案主要是單位的業(yè)務管理檔案（有別于單位文書檔案、財務檔案和人事檔案），具有很強的文物勘探業(yè)務特點，是文物勘探業(yè)務管理工作全程的真實記錄，是文物勘探工作過程中產(chǎn)生的各項文物勘探工作的原始記錄憑證。它的保存價值和利用價值在實際工作中得到了充分體現(xiàn)。

（二）文物勘探檔案管理工作內(nèi)容

1.制定《鄭州市文物勘探管理辦公室文物勘探檔案管理制度》。該制度包括：檔案收集、檔案移交、檔案整理、檔案保管、檔案查閱借閱、檔案安全保密、檔案室管理等內(nèi)容。

2.將文物勘探過程中產(chǎn)生的檔案資料進行收集、整理、移交。要求文物勘探檔案資料收集全面、檔案資料真實翔實，能夠準確反映項目勘探的歷史事實，不允許任意篡改或修正。維護檔案的真實性、保持檔案的原貌是文物勘探檔案管理工作必須遵循的原則之一。

3.將文物勘探過程中產(chǎn)生的檔案資料歸檔保管、查詢、借閱、利用。文物勘探檔案管理工作是通過提供檔案信息為社會實踐服務的，可以充分體現(xiàn)文物勘探檔案管理工作所產(chǎn)生的社會效益和隱性經(jīng)濟效益。

4.嚴格執(zhí)行《鄭州市文物勘探管理辦公室文物勘探檔案管理制度》中的檔案安全保密制度。在文物勘探資料產(chǎn)生的過程中，涉及發(fā)現(xiàn)的文化層和墓葬等遺跡示意圖都要嚴格保密，沒有發(fā)掘前不得泄露。文物勘探檔案管理工作的機要性也是保證地下文物安全的前提條件。

三、文物勘探檔案管理的作用

（一）文物勘探檔案管理是文物勘探管理工作的重要組成部分

文物勘探檔案管理工作和文物勘探管理工作相輔相成、互相促進。文物勘探管理工作是文物勘探檔案管理工作的基礎，科學規(guī)范的文物勘探工作產(chǎn)生科學規(guī)范的文物勘探檔案資料。反過來，樹立強烈的文物勘探檔案管理意識，通過科學設置檔案收集內(nèi)容，制定檔案管理制度，強化檔案制度執(zhí)行力度，也能對文物勘探管理工作起到促進作用。

1.文物勘探檔案管理能促進文物勘探工作規(guī)范化。鄭州市文物勘探管理辦公室自2013年12月入編以來，從過去文物勘探隊技術服務型向現(xiàn)在業(yè)務管理型轉變，先后完善了各項規(guī)章制度和工作規(guī)程?！多嵵菔形奈锟碧焦芾磙k公室文物勘探檔案管理制度》制定并執(zhí)行兩年多以來，在文物勘探檔案管理工作實踐中，充分體現(xiàn)了促進文物勘探工作規(guī)范化的作用，使《鄭州市文物勘探工作規(guī)程》《鄭州市文物勘探質量驗收辦法》《鄭州市文物勘探工地紀律管理制度》等制度的執(zhí)行落到實處。

例如：《鄭州市文物勘探工作規(guī)程》中規(guī)定了文物勘探各個工作環(huán)節(jié)的工作規(guī)范；《鄭州市文物勘探管理辦公室文物勘探檔案管理制度》根據(jù)該規(guī)程科學地設置了前文所述要收集的檔案資料內(nèi)容；在日常工作中，強化文物勘探檔案管理制度的執(zhí)行力度；對產(chǎn)生的文物勘探檔案資料嚴把質量關，能促進文物勘探各個工作環(huán)節(jié)規(guī)范化地執(zhí)行相關的工作規(guī)程、制度和紀律。

2.文物勘探檔案管理是文物勘探工作的重要監(jiān)督方式。盡管文物勘探各個工作環(huán)節(jié)都有明確的規(guī)程要求，但在《鄭州市文物勘探工作規(guī)程》和各項制度的執(zhí)行過程中，由于種種原因，也會發(fā)生工作不到位的現(xiàn)象。表現(xiàn)在勘探檔案資料上就會形成相應的缺失或錯誤，科學規(guī)范的文物勘探檔案管理就成為監(jiān)督文物勘探工作的最后環(huán)節(jié)。

文物勘探檔案資料在收集、整理、移交過程中，如果發(fā)現(xiàn)檔案資料缺失或錯誤，下一工作環(huán)節(jié)就會及時發(fā)現(xiàn)問題彌補改正。例如：發(fā)現(xiàn)遺跡的項目是否有文物勘探遺跡現(xiàn)場保護簽收表（存根）（含遺跡位置示意圖、建設方簽字、建設方公章）；有未探區(qū)的項目是否有補探承諾書；勘探日記中記錄遺跡的長、寬、深尺寸部分數(shù)據(jù)缺少；驗收結論與日記中遺跡數(shù)有出入 （有時幾百遺跡密集技術人員易記數(shù)有誤）；未探區(qū)域標識與日記文字描述不符；遺跡時代未填等等。強化《鄭州市文物勘探管理辦公室文物勘探檔案管理制度》的執(zhí)行力度，能很好地起到及時監(jiān)督文物勘探各工作環(huán)節(jié)的作用，成為文物勘探工作的重要監(jiān)督方式。

3.文物勘探檔案管理為文物勘探項目管理提供必要依據(jù)。為確保我市地下文物的安全，鄭州市勘探辦既要依法依規(guī)對簽訂文物勘探協(xié)議的項目工程進行文物勘探，又要正確處理經(jīng)濟建設、社會發(fā)展與文物保護的關系?？碧睫k在經(jīng)費嚴重不足、人員緊張的情況下，通過加強內(nèi)部管理強化落實各項規(guī)程和制度，提高服務質量，做到了“想建設單位之所想、急建設單位之所急”，努力做到不因文物勘探工作影響項目建設進度。例如，同一地塊曾勘探過，使用方或項目名稱有了變動后，新簽訂協(xié)議如何往下進行，當年項目勘探檔案資料就能提供必要的依據(jù)。對當年、跨年、多年前的項目，只要查閱該地塊項目曾經(jīng)的勘探檔案資料就能一目了然，是否有遺跡、是否出具過勘探報告、是否有未探區(qū)及未探區(qū)面積大小，便于后續(xù)文物勘探工作的管理。文物勘探檔案管理為文物勘探項目管理提供了必要依據(jù)。

（二）文物勘探檔案管理為城市經(jīng)濟建設服務

1.為檢察院、法院辦案取證，體現(xiàn)了利用文物勘探檔案的社會效益。鄭州市文物勘探辦在近兩年的時間里，為協(xié)助司法機關（檢察院、法院）辦案取證提供了重要幫助。充分體現(xiàn)了文物勘探檔案原始記錄憑證的保存價值及顯示的重要社會效益。

檢察機關在對建設單位進行辦案過程中，建設單位因自己的原因已經(jīng)無法向檢察機關澄清事實，無法出具當時文物勘探的相關憑證時，勘探辦關于該項目的完整檔案資料就起到了至關重要的作用，為檢察機關順利辦案提供了必要的協(xié)助。如建設單位因拆分合并或轉讓產(chǎn)生糾紛。法院在辦案過程中，因一方不提供或無法提供當時該地塊關于文物勘探的原始檔案資料，派法院辦案人員到勘探辦取證?？碧睫k積極配合查閱該項目完整檔案資料，經(jīng)單位領導審核無誤后，向法院可出具相關的證明材料。

2.為城市經(jīng)濟建設服務。為建設方節(jié)省大量時間和人力、物力成本，體現(xiàn)出利用文物勘探檔案產(chǎn)生的隱形經(jīng)濟效益。

⑴因城市建設、經(jīng)濟建設的快速發(fā)展，土地流轉使用的加快，已經(jīng)勘探完成出具過勘探報告的地塊，現(xiàn)在因土地“招、拍、掛”建設方完全變更或部分變更，出現(xiàn)已經(jīng)完成的勘探報告在新建設方更改協(xié)議后，需要重新出具不同的勘探報告?？碧睫k根據(jù)原勘探檔案資料的具體情況與新協(xié)議地塊進行總平面圖和電子版的核對，對原勘探報告進行拆分或合并，只對未探過的區(qū)域進行補探，以免重復勘探浪費人力、物力、財力，為建設方節(jié)省大量時間成本。

例如：拆分勘探報告

原地塊已經(jīng)為建設方A出具過勘探報告，現(xiàn)在由建設方B拿到其中部分地塊?？碧睫k會根據(jù)建設方A當年的全部勘探檔案資料和出具的A勘探報告及電子版，與建設方B簽訂的協(xié)議及總平面圖和電子版進行認真核對確認。如果B地塊曾經(jīng)在A地塊中完全或部分已探，可復制A檔案中的驗收單，并由驗收科在復印件結論欄中，寫明B地塊何時何協(xié)議已經(jīng)勘探，有無遺跡，有無未探區(qū)。據(jù)此，如有未探區(qū)，建設方B遞交補探承諾書后，根據(jù)B地塊的已探面積大小確定是否為建設方B出具相應的勘探報告。如果B地塊中有部分在原A地塊勘探區(qū)外，可視為部分未探區(qū)，一樣進行補探。原A地塊勘探檔案資料的查找、核實比對利用，避免了大面積重復勘探，節(jié)省了雙方的工作成本，提高了雙方的工作效率。為建設方B節(jié)省了寶貴的時間，為建設方創(chuàng)造了隱性的經(jīng)濟效益。

如果A地塊被拆分成B地塊和C地塊甚至更多地塊，同理，進行相應的工作流程，新形成的文物勘探檔案資料將分別獨立存檔，只是在檔案資料中有顯示與某年某項目檔案相關資料 （B、C協(xié)議中以及驗收單復印件上都有顯示），歷史脈絡清晰，以備若干年后查找利用。

A驗收單復印件上，會注明原A報告中的多少遺跡在B報告中、多少遺跡在C報告中。業(yè)務科根據(jù)驗收科比對新電子版出具的驗收單復印件上的新結論及補探驗收單出具勘探報告B和勘探報告C。

若A地塊部分已經(jīng)勘探，仍不夠條件出勘探報告，A地塊的驗收資料和相應勘探檔案及地塊總平面圖電子版仍然對B地塊和C地塊相應部分有效，不必重復勘探重復驗收測量。

同理，合并勘探報告也要有相應的工作程序，產(chǎn)生相應的新的檔案資料，正常存檔管理。不同的是這些拆分或合并的報告都會在檔案資料中顯示出它與哪些檔案資料相關聯(lián)。

⑵本著為建設方節(jié)省人力、財力、時間成本的原則，勘探辦在建設方更改協(xié)議的各種情況中都做到了盡量簡化手續(xù)，充分利用文物勘探檔案資料為建設方服務。例如：對于建設方更改項目名稱或勘探面積的，經(jīng)核實相關資料后，在原協(xié)議上直接更改加蓋公章。對七種常見的更改協(xié)議的處理方式，勘探辦已將精簡辦理的方式交文物局辦事大廳勘探辦人員辦理。僅2016年前兩個多月就更改協(xié)議20個。

⑶為建設方出具相關地塊關于文物勘探方面的證明。建設單位，或因時間久遠、或因地塊轉讓等各種原因丟失了該地塊的協(xié)議或勘探報告，最后將希望寄托在勘探辦。勘探辦會根據(jù)現(xiàn)存的文物勘探檔案資料為建設方進行檢索查找；根據(jù)查找到的檔案資料，經(jīng)勘探辦核實、領導確認同意后，為建設方補辦協(xié)議或勘探報告。近兩年，每年都超過幾十次。

同一塊土地經(jīng)過多年，使用方的變更或建筑主體的變更，都會需要現(xiàn)在的使用方提供該塊土地曾經(jīng)文物勘探過的憑證。現(xiàn)存的文物勘探檔案資料，如果能夠找到當年建設方的建設項目文物勘探檔案資料，就能夠及時確定曾經(jīng)文物勘探過的地點和面積 （早些年只勘探樓基礎），為現(xiàn)在的使用方出具全部或部分的初始勘探證明，為建設方辦理隨后的相關手續(xù)節(jié)省大量時間，也節(jié)省了相應的人力、物力、財力。

3.鄭州市是河南省唯一一個為建設方免費進行文物勘探的城市。利用文物勘探檔案，本著為建設方節(jié)省人力、財力、時間成本的原則，為城市經(jīng)濟建設服務。充分利用好文物勘探檔案，不僅有利于提高服務質量，而且有利于文物勘探工作的進一步完善。特別是在經(jīng)費嚴重不足的情況下，提高文物勘探效率，保證文物勘探質量，顯得尤為必要和重要。

（三）文物勘探檔案管理為文化遺產(chǎn)保護服務

河南是文物大省，基本建設的愈發(fā)展，地下文物安全面臨的威脅就越大。正確處理經(jīng)濟建設、社會發(fā)展與文物保護的關系，為保護我市文化遺產(chǎn)服務是我們的職責。鄭州市文物勘探管理辦公室每年簽訂勘探協(xié)議面積都超過二千多萬平方米。2014年發(fā)現(xiàn)遺跡數(shù)2631處、2015年3400處。通過對文物勘探檔案資料的整理和利用，為政府全面了解全市文物遺跡大致分布情況、進行城市建設規(guī)劃保護文化遺產(chǎn)提供了決策參考依據(jù)。同時，單位在修訂勘探工作規(guī)程時，根據(jù)不同區(qū)域制定了不同的探孔孔距、孔深，對調查區(qū)域也劃分了合理的范圍。文物勘探檔案資料的管理和利用在為文化遺產(chǎn)保護服務的同時，文物勘探質量和效率也得到了保證。

四、幾點思考

（一）高度重視文物勘探檔案管理工作

文物勘探檔案管理工作是文物勘探工作的重要組成部分，文物勘探檔案資料的產(chǎn)生貫穿于文物勘探工作的始終。文物勘探檔案管理是文物勘探工作的重要監(jiān)督方式和項目管理的必要依據(jù)，文物勘探檔案的利用又可間接創(chuàng)造社會效益和經(jīng)濟效益，因此，高度重視文物勘探檔案管理工作就顯得更加必要和緊迫。而目前較普遍的現(xiàn)象是文物勘探檔案管理遠遠未得到應有的重視。

（二）制定科學的文物勘探檔案管理制度

文物勘探檔案管理要根據(jù)單位的實際業(yè)務情況，制定科學的文物勘探檔案管理制度。它涉及到檔案資料收集、整理、移交制度，檔案保管制度、檔案查閱借閱制度、檔案安全保密及檔案室管理制度等。這些都是科學管理和利用文物勘探檔案的必要保證。

（三）建立文物勘探檔案信息化管理系統(tǒng)

鄭州市文物勘探檔案是按年份 （協(xié)議號）作為檢索方式，將一個項目的完整檔案卷宗入檔案室存檔保管，按年代存放。近年，電子文本檔案可通過項目單位、項目名稱、項目地址、項目面積、部分關鍵詞等多檢索點進行檢索。

目前，鄭州市文物勘探管理辦公室現(xiàn)存有從1992年至今的項目勘探檔案8000多個卷宗。除獨立項目勘探檔案卷宗外，單位業(yè)務檔案還包括電子版每年項目登記表；近年勘探報告電子版文本登記、派工登記合訂本、派工單存根及電腦中保存的各種電子文本檔案、業(yè)務報表等。

目前，個別出現(xiàn)狀況的勘探工地的聲像資料歸卷電子檔案還有待完善。勘探工地從工作人員踏勘現(xiàn)場、清理現(xiàn)場后進場、驗收、補探再清理現(xiàn)場、再進場、再驗收。每個時間節(jié)點上，工地現(xiàn)場的情況都在變化；有時還未進場，建設方已經(jīng)挖超深或打過護坡或破壞到了古代遺存；或驗收還未結束，就被施工碾壓。因此，要及時地利用手機、相機采集聲像資料，根據(jù)形成的時間、內(nèi)容、重要程度，按協(xié)議號聯(lián)系組卷歸電子檔案，以便聲像檔案能正確反映工作實際便于查找利用，為文物勘探、考古發(fā)掘、文物稽查執(zhí)法等提供重要參考依據(jù)。

檔案管理水平要適應不斷增長的社會需求、社會現(xiàn)代化的發(fā)展。辦公自動化的出現(xiàn)、檔案信息電子化是檔案利用工作發(fā)展的必然趨勢。建立文物勘探檔案信息化管理系統(tǒng)更便于勘探檔案管理最終的目的利用，也是鄭州市文化遺產(chǎn)綜合管理信息系統(tǒng)中重要的組成部分之一。文物勘探檔案信息化管理系統(tǒng)不僅具有當前的、現(xiàn)實的意義，也具有長遠的、歷史的意義。

（作者單位：鄭州市世界文化遺產(chǎn)保護管理辦公室 鄭州市文物勘探管理辦公室）

[責任編輯 秦秀林]