更新觀念，做好新時(shí)期高校檔案管理工作

時(shí)艷紅+康艷玲

【摘要】高等教育的改革與發(fā)展，勢必會(huì)對(duì)高校檔案管理工作造成一定的影響，此時(shí)管理者應(yīng)該積極的拓展檔案管理新理念，轉(zhuǎn)變管理方向，落實(shí)檔案信息化建設(shè)等工作內(nèi)容。本文作者在解析當(dāng)前高校檔案管理工作困境的基礎(chǔ)上，提出了一些與做好高校檔案管理工作的新思路、新對(duì)策。

【關(guān)鍵詞】新時(shí)期 高校 檔案管理 創(chuàng)新觀念 提高效率

眾所周知，高校檔案管理工作可以被視為一項(xiàng)基礎(chǔ)性、系統(tǒng)化工程，作為高校管理體系不可缺少的環(huán)節(jié)，能夠?qū)⒏咝＾k學(xué)質(zhì)量、教育改革方向以及科研成果等信息呈現(xiàn)出來，同時(shí)也能夠?qū)θ耸隆⒎慨a(chǎn)等糾紛進(jìn)行有效的處理。新時(shí)期下，高等教育事業(yè)快速、持續(xù)的發(fā)展，為了提高檔案管理工作的效率，管理者必須有居安思危的意識(shí)，在實(shí)踐中創(chuàng)新觀念。

一、分析新時(shí)期給高校檔案管理工作帶來的挑戰(zhàn)

1.管理工作理念面對(duì)的挑戰(zhàn)

傳統(tǒng)的、封閉化的發(fā)展觀念要做出調(diào)整，絕不能將大而全或小而全作為檔案事業(yè)追求的動(dòng)力，對(duì)檔案資源規(guī)劃模式進(jìn)行改進(jìn)，使微觀規(guī)劃代替宏觀規(guī)劃，；同時(shí)高校檔案管理工作人員之間不能處于相對(duì)獨(dú)立的狀態(tài)，樹立協(xié)作精神，以達(dá)到對(duì)自身潛能有效開發(fā)的目標(biāo)，努力建設(shè)檔案資源共享體制與信息化管理機(jī)制；此外，新時(shí)期下，高校檔案工作服務(wù)觀念務(wù)必要發(fā)生轉(zhuǎn)型，徹底的拋棄重藏輕用的這一理念，使高校檔案管理工作受到廣大師生的肯定，利用率的提高也會(huì)使其自身價(jià)值大幅度的提升；

2.管理工作方法與手段面臨的挑戰(zhàn)

所謂的新時(shí)期就是信息化時(shí)代，信息技術(shù)的廣泛應(yīng)用勢必會(huì)對(duì)傳統(tǒng)的檔案管理方式與手段造成沖擊，如果在對(duì)檔案資料開展簽發(fā)、歸檔、鑒定等工作環(huán)節(jié)依然采用手工操作的方法，那么可以肯定的是這一落后的檔案管理方法與手段在滿足新時(shí)期檔案資源保管、處理、應(yīng)用等方面存在較大的難度；另外如果不能及時(shí)的對(duì)高校檔案管理方法與手段進(jìn)行創(chuàng)新優(yōu)化，勢必會(huì)造成檔案資源閑置或者浪費(fèi)現(xiàn)象的出現(xiàn)?？傊?，新時(shí)期下對(duì)高校檔案管理工作提出較高的標(biāo)準(zhǔn)，要求管理者能夠有效的應(yīng)用計(jì)算機(jī)與網(wǎng)絡(luò)完成對(duì)檔案資源傳輸?shù)墓ぷ黜?xiàng)目，優(yōu)化高校檔案資源服務(wù)水平的同時(shí)提高其利用效率。

二、創(chuàng)新觀念，提升新時(shí)期下高校檔案管理工作的效率

1對(duì)檔案管理工作在高校管理體系中所占的地位給予肯定的態(tài)度，是理念創(chuàng)新的基礎(chǔ)

高校檔案能有效的將本校教學(xué)事業(yè)發(fā)展的概況以及科研創(chuàng)新成果記載下來，在推廣知識(shí)運(yùn)用范疇方面提供了極為巨大的動(dòng)力，在促進(jìn)知識(shí)創(chuàng)新發(fā)展的條件下，使高校落實(shí)可持續(xù)發(fā)展的目標(biāo)。當(dāng)然，檔案館也是高校各項(xiàng)科研成果以及科技發(fā)展的匯合場所。由此可見，高校檔案管理工作所彰顯的實(shí)效性是不可比擬的，它必須引起校領(lǐng)導(dǎo)高度的重視；

為了使管理理念達(dá)到更新的目標(biāo)可以從以下幾方面落實(shí)：一是樹立科學(xué)的競爭觀念，此時(shí)要求檔案管理部門實(shí)施競爭體制，將崗位職責(zé)、績效以及社會(huì)效益三者有機(jī)的整合，充分開發(fā)管理者的潛能，并提升他們的技能水平；二是有效的創(chuàng)建進(jìn)取發(fā)展觀，這是高校檔案管理者管理理念更新的重要表現(xiàn)形式之一，也是對(duì)傳統(tǒng)管理方式的調(diào)整，高校領(lǐng)導(dǎo)者應(yīng)該注意的是，當(dāng)進(jìn)取發(fā)展觀建立健全之時(shí)，對(duì)檔案管理者意念進(jìn)行培養(yǎng)與強(qiáng)化，使管理者更具創(chuàng)造力，為創(chuàng)新型潛力的開發(fā)做鋪墊的同時(shí)，高校檔案管理工作踐行創(chuàng)新發(fā)展的路線；

2.落實(shí)檔案信息化建設(shè)工作以滿足現(xiàn)代社會(huì)發(fā)展的需求

首先，高校管理者要重視對(duì)檔案資源的建設(shè)工作，這是因?yàn)闄n案資源是檔案事業(yè)進(jìn)展的前提條件也是根本保障，這一工作的落實(shí)能夠?qū)π聲r(shí)期下高校檔案工作的完整性與精確度提供保障，若檔案資源建設(shè)具有合理性，那么高校檔案館工作效率必然會(huì)大幅度的提升；繼而，要加速對(duì)檔案的數(shù)字化與信息查找的網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)工作，此時(shí)高?？梢詫F(xiàn)有校園網(wǎng)絡(luò)設(shè)置成檔案信息化建設(shè)平臺(tái)，在多樣化網(wǎng)絡(luò)資源的輔佐下切實(shí)的提升廣大師生對(duì)計(jì)算機(jī)操控的技能，最終落實(shí)提高檔案管理工作效率的目標(biāo)，網(wǎng)絡(luò)的傳播性與廣泛性為對(duì)外交流活動(dòng)的開展奠定基礎(chǔ)；高校檔案管理工作信息化，可以使紙質(zhì)的檔案材料升級(jí)為電子文件，長期的存儲(chǔ)于網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)中，此時(shí)檔案資料查詢?nèi)藛T就可以借助移交的方式對(duì)網(wǎng)絡(luò)中存儲(chǔ)的載體進(jìn)行精準(zhǔn)的傳遞，或者是在電子公文傳輸系統(tǒng)的配合下從互聯(lián)網(wǎng)上直接傳送。總之建設(shè)健全高校檔案管理信息化體系，使檔案管理人員在極短的時(shí)間內(nèi)就可以完成對(duì)大批量檔案資料的采集與整理工作，落實(shí)館藏資源數(shù)字化的目標(biāo)，那么數(shù)字化與網(wǎng)絡(luò)化并存于高校檔案管理工作中，降低人力資源消耗量的同時(shí)，確保檔案資源的安全性。

三、完善高校檔案管理工作的提議

首先，建立健全高校檔案管理工作體制是基礎(chǔ)，這主要是因?yàn)闄n案管理工作涉及的范圍較大，管理者只有貫徹落實(shí)規(guī)范化的管理流程，才能確保檔案資源的安全性與完整度，為檔案管理工作的數(shù)字化與網(wǎng)絡(luò)化的實(shí)現(xiàn)提供支持；

其次，重視優(yōu)秀管理人才的開發(fā)與培養(yǎng)工作，是高校檔案管理事業(yè)高效發(fā)展的保障。檔案工作政治性、服務(wù)性、高技能性以及保密性，要求檔案管理者不僅僅要具備較高的職業(yè)素質(zhì)，同時(shí)還要有優(yōu)良的職業(yè)道德與高尚的敬業(yè)奉獻(xiàn)精神，以去最大限度的延長高校檔案資源使用的年限；此外電子文件、電子檔案對(duì)管理者的素質(zhì)提出更高端的標(biāo)準(zhǔn)，檔案管理者能夠熟練的掌握計(jì)算機(jī)技術(shù)，同時(shí)具備深厚的檔案學(xué)基礎(chǔ)理論，對(duì)檔案管理工作開展的程序了如指掌，只有這樣才能使自身的管理理念達(dá)到更新的效果，同時(shí)能夠?yàn)楦咝n案管理信息化建設(shè)工作填磚加瓦，當(dāng)然創(chuàng)造出更新穎、更前端的檔案管理方式與手段也是無可非議的事實(shí)。

結(jié)束語：總而言之，在新時(shí)期中，高校應(yīng)該注重檔案管理工作，在優(yōu)質(zhì)檔案管理團(tuán)隊(duì)的輔助下，盡快的落實(shí)檔案資源信息化管理的目標(biāo)，同時(shí)在信息化實(shí)踐中，管理者不斷地摸索新的管理渠道，站在全新的視域下，以新的思維方式從各個(gè)方位、各個(gè)層次對(duì)高校檔案信息資源進(jìn)行開發(fā)，不斷地優(yōu)化對(duì)信息資源整合的管理方式與手段。高校檔案管理工作是一項(xiàng)偉大的、系統(tǒng)化的事業(yè)，最大限度的提高檔案管理工作的效率，達(dá)到資源共享的目標(biāo)是任重道遠(yuǎn)的，因此，高校檔案管理者應(yīng)該樹立勇于創(chuàng)新的信念、積極進(jìn)取與百折不饒的精神，刻苦專研不斷強(qiáng)化自身的業(yè)務(wù)技能與服務(wù)意識(shí)，為高校檔案管理事業(yè)的發(fā)展貢獻(xiàn)力量。

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