數(shù)字檔案管理工作的現(xiàn)狀及對(duì)策

文/河南醫(yī)學(xué)高等?？茖W(xué)校 左章靜

數(shù)字檔案管理工作的現(xiàn)狀及對(duì)策

文/河南醫(yī)學(xué)高等?？茖W(xué)校 左章靜

數(shù)字檔案存儲(chǔ)非常方便，能夠?qū)崿F(xiàn)資源的共享，已經(jīng)逐步取代了傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案。不過(guò)在數(shù)字檔案管理工作中也存在很多問(wèn)題，這對(duì)數(shù)字檔案管理的發(fā)展產(chǎn)生了巨大的制約，只有盡快解決這些弊端，才能促進(jìn)數(shù)字檔案管理的進(jìn)一步發(fā)展。本文將簡(jiǎn)述當(dāng)前數(shù)字檔案管理工作的現(xiàn)狀，并有針對(duì)性地提出切實(shí)可行的解決對(duì)策。

數(shù)字檔案；管理；對(duì)策

近年來(lái)，計(jì)算機(jī)技術(shù)、多媒體技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和通信技術(shù)發(fā)展速度越來(lái)越快，對(duì)檔案實(shí)現(xiàn)了數(shù)字化管理，在各種新的載體下，將檔案資源轉(zhuǎn)化為數(shù)字化檔案信息。數(shù)字檔案管理具備眾多優(yōu)勢(shì)，利用網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行連接，可以實(shí)現(xiàn)資源的共享，能夠促進(jìn)信息的交流，攜帶也非常方便，在各個(gè)領(lǐng)域中得到了非常廣泛的應(yīng)用，未來(lái)有著廣闊的發(fā)展前景。

一、數(shù)字檔案管理工作的現(xiàn)狀

（一）技術(shù)有待完善。在數(shù)字檔案管理過(guò)程中，數(shù)字化技術(shù)運(yùn)用時(shí)間還不夠長(zhǎng)，雖然在很多地方為人們生活帶來(lái)了方便，不過(guò)由于技術(shù)不成熟，還缺乏足夠的經(jīng)驗(yàn)與借鑒資源，造成其技術(shù)還有待進(jìn)一步完善，使用期間也必然出現(xiàn)很多問(wèn)題。數(shù)字化技術(shù)主要以計(jì)算機(jī)為基礎(chǔ)，現(xiàn)階段我國(guó)計(jì)算機(jī)水平還不是很成熟，有很多地方都需要進(jìn)行改善。由于計(jì)算機(jī)容易發(fā)生各類問(wèn)題，會(huì)影響存儲(chǔ)在計(jì)算機(jī)中信息的安全性，會(huì)導(dǎo)致檔案資料出現(xiàn)泄漏、丟失的問(wèn)題。一些單位儲(chǔ)存的檔案信息具有極高的價(jià)值，這對(duì)數(shù)字檔案管理的機(jī)密性提出了很高的要求，不過(guò)由于存在著技術(shù)不完善的情況，導(dǎo)致不能有效保障其機(jī)密性。

（二）管理體系不夠完整。為促進(jìn)數(shù)字檔案管理更好地發(fā)展，需要建立起完整的管理體系。不過(guò)現(xiàn)階段數(shù)字檔案管理工作中頻繁出現(xiàn)安全問(wèn)題，大多是管理體系不夠完整所致。在數(shù)字檔案管理工作中，缺乏較為完善的管理方法，這樣在管理的過(guò)程中容易出現(xiàn)各種問(wèn)題，如錄入錯(cuò)誤、操作不規(guī)范及系統(tǒng)崩潰等，為數(shù)字檔案管理工作帶來(lái)了不利的影響。

（三）儲(chǔ)存載體安全性不強(qiáng)。與傳統(tǒng)檔案管理方式不一樣，數(shù)字檔案管理信息儲(chǔ)存方式非常特殊，不再將信息記錄在紙上，而是在計(jì)算機(jī)中儲(chǔ)存檔案，通過(guò)數(shù)字形式呈現(xiàn)出來(lái)。不過(guò)數(shù)字檔案儲(chǔ)存有很多缺陷，尤其是其脆弱性特點(diǎn)，會(huì)對(duì)檔案造成毀滅性打擊。數(shù)字檔案載體本身十分脆弱，如U盤、光盤等，極易發(fā)生遺失與損壞等。此外，數(shù)字檔案載體更新比較頻繁，必須在最新設(shè)備中進(jìn)行保存，否則將出現(xiàn)安全問(wèn)題。

二、加強(qiáng)數(shù)字檔案管理工作的對(duì)策

（一）提升專業(yè)技術(shù)水平。數(shù)字檔案管理要求非常嚴(yán)格，管理工作中不能發(fā)生過(guò)失與錯(cuò)誤，否則將導(dǎo)致出現(xiàn)難以挽回的損失。因?yàn)?，要想提升?shù)字檔案管理工作成效，必須提升專業(yè)技術(shù)水平。對(duì)數(shù)字檔案管理者而言，必須做好信息保密的工作，為確保檔案信息的絕密與安全，需要采用信息加密技術(shù)，為儲(chǔ)存在計(jì)算機(jī)中的信息給予多重保護(hù)，避免發(fā)生竊取的情況。此外，為提升數(shù)字檔案的安全性，還要設(shè)計(jì)相應(yīng)的認(rèn)證程序，利用一些特殊的密語(yǔ)，對(duì)檔案查閱權(quán)限進(jìn)行控制。為避免密語(yǔ)被他人獲取，還要設(shè)置防火墻進(jìn)行阻擋，提升保護(hù)的效果。

（二）建立完善的管理體系。做好數(shù)字檔案管理工作，能夠保證將檔案應(yīng)有的價(jià)值體現(xiàn)出來(lái)，對(duì)此需要建立完善的管理體系，提升數(shù)字檔案管理效果，這樣才能獲得最大化的利益。為建立完善的管理體系，需要從數(shù)字檔案管理工作實(shí)際情況出發(fā)，充分考慮各方面的因素，通過(guò)管理體系約束數(shù)字檔案管理工作，這樣才能提升管理工作效率，為數(shù)字檔案的利用提供方便，并能夠避免數(shù)字檔案發(fā)生遺漏、丟失等問(wèn)題，保證其完整性、真實(shí)性和準(zhǔn)確性。

（三）提高數(shù)字化檔案利用率。數(shù)字檔案的優(yōu)勢(shì)非常明顯，如方便、快捷等，這是傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案不能相比的。數(shù)字檔案?jìng)鞑?、查詢和使用都非常快捷，需要重視提升?shù)字檔案的利用率，確保將其作用最大限度發(fā)揮出來(lái)。從實(shí)際情況來(lái)看，網(wǎng)絡(luò)資源利用率還不夠高，應(yīng)盡快采取有效的措施，如要盡快建立檔案電子化系統(tǒng)工程，加強(qiáng)對(duì)系統(tǒng)的總體設(shè)計(jì)，合理進(jìn)行配套設(shè)備選型，加快檔案管理軟件的開(kāi)發(fā)與利用，并做好檔案整理、錄入、備份及安全等工作。對(duì)于查詢與共享要求的提升，對(duì)檔案管理系統(tǒng)設(shè)備來(lái)說(shuō)，要選擇雙服務(wù)器設(shè)備，同時(shí)做好雙備份，設(shè)置好查詢系統(tǒng)，確保資源能夠得到共享。

（四）培養(yǎng)專業(yè)技術(shù)人才。數(shù)字檔案管理是一項(xiàng)技術(shù)性較強(qiáng)的工作，對(duì)管理人員的要求也很高，需要其盡快掌握更多的先進(jìn)知識(shí)，提升技術(shù)水平，才能滿足數(shù)字檔案管理工作的需要。對(duì)此，需要加大對(duì)檔案管理人員的培訓(xùn)教育力度，幫助他們掌握更多的計(jì)算機(jī)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和數(shù)字化技術(shù)，能夠熟練操作各種信息化設(shè)備，如計(jì)算機(jī)、打印機(jī)、復(fù)印機(jī)、掃描儀等。對(duì)檔案管理人員而言，也要切實(shí)引起重視，充分意識(shí)到學(xué)習(xí)的重要性，能夠主動(dòng)學(xué)習(xí)數(shù)字檔案管理相關(guān)知識(shí)，從而更好地勝任崗位工作，不斷提升數(shù)字檔案管理水平。這樣才能保證數(shù)字檔案的完整、齊全，為今后的利用提供方便。

三、結(jié)語(yǔ)

總之，隨著社會(huì)的快速發(fā)展與網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的進(jìn)步，檔案管理工作也逐步實(shí)現(xiàn)了數(shù)字化，讓信息資源得到了共享，并能夠高效進(jìn)行查詢與使用?；诖耍覀円谒枷肷弦鸶叨鹊闹匾?，做好數(shù)字檔案管理與利用工作，加快數(shù)字檔案網(wǎng)站建設(shè)，規(guī)范各項(xiàng)工作標(biāo)準(zhǔn)。這樣才能有效提升數(shù)字檔案管理水平，將各種檔案資料的價(jià)值真正體現(xiàn)出來(lái)。

[1]黃鳳麗.數(shù)字檔案管理中存在的問(wèn)題與對(duì)策分析[J].黑龍江科技信息,2016(22):164.

[2]殷海燕.數(shù)字檔案管理策略[J].中外企業(yè)家,2015(23):169.