大數(shù)據(jù)時(shí)代基于財(cái)務(wù)共享服務(wù)模式的費(fèi)用預(yù)算管理

程平+白沂

【摘 要】 大數(shù)據(jù)、云會計(jì)、移動互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的驅(qū)動與企業(yè)成本管控、預(yù)算管理需求的拉動，越來越多的集團(tuán)企業(yè)開始建設(shè)財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心。文章構(gòu)建了大數(shù)據(jù)時(shí)代基于財(cái)務(wù)共享服務(wù)模式的費(fèi)用預(yù)算管理框架模型，并從大數(shù)據(jù)運(yùn)用的角度對財(cái)務(wù)共享服務(wù)模式下費(fèi)用預(yù)算管理的預(yù)算目標(biāo)制定、預(yù)算編制、預(yù)算執(zhí)行和預(yù)算評價(jià)四個具體過程進(jìn)行了闡述，以期對集團(tuán)企業(yè)在財(cái)務(wù)共享服務(wù)模式下進(jìn)行費(fèi)用預(yù)算管理提供理論參考與實(shí)務(wù)指導(dǎo)。

【關(guān)鍵詞】 費(fèi)用預(yù)算管理； 財(cái)務(wù)共享服務(wù)模式； 大數(shù)據(jù)； 云會計(jì)

【中圖分類號】 F232 【文獻(xiàn)標(biāo)識碼】 A 【文章編號】 1004-5937（2016）22-0128-04

一、引言

大數(shù)據(jù)、云會計(jì)等信息新技術(shù)促進(jìn)了企業(yè)財(cái)務(wù)管理模式的變革，財(cái)務(wù)共享服務(wù)模式得到了大型集團(tuán)企業(yè)的普遍認(rèn)可和積極采用。財(cái)務(wù)共享服務(wù)模式是一種基于大數(shù)據(jù)、云會計(jì)等現(xiàn)代信息技術(shù)，通過財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)的流程再造實(shí)現(xiàn)組織結(jié)構(gòu)優(yōu)化、業(yè)務(wù)流程標(biāo)準(zhǔn)化和人員工作量飽和化的分布式管理模式，以達(dá)成降低財(cái)務(wù)核算成本、為企業(yè)創(chuàng)造價(jià)值的目的。目前在建成的財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心之中有83%的企業(yè)將費(fèi)用報(bào)銷系統(tǒng)作為建設(shè)財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心的重要內(nèi)容，可見費(fèi)用報(bào)銷系統(tǒng)是財(cái)務(wù)共享中心系統(tǒng)的重要組成部分，這就使得企業(yè)的費(fèi)用預(yù)算管理顯得愈發(fā)重要。財(cái)務(wù)共享服務(wù)模式下的費(fèi)用預(yù)算管理可以借助大數(shù)據(jù)、云會計(jì)等技術(shù)實(shí)現(xiàn)流程再造，并通過對大數(shù)據(jù)的分析運(yùn)用使其管理更加精細(xì)、評價(jià)更加準(zhǔn)確、調(diào)整更加可靠。

閆瑞忠（2012）[ 1 ]以山西四建集團(tuán)有限公司為例，在闡述企業(yè)費(fèi)用管理信息化發(fā)展過程的基礎(chǔ)上，提出了信息高度集中、動態(tài)考核、培養(yǎng)員工預(yù)算管理理念等啟示與建議。在費(fèi)用預(yù)算管理的實(shí)施與控制方面，王峰等（2010）[ 2 ]以用友NC和WPS軟件為例，通過建立預(yù)算跟蹤表、數(shù)據(jù)導(dǎo)出與導(dǎo)入、設(shè)置費(fèi)用跟蹤表函數(shù)、設(shè)置預(yù)警、對已設(shè)置公式和格式的工作簿進(jìn)行保護(hù)以及后續(xù)工作等詳細(xì)闡述了費(fèi)用預(yù)算的跟蹤控制。鄧明然等（2007）[ 3 ]在評價(jià)量力而行法、隨行就市法和市場機(jī)會分析法等傳統(tǒng)營銷費(fèi)用預(yù)算方法的基礎(chǔ)上提出了改進(jìn)營銷費(fèi)用預(yù)算編制的思路，并對具體的費(fèi)用預(yù)算編制方法進(jìn)行了詳細(xì)闡述。余愛華（2012）[ 4 ]以中小型壽險(xiǎn)公司為例，從ERP實(shí)施的角度對費(fèi)用預(yù)算項(xiàng)目化管理的必要性進(jìn)行了分析，并在此基礎(chǔ)上對費(fèi)用預(yù)算項(xiàng)目化管理的準(zhǔn)備工作、注意事項(xiàng)進(jìn)行了分析。

縱觀上述文獻(xiàn)研究，目前費(fèi)用預(yù)算管理的相關(guān)文獻(xiàn)大多是基于傳統(tǒng)財(cái)務(wù)管理模式對費(fèi)用預(yù)算管理的框架體系、編制方法和應(yīng)用實(shí)施進(jìn)行研究，很少涉及財(cái)務(wù)共享服務(wù)模式下的費(fèi)用預(yù)算管理研究。實(shí)際上，基于財(cái)務(wù)共享服務(wù)模式的費(fèi)用預(yù)算管理與傳統(tǒng)財(cái)務(wù)管理模式下的費(fèi)用預(yù)算管理有較大區(qū)別，而財(cái)務(wù)共享服務(wù)模式下的費(fèi)用預(yù)算管理能夠?qū)崿F(xiàn)集團(tuán)企業(yè)數(shù)據(jù)的統(tǒng)一存儲、管理和運(yùn)用。有鑒于此，本文構(gòu)建了大數(shù)據(jù)時(shí)代基于財(cái)務(wù)共享服務(wù)模式的費(fèi)用預(yù)算管理框架模型，并在此基礎(chǔ)上對其具體業(yè)務(wù)管理流程進(jìn)行詳細(xì)闡述。

二、大數(shù)據(jù)時(shí)代財(cái)務(wù)共享服務(wù)的費(fèi)用預(yù)算管理框架模型

隨著企業(yè)規(guī)模的增大和業(yè)務(wù)量的增加，企業(yè)在日常運(yùn)營過程中所產(chǎn)生和需要采集的數(shù)據(jù)量也越來越龐大，形成了具有數(shù)據(jù)量大、數(shù)據(jù)種類多、產(chǎn)生和傳輸速度快以及數(shù)據(jù)價(jià)值密度低4V特點(diǎn)的集團(tuán)企業(yè)大數(shù)據(jù)。集團(tuán)企業(yè)大數(shù)據(jù)包括下屬各分子公司的歷史生產(chǎn)經(jīng)營數(shù)據(jù)、歷史預(yù)算數(shù)據(jù)、供應(yīng)商數(shù)據(jù)以及同行業(yè)對標(biāo)數(shù)據(jù)等企業(yè)內(nèi)外部數(shù)據(jù)，在進(jìn)行下一年度費(fèi)用預(yù)算編制時(shí)，對這些大數(shù)據(jù)進(jìn)行分析處理后能夠?yàn)轭A(yù)算編制提供數(shù)據(jù)參考，并為集團(tuán)預(yù)算管理委員會審核預(yù)算、平衡預(yù)算提供決策支持。本文構(gòu)建了大數(shù)據(jù)時(shí)代基于財(cái)務(wù)共享服務(wù)模式的費(fèi)用預(yù)算管理框架模型，包含基礎(chǔ)設(shè)施層、業(yè)務(wù)層、數(shù)據(jù)層、服務(wù)層、應(yīng)用層和用戶層六個層次，如圖1所示。

其中，基礎(chǔ)設(shè)施層包括智能終端、服務(wù)器等硬件設(shè)備和環(huán)境，為集團(tuán)大數(shù)據(jù)的產(chǎn)生、傳遞和存儲創(chuàng)造條件；業(yè)務(wù)層由分子公司在生產(chǎn)經(jīng)營過程中所運(yùn)用到的所有業(yè)務(wù)信息化系統(tǒng)組成，分子公司的生產(chǎn)經(jīng)營狀況能夠通過業(yè)務(wù)層形成可以支持費(fèi)用預(yù)算決策的數(shù)據(jù)；數(shù)據(jù)層通過業(yè)務(wù)同步復(fù)制數(shù)據(jù)庫（ODS）從業(yè)務(wù)層獲取數(shù)據(jù)后，再由Hadoop等大數(shù)據(jù)技術(shù)建立數(shù)據(jù)倉庫，形成財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心；服務(wù)層包含兩部分內(nèi)容，一部分是對大數(shù)據(jù)進(jìn)行數(shù)據(jù)清洗，另一部分是對用戶、訪問權(quán)限等進(jìn)行管理以確保數(shù)據(jù)安全；應(yīng)用層是對集團(tuán)大數(shù)據(jù)進(jìn)行分析，進(jìn)而向費(fèi)用預(yù)算決策提供決策支持的技術(shù)層面；用戶層則包含了在費(fèi)用預(yù)算管理過程中將會涉及的集團(tuán)財(cái)務(wù)部預(yù)算組、集團(tuán)預(yù)算管理委員會以及分子公司業(yè)務(wù)部等，即集團(tuán)大數(shù)據(jù)所服務(wù)的對象。

三、大數(shù)據(jù)時(shí)代基于云會計(jì)的財(cái)務(wù)共享中心費(fèi)用預(yù)算管理流程

非財(cái)務(wù)共享服務(wù)模式下的費(fèi)用預(yù)算管理在集團(tuán)公司與下屬分子公司之間容易形成“信息孤島”，預(yù)算編制周期長且精細(xì)程度低，費(fèi)用預(yù)算實(shí)施過程缺乏監(jiān)督與管理，費(fèi)用預(yù)算管理的效果并不理想。財(cái)務(wù)共享服務(wù)模式下的費(fèi)用預(yù)算管理可以采用滾動預(yù)算方法，形成一個集團(tuán)費(fèi)用預(yù)算管理委員會、集團(tuán)財(cái)務(wù)部預(yù)算組、財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心和分子公司業(yè)務(wù)部門充分參與且包含目標(biāo)預(yù)算制定、預(yù)算編制、預(yù)算執(zhí)行以及預(yù)算考核評價(jià)四個主要流程的閉環(huán)系統(tǒng)，該閉環(huán)系統(tǒng)的運(yùn)轉(zhuǎn)都將基于大數(shù)據(jù)的產(chǎn)生、傳遞、處理和運(yùn)用，如圖2所示。

財(cái)務(wù)共享服務(wù)模式下的費(fèi)用預(yù)算管理能夠?qū)崿F(xiàn)集團(tuán)預(yù)算管理委員會、集團(tuán)預(yù)算部門、各分子公司和財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心四方主體的信息溝通與交互，有效解決傳統(tǒng)財(cái)務(wù)管理模式下費(fèi)用預(yù)算管理存在的問題，大數(shù)據(jù)時(shí)代基于財(cái)務(wù)共享服務(wù)模式的費(fèi)用預(yù)算管理流程如圖3所示。

（一）制定預(yù)算目標(biāo)

集團(tuán)預(yù)算管理委員會制定費(fèi)用預(yù)算目標(biāo)時(shí)需要對集團(tuán)下屬各個子公司上一年度產(chǎn)生的費(fèi)用有所了解，并參照上一年度的費(fèi)用預(yù)算評價(jià)結(jié)果、本年度業(yè)務(wù)規(guī)模變化程度進(jìn)行費(fèi)用預(yù)算的編制。將同行業(yè)對標(biāo)數(shù)據(jù)、相關(guān)行業(yè)數(shù)據(jù)以及政策信息、供應(yīng)方市場等外部數(shù)據(jù)與企業(yè)內(nèi)部數(shù)據(jù)的大數(shù)據(jù)融合分析，這是企業(yè)制定總體費(fèi)用預(yù)算目標(biāo)的重要基礎(chǔ)工作，以便讓費(fèi)用預(yù)算目標(biāo)服務(wù)于集團(tuán)戰(zhàn)略目標(biāo)。

在財(cái)務(wù)共享服務(wù)模式下，集團(tuán)企業(yè)所有分子公司的業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)和財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)等內(nèi)部數(shù)據(jù)都匯集到財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心，集團(tuán)企業(yè)的外部數(shù)據(jù)可以運(yùn)用爬蟲技術(shù)進(jìn)行采集，通過大數(shù)據(jù)技術(shù)實(shí)現(xiàn)內(nèi)部數(shù)據(jù)和外部數(shù)據(jù)的融合，這樣集團(tuán)預(yù)算管理委員會在制定預(yù)算目標(biāo)時(shí)，可以充分利用集團(tuán)各分子公司上一年度產(chǎn)生的費(fèi)用、費(fèi)用預(yù)算執(zhí)行評價(jià)結(jié)果數(shù)據(jù)，以及同行業(yè)預(yù)算對標(biāo)數(shù)據(jù)、供應(yīng)商報(bào)價(jià)等集團(tuán)外部數(shù)據(jù)。

通過大數(shù)據(jù)分析，再結(jié)合集團(tuán)的戰(zhàn)略目標(biāo)就可以通過財(cái)務(wù)共享云平臺制定并下達(dá)下一年度的費(fèi)用預(yù)算目標(biāo)，包括間接材料費(fèi)預(yù)算、直接人工費(fèi)預(yù)算等制造費(fèi)用預(yù)算目標(biāo)、技術(shù)轉(zhuǎn)讓費(fèi)預(yù)算等管理費(fèi)用預(yù)算目標(biāo)以及廣告費(fèi)預(yù)算、包裝費(fèi)預(yù)算等銷售費(fèi)用預(yù)算目標(biāo)，并確定預(yù)算編制政策。

（二）預(yù)算編制

在財(cái)務(wù)共享服務(wù)模式下，如果采用滾動預(yù)算方法，集團(tuán)預(yù)算部門在編制費(fèi)用預(yù)算時(shí)，不僅需要符合預(yù)算管理委員會制定的費(fèi)用預(yù)算目標(biāo)和預(yù)算編制政策，而且需要隨時(shí)從財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心查詢集團(tuán)下屬所有分子公司上一年度同期的費(fèi)用數(shù)據(jù)、上一月份的費(fèi)用數(shù)據(jù)以及費(fèi)用預(yù)算評價(jià)結(jié)果，并且能夠通過大數(shù)據(jù)爬蟲技術(shù)采集市場波動等外部數(shù)據(jù)，還需要結(jié)合“以銷定產(chǎn)”原則、企業(yè)當(dāng)月的生產(chǎn)目標(biāo)等按月進(jìn)行預(yù)算編制，使得編制的費(fèi)用預(yù)算在滿足集團(tuán)戰(zhàn)略目標(biāo)的同時(shí)更加符合集團(tuán)下屬分子公司的生產(chǎn)經(jīng)營情況和同行業(yè)競爭現(xiàn)狀，能夠顯著提高預(yù)算編制的質(zhì)量。

和傳統(tǒng)財(cái)務(wù)管理模式下的預(yù)算編制相比，財(cái)務(wù)共享服務(wù)模式下統(tǒng)一的預(yù)算編制能夠更好地利用集團(tuán)大數(shù)據(jù)，例如通過K-means等聚類算法對大數(shù)據(jù)進(jìn)行分析可以獲得集團(tuán)所有低值消耗品的種類、消耗量，并以此為依據(jù)選擇最優(yōu)的供應(yīng)商，以集團(tuán)統(tǒng)一采購的方式進(jìn)行事前預(yù)算控制，為集團(tuán)創(chuàng)造價(jià)值。

（三）預(yù)算執(zhí)行

1.預(yù)算審批

預(yù)算在執(zhí)行前需要由預(yù)算管理委員會對預(yù)算進(jìn)行審批，確認(rèn)編制的下一年度預(yù)算符合集團(tuán)戰(zhàn)略目標(biāo)和總體費(fèi)用預(yù)算目標(biāo)。預(yù)算審批通過后交由相應(yīng)分子公司業(yè)務(wù)部門執(zhí)行，開始生產(chǎn)經(jīng)營活動。

2.預(yù)算控制

分子公司相關(guān)業(yè)務(wù)部門在執(zhí)行預(yù)算時(shí)，即費(fèi)用報(bào)銷時(shí)通過傳遞原始憑證的電子件將相關(guān)數(shù)據(jù)由移動互聯(lián)網(wǎng)等通道傳輸?shù)截?cái)務(wù)共享服務(wù)中心，然后采用一些人工智能方法比對預(yù)算指標(biāo)和實(shí)際業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)的差異、設(shè)置報(bào)警閾值以實(shí)現(xiàn)預(yù)算管理的事中控制。例如，可以將預(yù)算金額的90%設(shè)定為報(bào)警閾值，當(dāng)業(yè)務(wù)實(shí)際報(bào)價(jià)達(dá)到預(yù)算金額的90%時(shí)觸發(fā)報(bào)警，費(fèi)用預(yù)算管理系統(tǒng)可以自動實(shí)時(shí)向費(fèi)用報(bào)銷的審批領(lǐng)導(dǎo)和財(cái)務(wù)共享中心稽核組分別示警，審批領(lǐng)導(dǎo)根據(jù)該業(yè)務(wù)的實(shí)際情況選擇是否批準(zhǔn)該項(xiàng)費(fèi)用報(bào)銷申請，財(cái)務(wù)共享中心稽核組則通過雙屏稽核的方式對原始憑證掃描件和費(fèi)用報(bào)銷申請單進(jìn)行再次稽核，只有當(dāng)審批與稽核均通過后才能通過銀企互聯(lián)系統(tǒng)進(jìn)行資金結(jié)算。

需要注意的是，費(fèi)用預(yù)算的事中控制并不是對所有細(xì)節(jié)進(jìn)行監(jiān)管，而是對風(fēng)險(xiǎn)較高且預(yù)算目標(biāo)不容易達(dá)成的關(guān)鍵風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)進(jìn)行控制，例如費(fèi)用報(bào)銷中的審批權(quán)限等。在預(yù)算控制過程中需要財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心提供歷史數(shù)據(jù)以設(shè)置有效的報(bào)警閾值，同時(shí)采用的人工智能方法往往也需要學(xué)習(xí)由歷史數(shù)據(jù)形成的預(yù)算知識庫以更加勝任該工作。

3.預(yù)算調(diào)整與分析

預(yù)算調(diào)整一般包括兩層含義，一是通常采用的滾動預(yù)算需要按月調(diào)整，二是費(fèi)用報(bào)銷超預(yù)算時(shí)需要進(jìn)行合理調(diào)整。滾動預(yù)算由集團(tuán)預(yù)算部門根據(jù)市場波動情況按月進(jìn)行調(diào)整，而不合理預(yù)算指標(biāo)則需要其按照業(yè)務(wù)的實(shí)際情況進(jìn)行實(shí)時(shí)調(diào)整，并通過差異分析和反饋模塊對該項(xiàng)業(yè)務(wù)的實(shí)際報(bào)價(jià)與預(yù)算金額之間的差異進(jìn)行分析。在財(cái)務(wù)共享服務(wù)模式下集團(tuán)預(yù)算部門還可以根據(jù)差異節(jié)點(diǎn)對直接責(zé)任人進(jìn)行追蹤，為預(yù)算管理績效評價(jià)提供依據(jù)，優(yōu)化費(fèi)用預(yù)算編制質(zhì)量。

（四）預(yù)算考核評價(jià)

預(yù)算執(zhí)行之后，分子公司相關(guān)業(yè)務(wù)部門能夠得到財(cái)務(wù)共享中心資金結(jié)算組撥付的相應(yīng)資金。集團(tuán)預(yù)算部門編制的預(yù)算表和財(cái)務(wù)共享中心資金結(jié)算組生成的支付憑證數(shù)據(jù)最后都要?dú)w檔，交由財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心統(tǒng)一存儲以形成歷史數(shù)據(jù)，然后根據(jù)該年度的預(yù)算相關(guān)數(shù)據(jù)對費(fèi)用預(yù)算管理進(jìn)行評價(jià)。評價(jià)的結(jié)果也將反饋到共享中心建立的費(fèi)用預(yù)算管理知識庫，為下一年度費(fèi)用預(yù)算管理提供決策支持，從而形成費(fèi)用預(yù)算管理閉環(huán)。

費(fèi)用預(yù)算管理考核與評價(jià)的核心是建立一套科學(xué)的評價(jià)體系，比如平衡計(jì)分法或績效棱柱模型等[ 5 ]，該評價(jià)體系應(yīng)由預(yù)算管理委員會完成并以此為依據(jù)對該年度費(fèi)用預(yù)算管理的全流程進(jìn)行評價(jià)。在評價(jià)的過程中，預(yù)算管理委員會不僅需要對集團(tuán)企業(yè)不同會計(jì)期間的費(fèi)用預(yù)算管理實(shí)施情況進(jìn)行縱向?qū)Ρ?，還需要運(yùn)用大數(shù)據(jù)爬蟲技術(shù)從外部采集銷售費(fèi)用率、綜合成本費(fèi)用率、庫存周轉(zhuǎn)率等外部數(shù)據(jù)對同行業(yè)大型集團(tuán)企業(yè)的費(fèi)用預(yù)算管理實(shí)施成果進(jìn)行分析，并與本集團(tuán)企業(yè)的費(fèi)用預(yù)算管理進(jìn)行橫向?qū)Ρ?，查漏補(bǔ)缺，優(yōu)化集團(tuán)企業(yè)費(fèi)用預(yù)算管理流程。費(fèi)用預(yù)算管理的考核與評價(jià)結(jié)果應(yīng)當(dāng)與員工績效掛鉤，對員工實(shí)施激勵制度，有利于讓大多數(shù)員工參與費(fèi)用預(yù)算控制，降低業(yè)務(wù)相關(guān)費(fèi)用。

四、結(jié)束語

在財(cái)務(wù)共享服務(wù)模式下，集團(tuán)企業(yè)能夠運(yùn)用大數(shù)據(jù)使其在進(jìn)行費(fèi)用預(yù)算管理時(shí)具有更強(qiáng)的決策力、洞察力和流程優(yōu)化能力。本文基于大數(shù)據(jù)構(gòu)建了財(cái)務(wù)共享服務(wù)模式下的費(fèi)用預(yù)算管理框架，并從大數(shù)據(jù)的產(chǎn)生、傳遞和運(yùn)用角度對其管理流程進(jìn)行了分析，以期對集團(tuán)企業(yè)進(jìn)行財(cái)務(wù)共享服務(wù)模式下的費(fèi)用預(yù)算管理提供理論指導(dǎo)。

【參考文獻(xiàn)】

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