如何完善中職學校檔案信息化建設

張婷婷

【摘 要】中職學校在我國的整個教育體系中具有非常重要的地位，在培養(yǎng)人才方面發(fā)揮了不可代替的作用。信息技術迅猛發(fā)展的新形勢下，中職學校各方面的工作都有了更新更高的要求，其中檔案信息化建設的重要性在中職學校中越來越突顯。中職學校應采取有效措施加以完善，充分發(fā)揮其職能。

【關鍵詞】完善；中職學校；檔案信息化建設

隨著時代的發(fā)展、科學技術的進步，我國各個行業(yè)的很多工作中都將信息化技術引入了進來。檔案信息化建設在當前中職學校的發(fā)展中占有很重要的地位，因此對中職學校檔案信息化建設予以完善是當前一項非常重要的工作。

一、實現中職學校檔案管理信息化的意義

檔案信息化管理，意味著要用數字化信息去增強、完善檔案室實物管理。隨著社會信息化的發(fā)展，信息化管理對于學校的發(fā)展顯得尤為重要。中職學校檔案管理工作中會涉及很多方面內容，學校在制定發(fā)展規(guī)劃時，也要依據檔案來完成相關工作。在深化職業(yè)教育改革的過程中，中職學校檔案信息化建設也發(fā)揮了不可代替的作用。隨著檔案利用范圍地不斷擴大、內容上不斷增多，在查找檔案時不僅要將文本檔案資料提供出來，而且要將多種形式的專題服務提供出來。綜上所述，將中職學校檔案管理實現信息化是十分必要的。

二、中職學校檔案管理信息化的現狀及突出問題

（一）重視程度不夠

很多中職學校領導人員對于檔案信息化的建設還沒有充分的進行認識，他們認為建檔和管檔是檔案管理工作的主要內容，十分簡單。由于領導人員忽略了檔案資料管理工作，所以很難將信息化的作用在中職學校的檔案管理工作中發(fā)揮出來。在收集和利用檔案信息的過程中，很多部門就很難積極的投入進來，檔案信息化建設就更難推進，對本校的檔案信息化建設帶來一定的負面影響。

（二）在開發(fā)和利用檔案信息時，手段、方式對信息技術高速發(fā)展的要求上很難進行適應

人工收集整理是以前中職學校檔案管理的主要形式，紙質的文本還大有存在，進而裝置成本之后就進行了入庫的管理?，F階段盡管一些中職院校配備計算機對檔案進行管理，在電子管理程序中融入了檔案文件目錄和相關的資料，然而只是在對檔案信息進行查找的時候才對計算機技術進行使用，完整性和系統(tǒng)性還非常缺乏。和普通的文件進行比較，檔案文件還有自己獨特之處，如在學校中有很多文件具備極強的機密性不能隨便向外泄露，檔案文件較高的保證存在一些音像文件中。信息資源在檔案信息互聯網受阻等因素制約下，共享很難順利實現，隨著時間的推移，非常容易導致信息的大量膨脹，影響查找工作。

（三）缺少專職檔案人員，從業(yè)人員不夠專業(yè)

很多人覺得管理學校檔案資料是人人都可以完成的工作，需要時可以隨意調派人員對檔案突擊處理，沒有必要配備專職人員。身兼數職的情況在中職學校檔案管理人員中還經常的發(fā)生。他們很多根本不是專門的工作人員，缺乏基本理論知識和基本技術，缺乏處理相關信息的能力。如此一來，在中職學校發(fā)展中，檔案管理隊伍卻成為了最為薄弱和最難控制的一個環(huán)節(jié)，也最容易受到忽視。盡管有一部分學校配備了一些專業(yè)的技術人員，但學校不重視對其應用技術和知識上的更新，這樣在學校發(fā)展與信息社會發(fā)展的需求上，檔案管理工作也很難適應。

三、完善中職院校檔案管理信息化的措施

（一）對認識上予以強化

在管理中職學校檔案工作中，檔案管理人員一定要認識到自身從事的檔案管理工作的重要性，尤其是一些學校領導人員更需要多加關注，督促和監(jiān)督檔案管理人員的工作情況。在整個中職學校發(fā)展的過程中，對于檔案管理工作的重要性上一定要充分的進行認識，對于檔案管理工作的理念上要不斷地進行更新，對檔案資源信息一定要及時處理，在具體的工作中，一定要有效的進行利用。如：在學校行政管理、后勤事務管理和教育教學管理中要將檔案信息化建設充分的應用進去，對檔案信息化的連貫性、系統(tǒng)性和真實性上一定要充分的進行利用，將有效的事實依據為中職學校的長期發(fā)展提供出來。

（二）強化對檔案管理隊伍的建設

通過上文分析，在中職學校檔案管理工作中有較大的問題存在于檔案管理者的素質中，因此對檔案管理者的能力結構、年齡結構和知識結構上進行優(yōu)化是非常必要的。在中職學校檔案管理信息化建設的過程中，這些都是急需解決的問題。這就要求中職學校要定期的將檔案管理人員組織起來，針對信息化建設的有關知識，定期的對從業(yè)人員進行專業(yè)培訓。通過專業(yè)培訓不斷地豐富和更新檔案管理人員的信息化水平和檔案管理的能力水平，不斷的升級他們的基本技能，不斷的強化他們的創(chuàng)新能力。同時要讓工作人員的年齡結構朝著更合理的方向發(fā)展，在配備檔案管理人員的過程中，要努力的實現年輕化、科學化和專業(yè)化。

（三）電子化的檔案管理

對校園中的網絡，一定要充分的進行使用。對網絡上已經存在的關鍵信息要及時的進行收集和整理。比如，學校中的重要會議活動、學生的檔案數據、學科設置、學校的重大決策等內容。對檔案檢索查詢和自動化上要有效的給予實現，學校每個部門中的檔案資料，例如，錄像、錄音、文字和照片等，要全部利用電子文件的模式，依據要求和規(guī)定的格式予以上報。

（四）對安全意識上予以強化

有著很強的保密性存在于檔案自身當中，學校管理的各個方面都與檔案管理工作密切相關。所在中職學校利用信息技術對檔案進行管理的過程中，需要將一定的安全保證體系建立起來，防止有竊聽篡改和黑客攻擊等情況出現在檔案管理工作中。

四、結語

總的來說，在中職學校發(fā)展的過程中，檔案管理工作在其中發(fā)揮了重要的作用，它是學校領導進行重大決策的依據，是對學校進行優(yōu)化管理的參照物。因此，為了能夠進一步提升學校檔案信息化管理水平，不但要將專業(yè)的檔案管理人員培養(yǎng)起來，同時還要引起學校領導人員的高度重視。在學校發(fā)展的過程中，將其當作一項重要的工作來對待，進一步提升檔案管理工作信息化的水平。

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