淺談事業(yè)單位預(yù)算管理信息系統(tǒng)建設(shè)

熊鑫

摘要：預(yù)算管理是事業(yè)單位內(nèi)部控制的核心，信息化是實施內(nèi)部控制規(guī)范的重要手段。本文首先分析了預(yù)算管理信息系統(tǒng)的建設(shè)背景、建設(shè)目標(biāo)，然后在總結(jié)基層事業(yè)單位預(yù)算管理信息系統(tǒng)實際開發(fā)應(yīng)用經(jīng)驗的基礎(chǔ)上，介紹了通過各個功能模塊設(shè)計，實現(xiàn)符合單位實際業(yè)務(wù)流程的預(yù)算編制、預(yù)算審批、預(yù)算執(zhí)行等全過程信息化管理，最后提出了系統(tǒng)開發(fā)應(yīng)用面臨的主要問題及解決辦法，希望為事業(yè)單位預(yù)算管理信息化建設(shè)提供有價值的參考。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位;預(yù)算管理;信息化

中圖分類號：F275 文獻(xiàn)識別碼：A 文章編號：1001-828X（2016）027-000-02

一、預(yù)算管理信息系統(tǒng)的建設(shè)背景

（一）國家對預(yù)算管控力度加大，但事業(yè)單位預(yù)算管理信息化程度低，預(yù)算管理的信息傳遞和分析結(jié)果不及時，無法達(dá)到對外部環(huán)境和內(nèi)部能力的有效把握，容易造成整個預(yù)算過程管理困難以及最終決策數(shù)據(jù)失真。

（二）中央基層事業(yè)單位預(yù)算編制軟件只具備單戶錄入功能，對于有下屬單位的二級預(yù)算單位，預(yù)算基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的收集計算、預(yù)算指標(biāo)的分解下達(dá)、明細(xì)預(yù)算的編制、審核與匯總等工作通常只能利用excel等傳統(tǒng)手工處理，耗時長且出錯率高。隨著國家對預(yù)算管理與財務(wù)科目進(jìn)行同步，數(shù)據(jù)量已經(jīng)擴(kuò)大到手工很難完成的地步。

（三）近年來，財務(wù)稽查、內(nèi)外部審計等經(jīng)常會發(fā)現(xiàn)事業(yè)單位存在超預(yù)算執(zhí)行政府采購、重復(fù)報銷差旅費等問題，可以通過信息化手段落實整改。會議費、培訓(xùn)費、差旅費等各種管理辦法的密集發(fā)布，政府會計改革的逐步實施，需要預(yù)算執(zhí)行過程的信息化來保證制度執(zhí)行和改革推進(jìn)。

二、預(yù)算管理信息系統(tǒng)的建設(shè)目標(biāo)

1.實現(xiàn)數(shù)據(jù)錄入自動，解決傳統(tǒng)預(yù)算編制耗時長，數(shù)據(jù)管理困難的問題。

2.實現(xiàn)對預(yù)算全過程的支持，縱向環(huán)節(jié)上，形成預(yù)算編制、執(zhí)行到控制的反饋機(jī)制;橫向范圍內(nèi)，包括業(yè)務(wù)預(yù)算、資本預(yù)算和財務(wù)預(yù)算，并提供組織機(jī)構(gòu)等自定義預(yù)算。

3.建立與預(yù)算管理接口的報銷系統(tǒng)，通過支出管理實現(xiàn)預(yù)算執(zhí)行的實時監(jiān)控，重點關(guān)注“三公”經(jīng)費、會議培訓(xùn)費、差旅費、勞務(wù)費等開支的規(guī)范性，確保費用報銷準(zhǔn)確完整并實時共享。

4.為單位各部門、下屬各單位提供預(yù)算查詢平臺，實時查詢預(yù)算執(zhí)行情況，為科學(xué)決策提供支持。

5.以預(yù)算管理為核心，以資金管理為關(guān)鍵，按照事業(yè)單位內(nèi)部控制業(yè)務(wù)層面重點關(guān)注的幾個方面，在完善單位財務(wù)資產(chǎn)管理制度基礎(chǔ)上，為后續(xù)進(jìn)一步完成政府采購、資產(chǎn)、建設(shè)項目、合同等管理系統(tǒng)的研發(fā)，并實現(xiàn)與單位OA辦公信息系統(tǒng)相銜接，逐步形成內(nèi)部控制管理信息系統(tǒng)打下基礎(chǔ)。

三、預(yù)算管理信息系統(tǒng)模塊功能設(shè)計與實現(xiàn)

（一）預(yù)算管理

通過梳理預(yù)算編制業(yè)務(wù)流程，開發(fā)基礎(chǔ)數(shù)據(jù)收集、資金來源與指標(biāo)匹配、明細(xì)預(yù)算編制、與報銷系統(tǒng)接口等子模塊，在各個子模塊中，以往年預(yù)算編制各個階段的數(shù)據(jù)表格為模板設(shè)計操作界面，實現(xiàn)預(yù)算數(shù)據(jù)錄入修改、自動計算分級匯總、導(dǎo)入導(dǎo)出、預(yù)算分配下達(dá)、編制上報等功能。

在一上、一下/二上、二下等各個預(yù)算管理階段，完成預(yù)算口徑、預(yù)算任務(wù)下發(fā)接收，人員津貼、人員經(jīng)費測算，日常公用經(jīng)費測算（含管理費及其他、常規(guī)專項、一次性專項等），項目庫申報，各部門明細(xì)預(yù)算編制，預(yù)算匯總，整體審核等任務(wù)，最終依據(jù)預(yù)算批復(fù)指標(biāo)調(diào)整各部門分項目、分科目的明細(xì)預(yù)算數(shù)，設(shè)定每條明細(xì)預(yù)算的使用權(quán)限，通過接口導(dǎo)入報銷系統(tǒng)。

圖表1 ?預(yù)算管理

（二）報銷管理

依據(jù)單位財務(wù)報銷流程規(guī)范，開發(fā)系統(tǒng)設(shè)置、費用錄入和財務(wù)審核、憑證/報表等子模塊，實現(xiàn)基礎(chǔ)預(yù)算數(shù)據(jù)管理，借款、費用報銷錄入、單據(jù)審核、預(yù)算執(zhí)行報表生成等功能。

圖表2 ?報銷管理

根據(jù)事業(yè)單位的經(jīng)費類型，將費用報銷按常規(guī)事業(yè)費、基建項目、科研項目三大類進(jìn)行細(xì)化并拆分，費用報銷時按不同的費用類型對可列支的經(jīng)費來源進(jìn)行過濾篩選。

常規(guī)事業(yè)費、基建項目按支出經(jīng)濟(jì)科目進(jìn)行拆分，但只需將“三公”經(jīng)費、會議費、培訓(xùn)費、勞務(wù)費（含咨詢費）、差旅費等報銷界面單獨設(shè)計，實現(xiàn)一些經(jīng)費支出標(biāo)準(zhǔn)的控制（如接待標(biāo)準(zhǔn)、會議標(biāo)準(zhǔn)、差旅各地住宿、補(bǔ)助標(biāo)準(zhǔn)等），并完成較為完整的基礎(chǔ)信息錄入，基本可以滿足各類檢查或報表的數(shù)據(jù)需求。

科研項目按設(shè)備費、材料費、測試化驗加工費等13個預(yù)算科目進(jìn)行拆分，實現(xiàn)每筆費用支出的明細(xì)化，提供科研項目經(jīng)費公示所需的信息內(nèi)容和財務(wù)數(shù)據(jù)。

（三）其他輔助功能的開發(fā)運用

1.財務(wù)記賬憑證自動生成功能。與用友財務(wù)軟件接口，在用友賬套科目項目設(shè)置標(biāo)準(zhǔn)化的基礎(chǔ)上，根據(jù)單筆費用錄入單據(jù)實現(xiàn)生成財務(wù)記賬憑證功能。制單后出納按照憑證辦理業(yè)務(wù)，然后將付款的票據(jù)信息再通過出納插件在系統(tǒng)中進(jìn)行補(bǔ)充錄入，并導(dǎo)入用友財務(wù)軟件，也可在報銷系統(tǒng)中對生成的憑證進(jìn)行查詢及修改，實現(xiàn)報銷系統(tǒng)數(shù)據(jù)與用友財務(wù)總賬的對賬功能。

2.工資管理。與工資賬務(wù)系統(tǒng)進(jìn)行接口，實現(xiàn)按在職、離退休、退養(yǎng)等類別在系統(tǒng)中展示各類人員的工資情況，在職人員可實時、自主查詢本人每月工資發(fā)放情況。為保護(hù)職工的個人隱私，工資查看需設(shè)定權(quán)限，工資管理人員及社保、公積金管理相關(guān)人員有查看所有人員的權(quán)限，其他人員只有查看本人工資的權(quán)限，且用戶在查看工資時需進(jìn)行附加驗證（如工資卡號等信息）。系統(tǒng)中有簡單的統(tǒng)計匯總和數(shù)據(jù)導(dǎo)出（Excel格式）功能，便于工資查看和分析。

3.公務(wù)卡信息管理。費用報銷系統(tǒng)中結(jié)算方式為公務(wù)卡的，對該公務(wù)卡的還款明細(xì)進(jìn)行逐條記錄，系統(tǒng)需有界面記錄公務(wù)卡持有人、卡號、刷卡金額、日期等信息，根據(jù)明細(xì)生成每張公務(wù)卡的支付、還款及余額明細(xì)表和匯總表，實現(xiàn)公務(wù)卡使用、報銷及還款整個流程的管理。與預(yù)算管理系統(tǒng)進(jìn)行接口，建立預(yù)算項目與用友賬套、還款銀行對照表，根據(jù)各類費用報銷生成費用銀行代發(fā)賬。

4.供應(yīng)商信息管理。開發(fā)供應(yīng)商基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的維護(hù)管理功能，費用報銷管理系統(tǒng)中報銷錄入界面設(shè)計為從基礎(chǔ)數(shù)據(jù)選擇調(diào)用的方式，對涉及到需給供應(yīng)商轉(zhuǎn)賬付款的費用報銷單進(jìn)行統(tǒng)計并生成費用代發(fā)賬。

（四）與單位OA辦公信息系統(tǒng)的銜接

以鏈接方式接入單位OA辦公信息系統(tǒng)，減少系統(tǒng)間切換，實現(xiàn)會議計劃、培訓(xùn)計劃、出差審批等事項聯(lián)網(wǎng)審批，費用報銷網(wǎng)上簽批，信息通知（如對報銷單審核、支付結(jié)果的短信通知，對有未處理完的借款予以提醒等）、政策發(fā)布功能（如最新財務(wù)報銷制度、解讀等，新政策新制度的宣傳信息可在發(fā)布界面置頂或其他方式醒目顯示），支持內(nèi)部人員相關(guān)文件的上傳及下載共享單位OA辦公信息系統(tǒng)平臺。

四、系統(tǒng)開發(fā)應(yīng)用面臨的主要問題及解決辦法

1.系統(tǒng)開發(fā)初期會遇到交互界面操作感差、業(yè)務(wù)流程不完善等一系列問題，如界面大小無法調(diào)整、錄入步驟不清晰等，這都需要財務(wù)人員在試運行期間，通過錄入數(shù)千筆費用報銷單據(jù)，不斷發(fā)現(xiàn)問題，積極地與技術(shù)人員溝通，提出完善建議，進(jìn)行界面、流程優(yōu)化。比如盡量增加必錄項標(biāo)識，未完整錄入的將會報錯（如接待費的接待地點，會議費的會議類別、參會人數(shù)等）;盡量增加費用錄入項的邏輯判斷（如應(yīng)在勞務(wù)費欄目錄入的值班費在其他費用欄目將不能錄入等）。

2.系統(tǒng)全面推行初期，受到傳統(tǒng)手寫填制報銷單據(jù)方式的既定思維以及對新鮮事物的排斥等因素影響，單位職工會對系統(tǒng)的使用產(chǎn)生一些抵觸情緒，因此必須要求財務(wù)人員首先熟悉系統(tǒng)的使用，在推行過程中積極幫助并耐心指導(dǎo)費用報銷經(jīng)辦人員正確完成費用錄入與憑證打印。

3.系統(tǒng)實際使用過程中，雖然開支科目和范圍受到系統(tǒng)控制，但是因單位職工不了解預(yù)算管理制度，加之部門負(fù)責(zé)人重視程度不夠，常常會出現(xiàn)費用列支內(nèi)容與預(yù)算項目不一致的情況，在后續(xù)工作中應(yīng)加大預(yù)算管理和內(nèi)部控制培訓(xùn)力度，加強(qiáng)單位職工特別是各部門負(fù)責(zé)人的預(yù)算管理意識，同時在系統(tǒng)中適當(dāng)增加預(yù)算項目的任務(wù)注解或備注，進(jìn)一步提高預(yù)算管理水平。

參考文獻(xiàn)：

[1]趙冉.行政事業(yè)單位管理信息系統(tǒng)應(yīng)用方法及存在的問題[J].中國農(nóng)業(yè)會計，2014，09：37-37.