從生命周期視角探尋電子文件長期保存的影響因素與對策

屠躍明 張夢霞

（中國科學(xué)院檔案館，北京，100190）

從生命周期視角探尋電子文件長期保存的影響因素與對策

屠躍明 張夢霞

（中國科學(xué)院檔案館，北京，100190）

電子文件長期保存已成為新時期檔案工作的重點工作內(nèi)容之一。電子文件長期保存不是孤立的，它與電子文件生命周期的各個階段都具有直接或間接的聯(lián)系。文章從電子文件生命周期的視角，通過問卷調(diào)查方式，具體分析了電子文件生命周期不同階段影響電子文件長期保存的主要因素；最后以這些主要影響因素為突破口，提出進(jìn)行長期保存風(fēng)險防范的思路、路徑和方法等建議。

電子文件 長期保存 生命周期

電子文件作為社會記憶和國家重要信息資產(chǎn)，理應(yīng)得到長期保存，但由于載體損壞、技術(shù)淘汰、格式變換、系統(tǒng)升級以及當(dāng)前電子文件管理方面存在的缺陷等原因，一些電子信息正以一種不可逆的方式流逝，如何長期保存電子文件使其在未來依然能真實、可靠和完整地被讀取和理解，已成為檔案界關(guān)注的重點和難點。本文在對電子文件管理現(xiàn)狀進(jìn)行調(diào)研分析的基礎(chǔ)上，把電子文件長期保存引入到電子文件生命周期的宏觀視角，通過分析電子文件生命周期不同階段影響電子文件長期保存的關(guān)鍵因素，進(jìn)而提出針對電子文件長期保存的相應(yīng)對策建議。

1 電子文件長期保存已成為新時期檔案工作的重要內(nèi)容之一

1.1 長期保存工作體現(xiàn)出新時期檔案工作的變化

筆者從事檔案工作三十多年，在檔案專業(yè)學(xué)習(xí)和長期的檔案工作期間，通常都用“收、管、用”三個字來概括傳統(tǒng)的檔案工作內(nèi)容。隨著計算機(jī)的普及應(yīng)用和電子文件的出現(xiàn)，檔案部門越來越多地開始運用“收、管、存、用”四個字來概括檔案管理工作的相關(guān)內(nèi)容。

電子文件出現(xiàn)并沒有改變從文件到檔案的基本屬性，但電子文件使得檔案的載體形式、管理流程、保存方法和利用手段方式等方面都發(fā)生了根本性的變化。原國際檔案理事會秘書長查爾斯·凱斯凱姆蒂把這種以適應(yīng)大規(guī)模的文件生成和進(jìn)入電子文件時代為特征的變革稱為“20世紀(jì)的檔案革命”［1］，美國檔案學(xué)家戴維·比爾曼把電子文件出現(xiàn)而造成的變化稱之為“重新創(chuàng)造檔案”［2］。從國際檔案大師的評價中足以體現(xiàn)出電子文件對傳統(tǒng)檔案工作帶來的巨大沖擊。

由于檔案工作對象的變化，人眼無法直觀認(rèn)讀電子文件相關(guān)信息，必須借助計算機(jī)等相關(guān)設(shè)備實現(xiàn)對電子文件的認(rèn)讀與管理，因而檔案部門最關(guān)心電子文件可用性，即現(xiàn)在（特別是將來）能不能讀取電子文件的相關(guān)信息。而維系當(dāng)前電子文件在將來可用性的電子文件長期保存工作是檔案部門的重點工作內(nèi)容（見表1）。

從表中涉及工作部門看，唯有電子文件長期保存工作是由檔案部門進(jìn)行主導(dǎo)的。由此可見，新時期的檔案工作用“收、管、存、用”四個字來替代“收、管、用”三個字是有道理的，這一字之差說明了在傳統(tǒng)檔案工作的基礎(chǔ)上，其對象和管理模式都發(fā)生了變化；說明了檔案界對履行檔案工作職責(zé)的擔(dān)心；說明了要對電子文件風(fēng)險進(jìn)行有針對地防范；說明了電子文件長期保存已成為新時期檔案工作的重要工作內(nèi)容。

1.2 檔案界對電子文件長期保存的認(rèn)識過程

檔案界對電子文件長期保存的認(rèn)識和研究方興未艾，經(jīng)歷了一個從關(guān)注存儲介質(zhì)——關(guān)注存儲技術(shù)——關(guān)注存儲系統(tǒng)工程的三階段認(rèn)識和研究過程，這個過程是一個從局部到整體，從微觀到宏觀的認(rèn)識和研究過程，符合事物認(rèn)識和研究的發(fā)展規(guī)律。

（1）關(guān)注存儲介質(zhì)

以往檔案界認(rèn)為長期保存的關(guān)鍵在于電子文件載體、媒體或介質(zhì)的長期保存，并就載體的使用壽命、性能、容量、成本等方面開展了相關(guān)研究［3，4］。

（2）關(guān)注存儲技術(shù)

由于信息技術(shù)迅速發(fā)展，技術(shù)淘汰、格式變換和系統(tǒng)升級等速度遠(yuǎn)大于載體的損壞速度，導(dǎo)致電子文件長期保存的研究熱點開始轉(zhuǎn)向技術(shù)方面，先后出現(xiàn)如仿真、拷貝、遷移、再生性保護(hù)、更新、加密、電子簽名、“可信時間戳”認(rèn)證、封裝、開放描述等一系列以技術(shù)為主的解決方案［5，6］。

（3）關(guān)注存儲系統(tǒng)工程

隨著研究的不斷深入和電子文件長期保存實踐的開展，檔案界意識到某些單一技術(shù)只是細(xì)節(jié)問題，電子文件長期保存是由政策、標(biāo)準(zhǔn)、策略、管理、技術(shù)、人才等要素構(gòu)成的系統(tǒng)工程，需要從電子文件生命周期的宏觀視角進(jìn)行系統(tǒng)分析和研究［7］。

2 電子文件生命周期與長期保存的相互關(guān)系

電子文件進(jìn)行長期保存的基本條件是電子文件要符合質(zhì)量要求，但電子文件質(zhì)量受其生命周期不同階段各個環(huán)節(jié)的綜合影響，不論哪個環(huán)節(jié)出現(xiàn)問題，電子文件質(zhì)量便無法保障，因此，從電子文件生命周期全過程進(jìn)行電子文件質(zhì)量控制顯得尤為重要。國際檔案理事會1997年發(fā)布的《電子文件管理指南》將電子文件生命周期劃分為三個階段，即概念（設(shè)計）階段、形成階段和維護(hù)階段［8］。概念（設(shè)計）階段是電子文件生存環(huán)境的搭建時期，形成階段是機(jī)構(gòu)業(yè)務(wù)活動記錄被形成并賦予其文件價值的時期，維護(hù)階段是電子檔案的真實完整性得到長期安全維護(hù)，確保社會記憶延續(xù)的時期。為此，通過分析電子文件生命周期每一階段對應(yīng)的工作目標(biāo)和工作對象，進(jìn)而闡述電子文件生命周期與長期保存的相互關(guān)系（見表2）。

通過表2可以看出，電子文件生命周期不同階段的工作對象和工作目標(biāo)各不相同，通過采用倒推的方法來理解電子文件生命周期與長期保存之間的相互關(guān)系。首先，作為社會記憶的電子檔案需要進(jìn)行長期保存。維護(hù)階段的對象是需要長期保存的電子檔案，其作為人類社會活動的記憶，需要被真實、完整、安全有效地長久保存下來。其次，由于電子文件是電子檔案的前身，長期保存的電子檔案質(zhì)量取決于形成階段電子文件的質(zhì)量，因此，形成階段電子文件質(zhì)量的好壞對維護(hù)階段長期保存效果具有重要影響。最后，電子文件的存在依賴于管理系統(tǒng)環(huán)境。電子文件在其系統(tǒng)平臺內(nèi)產(chǎn)生、流轉(zhuǎn)、保管和使用，所以，概念（設(shè)計）階段開發(fā)的系統(tǒng)平臺作為電子文件的生存環(huán)境，對電子文件的形成質(zhì)量具有直接影響，而具備電子文件管理和保存功能需求的平臺，是形成符合質(zhì)量要求的電子文件的條件和保證。

表1 檔案部門關(guān)注電子文件的重點工作內(nèi)容

表2 電子文件生命周期各階段的工作對象和目標(biāo)

電子文件生命周期不同階段與電子文件長期保存具有直接或間接聯(lián)系，長期保存的對象是具有保存價值、符合質(zhì)量要求的電子文件，而電子文件又依賴其系統(tǒng)環(huán)境。因此，長期保存的工作環(huán)節(jié)應(yīng)該延伸到電子文件及其生存環(huán)境的研制上，長期保存工作的影響因素自然也貫穿于電子文件完整的生命周期［9］。

3 通過數(shù)據(jù)分析電子文件管理中的問題

為客觀反映電子文件生命周期不同階段影響電子文件長期保存的主要因素，筆者2016年初對中國科學(xué)院系統(tǒng)的院屬單位以問卷調(diào)查的方式了解電子文件管理及保存現(xiàn)狀，并從電子文件生命周期視角，對其影響因素進(jìn)行了分析，共發(fā)放問卷116份，回收67份，回收率為57%。為確保問卷設(shè)置的問題能反映調(diào)查意圖，筆者借助SPSS對回收的問卷進(jìn)行信度分析，其α系數(shù)為0.893，表明問卷具有一定的可信度和進(jìn)一步分析的價值。此文采用了部分調(diào)研數(shù)據(jù)對電子文件管理中存在的相關(guān)問題進(jìn)行分析。

3.1 電子文件管理的數(shù)量受局限

根據(jù)調(diào)查結(jié)果顯示，目前院屬單位已有50%—90%的文件以電子形式產(chǎn)生，但產(chǎn)生的電子文件能被檔案室接收、管理和保存的卻不到50%（見圖1）。

3.2 電子文件管理的種類受局限

基層單位能夠接收管理和保存的電子文件主要以數(shù)碼照片、音視頻文件、數(shù)字化文件、電子檔案等類型為主，而一些數(shù)據(jù)庫文件、網(wǎng)頁文件、電子郵件等系統(tǒng)外產(chǎn)生的電子文件被歸檔管理的很少（見圖2）。

3.3 電子文件管理和保存方式缺乏專業(yè)性

檔案室受傳統(tǒng)紙質(zhì)文件管理理念和方式的影響，缺少針對電子文件的有效管理方式，突出表現(xiàn)在難以正確劃分電子文件的保管期限。60%的院屬單位選擇參照紙質(zhì)文件的保管期限執(zhí)行，34%的單位根本沒有劃分電子文件保管期限，而只有5%的單位制定了適用于電子文件的保管期限表（見圖3）。

3.4 電子文件管理系統(tǒng)的元數(shù)據(jù)管理功能薄弱

元數(shù)據(jù)缺失的電子文件很難確定其真實性，也不能為長期保存的電子文件真實性提供保障，因此，元數(shù)據(jù)管理功能是電子文件管理系統(tǒng)的主要功能之一，承擔(dān)著完整捕獲電子文件內(nèi)容、結(jié)構(gòu)和背景信息，保證長期保存的電子文件質(zhì)量的重要任務(wù)。但調(diào)查數(shù)據(jù)顯示，電子文件管理系統(tǒng)的元數(shù)據(jù)管理功能相對較弱（見圖4）。

圖1 被管理電子文件數(shù)量與產(chǎn)生數(shù)量情況

圖2 被管理的電子文件類型占所產(chǎn)生類型的對比

3.5 電子文件歸檔不力

由文件形成者職能活動產(chǎn)生、具有保存價值的電子文件使用后都應(yīng)歸檔、移交到檔案室進(jìn)行統(tǒng)一管理和保存，電子文件形成者是電子文件產(chǎn)生的責(zé)任主體，是保證電子文件質(zhì)量和避免長期保存的電子文件資源流失的重要防線。但調(diào)查結(jié)果顯示，部分單位未開展電子文件歸檔管理的原因是多方面的，其中文件形成者不愿意歸檔是主要原因之一。形成者認(rèn)為由自己保管使用更為方便，導(dǎo)致出現(xiàn)了電子文件的未歸檔現(xiàn)象（見圖5）。

3.6 檔案部門的電子文件業(yè)務(wù)指導(dǎo)職能被弱化

檔案管理部門為確保電子文件的質(zhì)量，應(yīng)當(dāng)在電子文件形成階段提供業(yè)務(wù)指導(dǎo)與監(jiān)督檢查，但這一職能在實際工作中發(fā)揮不理想，有44%的檔案部門沒有參與電子文件形成階段進(jìn)行業(yè)務(wù)監(jiān)督指導(dǎo)（見圖6）。

4 電子文件生命周期不同階段對長期保存的主要影響因素與對策

電子文件長期保存應(yīng)在電子文件生命周期的各個階段得到持續(xù)關(guān)注，而分析每一階段影響電子文件長期保存的主要因素，為實現(xiàn)長期保存尋找工作突破口具有重要意義。筆者通過調(diào)查發(fā)現(xiàn)了電子文件在管理和長期保存過程中存在的一些影響和制約電子文件長期保存工作的關(guān)鍵因素（見圖7），面對這些影響因素，本文提出具有針對性的對策建議。

4.1 概念階段

（1）影響因素——電子文件管理系統(tǒng)功能無法滿足電子文件管理和長期保存的要求

圖3 電子文件保管期限的依據(jù)情況

圖4 電子文件元數(shù)據(jù)管理情況

圖5 未開展電子文件歸檔管理的原因

圖6 檔案部門參與電子文件形成的業(yè)務(wù)指導(dǎo)情況

電子文件生命周期的概念（設(shè)計）階段是搭建電子文件生存及運行環(huán)境的階段，其目標(biāo)是研制符合電子文件管理要求的系統(tǒng)平臺，首先需要明確系統(tǒng)功能需求，而多數(shù)單位的系統(tǒng)設(shè)計缺乏檔案部門的參與，責(zé)任主體以信息技術(shù)部門為主，但信息技術(shù)人員不了解電子文件管理需求，缺乏與文件形成者、檔案管理者之間的有效溝通，其設(shè)計的系統(tǒng)主要以實現(xiàn)業(yè)務(wù)需求為主，容易忽略相應(yīng)的電子文件管理與長期保存的相關(guān)功能。從長期保存視角看，如果系統(tǒng)無法及時完整捕獲電子文件及其元數(shù)據(jù)等，不能具備滿足檔案管理要求的相關(guān)功能，則無法保障電子文件的真實性和安全性，無法滿足電子文件長期保存的基本要求。因此，電子文件管理系統(tǒng)功能設(shè)計對確保長期保存電子文件真實性的重要程度不言而喻，也是設(shè)計階段影響電子文件長期保存的主要因素。

圖7 電子文件生命周期不同階段影響長期保存的主要因素示意圖

（2）對策——檔案部門介入電子文件管理系統(tǒng)設(shè)計，確保系統(tǒng)功能符合檔案管理要求

檔案部門必須在系統(tǒng)設(shè)計階段先期介入，爭取系統(tǒng)功能設(shè)計需求的話語權(quán)，與信息技術(shù)部門密切溝通，認(rèn)真做好前期需求調(diào)研，充分了解電子文件管理和長期保存的具體要求，完善系統(tǒng)功能方案設(shè)計，確保系統(tǒng)功能符合檔案管理要求并注重系統(tǒng)各項功能的實現(xiàn)，為電子文件的產(chǎn)生、流轉(zhuǎn)、保管、利用提供一個安全可靠的生存、運行和長期保存環(huán)境。

4.2 形成階段

（1）影響因素——無法有效控制電子文件質(zhì)量和歸檔

形成階段是機(jī)構(gòu)業(yè)務(wù)活動過程中根據(jù)需要在搭建好的系統(tǒng)環(huán)境中形成電子文件的階段，電子文件在這一階段隨著業(yè)務(wù)流的推進(jìn)過程而流轉(zhuǎn)，責(zé)任主體是文件形成部門。造成電子文件質(zhì)量不佳的原因包括文件形成者業(yè)務(wù)能力不強、文檔部門業(yè)務(wù)指導(dǎo)缺位等方面，文件形成者如果不使用或不能熟練使用電子文件系統(tǒng)，不按照業(yè)務(wù)流程形成符合檔案管理要求的電子文件，必然造成形成的電子文件不規(guī)范，缺少元數(shù)據(jù)等先天質(zhì)量問題。歸檔難是由于相關(guān)制度執(zhí)行不力和文件形成者對電子文件管理與保存意識不足，重視電子文件利用的便捷性而忽略了有價值電子文件的歸檔保存要求。這些是形成階段影響電子文件長期保存的主要因素。

（2）對策——有效控制電子文件質(zhì)量并明確文件形成者的歸檔責(zé)任

檔案管理部門應(yīng)當(dāng)履行電子文件的業(yè)務(wù)指導(dǎo)責(zé)任，監(jiān)督文件形成者在可靠系統(tǒng)內(nèi)生成電子文件及其元數(shù)據(jù)，并遵從規(guī)范流程，通過系統(tǒng)功能實現(xiàn)電子文件的質(zhì)量控制，尤其要重視不同業(yè)務(wù)系統(tǒng)中產(chǎn)生的電子文件歸檔，需要通過規(guī)范接口實現(xiàn)各類異構(gòu)電子文件數(shù)據(jù)平穩(wěn)轉(zhuǎn)移到電子文件管理系統(tǒng)，由該系統(tǒng)提供唯一標(biāo)識符，并實現(xiàn)歸檔電子文件的安全存儲和集中管理。同時要在制度中明確電子文件形成者的歸檔責(zé)任，按時將具有保存價值的電子文件移交檔案管理部門，從而保證長期保存的電子文件來源渠道順暢且質(zhì)量符合要求。

圖8 數(shù)字檔案館、室分布式保存平臺示意圖

4.3 維護(hù)階段

（1）影響因素——檔案管理部門的電子文件長期保存的能力不足

維護(hù)階段是對那些辦理完畢并進(jìn)行歸檔的電子文件進(jìn)行有效管理、提供利用和長期保存的時期，責(zé)任主體是檔案管理部門（檔案室和檔案館），長期保存能力不足主要體現(xiàn)在檔案室自身能力有限，檔案室、檔案館和部門工作之間銜接等方面。檔案室保存的電子文件是社會記憶的基礎(chǔ)，其電子文件質(zhì)量決定了檔案館的電子檔案質(zhì)量和長期保存效果，但由于檔案室保存規(guī)模小，管理和技術(shù)能力不足等現(xiàn)實困難，難以承擔(dān)電子文件長期保存的重任。一些檔案館由于對長期保存工作的重要性和認(rèn)識不到位，缺乏系統(tǒng)的頂層設(shè)計，持續(xù)的整體條件支持不足。長期保存涉及電子文件生命周期各個階段，相關(guān)部門工作之間銜接不暢，未形成合力所造成的效率降低等也是維護(hù)階段影響電子文件長期保存的因素。

（2）對策——從宏觀到微觀全面提升電子文件長期保存的能力

檔案館作為檔案信息的永久保管基地和服務(wù)中心，需要全面提升電子文件長期保存的能力。一方面要以對歷史負(fù)責(zé)的態(tài)度高度重視電子文件長期保存工作，采用適合本單位電子文件特點的技術(shù)路線，做好頂層設(shè)計、優(yōu)化技術(shù)方案、確保經(jīng)費到位、匹配專業(yè)隊伍，保障有序開展長期保存工作。另一方面要認(rèn)真思考檔案室和檔案館等部門之間的工作對接，構(gòu)建數(shù)字檔案館、數(shù)字檔案室的電子文件分布式保存平臺［10］（見圖8）。平臺中的數(shù)字檔案館的作用是實現(xiàn)對電子文件進(jìn)行數(shù)據(jù)管理和長期存儲，維護(hù)電子文件的長期真實完整有效性，并面向用戶提供檔案信息利用服務(wù)；而數(shù)字檔案室的主要作用是“中轉(zhuǎn)站”，及時對電子文件形成部門（在OA及業(yè)務(wù)系統(tǒng)）的質(zhì)量符合要求的電子文件進(jìn)行收集、管理和利用，并按規(guī)定向數(shù)字檔案館輸送需要長期保存的電子文件。

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屠躍明，中國科學(xué)院檔案館研究館員，研究生導(dǎo)師，主要研究方向為檔案信息資源管理。

張夢霞，中國科學(xué)院檔案館碩士研究生，主要研究方向為是檔案信息資源管理。

The Influences and Strategies Deal with the Long-term Preservation of Electronic Records from the View of Life Cycle

Tu Yueming，Zhang Mengxia
（Archives of Chinese Academy of Science,Beijing,100190）

Long-term preservation of electronic records has become the focus content of the new period archives.Long-term preservation of electronic records is not isolated,and it has direct or indirect with other stages the life cycle of electronic records.The paper make an investigation methods to detailed analysis of the main factor that effect on the long-term preservation of electronic records at different stages.Finally,with these factors for the breakthrough the paper propose to risk prevention ideas,methods and recommendations path for long-term preservation of electronic records.

Electronic Records;Long-term Preservation;Life Cycle

G270.7