淺談面粉加工企業(yè)信息系統(tǒng)

孫亞飛 王春燕 張立軍 鄧 超

中糧面業(yè)（海寧）有限公司 浙江海寧 314400

淺談面粉加工企業(yè)信息系統(tǒng)

孫亞飛 王春燕 張立軍 鄧 超

中糧面業(yè)（海寧）有限公司 浙江海寧 314400

隨著互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)蓬勃發(fā)展和市場(chǎng)環(huán)境的變化，傳統(tǒng)的信息傳遞模式和方法已經(jīng)不能適應(yīng)企業(yè)的發(fā)展，公司需要全面提升信息化管理水平，采用信息系統(tǒng)的方式來應(yīng)對(duì)企業(yè)內(nèi)外環(huán)境的變化，在物流、資金流、信息流處理過程中，快速及時(shí)做出決策調(diào)整，使企業(yè)更具競(jìng)爭(zhēng)力。

信息化 財(cái)務(wù) 供應(yīng)鏈 需求 實(shí)施

1 信息化系統(tǒng)項(xiàng)目的意義及實(shí)施范圍

面粉企業(yè)通過建立公司網(wǎng)絡(luò)化和數(shù)據(jù)大集中的財(cái)務(wù)核算、供應(yīng)鏈管理、人力資源管理平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)公司財(cái)務(wù)管理、供應(yīng)鏈管理、人力資源管理工作規(guī)范化和流程化，提高管理效率，滿足現(xiàn)階段及未來一定時(shí)期內(nèi)對(duì)公司各方面數(shù)據(jù)分析、經(jīng)營(yíng)決策等管理需求。項(xiàng)目范圍包含業(yè)務(wù)范圍、產(chǎn)品模塊范圍、組織范圍、時(shí)間范圍以及項(xiàng)目實(shí)施技術(shù)策略等。

業(yè)務(wù)范圍是指以企業(yè)財(cái)務(wù)核算、供應(yīng)鏈管理業(yè)務(wù)為核心，通過總賬、固定資產(chǎn)、應(yīng)收管理、應(yīng)付管理、費(fèi)用管理、企業(yè)報(bào)表、采購(gòu)管理、銷售管理、庫(kù)存管理、存貨管理的模塊應(yīng)用。

2 企業(yè)信息系統(tǒng)的層級(jí)規(guī)劃

通過對(duì)企業(yè)每個(gè)管理層級(jí)需求提出相應(yīng)的規(guī)劃。

業(yè)務(wù)層：將企業(yè)主體業(yè)務(wù)流程納入信息系統(tǒng)，同時(shí)做到公司業(yè)務(wù)和財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)完整、準(zhǔn)確、及時(shí)。

管理層：基于企業(yè)的組織結(jié)構(gòu)，在系統(tǒng)中合理實(shí)現(xiàn)業(yè)務(wù)流程的控制點(diǎn)，加強(qiáng)整個(gè)公司在業(yè)務(wù)及財(cái)務(wù)、供應(yīng)鏈上的監(jiān)控職能，提高企業(yè)的管理運(yùn)作水平。

決策層：統(tǒng)一數(shù)據(jù)來源，通過信息系統(tǒng)建設(shè)為企業(yè)提供一整套規(guī)范、準(zhǔn)確、及時(shí)的企業(yè)經(jīng)營(yíng)分析指標(biāo)。

1）統(tǒng)一平臺(tái)集成應(yīng)用

企業(yè)系統(tǒng)在建設(shè)過程中，必須遵循統(tǒng)一規(guī)劃，統(tǒng)一設(shè)計(jì)，統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，統(tǒng)一規(guī)范，統(tǒng)一接口，統(tǒng)一開發(fā)平臺(tái)的原則，使企業(yè)信息化系統(tǒng)建立在一個(gè)統(tǒng)一的應(yīng)用平臺(tái)上，搭建一個(gè)信息共享的、集成應(yīng)用的一體化信息系統(tǒng)。

2）總體規(guī)劃分步建設(shè)

我們?cè)诿鞔_企業(yè)的發(fā)展戰(zhàn)略，信息化戰(zhàn)略，信息化建設(shè)目標(biāo)及要求的基礎(chǔ)上，進(jìn)行信息化系統(tǒng)的總體規(guī)劃，即設(shè)計(jì)總體架構(gòu)，總體功能，總體性能，并依據(jù)總體規(guī)劃，按期分步驟地實(shí)現(xiàn)總體規(guī)劃的要求，在每個(gè)信息化系統(tǒng)建設(shè)過程中，制定具體的建設(shè)計(jì)劃和方案。

在分步實(shí)施的過程中，前期規(guī)劃工作盡可能全面細(xì)致，在考慮整體業(yè)務(wù)情況下，事先進(jìn)行統(tǒng)一基礎(chǔ)數(shù)據(jù)規(guī)劃，以免未來分步實(shí)施時(shí)，各系統(tǒng)銜接困難。

3）應(yīng)用價(jià)值

實(shí)現(xiàn)信息存放統(tǒng)一、縱橫向財(cái)務(wù)賬表統(tǒng)一，從而極大地保障了整個(gè)企業(yè)基礎(chǔ)財(cái)務(wù)信息的準(zhǔn)確性、及時(shí)性，有效控制財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)。

促進(jìn)企業(yè)戰(zhàn)略目標(biāo)與績(jī)效管理、資源分配相結(jié)合，并結(jié)合財(cái)務(wù)與業(yè)務(wù)過程與報(bào)告的管控。

會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)的自動(dòng)化，滿足投資人與企業(yè)管理者對(duì)企業(yè)信息快速報(bào)告的要求。

實(shí)時(shí)監(jiān)督控制，保障企業(yè)資產(chǎn)的安全、形成對(duì)運(yùn)營(yíng)風(fēng)險(xiǎn)敏捷反應(yīng)與控制能力。

結(jié)合企業(yè)戰(zhàn)略績(jī)效系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)整系統(tǒng)分析，分析利潤(rùn)來源與市場(chǎng)機(jī)會(huì)，進(jìn)而支持內(nèi)部資源的合理調(diào)配，滿足企業(yè)戰(zhàn)略擴(kuò)張的需要。

3 信息系統(tǒng)建設(shè)的業(yè)務(wù)實(shí)現(xiàn)

1）財(cái)務(wù)總賬

面粉企業(yè)的信息系統(tǒng)主要圍繞著實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)來推動(dòng)業(yè)務(wù)，所以信息系統(tǒng)重點(diǎn)一般在于財(cái)務(wù)模塊。總賬主要解決財(cái)務(wù)日常的制單、審核、記賬、月末結(jié)轉(zhuǎn)、結(jié)賬工作，完成企業(yè)的全部財(cái)務(wù)核算工作以及幫助企業(yè)進(jìn)行項(xiàng)目、部門的核算管理工作。

圖1 總賬應(yīng)用的總體流程

通過圖1，我們可以清晰地看到總賬應(yīng)用的總體流程，首先對(duì)信息系統(tǒng)進(jìn)行相應(yīng)的基礎(chǔ)設(shè)置，定義現(xiàn)金流項(xiàng)目、科目關(guān)系、公司級(jí)參數(shù)、基本檔案、錄入科目期初、憑證定制等。

其次，通過供應(yīng)鏈業(yè)務(wù)系統(tǒng)的單據(jù)的傳導(dǎo)，來生成相應(yīng)的憑證，財(cái)務(wù)通過對(duì)憑證的記賬、沖銷處理，實(shí)現(xiàn)相應(yīng)的財(cái)務(wù)報(bào)表。

2）固定資產(chǎn)

固定資產(chǎn)、無(wú)形資產(chǎn)、遞延資產(chǎn)的管理，主要完成原始卡片錄入、新增資產(chǎn)卡片錄入、資產(chǎn)變動(dòng)、資產(chǎn)評(píng)估、資產(chǎn)減值、計(jì)提折舊、資產(chǎn)減少、資產(chǎn)拆分、資產(chǎn)合并、資產(chǎn)調(diào)撥、資產(chǎn)盤點(diǎn)等功能。見圖2。

圖2 固定資產(chǎn)的總體應(yīng)用流程

3）應(yīng)收管理

對(duì)管理企業(yè)與客戶、部門和業(yè)務(wù)員所形成的應(yīng)收款、應(yīng)付款、收款、付款等業(yè)務(wù)，為企業(yè)提供各種往來款項(xiàng)的處理、核銷及相關(guān)的查詢、統(tǒng)計(jì)的功能。通過對(duì)應(yīng)收款項(xiàng)全方位的管理，實(shí)現(xiàn)應(yīng)收業(yè)務(wù)與供應(yīng)鏈等相關(guān)業(yè)務(wù)的緊密連接，輔助企業(yè)業(yè)務(wù)流，加強(qiáng)對(duì)資金流入流出的核算與管理，強(qiáng)化對(duì)資金的控制，保證企業(yè)資金的健康流動(dòng)。

4）應(yīng)付管理

應(yīng)用以實(shí)現(xiàn)對(duì)企業(yè)與供應(yīng)商、部門或業(yè)務(wù)員所形成的應(yīng)付款、應(yīng)收款、收款及付款和預(yù)付款業(yè)務(wù)的管理，同時(shí)也可實(shí)現(xiàn)暫估應(yīng)付的管理，適應(yīng)業(yè)務(wù)簡(jiǎn)便性的要求，強(qiáng)化資金控制，實(shí)現(xiàn)資金的合理運(yùn)用及安排。

5）借款單

通過對(duì)借款單、報(bào)銷單、還款單的管理，主要完成借款錄入、報(bào)銷錄入、借款審批、報(bào)銷審批、借款沖銷、費(fèi)用分?jǐn)?、借款匯總查詢、報(bào)銷匯總查詢等功能。

6）采購(gòu)管理

采購(gòu)是企業(yè)管理的一個(gè)重點(diǎn)對(duì)象，因?yàn)槠潢P(guān)系到企業(yè)資金的流出，所以采購(gòu)流程也是系統(tǒng)管理中的一個(gè)重點(diǎn)，采購(gòu)系統(tǒng)是以訂單為核心，對(duì)采購(gòu)過程中物流運(yùn)動(dòng)的各個(gè)環(huán)節(jié)及狀態(tài)進(jìn)行跟蹤管理，從計(jì)劃、請(qǐng)購(gòu)、訂貨、收貨、質(zhì)檢、入庫(kù)、收票、結(jié)算等。通過與計(jì)劃的集成應(yīng)用，達(dá)到在保障供應(yīng)的前提下，降低庫(kù)存積壓。

采購(gòu)管理的流程描述如下：

需求部門采購(gòu)請(qǐng)購(gòu)單錄入—→生成采購(gòu)訂單（普通采購(gòu)必須訂單）—→采購(gòu)到貨單—→采購(gòu)入庫(kù)單—→采購(gòu)發(fā)票—→采購(gòu)結(jié)算—→采購(gòu)成本核算—→會(huì)計(jì)審核系統(tǒng)采購(gòu)發(fā)票，自動(dòng)生成存貨采購(gòu)入庫(kù)單和采購(gòu)應(yīng)付單—→會(huì)計(jì)在接到審批通過的付款審批單后，在系統(tǒng)中錄入采購(gòu)付款單，并審核；會(huì)計(jì)根據(jù)設(shè)置好的憑證模板，將采購(gòu)應(yīng)付單、采購(gòu)付款單、存貨采購(gòu)入庫(kù)單生成財(cái)務(wù)憑證。信息系統(tǒng)的應(yīng)用，很好的實(shí)現(xiàn)了企業(yè)現(xiàn)實(shí)業(yè)務(wù)流程系統(tǒng)化，提高了采購(gòu)效率。

7）銷售管理

銷售業(yè)務(wù)主要的業(yè)務(wù)處理包括接預(yù)訂、詢報(bào)價(jià)、下訂單、發(fā)貨安排、退換貨、發(fā)票與結(jié)算等商流、物流和資金流全過程管理，對(duì)銷售價(jià)格、銷售信用的實(shí)時(shí)管控，自動(dòng)形成財(cái)務(wù)應(yīng)收與存貨核算管理，提供企業(yè)銷售管理報(bào)表。

每個(gè)企業(yè)的內(nèi)部流程都有個(gè)性差異，這里簡(jiǎn)單例舉銷售管理流程系統(tǒng)描述：銷售內(nèi)勤接收客戶訂單，在系統(tǒng)中錄入銷售預(yù)訂單；需要給客戶發(fā)貨時(shí)，銷售內(nèi)勤參照銷售預(yù)訂單生成銷售訂單，保存時(shí)系統(tǒng)自動(dòng)判斷客戶信用額度，如果不通過則打印銷售訂單提交領(lǐng)導(dǎo)手工簽批；開票員收款或確認(rèn)客戶賬款到賬情況；核實(shí)完成后，開票員審核銷售訂單，并生成系統(tǒng)銷售發(fā)票；結(jié)算員生成系統(tǒng)銷售應(yīng)收單和銷售成本結(jié)轉(zhuǎn)單；過磅員記錄車輛皮重；保管員發(fā)貨裝車，并根據(jù)銷售發(fā)票生成銷售出庫(kù)單；過磅員記錄車輛裝貨完成后的車重。

通過系統(tǒng)的統(tǒng)一管理，做到了各相關(guān)部門的數(shù)據(jù)協(xié)同，使企業(yè)的銷售業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)能夠更加直接、迅速的反應(yīng)給所需領(lǐng)導(dǎo)及部門。

8）庫(kù)存管理

庫(kù)存管理系統(tǒng)是供應(yīng)鏈領(lǐng)域的基礎(chǔ)系統(tǒng)，與供應(yīng)鏈的其它系統(tǒng)集成，完成對(duì)實(shí)物的收發(fā)管理。主要包括基本的出入庫(kù)作業(yè)、庫(kù)存調(diào)整作業(yè)、供應(yīng)商寄存業(yè)務(wù)、預(yù)留業(yè)務(wù)等，并將入出庫(kù)結(jié)果傳遞給存貨核算系統(tǒng)，完成財(cái)務(wù)處理。系統(tǒng)還提供了豐富的統(tǒng)計(jì)分析的功能，以滿足企業(yè)決策的需要。

9）存貨管理

存貨是企業(yè)中重要的流動(dòng)資產(chǎn)，對(duì)存貨的核算是會(huì)計(jì)核算的一項(xiàng)重要內(nèi)容。存貨核算系統(tǒng)是供應(yīng)鏈的后臺(tái)，與庫(kù)存管理、采購(gòu)管理、銷售管理、內(nèi)部交易、委外加工等緊密集成，主要核算企業(yè)材料、產(chǎn)成品、委外加工件的入庫(kù)成本；核算材料的出庫(kù)成本，作為生產(chǎn)成本卷積的基礎(chǔ)；核算產(chǎn)成品的銷售出庫(kù)成本，以便核算企業(yè)的利潤(rùn)；核算結(jié)余成本，反映和監(jiān)督存貨資金的占用情況。

10）企業(yè)報(bào)表

系統(tǒng)主要用于各級(jí)組織進(jìn)行報(bào)表的制定、下發(fā)、收集、審核、上報(bào)等相關(guān)業(yè)務(wù)工作，可為各企業(yè)單位提供各類管理報(bào)表的服務(wù)，如財(cái)務(wù)報(bào)表等，提供報(bào)表編制、數(shù)據(jù)采集和報(bào)表過程管理的全方位管理服務(wù)。支持按需定制報(bào)表和任務(wù)，提供各類從業(yè)務(wù)系統(tǒng)取數(shù)的途徑（單元公式、語(yǔ)義模型等），支持報(bào)表數(shù)據(jù)手工錄入和公式自動(dòng)計(jì)算，提供為滿足上報(bào)要求的各種報(bào)表進(jìn)行審核、匯總的服務(wù)，提供報(bào)表數(shù)據(jù)的報(bào)送管理服務(wù)，提供計(jì)劃任務(wù)對(duì)報(bào)表數(shù)據(jù)進(jìn)行自動(dòng)批量計(jì)算，并支持通過報(bào)表數(shù)據(jù)訂閱推送到郵件、移動(dòng)設(shè)備、門戶等滿足報(bào)表的最終使用。

5 結(jié)束語(yǔ)

信息系統(tǒng)給企業(yè)帶來的不僅是管理方式的改變，更是對(duì)企業(yè)管理方式的提升，扁平化的管理使企業(yè)內(nèi)高層與基層交流更加順暢，提高整體工作效率，同時(shí)帶動(dòng)企業(yè)整體素質(zhì)提升。信息系統(tǒng)是現(xiàn)代化企業(yè)核心競(jìng)爭(zhēng)力的一個(gè)必然需求，只有用好信息系統(tǒng)，才能使企業(yè)強(qiáng)者更強(qiáng)。

TS 211，F(xiàn) 272，G 252

C

1674-5280（2016）06-0036-03

2016-07-15

孫亞飛（1982—），男，浙江海寧人，網(wǎng)絡(luò)工程師，擁有數(shù)十年企業(yè)信息管理經(jīng)驗(yàn)。