信息時代檔案保密工作研究

夏海紅

摘要：電子檔案是時代發(fā)展的新型產物，它是通過計算機以及相關設備對社會人物活動信息事宜，具有保存價值的資料進行儲存、處理等的電子機構。在信息時代如何加強檔案的管理成為當前急需解決的問題，本文主要是對信息時代檔案保密管理工作進行分析和論述。

關鍵詞：信息時代；檔案管理；保密

一、引言

根據(jù)當下形勢發(fā)展，針對我國信息電子政務的發(fā)展狀況與趨勢，為更加恰當?shù)奶幚砗梦覈Ｃ芄ぷ髦锌赡軙媾R的新情況，新問題，人大常委于2010年頒布了“保守國家秘密法”新法律，并在本年十月開始施行。在這樣一個信息發(fā)達的時代，國家機關和相關部門要切實的維護好國家利益和安全，有效利用國家保密法保護這些檔案安全，為國家的改革開放和現(xiàn)代社會主義社會建設保駕護航，是當下必須考慮的問題。

二、電子檔案的優(yōu)越性

自從進入電子信息化時代以來，電子檔案就以其便捷、快速的優(yōu)秀特點很快得到大眾的接受和認可，并得到了快速發(fā)展。電子檔案的具體優(yōu)點可以分為以下幾點：

（1）增加了信息收集、利用效率的同時降低了相關工作人員的工作量，有緩解了工作人員的工作壓力。

（2）增加了檔案的系統(tǒng)質量，檢索更加方便快捷，提高了工作人員的辦事效率。

（3）可以隨時查閱、修改以及增添相關所需文檔，有效解決了先前文件收集難，查找難以及分類復雜的問題。

（4）方便了檔案的管理，增加了信息利用效率。

三、信息時代檔案管理工作中存在的問題

（一）檔案信息管理意識薄弱

對檔案管理的保密意識淡薄，在以前很長一段時間里，很多企業(yè)對檔案信息的管理都沒有足夠的重視，只是根據(jù)自身想法主觀的認為，檔案信息只是一些普遍資料對公司發(fā)展沒有實際意義，只要做到檔案安全、保密就足夠，讓公司檔案束之高閣。并且在公司檔案的收集整理工作上沒有培訓專業(yè)的人員，并且缺乏人手，讓公司檔案信息一直落后于市場，嚴重阻礙了公司檔案信息在公司發(fā)展中應該起到的合理安排公司工作重點，資源的合理分配等積極作用的發(fā)揮。

（二）檔案信息錄入問題

到目前為止，企業(yè)實現(xiàn)計算機信息化管理是一個逐步漸變的過程，在由紙質檔案到電子檔案轉變過程中有著很大的錄制工作需要完成，不可避免的會出現(xiàn)各種未知的問題。首先，由于紙質型檔案存在的形勢多樣，工作繁雜，對工作人員有極高的要求，仍然有很高的出錯率，讓檔案信息的準確度和有效性都有極大的降低。再者，雖然目前科技進步很快，各種掃描儀的出現(xiàn)為檔案錄制提供了便捷，加快了實現(xiàn)計算機系統(tǒng)化管理，但是也仍有工作人員由于大意，出現(xiàn)檔案信息漏掃、錯掃，造成檔案信息的漏頁、錯頁的情況時有發(fā)生。最后，檔案信息的繁雜狀況，造成系統(tǒng)管理的凌亂，造成空間極大的浪費。

四、強化信息時代檔案保密工作的措施

（二）加強新形勢下電子檔案的保密管理

首先，嚴格區(qū)分機關檔案信息外網和檔案信息內網。外網主要與互聯(lián)網相連接，負責檔案信息的發(fā)布和為公眾提供利用檔案信息的平臺；檔案信息內網主要負責內部各機關電子檔案的接收、傳輸、備份等內容。

其次，提高技術防范能力，確保電子檔案安全。要真正做好電子檔案的加密保護必須做到以下幾點：（1）采取責任人具體到位原則，做到使用、管理以及負責都為同一人；（2）對管理人員進行專業(yè)培訓，對于違規(guī)現(xiàn)象嚴肅處理。（3）使用國家規(guī)定計算機安全殺毒防火軟件，并及時升級更新。（4）對保密工作隨時檢測，完善防范漏洞。（5）對儲存介質采用科學規(guī)范的程序進行清點、登記以及銷毀等。

（二）提高檔案管理人員的素質

機關檔案信息管理是一份技術工作，也是一份服務性的工作，人員的素養(yǎng)高低很大程度上決定檔案信息的安全程度。所以要提升檔案信息管理工作人員的全面素養(yǎng)，對其進行全面的培訓與指導。首先，要加強檔案信息管理人員的安全意識，時刻警醒檔案安全的重要性。再者，加強檔案管理工作人員的專業(yè)技能和管理技能，避免出現(xiàn)失誤或者錯誤操作，同時擁有抵抗檔案信息被盜的能力。最后，提升檔案信息管理工作人員的基本素質和法律素養(yǎng)，嚴禁人為的進行保密信息的泄漏。

（三）建立完善的保密機制

做好機關檔案信息的審核工作，一方面可以有效保護國家安全利益；另一方面可以最大限度的實現(xiàn)公民知情權的保護。國家相關部門應及時快速的公開非機密檔案，增加檔案信息溝通渠道，建立健全信息交流平臺，例如：建立圖書館、博物館以及科技信息機構等，并實現(xiàn)網絡同步一體化，讓群眾快速接收、了解這些檔案信息，并通過這些檔案信息合理的開發(fā)運用，實現(xiàn)社會快速發(fā)展。主要的制度措施如下：

（1）有效判定保密檔案保密等級。

（2）做好檔案保密范圍的詳細劃分。

（3）公開信息不會造成國家利益安全損失。

（4）及時對可公開的信息進行公開。

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