高校二級學(xué)院行政秘書的素質(zhì)培養(yǎng)探析

【摘 要】 本文認(rèn)為，要提升高校二級學(xué)院行政秘書的綜合素質(zhì)，就必須培養(yǎng)他們樹立科學(xué)的管理理念，培育積極的工作心態(tài)，培訓(xùn)熟練的業(yè)務(wù)技能及良好的組織協(xié)調(diào)溝通能力。

【關(guān)鍵詞】 高校;二級學(xué)院;行政秘書;素質(zhì)培養(yǎng)

高校承載著人才培養(yǎng)、科學(xué)研究、社會(huì)服務(wù)、文化傳承的基本功能。高校要實(shí)現(xiàn)其基本功能，充分體現(xiàn)自身的價(jià)值，就必須依靠良好有效的行政管理工作。伴隨著教育大眾化的推進(jìn)，高校辦學(xué)規(guī)模不斷擴(kuò)大，辦學(xué)水平及層次不斷提高，二級管理已逐步成為高校實(shí)施行政管理的重要形式。作為高校行政管理的重要組成部分，二級學(xué)院行政管理的有效性對高校行政管理目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)具有根本性的意義。二級學(xué)院行政秘書作為高校行政管理工作隊(duì)伍的重要一員，是高校行政管理政策的執(zhí)行者、落實(shí)者、反饋者，是聯(lián)系學(xué)院與學(xué)校、學(xué)院與學(xué)院、學(xué)院與師生之間的重要橋梁紐帶，在落實(shí)、完成并反饋學(xué)校管理部門與基層行政管理單位工作任務(wù)方面發(fā)揮著重要作用。日常工作中，二級學(xué)院行政秘書工作千頭萬緒，內(nèi)容紛繁冗雜，科學(xué)的管理理念、積極的工作心態(tài)、熟練的業(yè)務(wù)技能、良好的溝通能力等成為二級學(xué)院行政秘書開展好崗位工作的必備素質(zhì)。

一、培養(yǎng)樹立科學(xué)的管理理念

理念是行動(dòng)的先導(dǎo)，科學(xué)的管理理念是開展好行政管理工作的前提，從根本上決定了行政管理工作的效果。高校二級學(xué)院行政管理工作的實(shí)質(zhì)是服務(wù)領(lǐng)導(dǎo)、服務(wù)老師、服務(wù)學(xué)生，不斷提高工作效能和服務(wù)質(zhì)量，發(fā)揮好橋梁紐帶、溝通內(nèi)外的作用。因此，要做好二級學(xué)院行政秘書工作，就必須搞清楚“服務(wù)誰、為了誰”的基本問題，必須認(rèn)識到高校行政管理的本質(zhì)，樹立其“以人為本，管理即服務(wù)”的科學(xué)理念。首先，要為領(lǐng)導(dǎo)順利開展學(xué)院各項(xiàng)工作做好服務(wù)。行政秘書要及時(shí)了解學(xué)校及其它學(xué)院的相關(guān)信息、教師及學(xué)生的建議及反饋意見等向領(lǐng)導(dǎo)反饋并為領(lǐng)導(dǎo)做相關(guān)決策提供參考，發(fā)揮好參謀的作用。其次，要為老師們安心從事教學(xué)科研工作提供服務(wù)。行政秘書需要處理好與老師們的關(guān)系，了解學(xué)院各位老師的基本情況，做好老師們的職稱評定、年終考核、崗位變動(dòng)等工作，及時(shí)反饋老師們對學(xué)院各項(xiàng)工作提出的建議，發(fā)揮好上傳下達(dá)、橋梁紐帶的作用。再次，要為學(xué)生提供力所能及的服務(wù)和幫助。行政秘書工作雖然沒有直接與學(xué)生相關(guān)，但作為高校的教職員工，依然有教育引導(dǎo)學(xué)生的義務(wù)。因此，行政秘書還要適時(shí)幫助引導(dǎo)學(xué)生積極進(jìn)取，為他們提供好幫助和服務(wù)，促進(jìn)學(xué)生成長成才。

二、培育積極的工作心態(tài)

行政管理工作內(nèi)容繁雜，對應(yīng)部門多，任務(wù)重，所以行政秘書必須保持積極的工作心態(tài)。行政秘書在學(xué)校管理層與學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)之間、學(xué)校各職能部門與學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)和老師之間、學(xué)院各行政部門與學(xué)院老師之間都起著重要的溝通傳遞的樞紐作用，面對錯(cuò)綜復(fù)雜的各種管理關(guān)系，就需要行政秘書時(shí)刻保持積極向上的良好心態(tài)，耐心、細(xì)致的協(xié)調(diào)好各種人際關(guān)系，處理好各項(xiàng)工作中的問題，以促進(jìn)學(xué)院各項(xiàng)工作穩(wěn)定有序的開展。工作中，行政秘書要負(fù)責(zé)做好各種會(huì)議的會(huì)前準(zhǔn)備工作、負(fù)責(zé)會(huì)議簽到、記錄、會(huì)議內(nèi)容整理及擬寫會(huì)議紀(jì)要;負(fù)責(zé)通知學(xué)院相關(guān)老師按時(shí)按要求參加院系、校級會(huì)議及各種活動(dòng)，并做好參加人員的考勤工作;做好外來訪客的接待工作;協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)落實(shí)學(xué)校、相關(guān)主管部門、學(xué)院內(nèi)部的各項(xiàng)工作;協(xié)助部門安全負(fù)責(zé)人做好學(xué)院辦公室安全防范和檢查工作;制定部門假期值班表;負(fù)責(zé)全院教職工考勤工作;協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)制定工作計(jì)劃并起草相關(guān)文件;做好上級、學(xué)院等各種文件的收發(fā)、登記、歸檔工作;做好學(xué)院報(bào)刊雜志的征訂、收發(fā)、借閱登記工作;負(fù)責(zé)學(xué)院教職工的體檢安排工作、福利發(fā)放工作、辦公用品領(lǐng)用工作等等。行政秘書每天面對如此繁雜瑣碎的日常行政工作，就需要時(shí)刻保持良好的心態(tài)，以飽滿的熱情應(yīng)對各種問題。此外，行政秘書還需要以積極的心態(tài)來處理各種不可預(yù)見的應(yīng)急性工作。

三、培訓(xùn)熟練的業(yè)務(wù)技能及良好的組織協(xié)調(diào)溝通能力

要做好行政管理工作，行政秘書就需要熟練地掌握各種業(yè)務(wù)技能。行政秘書要草擬文件、協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)制定規(guī)章制度等，所以要了解國家時(shí)事政治、掌握高校工作動(dòng)態(tài)、學(xué)習(xí)研究領(lǐng)導(dǎo)的講話和文章，因此要有較強(qiáng)的語言表達(dá)能力和文字處理能力，要能熟練使用計(jì)算機(jī)等信息化辦公軟件，在事務(wù)性工作中要利用好計(jì)算機(jī)技術(shù)充分體現(xiàn)高效精準(zhǔn)的特點(diǎn)，以確保工作的正確性。行政秘書工作的對象是高校老師和學(xué)生，因此行政秘書要具有較高的文化水平和高校管理方面的專業(yè)知識，在日常工作中，要積極主動(dòng)的制定工作計(jì)劃，統(tǒng)籌安排，合理布置，及時(shí)準(zhǔn)確的上傳下達(dá)，有條不紊的開展各項(xiàng)工作。同時(shí)，更要注意發(fā)現(xiàn)問題、分析問題，解決問題，注重積累總結(jié)經(jīng)驗(yàn)、把握好高校行政管理工作的規(guī)律。

行政秘書除了做好日常的行政管理事務(wù)，還要處理各種臨時(shí)性、突發(fā)性事情，所以良好的組織協(xié)調(diào)與溝通能力也是行政秘書需要具備的重要素質(zhì)。行政秘書要正確理解上級部門和學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)布置的工作任務(wù)，掌握上級部門和學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)對此項(xiàng)工作的基本期望，然后將工作從資源和時(shí)間上進(jìn)行合理地分配，分清輕重緩急，對領(lǐng)導(dǎo)布置的工作進(jìn)行部署，合理分配，明確目標(biāo)，組織協(xié)調(diào)好各方面的訴求，做好統(tǒng)籌安排，形成一個(gè)主次分明的高效的工作安排，并對執(zhí)行過程進(jìn)行有效監(jiān)控，確保目標(biāo)達(dá)到、計(jì)劃落實(shí)。這些都需要強(qiáng)而有效的組織協(xié)調(diào)能力，而對上對下，對里對外，服務(wù)對象個(gè)體眾多，處理好這些關(guān)系還需要良好的溝通能力。良好的溝通能力能增進(jìn)相互理解，推進(jìn)指令的順暢下達(dá)，使行政管理工作達(dá)到事半功倍的效果。

總之，二級學(xué)院行政秘書的工作看似簡單、平凡瑣碎，實(shí)際上每件事都關(guān)系到學(xué)院的發(fā)展和師生的個(gè)人利益。所以行政秘書要不斷提高自身素質(zhì)，樹立科學(xué)的管理理念，塑造勤奮好學(xué)、愛崗敬業(yè)、高效務(wù)實(shí)、探索創(chuàng)新的積極心態(tài)，及時(shí)掌握信息時(shí)代的新興先進(jìn)辦公技術(shù)，不斷學(xué)習(xí)現(xiàn)代化的管理方法和溝通技巧，有聲有色開展好崗位工作，為促進(jìn)學(xué)校事業(yè)發(fā)展做出力所能及的貢獻(xiàn)。

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【作者簡介】

李明利（1982-）女，碩士，助理研究員，中國計(jì)量大學(xué)機(jī)電工程學(xué)院行政秘書，研究方向：高校行政管理.