項目管理在獨立學(xué)院學(xué)生創(chuàng)新項目中的應(yīng)用

岳慶英　蔣滿霖　李長俊

【摘 要】本文探討項目管理方法在獨立學(xué)院學(xué)生創(chuàng)新項目管理中應(yīng)用的可行性，并將其應(yīng)用于學(xué)生創(chuàng)新項目管理之中，解決當(dāng)前獨立學(xué)院學(xué)生創(chuàng)新項目按期結(jié)題率低、管理效率低下等問題，探索出一套適用于獨立學(xué)院的行之有效的學(xué)生創(chuàng)新項目管理方法，促進(jìn)學(xué)生創(chuàng)新項目管理的規(guī)范化和科學(xué)化。

【關(guān)鍵詞】項目管理 獨立學(xué)院 大學(xué)生創(chuàng)新項目

【中圖分類號】G 【文獻(xiàn)標(biāo)識碼】A

【文章編號】0450-9889（2016）10C-0074-03

為了促進(jìn)高等學(xué)校轉(zhuǎn)變教育思想觀念，改革人才培養(yǎng)模式，強(qiáng)化創(chuàng)新創(chuàng)業(yè)能力訓(xùn)練，培養(yǎng)適應(yīng)創(chuàng)新型國家建設(shè)需要的高水平創(chuàng)新人才，教育部于2012年下發(fā)了《關(guān)于做好“本科教學(xué)工程”國家級大學(xué)生創(chuàng)新創(chuàng)業(yè)訓(xùn)練計劃實施工作的通知》，要求各高校實施大學(xué)生創(chuàng)新創(chuàng)業(yè)訓(xùn)練計劃。自此，全國各高校紛紛組織師生進(jìn)行大學(xué)生創(chuàng)新創(chuàng)業(yè)項目訓(xùn)練工作。大學(xué)生創(chuàng)新項目訓(xùn)練作為其中的一個重要部分，隨著高校立項項目數(shù)量、投入經(jīng)費數(shù)量和參與學(xué)生人數(shù)的增加，如何做好它的管理工作，確保它的實施質(zhì)量，便成了許多高校重要的研究課題。

近年來，桂林電子科技大學(xué)信息科技學(xué)院結(jié)合自身特點，努力推進(jìn)大學(xué)生創(chuàng)新項目訓(xùn)練活動的開展，不斷探索其管理的有效途徑，并將項目管理工具和方法應(yīng)用于大學(xué)生創(chuàng)新項目的管理工作之中，解決了當(dāng)前獨立學(xué)院學(xué)生創(chuàng)新項目按期結(jié)題率偏低、管理效率低下等問題，積累了一定的經(jīng)驗，也取得了較好的效果。

一、項目管理方法在大學(xué)生創(chuàng)新項目管理中應(yīng)用的可行性

大學(xué)生創(chuàng)新項目管理包括項目申報、經(jīng)費分配、中期檢查、結(jié)題答辯等各環(huán)節(jié)，同時也涉及導(dǎo)師隊伍建設(shè)、教學(xué)條件建設(shè)等各個方面，大學(xué)生創(chuàng)新項目的研究時間一般為一至兩年。由于涉及面較廣、研究期較長，加之獨立學(xué)院的學(xué)生自覺性較差，在這個過程中很可能出現(xiàn)學(xué)生中途放棄的情況，因此過程管理對于大學(xué)生創(chuàng)新項目起著至關(guān)重要的作用。為了保證并不斷提高大學(xué)生創(chuàng)新項目的質(zhì)量，就應(yīng)該從大學(xué)生創(chuàng)新項目的整個過程著手，對大學(xué)生創(chuàng)新項目的全過程進(jìn)行持續(xù)的監(jiān)督和控制。

“項目”是一個組織為實現(xiàn)自己既定的目標(biāo)，在一定的時間、人員和資源約束條件下，所開展的一種具有一定獨特性的一次性工作，而項目管理就是指在一定的約束條件下，為達(dá)到項目的目標(biāo)對項目所實施的計劃、組織、協(xié)調(diào)和控制的過程。項目管理方法已經(jīng)廣泛應(yīng)用于建筑、國防、航空、金融、信息等行業(yè)，實踐證明，這些工具和方法是行之有效的。大學(xué)生創(chuàng)新項目與一般的項目相比有其自己的獨特性，它以在校學(xué)生為主體，突出項目的創(chuàng)新性，而它們也有一定的共性，都具有項目的特性，大學(xué)生創(chuàng)新項目活動有著明確的目的性和完整的生命周期，它需要在限定的時間內(nèi)完成計劃、申請、實施、控制和結(jié)題評估等一個完整的過程。每一個具體的項目雖然都有其自身的特點，但這些項目之間也是互相聯(lián)系互相影響的，因此大學(xué)生創(chuàng)新項目訓(xùn)練本身就構(gòu)成一個整體，它符合項目的屬性。為了實現(xiàn)大學(xué)生創(chuàng)新項目的目標(biāo)，可以使用項目管理方法對大學(xué)生創(chuàng)新項目活動整個過程進(jìn)行計劃和控制。因此，根據(jù)大學(xué)生創(chuàng)新項目的特性，有選擇地將項目管理工具和方法引入大學(xué)生創(chuàng)新項目管理便成了可能。

二、項目管理方法在大學(xué)生創(chuàng)新項目管理中的應(yīng)用

在獨立學(xué)院中，大學(xué)生創(chuàng)新項目有學(xué)生、指導(dǎo)老師、系部和學(xué)院等多個參與方，而學(xué)院作為大學(xué)生創(chuàng)新項目的總體組織者，需要對大學(xué)生創(chuàng)新項目做出全面的掌控，是大學(xué)生創(chuàng)新項目管理的核心，因此以下研究都將從學(xué)院層面出發(fā)。

（一）組織管理。組織是目標(biāo)能否實現(xiàn)的決定性因素，而設(shè)計合理的組織結(jié)構(gòu)，是組織高效運(yùn)行的必備條件。由于大學(xué)生創(chuàng)新項目涉及多個部門，需要眾多技術(shù)知識的支持才能完成工作，因此宜采用矩陣型組織結(jié)構(gòu)進(jìn)行管理，并設(shè)計出組織結(jié)構(gòu)圖，如圖1所示。

圖1 大學(xué)生創(chuàng)新項目組織結(jié)構(gòu)圖

在圖1中，每一個橫向和縱向交匯的工作，都需要接受兩個方面的指令，既要接受項目所屬系部的橫向指令，也要接受學(xué)院職能部門的縱向指令，兩方面交叉在一起就形成了一個矩陣。這樣的組織結(jié)構(gòu)具有很大的彈性和適應(yīng)性，可以根據(jù)工作需要，集中各種專門的知識和技能，以便迅速完成任務(wù)。由分管教學(xué)工作的副院長任組長，教務(wù)部長、各系主任等為成員，共同組成大學(xué)生創(chuàng)新項目領(lǐng)導(dǎo)小組，如遇縱向指令與橫向指令發(fā)生沖突時，則可由大學(xué)生創(chuàng)新項目領(lǐng)導(dǎo)小組進(jìn)行協(xié)調(diào)和決策。

（二）項目進(jìn)度計劃與控制。一般的高校對大學(xué)生創(chuàng)新項目的管理，主要重視組織申報、評審和結(jié)題驗收幾方面的管理工作，但對項目實施的過程管理卻沒有給予足夠的重視，從而使得大學(xué)生創(chuàng)新項目的管理呈現(xiàn)出一種“兩頭緊、中間松”的管理模式。在獨立學(xué)院中，由于學(xué)生學(xué)習(xí)基礎(chǔ)較為薄弱，學(xué)習(xí)的自覺性也不能與一般的一本、二本學(xué)生相提并論，他們大多自我管理意識淡薄、興趣易變、難以持之以恒。如果像一般高校那樣以一種兩頭緊而中間松的管理模式來管理獨立學(xué)院的大學(xué)生創(chuàng)新項目，很容易會出現(xiàn)一些問題而無法及時控制，例如學(xué)生對創(chuàng)新項目能積極申報而研究卻不能持續(xù)深入，這樣的情況無法及時地發(fā)現(xiàn)并控制。由于項目研究的進(jìn)程完全靠學(xué)生自身的自覺性和主動性，如學(xué)生主動性不足則將無法按期結(jié)題，導(dǎo)致每年的大學(xué)生創(chuàng)新項目按期結(jié)題率都偏低。

為了及時地發(fā)現(xiàn)和控制可能出現(xiàn)的問題，學(xué)校和老師需要對學(xué)生進(jìn)行更多的約束和管理，才能讓大學(xué)生創(chuàng)新項目達(dá)到預(yù)期的實施效果，提高其按期結(jié)題率。為此，桂林電子科技大學(xué)信息科技學(xué)院制定了一套自己的管理制度：

1.要求指導(dǎo)老師每月至少進(jìn)行1次項目指導(dǎo)和檢查，指導(dǎo)學(xué)生解決項目研究過程中遇到的疑難問題，并督促和鼓勵學(xué)生持續(xù)而深入地進(jìn)行項目研究。

2.大學(xué)生創(chuàng)新項目領(lǐng)導(dǎo)小組每個季度安排一次檢查，檢查各項目是否按照申報書中的進(jìn)度計劃完成了相應(yīng)的研究工作，如果有項目檢查未通過，則要求限期整改，在整改合格前停止經(jīng)費使用。

3.項目變更控制，由于大學(xué)生創(chuàng)新項目一旦立項就無法變更項目名稱，因此如果由于某種原因?qū)W生確實無法繼續(xù)進(jìn)行項目研究，或是導(dǎo)師由于某種原因不能繼續(xù)指導(dǎo)，可進(jìn)行項目成員和指導(dǎo)老師的變更，以此保證已立項大學(xué)生創(chuàng)新項目的繼續(xù)開展。變更情況必須同時在系部、教務(wù)部、財務(wù)部三處進(jìn)行備案，禁止未經(jīng)同意的自行變更。

項目計劃與控制是項目管理最重要的兩個方面，因此在大學(xué)生創(chuàng)新項目立項之時還需立即進(jìn)行項目的實施計劃。為了做好大學(xué)生創(chuàng)新項目的計劃與控制管理工作，可選用項目管理工具甘特圖協(xié)助管理。甘特圖，是項目進(jìn)度計劃最常用的一種工具，由于其簡單、明了、直觀、易于編制，它能夠直觀地表明任務(wù)計劃在什么時候進(jìn)行，以及實際進(jìn)展與計劃的對比，管理者可以極為便利地弄清楚一項任務(wù)完成了多少、還剩哪些工作待做，并可評估工作是滯后、提前，還是依計劃實施，是一種理想的項目管理、控制工具。選用甘特圖來管理大學(xué)生創(chuàng)新項目，需在開展大學(xué)生創(chuàng)新項目立項之初就繪制好項目進(jìn)度計劃甘特圖，并隨著工作的實際進(jìn)度變化而不斷地更新，及時畫出表示實際進(jìn)度情況的線段，讓它能夠?qū)崟r反映出大學(xué)生創(chuàng)新項目管理工作的實際進(jìn)度情況。例如，在完成后期檢查之后，更新繪制大學(xué)生創(chuàng)新項目甘特圖如圖2所示。

圖2 大學(xué)生創(chuàng)新項目甘特圖

在圖2中，左側(cè)縱向列出相應(yīng)的工作名稱，上方橫向列出時間跨度，淺色橫線長度表示計劃一項工作的持續(xù)時間，深色橫線長度表示實際某項工作的持續(xù)時間。有了大學(xué)生創(chuàng)新項目甘特圖，管理者就能清楚直觀地掌握大學(xué)生創(chuàng)新項目管理工作的進(jìn)度，清楚地了解哪些工作按計劃應(yīng)該什么時間段完成、實際是什么時間段完成的、目前尚有哪些工作未完成等項目進(jìn)度情況。待到一期大學(xué)生創(chuàng)新項目全部結(jié)題之后，也可以將甘特圖中項目實際的實施進(jìn)度與項目原計劃進(jìn)度進(jìn)行對比，是超前、滯后，還是按計劃進(jìn)行，分析其原因，找出存在的問題并對存在的問題進(jìn)行分析和處理，吸取經(jīng)驗教訓(xùn)，然后做出工作總結(jié)，以便在下一期的大學(xué)生創(chuàng)新項目管理工作中做得更完善。

（三）項目經(jīng)費管理。大學(xué)生創(chuàng)新項目的實施主要依靠上級和學(xué)院的撥款，國家級項目每項贊助經(jīng)費為一萬元，區(qū)級項目每項為三千元，學(xué)院再同時給出1∶1的配套經(jīng)費。由于經(jīng)費有限，因而做好經(jīng)費的管理工作尤為重要。學(xué)院應(yīng)該結(jié)合自身特點，設(shè)立大學(xué)生創(chuàng)新項目專項經(jīng)費，并制訂相應(yīng)的經(jīng)費管理辦法，對經(jīng)費的使用過程進(jìn)行跟蹤管理，強(qiáng)化經(jīng)費使用的控制。

每一個大學(xué)生創(chuàng)新項目因研究內(nèi)容的不同其所需要花費的項目經(jīng)費也是不同的，例如以軟件研究為主的創(chuàng)新項目因其所需購買的材料較少所以需要的項目經(jīng)費也較少，而以硬件研究為主的項目因其所需購買的元器件較多，所以它需要花費的項目經(jīng)費也較多。因此，可以綜合考慮各項目的研究內(nèi)容和難易程度，進(jìn)行適當(dāng)?shù)慕?jīng)費調(diào)配，而非簡單地按照國家級項目每項兩萬、區(qū)級項目每項六千元的平均標(biāo)準(zhǔn)直接下?lián)艿矫恳粋€項目，以使大學(xué)生創(chuàng)新項目經(jīng)費能夠發(fā)揮最大的用處。

（四）質(zhì)量管理。項目質(zhì)量管理包括保證項目滿足其目標(biāo)要求所需要的過程，其對象是項目交付物，對于學(xué)生學(xué)習(xí)基礎(chǔ)相對薄弱的獨立學(xué)院而言，開展大學(xué)生創(chuàng)新項目訓(xùn)練的主要目的應(yīng)該不在于讓學(xué)生做出多少創(chuàng)新性成果，而主要在于讓學(xué)生通過大學(xué)生創(chuàng)新項目體驗科學(xué)研究的過程，培養(yǎng)學(xué)生的實踐動手能力和凝結(jié)理論成果的能力。因此，在做大學(xué)生創(chuàng)新項目質(zhì)量計劃編制時，應(yīng)側(cè)重于過程控制，同時要求有必要的項目交付物，如達(dá)到預(yù)期效果的硬件實物或軟件系統(tǒng)、公開發(fā)表的論文，等等。

開展大學(xué)生創(chuàng)新項目訓(xùn)練，可以讓學(xué)生通過大學(xué)生創(chuàng)新項目的研究，體驗科學(xué)研究的辛苦與樂趣，學(xué)會獨立思考并逐一發(fā)現(xiàn)和解決研究過程中遇到的問題，將所學(xué)的理論知識運(yùn)用到實際項目中，學(xué)以致用，進(jìn)而提高學(xué)生的實踐動手能力，培養(yǎng)學(xué)生發(fā)現(xiàn)問題、分析問題和解決問題的能力，鍛煉學(xué)生的創(chuàng)新思維。在研究后期，可鼓勵學(xué)生撰寫和發(fā)表學(xué)術(shù)論文，從而鍛煉學(xué)生文字組織和凝結(jié)理論成果的能力。因此，在結(jié)題驗收之時應(yīng)重點考查學(xué)生是否通過項目訓(xùn)練提高了自身的實踐動手能力和團(tuán)結(jié)協(xié)作能力，是否按照項目計劃完成了項目的研究，并按照質(zhì)量計劃驗收大學(xué)創(chuàng)新項目交付物。在結(jié)題答辯后，由專人負(fù)責(zé)收集學(xué)生的演示視頻，優(yōu)秀的項目作品以及學(xué)生發(fā)表的論文、獲得的專利證書等材料復(fù)印件，統(tǒng)一歸檔管理。

三、實施效果

桂林電子科技大學(xué)信息科技學(xué)院大學(xué)生創(chuàng)新項目訓(xùn)練計劃應(yīng)用項目管理方法一年多來，取得了良好的效果。首先，建立了一個矩陣式的大學(xué)生創(chuàng)新項目組織結(jié)構(gòu)，成立了以分管教學(xué)工作的副院長為組長的“大學(xué)生創(chuàng)新項目領(lǐng)導(dǎo)小組”，創(chuàng)新了教學(xué)管理模式，并制訂了一套較為完善的大學(xué)生創(chuàng)新項目管理規(guī)章制度。其次，通過項目管理工具甘特圖的應(yīng)用，合理地安排項目進(jìn)度計劃，有效地利用資源，減少了資源閑置和時間浪費，有效地做好了大學(xué)生創(chuàng)新項目的進(jìn)度計劃與控制工作，大大提高了項目的按期結(jié)題率。再次，監(jiān)督和控制大學(xué)生創(chuàng)新項目經(jīng)費的使用并進(jìn)行了合理調(diào)配，使每個項目能夠合理合法地使用經(jīng)費，不僅有效地控制了成本，并且使經(jīng)費發(fā)揮了最大的效用。最后，學(xué)生實踐動手能力明顯提高，并且取得了顯著的創(chuàng)新成果。2016年共有2個項目作品和1篇論文入選第二屆廣西大學(xué)生創(chuàng)新創(chuàng)業(yè)優(yōu)秀成果展示會。據(jù)統(tǒng)計，參加過大學(xué)生創(chuàng)新項目的學(xué)生，其畢業(yè)設(shè)計成績也普遍偏高，基本上都能拿到優(yōu)秀或良好的成績，另外，學(xué)院從參加創(chuàng)新項目的學(xué)生中選拔學(xué)生參加學(xué)科競賽，并在大學(xué)生電子設(shè)計競賽中取得了很好的成績。

總之，大學(xué)生創(chuàng)新項目訓(xùn)練是一個長期而艱巨的復(fù)雜工程，它需要全國各高校不斷地努力去探索和完善其管理方法。桂林電子科技大學(xué)信息科技學(xué)院結(jié)合獨立學(xué)院的實際情況與學(xué)生特點，引入項目管理方法，形成的管理途徑與管理模式，能有效地保證大學(xué)生創(chuàng)新項目的實施質(zhì)量，取得良好的效果，其取得的成績表明在大學(xué)生創(chuàng)新項目管理中應(yīng)用項目管理方法是成功可行，并值得其他獨立學(xué)院借鑒的。

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【基金項目】桂林電子科技大學(xué)信息科技學(xué)院教育教學(xué)改革項目資金資助（2015JGY09 & 2015JGY01）

【作者簡介】岳慶英（1986— ），女，廣西桂林人，桂林電子科技大學(xué)在職研究生，桂林電子科技大學(xué)信息科技學(xué)院教師，實習(xí)研究員；蔣滿霖（1974— ），男，江西九江人，博士，桂林電子科技大學(xué)商學(xué)院副教授，碩士生導(dǎo)師，MBA導(dǎo)師；李長?。?959— ），男，廣西桂林人，桂林電子科技大學(xué)信息科技學(xué)院教授，碩士生導(dǎo)師。

（責(zé)編 王 一）