EXCEL在小微企業(yè)管理應(yīng)收賬款中的運(yùn)用

【摘要】利用EXCEL可以幫助小微企業(yè)對(duì)應(yīng)收賬款數(shù)據(jù)處理、數(shù)據(jù)分析和輔助決策起作用。在處理龐大數(shù)據(jù)時(shí)，用手工方法統(tǒng)計(jì)需要花費(fèi)大量時(shí)間，甚至出現(xiàn)錯(cuò)誤，運(yùn)用EXCEL可以快速、準(zhǔn)確的得到計(jì)算結(jié)果，可以使復(fù)雜的工作變得簡(jiǎn)單，提高工作效率。

【關(guān)鍵詞】EXCEL ?小微企業(yè) ?應(yīng)收賬款

一、應(yīng)收賬款定義

應(yīng)收賬款（Receivables）是指企業(yè)在正常的經(jīng)營(yíng)過(guò)程中因銷(xiāo)售商品、產(chǎn)品、提供勞務(wù)等業(yè)務(wù)，應(yīng)向購(gòu)買(mǎi)單位收取的款項(xiàng)。

應(yīng)收賬款是伴隨企業(yè)的銷(xiāo)售行為發(fā)生而形成的一項(xiàng)債權(quán)。因此，應(yīng)收賬款的確認(rèn)與收入的確認(rèn)密切相關(guān)。應(yīng)收賬款賬戶(hù)在設(shè)置明細(xì)賬進(jìn)行核算時(shí)可以按購(gòu)入的不同種類(lèi)貨物和接受勞務(wù)的各個(gè)單位來(lái)分類(lèi)。會(huì)計(jì)人員做賬時(shí)，對(duì)收進(jìn)的存款一般確認(rèn)為應(yīng)收賬款。

企業(yè)持續(xù)經(jīng)營(yíng)發(fā)生的各種資源耗費(fèi)需要用收回的應(yīng)收賬款來(lái)彌補(bǔ)虧空，而收不回來(lái)的壞賬企業(yè)也應(yīng)采取相應(yīng)措施，催收所欠賬款。當(dāng)企業(yè)面臨無(wú)法收回所欠賬款的情況時(shí)，應(yīng)早做準(zhǔn)備，對(duì)符合壞賬條件的應(yīng)收賬款按規(guī)定程序報(bào)批審核后，將該賬戶(hù)轉(zhuǎn)為壞賬損失科目處理。

二、應(yīng)收賬款處理方式的現(xiàn)狀及問(wèn)題

應(yīng)收賬款管理是企業(yè)一項(xiàng)非常重要的工作，在以往手工方式下，這項(xiàng)工作非常繁雜。通過(guò)總結(jié)企業(yè)應(yīng)收賬款管理的流程，能夠使用EXCEL快速、高效的完成工作，大大縮短工作流程，簡(jiǎn)化工作步驟。

目前，大部分小微企業(yè)在處理應(yīng)收賬款時(shí)還是停留在手工處理階段，數(shù)據(jù)處理復(fù)雜，浪費(fèi)時(shí)間。還有部分企業(yè)購(gòu)買(mǎi)專(zhuān)業(yè)系統(tǒng)軟件來(lái)進(jìn)行處理，但是購(gòu)買(mǎi)系統(tǒng)也存在問(wèn)題，會(huì)存在不適合本公司財(cái)務(wù)處理的細(xì)枝末節(jié)，但是要進(jìn)行自行開(kāi)發(fā)也是困難重重：首先，成本高，投入資金大;其次，系統(tǒng)漏洞多，需要請(qǐng)專(zhuān)人維護(hù)系統(tǒng)，人力成本高。因此，使用EXCEL來(lái)進(jìn)行應(yīng)收賬款管理，操作簡(jiǎn)便，方便管理，而且使用EXCEL能夠根據(jù)公司情況設(shè)置工作表，自行增減項(xiàng)目。但是使用EXCEL處理應(yīng)收賬款，如果基礎(chǔ)表格設(shè)計(jì)不正確，必要項(xiàng)沒(méi)有設(shè)計(jì)錄入，數(shù)據(jù)錄入后沒(méi)有進(jìn)行規(guī)范整理，復(fù)雜計(jì)算還是使用原始手段，沒(méi)有靈活運(yùn)用函數(shù)簡(jiǎn)化計(jì)算，對(duì)數(shù)據(jù)沒(méi)有進(jìn)行分析，總結(jié)，那么，對(duì)應(yīng)收賬款的處理也沒(méi)有幫助。因此要根據(jù)正確流程來(lái)處理應(yīng)收賬款。

處理流程圖

三、EXCEL處理應(yīng)收賬款流程

（一）設(shè)計(jì)基礎(chǔ)表格

1.客戶(hù)基本情況表。根據(jù)企業(yè)應(yīng)收賬款管理需要，建立如表1所示的客戶(hù)基本情況表，統(tǒng)計(jì)客戶(hù)公司的基本信息，再根據(jù)基本情況表來(lái)進(jìn)行設(shè)計(jì)后續(xù)的應(yīng)收賬款匯總表，賬齡分析表。如表1所示中，新建一個(gè)表格命名為客戶(hù)基本情況表，然后在表中新建一個(gè)表格，輸入客戶(hù)名稱(chēng)，地址，聯(lián)系人，電話(huà)號(hào)碼等相關(guān)信息。如果在實(shí)際的操作過(guò)程中，可以根據(jù)自己公司的情況進(jìn)行適當(dāng)?shù)脑黾訙p少項(xiàng)，這張表格的資料填寫(xiě)是否齊全是以后查詢(xún)客戶(hù)信息的必要條件。客戶(hù)信息表將與其他工作表建立關(guān)聯(lián)，減少重復(fù)輸入工作。

表1 客戶(hù)基本情況表

2.應(yīng)收賬款匯總表。

應(yīng)收賬款匯總表截圖

在EXCEL工作簿中新建工作表命名為應(yīng)收賬款匯總表，第二行輸入序號(hào)、公司名稱(chēng)、發(fā)票號(hào)碼、開(kāi)票日期、付款期限、到期日期、應(yīng)收賬款金額、已收金額、未收金額、到期提示等項(xiàng)，項(xiàng)目可以自行設(shè)計(jì)增減。

3.壞賬準(zhǔn)備計(jì)提比例表。

表2 壞賬準(zhǔn)備計(jì)提比例表

建立一張表格，在表頭處輸入標(biāo)題，適當(dāng)?shù)卣{(diào)整一下行距。然后在表格第二行輸入逾期天數(shù)和計(jì)提比例，接著像表2那樣依次輸入天數(shù)和計(jì)提比例。

4.賬齡分析表。

賬齡分析表截圖

新建工作表命名為賬齡分析表，表名就是賬齡分析表，第二行依次為公司名稱(chēng)、發(fā)票號(hào)碼、到期日期、未收金額、是否到期、過(guò)期天數(shù)和壞賬準(zhǔn)備。要在建立表格時(shí)候注意的是第二和第三行要分析需不需要進(jìn)行合并。

（二）整理不規(guī)范數(shù)據(jù)

應(yīng)收賬款匯總表中的數(shù)據(jù)是根據(jù)公司交易所發(fā)生的賒銷(xiāo)記錄進(jìn)行填寫(xiě)的。在操作過(guò)程中需要注意的是單元格格式的設(shè)置，像開(kāi)票日期和到期日期這些都是需要設(shè)置日期格式的，因?yàn)榈狡谌掌?開(kāi)票日期+付款期限，所以要正確設(shè)置單元格格式。選中目標(biāo)單元格，對(duì)單元格格式進(jìn)行修改，把格式改為“日期”。付款期限加上開(kāi)票日期就是到期日期，對(duì)計(jì)算到期日期很關(guān)鍵，且付款期限作為天數(shù)，把它設(shè)置為大于0的整數(shù)。因此，根據(jù)這些需求，我們?cè)谠O(shè)置付款期限時(shí)可以設(shè)置數(shù)據(jù)有效性。具體操作為：先選中付款期限這一列，然后單擊“數(shù)據(jù)”菜單下的“數(shù)據(jù)有效性”，有效性條件為允許“整數(shù)”，數(shù)據(jù)“大于”，最小值為“0”。在此基礎(chǔ)上還可以設(shè)置出錯(cuò)警告，在輸入不符合條件的數(shù)據(jù)時(shí)，會(huì)彈出提示信息“請(qǐng)輸入大于0的整數(shù)”。設(shè)置數(shù)據(jù)有效性給在未來(lái)操作時(shí)對(duì)輸入正確的付款期限數(shù)值提供了保障，在出錯(cuò)時(shí)能夠及時(shí)發(fā)現(xiàn)，大大降低了手工輸入錯(cuò)誤的概率。應(yīng)收賬款金額和已收金額都是手工輸入的，但是未收金額是需自行計(jì)算，只要設(shè)置一個(gè)公式就可以完成計(jì)算，即未收金額=應(yīng)收賬款金額-已收金額。

賬齡分析表中的數(shù)據(jù)大部分可以引用之前應(yīng)收賬款匯總表中的數(shù)據(jù)，公司名稱(chēng)、發(fā)票號(hào)碼、到期日期和未收金額都在應(yīng)收賬款匯總表中出現(xiàn)過(guò)，對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行引用，減少重復(fù)輸入，減輕工作。公司名稱(chēng)=應(yīng)收賬款匯總表D20，D20是在應(yīng)收賬款匯總表中的單元格地址。

僅僅把數(shù)據(jù)填寫(xiě)到EXCEL表格中還不行，要對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行規(guī)范整理。適當(dāng)美化及刪除不需要的行列。擁有規(guī)范的應(yīng)收賬款匯總表對(duì)之后的數(shù)據(jù)提取和數(shù)據(jù)的分析都有著至關(guān)重要的作用?？梢酝ㄟ^(guò)“排序和篩選”，選擇“自定義排序”，對(duì)公司名稱(chēng)進(jìn)行升序排序。整理出信息不全的行列，進(jìn)行完善。還可以套用EXCEL中的表格樣式，進(jìn)行適當(dāng)調(diào)整，可以讓表格更加美觀。選中表格數(shù)據(jù)區(qū)域，單擊“套用表格格式”，選擇美觀的表格樣式，然后再對(duì)行列進(jìn)行適當(dāng)調(diào)整。

（三）使用EXCEL函數(shù)計(jì)算指標(biāo)

Excel中為我們提供了很多內(nèi)置函數(shù)，在應(yīng)收賬款數(shù)據(jù)計(jì)算時(shí)發(fā)揮至關(guān)重要的作用，減輕了計(jì)算壓力。

1.IF函數(shù)在Excel中使用頻率較高，它可以對(duì)值和目標(biāo)值進(jìn)行邏輯比較。IF函數(shù)內(nèi)容符合條件，則執(zhí)行某些操作，否則就執(zhí)行其他操作。在使用IF函數(shù)時(shí)往往會(huì)使用嵌套（嵌套是指一個(gè)公式中一起加入多個(gè)函數(shù)）。TODAY函數(shù)是返回系統(tǒng)當(dāng)前日期的函數(shù)。

“是否到期”的判定可以使用if函數(shù)嵌套一個(gè)today函數(shù)來(lái)確定。具體公式為=IF（$D5>TODAY（），“否”，“是”），如果到日期大于系統(tǒng)確定的當(dāng)前日期，那么函數(shù)會(huì)返回“否”，如果小于則返回“是”。需要注意的是絕對(duì)引用，在公式自動(dòng)填充過(guò)程中，可能會(huì)出現(xiàn)問(wèn)題，所以通過(guò)絕對(duì)引用把列進(jìn)行固定。

2.在計(jì)算應(yīng)收賬款的過(guò)期天數(shù)即賬齡時(shí)，就可以充分利用AND函數(shù)。AND函數(shù)可以對(duì)多個(gè)條件進(jìn)行判斷。

應(yīng)收賬款的過(guò)期天數(shù)與之后計(jì)算壞賬準(zhǔn)備金額有關(guān)聯(lián)。系統(tǒng)日期減去到期日期如果小于0，把未收金額填寫(xiě)到“未逾期”，否則顯示空值。如果系統(tǒng)日期減去減去到期日期大于0或者小于30，把金額填寫(xiě)到“30”單元格下，其他三種過(guò)期天數(shù)情況也是類(lèi)似填寫(xiě)。G5= =IF（TODAY（）-D5<0，E5，""），H5=IF（AND（TODAY（）-D5>0，TODAY（）-D5<30），E5，""），I5=IF（AND（TODAY（）-D5>30，N5< 60），E5，""），J5=IF（AND（TODAY（）-D5>60，TODAY（）-D5<90），E5，""），K5=IF（（TODAY（）-D5）>90，E5，""）。公式填寫(xiě)之后可以使用自動(dòng)填充功能，把表格填充好。

3.利用VLOOKUP函數(shù)使賬齡分析表與之前設(shè)置的壞賬準(zhǔn)備計(jì)提比例表掛鉤，這樣就可以壞賬準(zhǔn)備計(jì)提比例表中自動(dòng)讀取的賬期數(shù)據(jù)。VLOOKUP函數(shù)的功能是，搜索首列滿(mǎn)足條件的元素，返回單元格的值取決于你col_index_num輸入的數(shù)字，輸入1時(shí)，返回 table_array第一列的數(shù)值，值為2時(shí)，返回table_array第二列的數(shù)值，以此類(lèi)推。

壞賬準(zhǔn)備計(jì)算公式為L(zhǎng)5=I5*VLOOKUP（I4，壞賬準(zhǔn)備計(jì)提比例！$A$2：$B$7，2），用賬齡分析表中的未收金額乘以壞賬計(jì)提比例，壞賬計(jì)提比例通過(guò)VLOOKUP函數(shù)在壞賬準(zhǔn)備計(jì)提比例表中查找。在使用VLOOKUP函數(shù)時(shí)要注意需要查找的數(shù)值位于查找區(qū)域表格中第幾列。

（四）數(shù)據(jù)分析

數(shù)據(jù)分析在應(yīng)收賬款管理過(guò)程中占據(jù)很重要的作用，可以給公司經(jīng)營(yíng)者提供制定決策有關(guān)數(shù)據(jù)，能夠讓經(jīng)營(yíng)者制定合理的措施以降低經(jīng)營(yíng)風(fēng)險(xiǎn)。

1.創(chuàng)建餅圖。①打開(kāi)應(yīng)收賬款匯總表，按照公司名稱(chēng)對(duì)應(yīng)收賬款金額進(jìn)行求和項(xiàng)分類(lèi)匯總。②Fn+F5定位，對(duì)可見(jiàn)單元格進(jìn)行定位，選中匯總項(xiàng)進(jìn)行復(fù)制，粘貼到空白處。③選中粘貼后的表格，插入餅圖，設(shè)置數(shù)據(jù)標(biāo)簽格式，把標(biāo)簽選項(xiàng)中類(lèi)別名稱(chēng)打勾。

從餅圖截圖可以看出C公司應(yīng)收賬款金額占所有客戶(hù)應(yīng)收賬款總額比重最大，D公司占比最小，只有5000。通過(guò)餅圖，我們可以直觀明了的看到各公司所占比重，針對(duì)C公司占比最大的情形，要多關(guān)注C公司應(yīng)收賬款回收情況，掌握C公司的詳細(xì)客戶(hù)信息，對(duì)其的償債能力營(yíng)運(yùn)能力和盈利能力也要進(jìn)行了解，及時(shí)制定保障機(jī)制，減少因壞賬導(dǎo)致的損失。對(duì)于D公司這樣的情況，可以不用進(jìn)行重點(diǎn)監(jiān)督。

餅圖截圖

2.插入數(shù)據(jù)透視表。數(shù)據(jù)透視表是集合了數(shù)據(jù)排序，篩選分類(lèi)匯總等常用數(shù)據(jù)分析方法的優(yōu)點(diǎn)，可以從不同角度去分析數(shù)據(jù)。數(shù)據(jù)透視表通過(guò)字段在不同位置的放置，能夠得到不同類(lèi)型的報(bào)表。此外，數(shù)據(jù)透視表也能夠解決EXCEL公式計(jì)算速度上遇到的瓶頸。對(duì)賬齡建立數(shù)據(jù)透視表，可以一目了然的看到哪個(gè)公司賬齡最長(zhǎng)，需要引起重視。①選中數(shù)據(jù)區(qū)域，插入“數(shù)據(jù)透視表”，放置到新工作表中。②在“選項(xiàng)”中可以啟用經(jīng)典數(shù)據(jù)透視表布局，這樣可以把字段在網(wǎng)格中進(jìn)行拖動(dòng)，方便操作。③把“公司名稱(chēng)”、“發(fā)票號(hào)碼”字段放到行標(biāo)簽中，右擊“公司名稱(chēng)”，取消分類(lèi)匯總公司名稱(chēng)。把“過(guò)期天數(shù)”設(shè)置為列標(biāo)簽，右擊“過(guò)期天數(shù)”，單擊“創(chuàng)建組”，建立0～90的組合，步長(zhǎng)為30。把“未收金額”放入數(shù)值區(qū)域，作為求和項(xiàng)。④套用表格格式，調(diào)整表格。

數(shù)據(jù)透視表截圖

如數(shù)據(jù)透視表截圖所示，我們能夠清楚看到各個(gè)公司的賬齡和未收金額，在此基礎(chǔ)上還可以增加一個(gè)字段，就是每個(gè)公司未收金額的占比。從表中，不難發(fā)現(xiàn)31～60天中的未收金額最多，>91天的次之。因此，該公司要加強(qiáng)對(duì)長(zhǎng)期應(yīng)收賬款的管理，防止出現(xiàn)壞賬。

四、總結(jié)

EXCEL對(duì)管理應(yīng)收賬款帶來(lái)便利，利用EXCEL在對(duì)大型數(shù)據(jù)處理中所起的作用是不言而喻的。EXCEL的分類(lèi)匯總功能可以快速地對(duì)多級(jí)同類(lèi)數(shù)據(jù)進(jìn)行分類(lèi)統(tǒng)計(jì)，數(shù)據(jù)量多時(shí)，用手工方法統(tǒng)計(jì)需要花費(fèi)大量時(shí)間，甚至可能出現(xiàn)錯(cuò)誤，運(yùn)用分類(lèi)匯總功能可以得到準(zhǔn)確的計(jì)算結(jié)果。EXCEL函數(shù)可以進(jìn)行各種復(fù)雜的數(shù)學(xué)運(yùn)算和邏輯運(yùn)算，運(yùn)用EXCEL函數(shù)可以使繁瑣的工作變得簡(jiǎn)單，大大提高了工作效率。如果只利用工作表的簡(jiǎn)單功能，編制類(lèi)似賬齡分析表表格也需要耗費(fèi)大量時(shí)間，利用數(shù)據(jù)透視表功能，可以快速而準(zhǔn)確地獲得了想要的表格。數(shù)據(jù)透視表具有的透視和篩選能力使它的數(shù)據(jù)分析能力極為強(qiáng)大。EXCEL中的圖表功能也能夠直觀有效的看到分析結(jié)果。EXCEL在應(yīng)收賬款管理中將會(huì)發(fā)揮越來(lái)越重要的作用。

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作者簡(jiǎn)介：葉景（1995-），女，漢族，浙江金華人，就讀于寧波大紅鷹學(xué)院，財(cái)務(wù)管理專(zhuān)業(yè)，研究方向：財(cái)務(wù)信息化。