科研院所科研項目計劃管理探討

武藝

摘 要：針對國內(nèi)科研院所科研項目管理的現(xiàn)狀，分析開展計劃管理工作的重點和難點。從計劃制定與考核、分類梯度管理、全面框架的建設(shè)以及經(jīng)費管理等幾個方面進(jìn)行了分析與探討，為科研院所計劃管理工作提供了思路和建議。

關(guān)鍵詞：科研項目 計劃管理 彈性機(jī)制 梯度管理

中圖分類號：F062.3

文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A

文章編號：1004-4914（2016）10-070-02

一、引言

科技領(lǐng)先是國家經(jīng)濟(jì)領(lǐng)先的先決條件。習(xí)近平總書記在2016年全國科技創(chuàng)新大會暨兩院院士大會上的講話指出：“科技是國之利器，國家賴之以強(qiáng)，企業(yè)賴之以贏，人民生活賴之以好?！弊龊每萍脊ぷ魇强焖偬嵘C合國力的需要。近年來隨著國家不斷加大科研經(jīng)費的投入，各科研院所承擔(dān)科研項目的數(shù)量和經(jīng)費都得到了迅速增長。把握住良好的發(fā)展機(jī)遇，使科研項目按照計劃有力實施并取得預(yù)期的成果，需要對科研項目進(jìn)行科學(xué)有效的管理，計劃管理是其中一項重要的手段。

二、項目計劃管理的內(nèi)涵及意義

企業(yè)進(jìn)行研究與開發(fā)活動往往采用“項目”的形式。而計劃是實現(xiàn)工作目標(biāo)的支持系統(tǒng)，在項目管理中，計劃提供了實現(xiàn)項目目標(biāo)的系統(tǒng)的線路圖，將項目戰(zhàn)略層面的目標(biāo)轉(zhuǎn)化為可操作的方法。在制定項目計劃的過程中，需首先分析要達(dá)到的工作目標(biāo)，判斷現(xiàn)有的技術(shù)水平，找出影響目標(biāo)實現(xiàn)的決定性因素，分析擁有的資源（人、機(jī)、料、法、環(huán)等），提出在項目周期內(nèi)各層級的目標(biāo)及實現(xiàn)的關(guān)鍵措施，并合理地預(yù)測、干預(yù)風(fēng)險，最終實現(xiàn)項目目標(biāo)。

項目通過計劃的制定和實施，能夠?qū)⒂邢薜臅r間和資源聚焦在項目進(jìn)行的關(guān)鍵環(huán)節(jié)，降低管理的風(fēng)險和復(fù)雜程度，實現(xiàn)管理過程的協(xié)調(diào)和優(yōu)化?？梢詫㈨椖砍袚?dān)者的責(zé)任落到實處，使項目實施人員有明確的工作方向和方法?？梢詫椖康耐瓿蛇M(jìn)展情況進(jìn)行有效的反饋和追蹤，對完成情況進(jìn)行有依據(jù)的考核。

三、國內(nèi)科研院所項目計劃管理的現(xiàn)狀分析

近年來，隨著國家對于科技和創(chuàng)新的重視和加大投入，科研院所承擔(dān)的科研項目呈現(xiàn)兩個特點：一是項目規(guī)模提升，研究內(nèi)容的難度和復(fù)雜性增加；二是項目數(shù)量增加，形成了多項目并行、多任務(wù)交叉的情況。這種趨勢下的項目計劃管理過程也變得非常復(fù)雜。

科研項目都要經(jīng)歷論證、方案、研制、評審、驗收等一系列的管理過程，其研究過程有其不確定的特殊性，其計劃管理方式也有別于一般的生產(chǎn)線管理，從制定計劃、實施到考核都具有自身的特點。隨著項目規(guī)模擴(kuò)大，科研項目的計劃管理也不僅限于單維度的研究工作進(jìn)度管理，還必須伴隨著過程中的經(jīng)費、資源、成果等相關(guān)管理過程，形成覆蓋全角度的項目管理框架。

對于科研院所承擔(dān)的多項目群，各項目類型、成熟度要求和經(jīng)費規(guī)模迥異，如果平等對待，不采取分層分類的方法，必然導(dǎo)致計劃任務(wù)冗繁，管理無法落到實處。另外，各項目研究過程都涉及單位人員、經(jīng)費和物資配備之間的協(xié)調(diào)關(guān)系。如果沒有合理的計劃安排和管理調(diào)配，在有限的資源條件下，必然出現(xiàn)共享上的沖突，可能導(dǎo)致有些項目研究的進(jìn)度滯后、研究過程出現(xiàn)偏差、項目之間共用物資的緊缺或浪費等一系列影響項目進(jìn)度和質(zhì)量的情況發(fā)生。

四、科研項目計劃管理方法的一些探討

（一）建立適度的彈性計劃管理機(jī)制

當(dāng)前各科研院所一般按照項目的研制周期，在項目立項后進(jìn)行方案評審時，提交項目按照年度為節(jié)點的研究工作進(jìn)度表，這個進(jìn)度會落實在項目與客戶簽訂的合同或任務(wù)書中，成為客戶及上級管理部門考核項目過程的依據(jù)。

科研項目有別于生產(chǎn)任務(wù)，其過程帶有不同程度的創(chuàng)新成分。創(chuàng)新帶有與生俱來的不確定性，進(jìn)行科研項目的企業(yè)必須做好風(fēng)險分析和承擔(dān)風(fēng)險的準(zhǔn)備。特別是一些偏重探索的科研項目，由于前期技術(shù)積累的不足，其研究過程常需要很大的創(chuàng)造性，進(jìn)行數(shù)輪的反復(fù)迭代，調(diào)整方案，其過程呈現(xiàn)出一種明顯的非線性特點。在這樣的情況下，如果所制定的計劃僅依據(jù)時間進(jìn)度和里程碑節(jié)點的單一維度，缺乏必要的彈性，往往會與項目研究過程的實際運行產(chǎn)生矛盾，導(dǎo)致計劃成為一紙空文甚至實際阻礙實際工作。

科研項目的計劃管理要形成一定的彈性機(jī)制。彈性計劃管理要求在計劃制定和執(zhí)行中具有更大的預(yù)見性、靈活性和適應(yīng)性。在項目的方案論證階段，基于同方向同類型項目的研究經(jīng)驗和客觀條件，對科研工作可能產(chǎn)生的反復(fù)性風(fēng)險充分預(yù)測，計算試驗工作的迭代周期，為其提供充足的時間儲備，提高研究方案的科學(xué)性。在開展項目的階段計劃劃分時，考慮滾動計劃方法，采用“近細(xì)遠(yuǎn)粗”的原則。最近的一期計劃為實施計劃，后面的各期計劃為預(yù)測計劃。對于一個五年周期的項目，在項目立項時制定研究工作最后一年的月度計劃意義不大。近期的實施計劃應(yīng)盡量明確細(xì)致，以可能的最短時間段為單位，比如以周甚至日為單位，落實工作內(nèi)容。預(yù)測計劃則以月或半年為單位即可，并隨著時間的推移，將預(yù)測計劃逐步轉(zhuǎn)化為實施計劃?？蒲许椖康墓ぷ髁亢蜁r間以及研究工作的條目并不線性相關(guān)，例如一個科研項目有10項研究內(nèi)容，但是前三項研究內(nèi)容的涉及項目的關(guān)鍵技術(shù)，需要用項目70%的時間和資源去攻關(guān)和突破。對于項目執(zhí)行情況的考核，就不能采用簡單的“時間過半，任務(wù)過半”的方式，而是在計劃制定時將項目關(guān)鍵考核點設(shè)定在70%的位置，綜合考量項目實際工作量的完成情況，對項目進(jìn)展做出客觀的評價。

（二）實行分層分類的梯度計劃管理方法

近幾年，隨著國家對創(chuàng)新的重視和強(qiáng)調(diào)，科研院所承擔(dān)的科研項目也整體呈現(xiàn)出多渠道、多類型的特點。各個渠道、各種類型科研項目的針對目標(biāo)和管理要求迥異。對于科研計劃管理部門，以同一計劃管理方式對所有項目進(jìn)行管理，不但工作量巨大，且抓不住重點，易形成管理的盲點和誤區(qū)。因此，對項目的分層分類的梯度管理很有必要。

對項目分類的依據(jù)一般有以下幾個方面：項目來源，一般包括國家、省部、地方、與企業(yè)、高校合作；項目性質(zhì)，一般包括基礎(chǔ)研究、應(yīng)用基礎(chǔ)研究、應(yīng)用研究、開發(fā)研究；經(jīng)費規(guī)模：一般分重大、重點、一般類。在制定項目計劃時，要將以上多方面因素進(jìn)行綜合考慮。首先，計劃的制定要根據(jù)項目來源，以滿足不同上級/客戶的輸入為基本要求。在此基礎(chǔ)上，基于研究院所定位的不同，項目性質(zhì)相對重要、經(jīng)費規(guī)模大的項目，應(yīng)對計劃進(jìn)行多級分解。例如：一級計劃面向單位管理層，考慮項目的總體階段，以項目里程碑節(jié)點為標(biāo)志。二級計劃基于一級計劃，面向項目組，將任務(wù)落實到具體工作內(nèi)容。三級計劃面向操作現(xiàn)場，將工作內(nèi)容分解到執(zhí)行工序。計劃分級層次不宜過多，每一層級應(yīng)有明確的監(jiān)督者和執(zhí)行者，實現(xiàn)全局把控、利于協(xié)調(diào)、執(zhí)行有據(jù)的目的。對于經(jīng)費規(guī)模小、周期短、且探索性強(qiáng)的項目，則不宜過度分解，使用里程碑一級計劃考核往往也可以滿足要求。針對不同對象的差異化計劃管理，有利于降低管理成本，將更多的管理資源聚焦對單位發(fā)展有長遠(yuǎn)和重要意義的項目。

（三）形成自動對接的項目計劃管理框架

目前國內(nèi)的科研院所多實行項目負(fù)責(zé)人制度。單位基于項目完成情況對項目負(fù)責(zé)人進(jìn)行考核。項目負(fù)責(zé)人的收入及崗位晉升與科研任務(wù)承擔(dān)和完成情況直接相關(guān)。因此項目負(fù)責(zé)人會為自己的項目團(tuán)隊爭取最大范圍的資源來確保項目的實施，這一需求往往與單位有限的資源條件形成矛盾。

項目計劃管理不應(yīng)僅局限于項目研究內(nèi)容的管理，應(yīng)當(dāng)將項目研究所需的人員、設(shè)備、材料等多方面資源進(jìn)行統(tǒng)籌考慮，在計劃中設(shè)置全面的接口，與單位的其它資源管理部門進(jìn)行對接，共同形成計劃框架，把復(fù)雜的項目群有機(jī)地組織起來，保證單位一階段承擔(dān)的各項目均能實現(xiàn)任務(wù)目標(biāo)。

計劃部門應(yīng)通過質(zhì)量體系文件等將計劃形成機(jī)制，減少協(xié)調(diào)工作對項目負(fù)責(zé)人自身能動性的依賴，幫助計劃工作的自主運轉(zhuǎn)。在項目計劃制定階段，由人員調(diào)度、物資管理、設(shè)備管理、經(jīng)費管理多個部門共同參與制定和審核。在項目開始運行階段，由計劃部門根據(jù)項目任務(wù)書或合同要求，將項目人員、物資、設(shè)備、經(jīng)費需求推送至各歸口管理部門，由其分別制定獨立的單類計劃。再由項目計劃管理部門收集統(tǒng)籌各單類計劃，形成針對項目群的計劃群。由于各類資源的主管權(quán)利掌握在各歸口部門，計劃群建立過程中已基本預(yù)測和解決了各類資源內(nèi)部的矛盾。在項目運行過程中，各歸口部門的單類計劃將分別獨立運行，計劃部門負(fù)責(zé)隨時協(xié)調(diào)各類資源間的需求和變化。

（四）開展項目全周期的經(jīng)費計劃管理

隨著政府對科研項目經(jīng)費投入的加大，科研項目經(jīng)費計劃已成為項目計劃的重要組成部分。國家已從立法層面對項目的經(jīng)費管理提出了要求，2008年7月1日開始實行的《科學(xué)技術(shù)進(jìn)步法》第六十一條明文規(guī)定“審計機(jī)關(guān)、財政部門應(yīng)當(dāng)依法對財政性科學(xué)技術(shù)資金的管理和使用情況進(jìn)行監(jiān)督和檢查?！眹覍蒲许椖拷?jīng)費使用的要求不斷加嚴(yán)，將嚴(yán)格的項目審計作為項目驗收的前提。如何做好經(jīng)費計劃，管好用好項目經(jīng)費，是項目計劃管理的重要環(huán)節(jié)。

項目經(jīng)費預(yù)算是項目經(jīng)費使用計劃的第一步，一般在論證階段開始編制，在項目實施方案評審階段進(jìn)行確定和批復(fù)。預(yù)算是項目經(jīng)費審計的依據(jù)。科研項目負(fù)責(zé)人雖然擅長本領(lǐng)域的相關(guān)技術(shù)，但一般對財務(wù)制度和要求并不熟悉。因此要獲得規(guī)范、合理的預(yù)算，需要形成在論證階段由項目計劃管理部門牽頭，單位價格管理或財務(wù)部門參加，與項目組一起編制預(yù)算的機(jī)制，使預(yù)算符合國家各項財經(jīng)政策、財務(wù)規(guī)章制度以及項目實際研究工作的要求。

在項目實施過程中，應(yīng)以審計要求為準(zhǔn)繩，開展項目經(jīng)費使用計劃的制定和管控。當(dāng)前科研項目的經(jīng)費都是一個復(fù)雜的數(shù)據(jù)群，各個科研院所已逐步利用高效的經(jīng)費管理軟件來進(jìn)行經(jīng)費計劃的管理。不論何種類型的管理軟件和手段，都應(yīng)以實現(xiàn)以下功能為基本目標(biāo)：依據(jù)批復(fù)的經(jīng)費預(yù)算，逐筆審批經(jīng)費的使用計劃、記錄經(jīng)費的執(zhí)行過程、統(tǒng)計分析經(jīng)費的使用結(jié)果。對于國家財政類的項目，由于各階段對經(jīng)費執(zhí)行率有明確的要求，應(yīng)當(dāng)在經(jīng)費計劃中強(qiáng)調(diào)經(jīng)費的執(zhí)行率目標(biāo)，明確地將經(jīng)費計劃分解到每一筆支出明細(xì)、完成時間、執(zhí)行操作人。可借助軟件功能將這些信息形成看板，有利于計劃管理部門對經(jīng)費的執(zhí)行情況進(jìn)行預(yù)警和責(zé)任落實。

五、結(jié)論

當(dāng)下我國科研與創(chuàng)新工作不斷得到重視，科研院所項目管理的實際現(xiàn)狀也隨之變化，新問題持續(xù)涌現(xiàn)。實現(xiàn)有效的計劃管理需要不斷思考和完善具體策略與方法，以適應(yīng)新形勢，解決新問題。在計劃管理中建立適度的彈性機(jī)制、分層分類、形成全面框架并重視經(jīng)費管理，可使計劃管理過程有活力、可操作、無盲點，有助于計劃管理成為科研項目實現(xiàn)預(yù)期目標(biāo)，取得豐富成果的重要保障與推力。

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（作者單位：中國航空工業(yè)集團(tuán)公司北京航空材料研究院科技發(fā)展部 北京 100095）

（責(zé)編：賈偉）