幼兒園檔案管理的問題與對(duì)策

張平坪

山東省萊州市光州幼兒園 山東萊州 261400

幼兒園檔案管理的問題與對(duì)策

張平坪

山東省萊州市光州幼兒園 山東萊州 261400

幼兒園檔案是一條強(qiáng)有力的紐帶，它可以將流水的時(shí)光凝固，將豐富多彩的園所活動(dòng)凝結(jié)成一份份可閱的資料，它沉淀了歷史的塵埃，是厚重的，但如果沒有浸潤(rùn)到應(yīng)有的責(zé)任與愛護(hù)，它又是極其脆弱的。幼兒園上下都應(yīng)該保持對(duì)檔案工作應(yīng)有的重視，形成合力，促進(jìn)幼兒園檔案工作的長(zhǎng)效發(fā)展。本文闡述幼兒園檔案管理工作的重要意義，分析了目前一些幼兒園檔案管理存在的問題，探討加強(qiáng)幼兒園檔案管理的對(duì)策。

幼兒園；檔案；管理；對(duì)策

提起幼兒園，人們首先想到的是活潑可愛的幼兒和播撒愛心與知識(shí)的教師，把檔案工作與之相提并論，有人說是畫蛇添足。人們認(rèn)為抓檔案工作抓不出效益，只有抓教學(xué)才能收到擲地有聲的實(shí)效。其實(shí)不然。我園經(jīng)過多年的實(shí)踐探索認(rèn)識(shí)到，檔案作為一種重要的信息資源，對(duì)幼兒園的前進(jìn)與發(fā)展起著不可替代的重要作用。

一、幼兒園檔案管理工作的重要意義

檔案是指在各項(xiàng)活動(dòng)中形成的對(duì)國(guó)家和社會(huì)有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史紀(jì)錄，是再現(xiàn)歷史真實(shí)面貌的原始文獻(xiàn)。是領(lǐng)導(dǎo)決策的依據(jù)，是對(duì)工作查考的憑證，也是科學(xué)研究、基礎(chǔ)設(shè)施、設(shè)備建設(shè)的可靠資料。幼兒園檔案是幼兒園生命的年輪，它鐫刻著幼兒園成長(zhǎng)的足跡，在幼兒園工作中起著承上啟下的作用，是幼兒園進(jìn)行教育改革，提高教學(xué)質(zhì)量和辦園效益的可靠依據(jù)，是幼兒園管理工作的重要組成部分，做好檔案工作是一個(gè)幼兒園健康發(fā)展的需要。

二、目前一些幼兒園檔案管理存在的問題

（一）由于編制緊缺，幼兒園檔案管理大多是由分管教學(xué)或后勤的中層干部或班級(jí)教師兼職。無專職人員。兼職人員缺少專業(yè)檔案知識(shí)，在材料收集攀定整理、檔案立檔歸卷和管理使用等方面存在不少問題。如，筆者所在的幼兒園在整理1997年以來的辦園歷史資料時(shí)，建園初期的檔案資料中，很多教職工人員的檔案資料無法找齊。因年代久遠(yuǎn)，也無從查對(duì)核實(shí)，久遠(yuǎn)一點(diǎn)的人員流動(dòng)使用情況、師生基本情況統(tǒng)計(jì)有遺漏。還有一些基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的統(tǒng)計(jì)不準(zhǔn)確。以一學(xué)期為例，幾次統(tǒng)計(jì)的學(xué)生人數(shù)都不一樣：圖片檔案資料和聲像資料缺乏精簡(jiǎn)、系統(tǒng)的編輯整理和有效使用存放，隨著時(shí)問的推移，一些檔案資料或流失或閑置。

（二）多數(shù)幼兒園檔案分裝、管理、使用技術(shù)比較落后?，F(xiàn)階段檔案管理大多還是采取手寫目錄、文字記載等比較原始的手段，電子檔案還沒建立。由于檔案管理起步晚，投入不足，管理專業(yè)水平低，造成檔案管理上的很多漏洞和不足。有的借閱沒有登記；有的紙質(zhì)文檔篇幅冗長(zhǎng)，跟幼兒園發(fā)展沒有直接關(guān)聯(lián)的材料也被裝入；有的紙質(zhì)文檔規(guī)格不一，凌亂不齊；有的檔案目錄、封面抄寫字跡潦草。在使用中，有些需要的資料找不到。有些不需要的資料一大堆，檔案的使用和利用率不高。未能真正發(fā)揮其重要作用。

三、加強(qiáng)幼兒園檔案管理的對(duì)策

（一）強(qiáng)化檔案管理意識(shí)，建構(gòu)檔案收集網(wǎng)絡(luò)。檔案資料是工作的見證，是幼兒園的一項(xiàng)基礎(chǔ)管理工作，不能可有可無。因此，幼兒園應(yīng)把檔案管理作為管理的一項(xiàng)重要工作來抓，提 出明確要求，強(qiáng)化管理的措施，定期不定期地進(jìn)行檢查。首先，確保檔案設(shè)施設(shè)備的配備和完善，將檔案管理的要求和目標(biāo)列入幼兒園的工作計(jì)劃中，根據(jù)年度 目標(biāo)對(duì)全園教職工開展檔案工作培訓(xùn)，強(qiáng)化條線人員職責(zé)，明確階段性工作要求。其次，依據(jù)幼兒園發(fā)展規(guī)劃與重點(diǎn)工作，對(duì)歸檔類 目進(jìn)行補(bǔ)充和調(diào)整，并廣泛聽取檔案網(wǎng)絡(luò)組成員的意見和建議，確保過程性資料的完整和規(guī)范。再次，充分發(fā)動(dòng)園內(nèi)檔案網(wǎng)絡(luò)組成員的作用，齊心協(xié)力做好檔案資料的收集和積累工作，并注重紙質(zhì)與電子檔案同步收集，在實(shí)踐節(jié)點(diǎn)和材料的完整性方面把好關(guān)，力求保質(zhì)保量。

（二）配備高素質(zhì)人員，為檔案工作的規(guī)范化護(hù)航。幼兒園的檔案管理 崗位，是一個(gè)非常重要的崗位，出色的管理人員會(huì)把資料收集過程中的缺陷及時(shí)地反饋給園領(lǐng)導(dǎo)與相關(guān)人員，使各部門在 Et常工作中及時(shí)地進(jìn)行調(diào)整，少走一些“彎路”。檔案管理人員的工作作風(fēng)必須是嚴(yán)謹(jǐn)?shù)?，要做好資料收集的“過濾”工作，嚴(yán)格把關(guān)，對(duì)不符合要求的資料實(shí)行拒收，要求立即重做，這樣就會(huì)使幼兒園的資料積累日趨完善。檔案管理人員還要是一名“籮里挑花”的能手，會(huì)把幼兒園發(fā)展過程中、教育教學(xué)中的亮點(diǎn)及時(shí)地記錄下來，又能在必要的時(shí)候呈現(xiàn)出來，激活這些“塵封的記憶”。

（三）科學(xué)收集檔案資料，保證檔案資料的真實(shí)性。檔案資料收集是檔案工作的基礎(chǔ)。檔案資料收集是檔案工作的第一步，對(duì)檔案工作的開展非常關(guān)鍵，如何獲取并保存原始、真實(shí)的檔案資料更是直接體現(xiàn)出檔案工作的質(zhì)量，因此，檔案資料收集要在平時(shí)不斷積累，從點(diǎn)滴做起。

首先，要在全園教職工中重點(diǎn)宣傳檔案的重要作用，讓大家準(zhǔn)確了解認(rèn)識(shí)檔案的保留工作。其次，制定檔案交存負(fù)責(zé)人制度，嚴(yán)格要求各部門平時(shí)保存好原始資料，并在每學(xué)期結(jié)束后。及時(shí)把資料送到資料室進(jìn)行存檔。保證檔案資料收集的完整性、系統(tǒng)性。最后，對(duì)幼兒園平時(shí)開展的親子活動(dòng)、家長(zhǎng)開放日活動(dòng)、節(jié)日聯(lián)歡和畢業(yè)典禮等各項(xiàng)活動(dòng)。及平時(shí)各部門進(jìn)行有保留價(jià)值的日常工作，在完成后要及時(shí)填好表格，送完整的資料到資料室做好存檔。并把影像資料進(jìn)行備份保存。

（四）加強(qiáng)科學(xué)管理，發(fā)揮檔案資料最佳效應(yīng)。在做好資料歸檔的同時(shí)，我覺得檔案資料的流轉(zhuǎn)借存方面的管理也同樣重要。在檔案日常管理中，為了方便教師查找利用檔案，可以采取下列措施，讓檔案資料充分發(fā)揮作用。檔案作為一種重要的信息資源，對(duì)幼兒園的前進(jìn)與發(fā)展起著不可替代的作用，幼兒園檔案制度化管理，網(wǎng)絡(luò)化推進(jìn)的策略，使檔案工作 目標(biāo)的達(dá)成有了極大的支撐和保障，使原本塵封的記憶得到了有效激活。幼兒園是素質(zhì)教育基地，幼兒教師是針對(duì)幼兒實(shí)施素質(zhì)教育的典型，幼兒園的檔案資源是豐富的，只要我們解放思想，轉(zhuǎn)變觀念，充分激活，就能開發(fā)出更多、更好的檔案資源，讓檔案管理之花盛開在幼兒園的上空。

總之，幼兒園檔案管理工作是幼兒園基礎(chǔ)工作的重要組成部分，我們?cè)谧龊脵n案管理的同時(shí)，也要做到主動(dòng)提供服務(wù)，使檔案的價(jià)值得以充分體現(xiàn)。

［1］劉東斌.檔案利用和檔案價(jià)值的反思［J］.檔案管理，2014（1）：10.

［2］曾大慶.談?wù)動(dòng)變簣@檔案建設(shè)［J］.河南教育（幼教版），2013（9）：25-27.