電子公文的歸檔與管理

文/杜爾伯特蒙古族自治縣林業(yè)局勞動(dòng)保險(xiǎn)基金管理站 李丹

電子公文的歸檔與管理

文/杜爾伯特蒙古族自治縣林業(yè)局勞動(dòng)保險(xiǎn)基金管理站 李丹

電子政務(wù)活動(dòng)的必然產(chǎn)物是電子公文。其運(yùn)行管理直接影響著電子政務(wù)建設(shè)的好壞，同時(shí)，它也是國家信息資源體系建設(shè)的重要組成部分。

電子公文；歸檔；管理

一、電子公文歸檔管理辦法與要求

《電子公文歸檔管理暫行辦法》要求公文形成部門在公文處理系統(tǒng)中設(shè)置足夠容量的暫存存儲器；為保證真實(shí)性，要求在系統(tǒng)中設(shè)置符合安全要求的操作日志，實(shí)時(shí)記錄電子公文的操作人員、時(shí)間、設(shè)備、項(xiàng)目、內(nèi)容；對歸檔電子公文要求核對內(nèi)容、簽章，審核收發(fā)登記表、操作日志，檢查相關(guān)信息和軟件無缺損，紙質(zhì)文件與相應(yīng)電子文件內(nèi)容、形態(tài)一致，處理過程無差錯(cuò)，未被非正常改動(dòng)。

為了長期保管，《電子公文歸檔管理暫行辦法》要求，歸檔與接受部門要對電子公文存儲載體及其技術(shù)環(huán)境進(jìn)行檢驗(yàn)，載體要保持清潔，無病毒侵入，無損傷；存儲載體應(yīng)符合保管期限要求，一般不進(jìn)行數(shù)據(jù)加密，必須加密的公文，其解密軟件要一并歸檔；歸檔電子公文按本單位檔案分類原則進(jìn)行分類，使用耐久性好的存儲載體，進(jìn)行一式兩份拷貝，分別用于封存和查閱。為了方便移交電子公文，可以通過公文傳輸網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行交接，也可以交接存儲載體。為了有效管理，需長期保存的電子公文，要在每一個(gè)存儲載體上同時(shí)保存符合規(guī)范要求的機(jī)讀目錄；在完成公文歸檔移交后，文件形成部門至少還要保存歸檔電子公文一年，以備不測。電子網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，特別是涉及檔案部門的事情，安全保密總是第一位的。為了安全保密，對于通過網(wǎng)絡(luò)利用檔案必須采取穩(wěn)妥的身份認(rèn)證和嚴(yán)格的訪問權(quán)限控制，要遵守國家相關(guān)的安全保密規(guī)定。

二?、電子公文可靠性問題——電子簽章

建立政務(wù)信任體系就要建立國家電子政務(wù)的PKI，為此國家準(zhǔn)備建立國家政務(wù)的跟蹤服務(wù)器。

目前，國家正在制定標(biāo)準(zhǔn)，形成密文標(biāo)記。電子文件是絕密還是機(jī)密，密級要簽到正文中間，并做到不可隨意修改、不可隨意添加，這個(gè)技術(shù)要真正能把功能標(biāo)記簽到文中，當(dāng)真正的密文要從服務(wù)器出來的時(shí)候，簽人到正文里的密級標(biāo)簽，在要通過安全隧道過網(wǎng)關(guān)時(shí)，公務(wù)員使用這個(gè)密文的時(shí)候，就要把公務(wù)員的身份、權(quán)限和電子文檔的密文標(biāo)記匹配，才能從網(wǎng)關(guān)出來。目前這個(gè)技術(shù)國家正在規(guī)劃，未來國家也要形成標(biāo)準(zhǔn)，否則，國家涉秘的密文、敏感性密文就無法真正很好地交換。

綜上分析可以得出，《電子簽章條例》的制訂和頒布將是我國信息化事業(yè)發(fā)展道路上的一個(gè)里程碑，標(biāo)志著我國信息化事業(yè)進(jìn)入了一個(gè)規(guī)范發(fā)展的新階段，正如同軟件把1.0版作為第一個(gè)正式版那樣，隨著我國第一部《電子簽章條例》（草案）進(jìn)入征求意見階段，可以預(yù)見，我國電子簽章的“1.0時(shí)代”已為期不遠(yuǎn)。

三、可以參考的一種過渡解決方案

有一種提法認(rèn)為：“防火墻”和“電子文件管理”是一種神話，實(shí)質(zhì)上表達(dá)的是電子信息攻防技術(shù)優(yōu)劣形勢的不斷轉(zhuǎn)換，但也說明電子信息安全防護(hù)技術(shù)的難度?，F(xiàn)在紙質(zhì)和電子文件雙套歸檔的辦法，由于現(xiàn)在的機(jī)械紙根本不能和歷史上的手工宣紙相比擬，況且激光打印機(jī)墨粉和機(jī)械打印機(jī)墨水的牢固程度及耐久性都不能令人信服，所以不能認(rèn)為是一種有效的解決方案。人類社會畢竟從龜甲和牛骨記事，發(fā)展到使用紙張記事，科學(xué)技術(shù)的發(fā)展也許終將解決電子記錄永久保存的問題，但不是現(xiàn)在。

可以參考的一種解決方案，即“數(shù)字影像整合解決方案”。如果在出臺一個(gè)可靠、完整的解決方案之前，使用數(shù)字影像整合技術(shù)解決當(dāng)前的工作問題，它能否成為一種最終解決辦法則有待時(shí)間檢驗(yàn)。這種辦法是：利用先進(jìn)的信息處理技術(shù)，將縮微技術(shù)和光盤技術(shù)有機(jī)結(jié)合起來，對各種規(guī)格的紙質(zhì)檔案進(jìn)行高速掃描形成數(shù)字化信息，對辦公自動(dòng)化和計(jì)算機(jī)輔助設(shè)計(jì)形成的電子文件進(jìn)行規(guī)模化整理，然后批量處理輸入膠片打印機(jī)，形成可以相對長期保存的縮微品，從而實(shí)現(xiàn)光學(xué)掃描和縮微拍攝同步進(jìn)行，并實(shí)現(xiàn)各種載體之間數(shù)據(jù)的相互轉(zhuǎn)換。

縮微膠片的法律憑證作用已經(jīng)得到了解決，在百年時(shí)間跨度內(nèi)保存膠片已經(jīng)得到了時(shí)間的考驗(yàn)，一部分檔案工作者認(rèn)為：在文件形成及高頻率的利用時(shí)期，使用硬磁盤作為文件存儲載體，因?yàn)槟壳坝泊疟P畢竟是訪問速度最快的信息載體，在線信息存儲基本采用磁盤技術(shù)；在文件利用頻率降低之后，拷貝轉(zhuǎn)移信息到光盤，近線存儲使用光盤是由于光盤存儲器是目前單位面積存儲信息容量最大、最經(jīng)濟(jì)的存儲器；而在文件的低利用時(shí)期，拷貝轉(zhuǎn)移信息到縮微膠片存儲，不但可以長期保存、復(fù)制和讀取信息，而且不會受到類似于計(jì)算機(jī)信息存儲那樣的技術(shù)條件制約，所以常常采取這種手段進(jìn)行離線存儲。

在當(dāng)前技術(shù)發(fā)展水平條件下，采用數(shù)字技術(shù)和模擬技術(shù)相結(jié)合的方式，即將計(jì)算機(jī)技術(shù)、光盤技術(shù)、縮微技術(shù)結(jié)合起來，有利于實(shí)現(xiàn)檔案信息在各種載體之間轉(zhuǎn)換，發(fā)揮各自優(yōu)勢，一旦有需求，可以很快地將離線存儲的檔案信息加載成為在線存儲，由此達(dá)到對檔案信息快速利用和長期安全保管的目的。另外，技術(shù)的發(fā)展及檔案信息的法律效力等問題決定了紙張、縮微膠片、光盤三種載體可能在很長一段時(shí)間內(nèi)共存、共用。因此，在相當(dāng)長一段時(shí)間內(nèi)，應(yīng)用多種載體實(shí)現(xiàn)檔案存儲、管理和利用是一種可供參考的有效解決方案。

［1］電子公文歸檔管理暫行辦法［J］.中國檔案，2003（10）.

［2］吳芳藝.推行電子政務(wù)過程中相關(guān)行政法問題研究［D］.華東政法學(xué)院，2006.

［3］黃恩偉.電子政務(wù)中的有關(guān)行政法問題研究［D］.華東政法學(xué)院，2007.