做好辦公室文秘綜合管理工作的幾點(diǎn)思考

文/中國運(yùn)載火箭技術(shù)研究院研究發(fā)展中心辦公室　 張超　史靜　王昊陽

做好辦公室文秘綜合管理工作的幾點(diǎn)思考

文/中國運(yùn)載火箭技術(shù)研究院研究發(fā)展中心辦公室 張超史靜王昊陽

本文結(jié)合文秘工作實(shí)踐，論述了辦公室文秘綜合管理工作的體會和認(rèn)識。

辦公室；文秘綜合管理工作；思考

從大學(xué)畢業(yè)以來，我們從一點(diǎn)一滴學(xué)起，在領(lǐng)導(dǎo)、同事的幫助下，不斷鉆研業(yè)務(wù)，不斷提升能力，從懵懂到熟悉，從熟悉到創(chuàng)新，一路走來，收獲頗多。結(jié)合這5年多的文秘綜合工作實(shí)踐，談幾點(diǎn)體會。

一、要做好建章立制，確保管理的規(guī)范化

不以規(guī)矩，難成方圓。建章立制是確保一個(gè)單位規(guī)范管理的前提，首先要建立科學(xué)有效的規(guī)章制度體系，為單位的發(fā)展保駕護(hù)航。在這個(gè)過程中，有三個(gè)環(huán)節(jié)要銜接好：一是制定規(guī)章制度要切合實(shí)際，實(shí)用、管用，發(fā)布制度前要充分征集各處室意見。二是規(guī)章制度的語言要簡明扼要，淺顯易懂，避免出現(xiàn)詞不達(dá)意的現(xiàn)象。三是要加強(qiáng)規(guī)章制度的宣貫，真正做到入腦、入心，否則制度只能是一紙空文。

因此，要確保一個(gè)單位良好運(yùn)行，必須要建立一套“夠用、管用、好用”的規(guī)章制度，學(xué)習(xí)各項(xiàng)規(guī)章制度，熟練掌握各項(xiàng)業(yè)務(wù)流程，這樣才能在管理工作中做到得心應(yīng)手，有的放矢。

二、要練就好文筆，確保公文作用充分發(fā)揮

公文是一個(gè)單位的臉面。公文的主要作用是總結(jié)工作、布置工作、傳達(dá)會議精神和領(lǐng)導(dǎo)指示要求，公文水平的高低影響到一個(gè)單位的形象，也影響到信息傳遞的有效性。文秘工作的核心是文字工作，主要是通過公文體現(xiàn)。因此，做好辦公室文秘工作，確保公文的規(guī)范化，對于做好上情下達(dá)有著至關(guān)重要的意義。

要充分發(fā)揮公文的作用，就必須要加強(qiáng)理論知識的學(xué)習(xí)，加強(qiáng)對上級文件、領(lǐng)導(dǎo)講話的學(xué)習(xí)、鉆研，與上級的要求保持步調(diào)一致。同時(shí)，要鍛煉過硬的寫作能力、較強(qiáng)的理解能力，制定標(biāo)準(zhǔn)和精細(xì)的工作模板示例，實(shí)現(xiàn)文件辦理規(guī)范、順暢、安全，文件內(nèi)容簡明扼要，表達(dá)準(zhǔn)確。

三、要做好細(xì)節(jié)管理，確保每項(xiàng)工作精益求精

細(xì)節(jié)決定成敗，天下事必做于細(xì)。文秘工作的核心是文字、文件和服務(wù)。文字工作要求精益求精，不能出現(xiàn)語法上的低級錯(cuò)誤，不能出現(xiàn)政策上的錯(cuò)誤，更不能出現(xiàn)思想上的錯(cuò)誤，每一句話都要精雕細(xì)琢，才能以文傳意。文件傳閱也是一件細(xì)活，要做到閉環(huán)管理，從收到文件，到傳閱文件，到收回文件、銷毀文件或歸還文件，整個(gè)過程都要閉環(huán)，要做好文件的編號，進(jìn)度跟蹤等細(xì)節(jié)上的工作。

要牢固樹立精細(xì)服務(wù)的理念，注重服務(wù)細(xì)節(jié)，突出服務(wù)效率，事事細(xì)致、處處細(xì)密，將難事辦妥、急事辦穩(wěn)、雜事理清、繁事化簡，把各項(xiàng)工作做得細(xì)之又細(xì)、慎之又慎、精益求精。

四、要做好督察督辦，確保各級要求及時(shí)落實(shí)

要做好參謀助手。文秘工作的參謀作用主要體現(xiàn)在傳遞文件、做好會議紀(jì)要、督辦待辦事項(xiàng)方面。中心領(lǐng)導(dǎo)每天都會處理大量的文件，解決各類問題，作為辦公室文秘工作人員要把好第一道關(guān)，首先要把好文件的篩選關(guān)，中心的紙質(zhì)文件來源有三個(gè)途徑，一是通過傳真機(jī)接收的文件，二是通過院辦機(jī)要處轉(zhuǎn)來的上級或兄弟單位文件，三是本部各部門直接加蓋公章后由綜合秘書送到中心的文件。其中，通過傳真機(jī)接收的文件要經(jīng)過甄別，有相當(dāng)多的文件是一些社會組織或團(tuán)體發(fā)過來的會議邀請函、購買刊物的函件等，對于這類文件應(yīng)直接做銷毀處理。

其次，做好會議紀(jì)要也十分關(guān)鍵，尤其是每周一召開的中心例會、各類總結(jié)會等，必須要及時(shí)將領(lǐng)導(dǎo)的要求高度提煉后在會議紀(jì)要中體現(xiàn)出來，并及時(shí)將會議紀(jì)要，特別是會上布置的待辦事項(xiàng)，傳達(dá)到中心每一位員工。必須在會議紀(jì)要中明確好時(shí)間節(jié)點(diǎn)和完成標(biāo)志，并及時(shí)跟蹤督辦落實(shí)，確保上級要求和領(lǐng)導(dǎo)指示精神得到迅速落實(shí)。

五、要做好謀劃溝通，確保各項(xiàng)工作和諧高效

凡事預(yù)則立，不預(yù)則廢。做任何一項(xiàng)工作都必須要提前策劃安排，合理布局，要根據(jù)任務(wù)的重要性、工作的輕重緩急、時(shí)間長短，合理制定工作計(jì)劃，要牢固樹立超前理念，凡事超前準(zhǔn)備、超前安排、超前謀劃，做到情況提前掌握，工作提前部署，提前介入，把控過程中的每一個(gè)節(jié)點(diǎn)，確保組織目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)。

每一項(xiàng)工作都要同人打交道，溝通就顯得至關(guān)重要，要有大局意識。做工作若溝通充分，肯定做得既正確又高效，反之，必然效果不佳。因此，要加大內(nèi)外溝通力度，在“早”字上爭主動，在“細(xì)”字上下功夫，妥善處理和解決好各種復(fù)雜事項(xiàng)，保證各項(xiàng)工作有序推進(jìn)和高效落實(shí)。

要當(dāng)好“總調(diào)度員”和“總服務(wù)員”，充分發(fā)揮“橋梁紐帶”作用，在服務(wù)全局、協(xié)調(diào)各方上，做到總攬不包攬、協(xié)調(diào)不取代、放手不甩手。要善于集中群策、凝結(jié)群力、發(fā)揮群智，時(shí)刻保持任勞任怨的心態(tài)，在和諧融洽的氛圍中推動各項(xiàng)工作。

六、要做好身心管理，確保具備良好身心素質(zhì)

身體是革命的本錢。這句話聽起來俗套，但是非常切合實(shí)際。辦公室工作任務(wù)繁重，工作關(guān)系錯(cuò)綜復(fù)雜，只有具備良好的身體素質(zhì)和心理素質(zhì)才能從容應(yīng)對繁雜的腦力、體力勞動和控制、調(diào)節(jié)個(gè)人的情緒。要做到急事求“快”，快而不亂，緩事求“穩(wěn)”，穩(wěn)而不拖，在任何工作中做到從容不迫，游刃有余。

在工作中要始終保持滿腔熱忱的敬業(yè)精神和堅(jiān)忍不拔的意志，要有飽滿的工作熱情。始終保持樂觀向上的心態(tài)，能正視困難和挑戰(zhàn)，面對挫折絕不低頭，要經(jīng)得住批評，受得了委屈，要學(xué)會控制和調(diào)節(jié)自己的情緒。始終保持積極進(jìn)取的態(tài)度，待人要謙和尊敬。

最后，我以幾句話作為結(jié)語，同大家分享幾點(diǎn)我在日常工作中積累的心得：做文秘工作一定要有大局意識，補(bǔ)好臺；要有包容意識，不急功；要有戰(zhàn)略眼光，不計(jì)較；要有謀劃能力，打硬仗；要有大將風(fēng)范，促和諧。