淺析如何做好辦公室印章管理

文/西南油氣田公司川西北氣礦消防大隊 吳廣平

淺析如何做好辦公室印章管理

文/西南油氣田公司川西北氣礦消防大隊 吳廣平

印章具有一定要的法定義務(wù)和法律責(zé)任，公文材料如果加蓋印章就會立即具有法定的效力。尤其在行政事務(wù)工作中，加蓋印章是一種法律性的保障，否則文件就會失去法定效力。所以印章的有效性和安全性需要得到印章管理人員的高度重視，確保印章的合理利用。本文主要通過分析辦公室印章管理中存在的問題，探討強化辦公室印章管理的主要措施。

辦公室印章；管理問題；管理措施

印章是單位行政管理中行政職權(quán)落實的主要憑證，一經(jīng)加蓋印章，相關(guān)的文書和資料就會產(chǎn)生法律的效力，所以印章的管理工作就應(yīng)該得到高度的重視，防止利用印章濫用職權(quán)。在長期印章管理工作中，應(yīng)該總結(jié)工作的經(jīng)驗，在不斷的管理實踐中改進印章管理的手段和措施，完善印章管理的制度，提高法律風(fēng)險防控意識，保證自身的合法權(quán)益不受侵犯。文章主要就辦公室印章管理中存在的問題進行分析，針對印章管理措施的完善展開討論。

一、辦公室印章管理中存在的問題

（一）管章人員成分復(fù)雜。一般在辦公室行政管理的過程中都會指定專門的印章管理人員，但是印章管理人員得成分都比較復(fù)雜，例如，有的是指定辦公室主任對印章進行管理，有的是指定文秘工作人員管理，在這種情況下，容易造成印章管理的混亂。

（二）思想認(rèn)識不到位。如果不能對印章管理的重要性形成一種思想上的認(rèn)知，就會容易造成行政管理方面的缺失和混亂，例如，很多人認(rèn)為加蓋印章只是一種形式，只要領(lǐng)導(dǎo)授權(quán)，有沒有印章都無所謂，還有很多人認(rèn)為各管理層之間的關(guān)系，比加蓋印章更具有實際意義，所以導(dǎo)致很多行政管理工作中的印章管理流于形式，失去了本身的意義和價值。

（三）印章使用不規(guī)范。如果行政管理機制發(fā)生變化，大部分情況下需要有新的印章，并且及時銷毀舊的印章，但是很多部門沒有及時銷毀舊印章，甚至有些部門新舊并用，導(dǎo)致印章使用混亂。再如，很多部門人員在空白的紙上蓋章，以備不時之需，這種行為嚴(yán)重?fù)p害了行政管理的利益。

（四）印章保管不嚴(yán)格。作廢的印章應(yīng)該及時收回，防止造成嚴(yán)重法律糾紛。但是很多部門對印章的管理松懈，隨意擺放。對辦公室管理埋下了安全隱患。

二、強化辦公室印章管理的主要措施

（一）嚴(yán)格印章的制發(fā)、啟用、廢止。一是新成立單位的印章，由新單位根據(jù)需要，提出印章制發(fā)申請，經(jīng)上級印章歸口管理部門辦公室核準(zhǔn)后送交指定承制點刻制，并注冊登記，留存印章式樣，發(fā)文啟用。二是單位名稱變更或印章磨損，需刻制新印章的，由單位提出書面申請，上級印章歸口管理部門辦公室核準(zhǔn)后送交指定承制點刻制，待新印章刻制完成交付時，交回原印章，由上級印章歸口管理部門辦公室進行繳銷登記并發(fā)文啟用新印章。三是印章未經(jīng)正式啟用，不得使用。

（二）建立印章專人保管和安全存放制度。印章的保管是辦公室印章管理的最重要環(huán)節(jié)，所以要選用具有強烈責(zé)任感的管理人員對印章實施管理。其次，印章的存放最重要的是保證印章的安全性，存放的位置要上鎖，不能拿出辦公室使用。如果有特殊情況需要將印章帶出辦公室，印章管理者必須保證始終將印章帶在身上，防止印章丟失或者濫用。如果要保證以上措施能夠有效的實施，就必須建立印章專人保管和安全存放制度，落實印章管理的責(zé)任，這樣才能促使印章得到嚴(yán)謹(jǐn)、規(guī)范化管理。

（三）建立印章專用登記、審批制度。第一，日常行政管理工作過程中需要蓋印章，必須填寫印章使用申請表，同時做好印章使用登記記錄，便于歸檔查閱。第二，很多時候需要在組織機構(gòu)代碼證、營業(yè)執(zhí)照等復(fù)印件上加蓋印章，在這種情況下需要在復(fù)印件上注明用途，日期等才能使用。第三，如果需要對文件資料加蓋印章，則需要對文件的格式有具體的要求，一般文件格式是以公文為參考，如果文件資料的格式不符合要求則要及時的退回并修改，才能加蓋印章。第四，印章管理人員需要嚴(yán)格遵守印章管理的專項原則，在具體工作的過程中要學(xué)會區(qū)分不同的工作情況，以專項原則作為印章使用的把關(guān)程序。第五，在日常印章管理中需要對相關(guān)部門的業(yè)務(wù)進行熟悉，準(zhǔn)確判斷申請加蓋印章的文件是否符合用印的條件。對于不符合加印條件的申請，不能假公濟私，應(yīng)該退回。尤其是在空白紙上蓋章現(xiàn)象，印章管理人員應(yīng)該嚴(yán)格規(guī)范自己的工作行為，拒絕這種違規(guī)的要求。

（四）強化印章管理的法律意識。在辦公室行政管理中，印章的管理直接涉及到法律法規(guī)、風(fēng)險防控，并且直接關(guān)系到單位的社會形象。所以印章必須以單位的名義的公務(wù)活動中才能使用，并且在印章管理的過程中，要強化管理人員的法律意識和風(fēng)險意識，降低印章使用風(fēng)險。

三、結(jié)束語

綜上所述，在辦公室管理工作中，加蓋印章是一種法律性的保障，否則所有的文件就會失去法律效力，所以印章的有效性和安全性需要得到印章管理人員的高度重視，制定規(guī)范的印章專用管理流程，建立印章專人管理和安全存放制度和印章專用登記、審核審批制度，強化印章管理的法律意識，提高單位、機關(guān)、部門的抗風(fēng)險能力，保證自身的合法權(quán)益不受侵犯。

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