淺析新時期檔案管理工作創(chuàng)新策略

趙 坤 張曉蘭

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淺析新時期檔案管理工作創(chuàng)新策略

趙 坤 張曉蘭

【摘 要】隨著社會經(jīng)濟的不斷發(fā)展，檔案資料的數(shù)量會一直呈現(xiàn)上升趨勢。檔案資料作為認識過去、把握現(xiàn)在的最主要依據(jù)，加強檔案工作管理，進而進行檔案管理工作創(chuàng)新，充分挖掘并利用檔案資料蘊含的豐富信息，不斷開發(fā)檔案資料價值是新時期檔案工作亟待解決的問題。本文通過研究我國現(xiàn)階段檔案管理工作現(xiàn)狀，提出新時期檔案管理工作的創(chuàng)新策略，以期為檔案管理工作與時俱進提供意見以建議。

【關鍵詞】新時期 檔案管理 創(chuàng)新策略

一、我國現(xiàn)階段檔案管理工作現(xiàn)狀分析

檔案管理工作一直存在認識高度不足、管理方式陳舊、管理理念落后、基礎設施落后等問題。這些問題困擾我國檔案管理工作的發(fā)展進步，也阻礙了檔案管理工作由原先的數(shù)據(jù)資料保管到數(shù)據(jù)資料服務的轉(zhuǎn)變過程。

（一）認識高度不足

在很長一段時期內(nèi)，對檔案管理工作的認識只停留在表面階段，認為檔案管理只是對數(shù)據(jù)的錄入、保管，而沒有將檔案管理納入行業(yè)工作的重點。檔案管理涉及的范圍極其廣泛，如醫(yī)院、學校、企事業(yè)單位、圖書館等，檔案管理工作是理清歷史脈絡的主要工具，也是總結過去，指導現(xiàn)在工作的重要手段。認識高度的不足決定了對檔案管理的投入力度有限，這也是我國檔案管理工作所面臨的最主要問題。

（二）管理方式陳舊

傳統(tǒng)的檔案管理以人力管理為主，效率低下，管理模式落后。在計算機技術普及之后，數(shù)據(jù)管理才開始逐步應用于檔案管理，但因重視度的不足，設備更新遲緩，管理手段缺乏有效創(chuàng)新。現(xiàn)階段的檔案管理中，普遍存在人員編制不足，檔案管理業(yè)務不熟練，比如檔案的收集、整理、歸檔、裝訂等流程不規(guī)范。在信息化管理過程中，存在較大技術隱患，檔案資料丟失、失竊等現(xiàn)象較為嚴重。

（三）硬件設施落后

硬件設施是檔案管理的基礎保障，也是確保檔案存放安全的基礎環(huán)境?，F(xiàn)階段的檔案管理中存在檔案室面積狹小，使得檔案管理工作環(huán)境較差，檔案整理室與檔案室往往合并在一起。在檔案存放方面，對檔案的防護、修復工作滯后，使得檔案資料在長期過程中造成蟲吃、鼠咬、霉變等非人為損害。在電子檔案的管理中，安全隱患意識不足，備份文件缺失，使得在源文件損壞后不能有效修復，從而造成巨大損失。

二、新時期檔案管理工作創(chuàng)新策略

（一）變被動管理為主動管理

管理意識的轉(zhuǎn)變首先要確保對檔案管理認識高度的轉(zhuǎn)變。新時期檔案管理工作不單是傳統(tǒng)意義上的針對檔案本身的管理工作，更是要通過檔案管理實現(xiàn)服務創(chuàng)新。檔案管理工作的內(nèi)涵在新時期要有新的延伸，將檔案作為有效知識載體，并通過管理工作使這種資源共享。在被動管理模式中，檔案的存放及管理通常是以藏為主，只注重檔案本身的價值，而忽略了其延伸價值，在調(diào)用或查閱檔案的時候，管理工作都是被動服務，這種被動是對于檔案管理工作本身而言的被動。在傳統(tǒng)檔案管理中，檔案的價值被局限于一個很小的范圍，而缺乏與整體的聯(lián)系，造成檔案資源的長期浪費，這種被動是全局性被動。在新時期檔案管理工作中，要扭轉(zhuǎn)這種被動局面，徹底發(fā)揮檔案管理的主觀能動性，引入服務理念，使檔案管理工作服務于檔案管理的主體，進而服務于檔案管理的整個行業(yè)，最后，延伸到整個社會層面。使全社會都能有效查閱所需資源，使檔案由承載知識的載體轉(zhuǎn)變?yōu)閭鞑ブR的媒介。

（二）集中管理模式的應用

技術的發(fā)展為各行業(yè)的發(fā)展提供了無限想象空間。云計算技術的出現(xiàn)與普及使原本沒有關系的行業(yè)開始緊密連接。檔案管理中利用云計算技術建立云端管理數(shù)據(jù)庫，將每一個檔案室變成管理網(wǎng)絡的節(jié)點，各個節(jié)點通過云端無線連接，使同行資源與相關行業(yè)資源得到最大限度整合，也使檔案管理的作用真正體現(xiàn)出來，由記錄歷史的資料，變?yōu)橥苿由鐣l(fā)展的動力。資源整合可以極大地降低各個節(jié)點的資金投入力度，使有限的資源得以更加充分的利用。這種集中管理模式的實現(xiàn)，可以降低各個節(jié)點檔案管理工作的人員投入，降低因不斷擴大規(guī)模而急需的場地資源投入。對于檔案管理主體而言，集中管理模式的優(yōu)點遠大于其缺陷。檔案集中管理可以大幅減少各節(jié)點的資金投入，可以有效降低因重復建設造成的社會資源浪費。將云計算技術引入檔案管理還可以極大地增加檔案管理的安全性。

三、結語

綜上所述，現(xiàn)階段的檔案管理工作存在許多問題，重視度的不夠是主觀問題，資金匱乏是客觀問題。傳統(tǒng)的檔案管理工作只注重檔案的本身價值，只對其本身進行管理，而忽視了檔案所承載的巨大社會價值。檔案作為最真實、最原始、最可靠的信息，其蘊含的極大附加值開發(fā)度很低，在新時期的檔案管理中，引入云計算、大數(shù)據(jù)等先進技術，建立同行業(yè)或者跨行業(yè)的檔案云端，以其巨量的儲備空間將檔案管理推進到智能化，方便對檔案的檢索與查閱，使新時期的檔案管理工作能更好地為經(jīng)濟建設與社會進步做出應有的貢獻。

參考文獻：

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作者簡介：趙坤 （1979-），女，漢族，四川通江人，寶雞職業(yè)技術學院，檔案館員；張曉蘭（1983-），女，寶雞職業(yè)技術學院黨政辦公室，檔案館員。