淺談檔案管理存在的問題與發(fā)展對策

文/鄒平縣文化體育和旅游事業(yè)發(fā)展局 徐燁

淺談檔案管理存在的問題與發(fā)展對策

文/鄒平縣文化體育和旅游事業(yè)發(fā)展局 徐燁

隨著我國經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展，檔案管理也逐漸被人們重視，檔案管理涉及很多個方面同時也是管理工作中的重點，現(xiàn)代信息技術(shù)的發(fā)展在很大程度上提高了檔案管理工作的水平，但仍然不能從根本上規(guī)避檔案管理工作中出現(xiàn)的問題。本文主要就檔案管理工作中存在的問題進(jìn)行探討，并且提出相應(yīng)的發(fā)展對策。

檔案管理；存在的問題；發(fā)展對策

一、檔案管理工作的作用

在經(jīng)濟(jì)社會的發(fā)展中，想要站穩(wěn)腳跟并且得到長遠(yuǎn)的發(fā)展，就需要做好本單位的檔案管理工作，檔案資料是很多信息的重要載體，包含著領(lǐng)導(dǎo)和員工的一些重要信息，也是個人利益和集體利益的重要保證。檔案管理是一項需要極高的真實性、安全性、時效性的工作，一旦失去了這幾種性質(zhì)，則檔案管理可能會在很大程度上失去其基礎(chǔ)的信息資料，科學(xué)的檔案管理也是檔案資料發(fā)揮作用的基礎(chǔ)和前提，所以說，做好檔案管理工作在現(xiàn)實中是有很大意義的。

二、檔案管理存在的問題

（一）檔案管理意識薄弱。我國的很多領(lǐng)導(dǎo)階層對檔案管理的認(rèn)識并不充分，在人員調(diào)動上也缺乏合理的分配方式，大多數(shù)領(lǐng)導(dǎo)干部簡單地認(rèn)為，檔案管理只是對一些基礎(chǔ)的檔案信息進(jìn)行記載、收集、整理并且保管，甚至覺得檔案管理工作是和一些主要的工作脫離開來而獨立存在的，這種想法使得檔案管理工作在企業(yè)中受到的重視程度比較低。領(lǐng)導(dǎo)薄弱的檔案管理意識使得檔案管理工作人員在工作當(dāng)中缺乏積極性，多數(shù)時候只是為了應(yīng)付上級的檢查而進(jìn)行簡單的檔案保管和查詢，使得檔案管理工作發(fā)展緩慢。如今的信息時代已經(jīng)對檔案管理要求提出了比較高的要求，但由于領(lǐng)導(dǎo)和員工的檔案管理意識都比較薄弱的原因，使得檔案管理工作沒有得到建設(shè)性的發(fā)展，導(dǎo)致檔案信息大大降低其開發(fā)效率，并且檔案的使用率也比較低，因此制約了信息化發(fā)展。

（二）檔案管理體制不健全。任何工作的開展都需要有基本的工作體制作為前提，在健全的體制下，工作才能有效地開展并且取得直接效益，但是檔案管理工作的性質(zhì)并不能給單位帶來直接的效益，而在其管理工作的進(jìn)程中將它的價值發(fā)揮到極致才可能通過它獲得一些工作渠道上的效益。檔案管理是一項需要耗費大量人力物力和時間的工作，但是大多數(shù)單位并不愿意投入過多的精力在這項工作上，使得檔案管理體系并不健全，導(dǎo)致管理工作缺乏基礎(chǔ)的制度，檔案管理工作人員在工作過程中沒有工作制度制約的情況下，就很難做好管理工作。檔案管理體制不健全在很大程度上使得員工在檔案管理的工作方式上貫徹不徹底，管理工作人員比較散漫，對待工作不認(rèn)真，最終造成檔案管理工作進(jìn)展緩慢，無法達(dá)到實際的管理效果。

（三）檔案管理信息化程度不高。雖然我國步入了信息化時代，并且檔案管理是可以最大限度地利用信息化來進(jìn)行工作的，但是封建時期的檔案管理工作方式影響了多數(shù)檔案管理人員現(xiàn)在的工作，就像舊時期的教育理念和教育方式影響了新課改以來的教學(xué)方式一樣，封閉、守舊的檔案管理方式也在很大程度上影響了信息化檔案管理的開展。部分檔案管理工作人員對網(wǎng)絡(luò)的認(rèn)識不太全面，觀念也比較落后，使得在檔案管理工作中不能正確利用網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行工作，降低了檔案管理工作的效率。

（四）檔案室管理設(shè)備不齊全。隨著經(jīng)濟(jì)和科技的發(fā)展，計算機(jī)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、數(shù)據(jù)庫技術(shù)等逐漸被應(yīng)用于檔案管理中，給檔案管理帶來了極大的便利，能夠很大程度地提高檔案管理的工作效率。但是在實際工作過程中，由于對檔案管理工作的不重視，使得檔案管理在工作過程中缺少很多必要的設(shè)備。在傳統(tǒng)觀念的影響下，一些檔案管理還是通過人工的收集運用紙質(zhì)資料進(jìn)行分類和整理，耗費了大量的人力和時間，并且在工作過程中很可能出現(xiàn)失誤和差錯，使得檔案管理的時效性不能發(fā)揮出來。如果在檔案整理的過程中運用電子檔案進(jìn)行整理則會給檔案管理工作帶來很大的便捷，另外一個方面就是，紙質(zhì)資料在很大程度上會受環(huán)境的影響，出現(xiàn)潮濕甚至腐爛，給檔案管理帶來了不必要的麻煩。

（五）管理人員素質(zhì)不高。管理人員作為檔案管理工作的主體，對檔案管理的最終效果有很重要的作用，但在當(dāng)前的管理人員中，大多是不具備專業(yè)的管理素質(zhì)的，對檔案管理的認(rèn)識也不高，使得檔案管理工作不能順利開展。檔案管理工作人員對管理工作不夠重視導(dǎo)致在工作過程中缺乏積極性，沒有較好的態(tài)度，投入的精力也不足，對檔案本身較低的認(rèn)識程度使得工作人員在對檔案進(jìn)行收集分類和整理的過程中，導(dǎo)致檔案的真實性出現(xiàn)偏差，并且在對檔案進(jìn)行查詢的時候也不能較快地查找到相應(yīng)的資料，大大降低了檔案管理的工作效率。

三、加強(qiáng)檔案管理工作的對策

（一）提高檔案管理意識。檔案管理工作開展的基礎(chǔ)就是要領(lǐng)導(dǎo)和員工具備正確的檔案管理意識，這樣才能在檔案管理工作過程中強(qiáng)化服務(wù)意識并且提升對檔案管理的重視程度。檔案管理工作并不是獨立出來的個體，它需要各部門的配合以及協(xié)助才能將檔案管理的作用發(fā)揮出來，員工具備檔案管理意識能在很大程度上提升員工對檔案管理的正確認(rèn)識程度并且能夠積極配合進(jìn)行工作，在工作過程中能夠清楚地知道自己的職責(zé)，將身心投入到管理工作中去。領(lǐng)導(dǎo)階層在提升自身的檔案管理意識的同時，要將自身作為一個模范作用，帶領(lǐng)員工積極主動地工作，更好地利用檔案管理的信息資源，提高檔案管理的工作效率。

（二）完善檔案管理體制。檔案管理工作的有序進(jìn)行離不開完整的管理體制，雖然《檔案法》對檔案管理工作的進(jìn)行有一定的制約作用，但是其管理體制在企業(yè)中的建立并不完善。相關(guān)部門和領(lǐng)導(dǎo)要加大對有關(guān)檔案管理的相關(guān)法律法規(guī)的宣傳力度，建立更加符合單位特點和實際檔案管理工作的要求，完善檔案管理體制對檔案管理的發(fā)展來說是具有很大作用的。管理工作要有一定的指導(dǎo)和規(guī)范作用，就需要單位在檔案管理的體制上進(jìn)行完善并且使得員工不會單方面受到管理體制的約束，而是對領(lǐng)導(dǎo)也有一定的約束能力，這樣才能最大限度地保證檔案管理工作的順利進(jìn)行。

（三）加強(qiáng)檔案管理信息化建設(shè)。檔案管理可以利用信息化建設(shè)將多媒體技術(shù)運用到管理工作中來，計算機(jī)的廣泛應(yīng)用在推動著信息化管理手段向多元化方向發(fā)展，因此加強(qiáng)檔案管理信息化建設(shè)就顯得比較容易。需要注意的是，計算機(jī)技術(shù)并沒有普及到所有管理工作中，首先要應(yīng)用計算機(jī)技術(shù)建立自己的檔案檢索系統(tǒng)，然后根據(jù)資料的內(nèi)容和性質(zhì)進(jìn)行編錄，利用網(wǎng)絡(luò)平臺對檔案進(jìn)行收集、查詢等操作，才能真正實現(xiàn)信息化檔案管理。

（四）加大檔案管理資金投入。雖然檔案管理與單位中的很多工作沒有直接的關(guān)系，但是檔案管理工作的進(jìn)行會對一些工作造成直接的影響，檔案管理工作沒有做好的話，會導(dǎo)致單位中的一些重要資料和信息出現(xiàn)差錯。企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)該加大檔案管理資金投入，給檔案管理配置更多的專業(yè)設(shè)備，并且給員工提供合理的薪資，給檔案管理工作人員一定的實際鼓勵和精神鼓勵。檔案管理涉及了整個企業(yè)單位中工作人員的信息和企業(yè)中的一些涉及實際效益的資料，所以加大檔案管理資金投入是最切實有效并且最直接的方式。

（五）提升管理人員的綜合素質(zhì)。檔案管理工作人員的專業(yè)素質(zhì)對檔案管理來說具有很重要的作用，領(lǐng)導(dǎo)階層要充分認(rèn)識到檔案管理對企業(yè)和單位發(fā)展的重要性，提高管理人員的綜合素質(zhì)。企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)要對管理人員進(jìn)行檔案管理的講解，并且要對員工做出具體的要求，使其認(rèn)識到本職工作的重要地位，進(jìn)而提高工作積極性。單位領(lǐng)導(dǎo)可以對管理人員進(jìn)行經(jīng)常性的培訓(xùn)，提高管理人員對檔案管理的認(rèn)識，并且可以在培訓(xùn)過程中激發(fā)員工的潛能，激勵本身具有檔案管理專業(yè)素質(zhì)的工作人員，使其帶動其他員工一起工作，在工作過程中進(jìn)行交流，增強(qiáng)彼此的工作能力。檔案管理是一個比較枯燥、乏味的工作，員工只有在工作過程中提高對檔案管理的工作興趣，進(jìn)而提升自身的綜合素質(zhì)，才能具備敬業(yè)精神，提高工作效率。

四、結(jié)語

檔案管理在國家的文化管理中占據(jù)著至關(guān)重要的位置，在工作過程中及時發(fā)現(xiàn)檔案管理中存在的問題并且提出相應(yīng)的解決措施是提高管理工作效率的有效方式，對于促進(jìn)社會主義和諧社會建設(shè)具有重要意義。

[1]宋斌玉,崔敏,馬中青.淺談檔案管理工作中存在的問題與對策[J].現(xiàn)代國企研究,2016(02)∶162.