淺談新時(shí)代背景下高校文秘工作的創(chuàng)新

文/福建師范大學(xué)閩南科技學(xué)院 李曉虹

淺談新時(shí)代背景下高校文秘工作的創(chuàng)新

文/福建師范大學(xué)閩南科技學(xué)院 李曉虹

隨著高校管理的不斷發(fā)展與改革，作為辦公室一大重要組成部分的高校文秘直接影響到高校管理的效率。為了滿足高校提升管理效率的需求，高校的文秘工作就需要進(jìn)行創(chuàng)新，來使高校管理工作實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化進(jìn)而實(shí)現(xiàn)高校管理的全面改革。

高校；文秘工作；創(chuàng)新

隨著社會(huì)的不斷進(jìn)步，教育也在不斷地深化改革中，高校已經(jīng)逐漸將教育現(xiàn)代化作為高校的發(fā)展目標(biāo)，給高校的管理機(jī)制帶來了一定的挑戰(zhàn)，越來越復(fù)雜的內(nèi)部管理機(jī)制給高校文秘帶來了挑戰(zhàn)。因此，在新的時(shí)代背景下，高校文秘工作也要進(jìn)行積極的改革和創(chuàng)新，來響應(yīng)時(shí)代的發(fā)展需要。

一、新時(shí)代背景下高校文秘工作的解讀

（一）新時(shí)代背景下高校文秘工作的內(nèi)涵。隨著社會(huì)的不斷發(fā)展，高校管理體制的不斷改革，高校各項(xiàng)事務(wù)之間的聯(lián)系越來越緊密。最為各類事務(wù)的運(yùn)轉(zhuǎn)的樞紐，高校辦公室在高校的管理中發(fā)揮著至關(guān)重要的作用。高校文秘作為高校辦公室的重要組成部分之一，影響著高校的管理效率。高校辦公室文秘的日常工作一般是進(jìn)行文件的整理、分類以及部分文件的打印等，但是新時(shí)代背景以及高校改革對高校文秘的工作提出了新的發(fā)展要求。要求更高的效率，更快捷的方式以及更強(qiáng)的專業(yè)性。高校文秘作為高校管理層的連接樞紐，起到越來越重要的協(xié)調(diào)作用。

（二）新時(shí)代背景下高校文秘工作的特性。新時(shí)代背景下的高校文秘工作應(yīng)該適應(yīng)新時(shí)代的發(fā)展要求、高校改革要求以及高校現(xiàn)代化的要求。在承襲傳統(tǒng)文秘工作內(nèi)容的同時(shí)，高校辦公室文秘工作應(yīng)該具備以下幾種特性：

1.綜合性。由于高校辦公室是高校管理運(yùn)作的樞紐，各個(gè)院系都要與辦公室進(jìn)行工作的對接，上層領(lǐng)導(dǎo)也要通過辦公室進(jìn)行思想和任務(wù)的傳達(dá)，因此各類事務(wù)都與辦公室息息相關(guān)。因此，高校文秘的工作具有一定的綜合性，涉及高校管理工作的方方面面。

2.協(xié)調(diào)性。由于高校具有很多的專業(yè)、學(xué)院和部門，這些管理系統(tǒng)都要通過辦公室來進(jìn)行任務(wù)和動(dòng)態(tài)的傳達(dá)。同時(shí)，上層的領(lǐng)導(dǎo)部門、教育部門、黨組織的各項(xiàng)通知和文件也是通過高校辦公室來進(jìn)行傳達(dá)的。因此，從高校管理系統(tǒng)的辦公流程上可以看出，辦公室起到一個(gè)非常重要的協(xié)調(diào)作用，來保證日常管理工作的順利進(jìn)行。所以，高校文秘工作具有一定的協(xié)調(diào)性。

3.服務(wù)性。文秘工作自身就是具有服務(wù)性質(zhì)的工作，在高校辦公室中，這種性質(zhì)更加被體現(xiàn)出來。由于高校文秘在管理工作中起到一個(gè)協(xié)調(diào)的作用，因此可以說是要為各個(gè)院系等職能部門進(jìn)行服務(wù)，同時(shí)高校文秘還要為上級的部門和領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行服務(wù)。所以，高校文秘具有一定的服務(wù)性。

二、高校文秘工作的創(chuàng)新

（一）提升高校文秘的素質(zhì)和創(chuàng)新意識。為了實(shí)現(xiàn)高校管理改革和高校管理現(xiàn)代化，以及實(shí)現(xiàn)高校文秘工作的創(chuàng)新。提升高校辦公室文秘的自身素質(zhì)是十分必要的。由于高校文秘工作具有綜合性、協(xié)調(diào)性和服務(wù)性，新時(shí)代背景下的文秘工作對文秘自身的素質(zhì)有著較高的要求。所以，要提升高校文秘的自身素質(zhì)。提升高校文秘的協(xié)調(diào)能力和管理能力，樹立服務(wù)意識。

可以通過定期的職業(yè)技能培訓(xùn)等來提升高校文秘的職業(yè)素養(yǎng)和專業(yè)能力，讓高校文秘在專業(yè)知識上更扎實(shí)，補(bǔ)充理論知識；同時(shí)還可以邀請優(yōu)秀的高校文秘來分享自己的工作經(jīng)驗(yàn)和工作辦法，來給其他的高校文秘以啟示；還要進(jìn)行定期的討論會(huì)，來針對一些工作中遇到的較為困難的問題，進(jìn)行集中討論和解決，通過集思廣益來總結(jié)出有效可行的方案。通過這些辦法來提升高校文秘的專業(yè)素養(yǎng)，幫助文秘更好的應(yīng)對高校日常管理工作。

與此同時(shí)，還要培養(yǎng)辦公室文秘的創(chuàng)新意識，培養(yǎng)高校文秘的創(chuàng)新思維。這就要求高校文秘在工作中，時(shí)刻關(guān)注與工作相關(guān)的新動(dòng)態(tài)和新的思想，不斷地挖掘和探索工作中的創(chuàng)新點(diǎn)。積極的思考和探索可以提升工作效率和高校管理效率的辦法，來實(shí)現(xiàn)高校文秘工作的創(chuàng)新。同時(shí)，還可以通過學(xué)習(xí)一些新的知識和管理手段來培養(yǎng)高校文秘的創(chuàng)新能力。

（二）實(shí)現(xiàn)文件管理電子化。傳統(tǒng)的高校文秘工作離不開文件的整理和管理，繁冗復(fù)雜的紙質(zhì)文件和檔案不僅僅占用大量的存放空間和不易于保管，還不方便數(shù)據(jù)、檔案和文件的選取和翻閱。傳統(tǒng)的檔案管理和文件管理需要消耗一定量的人力和物力，純?nèi)斯?yīng)的工作模式使得這類工作的工作效率較低，也給高校文秘帶來了一定的工作負(fù)擔(dān)。因此，在新的時(shí)代背景下，高校文秘的工作應(yīng)該結(jié)合計(jì)算機(jī)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，來使文件的管理和整理工作更加的便捷，實(shí)現(xiàn)高校管理工作的現(xiàn)代化。

在進(jìn)行文件的整理和管理時(shí)，要運(yùn)用計(jì)算機(jī)的數(shù)據(jù)庫技術(shù)。高校文秘可以根據(jù)文件的類型和內(nèi)容進(jìn)行合理的分類，記錄到數(shù)據(jù)庫中，用容易存儲的電子數(shù)據(jù)文件來替代紙質(zhì)文檔。這樣既能夠節(jié)省存放的空間，查閱和查找一些需要的信息也變得更加方便，能夠避免大量文件地翻閱。通過將數(shù)據(jù)錄入到數(shù)據(jù)庫中，能夠更加方便地實(shí)現(xiàn)文件、資料、數(shù)據(jù)的內(nèi)部交流與傳閱，能夠有效地提升高校辦公室文秘的辦事效率，減輕工作負(fù)擔(dān)。

同時(shí)，高校文秘還應(yīng)該充分利用數(shù)據(jù)庫、Excel等辦公軟件，來對文件信息進(jìn)行分類整理。根據(jù)不同年份、月份、日別來對文件和數(shù)據(jù)進(jìn)行分別整理，更加有條理的進(jìn)行分類；通過院系代碼，例如經(jīng)濟(jì)學(xué)院的編碼是00001，來將經(jīng)濟(jì)學(xué)院的文件歸納到一個(gè)文件夾中，在文件的分類中，加入編碼的分類；還可以請IT或是相關(guān)計(jì)算機(jī)工作人員，在現(xiàn)有的辦公軟件的基礎(chǔ)之上，進(jìn)行改進(jìn)和革新，提升資料管理系統(tǒng)的便捷度。這樣能夠形成若干個(gè)小的數(shù)據(jù)庫，再經(jīng)過整理和串聯(lián)形成一個(gè)完整的資料庫，通過更加詳細(xì)的分類管理能夠使高校的管理工作條理更加清晰，降低了復(fù)雜度，幫助高校文秘減輕工作負(fù)擔(dān)，減少資料混亂或是用資料無處可尋的問題。與此同時(shí)，針對那些必須留存紙質(zhì)文檔的重要文件和重要通知，應(yīng)該借鑒圖書館的圖書管理經(jīng)驗(yàn)，進(jìn)行合理的擺放和整理。來加強(qiáng)文件訊尋找的便利度，通過查詢Excel表等，來找到對應(yīng)文件的存放位置，提升紙質(zhì)文檔查找的效率。

（三）充分利用現(xiàn)代信息技術(shù)。在進(jìn)行文秘工作時(shí)，要充分地利用現(xiàn)代的信息技術(shù)。在進(jìn)行重要信息和公告的分享時(shí)，高校文秘應(yīng)該通過運(yùn)用現(xiàn)代通信工具，如群發(fā)郵件、發(fā)布群公告等來進(jìn)行信息的傳遞，減少了信息傳遞的困難，減少了人工傳遞信息的步驟。高校文秘不再需要每個(gè)辦公室發(fā)放相應(yīng)的網(wǎng)紙質(zhì)公告，減少了工作量，提升了工作效率。利用聊天工具和郵箱等輔助文秘的工作還能夠進(jìn)一步的實(shí)現(xiàn)高校管理工作的現(xiàn)代化，使整個(gè)管理工作變得更有條理，簡化程序。

在進(jìn)行內(nèi)部資料和文件的共享時(shí)，高校文秘還可以利用現(xiàn)代的云技術(shù)，實(shí)現(xiàn)云共享，將文件和數(shù)據(jù)進(jìn)行云共享能夠進(jìn)一步的提升文件的隱秘性，保證文件的安全性，還能進(jìn)一步提升重要信息和文件的內(nèi)部傳遞效率。這樣還能夠進(jìn)一步的提升整個(gè)高校管理機(jī)制的辦事效率，有需要的人可以通過云盤等數(shù)據(jù)信息存儲工具來自行查閱相關(guān)的資料和文件，不需要再次咨詢辦公室文秘，簡化了固有的辦事程序，提升了辦公室的辦事效率。

同時(shí)，在進(jìn)行工作匯報(bào)的時(shí)候，也可以借用現(xiàn)代的信息技術(shù)來提升工作成果的匯報(bào)效率?？梢允褂肞PT等辦公軟件對工作匯報(bào)的內(nèi)容進(jìn)行整理和展示，讓領(lǐng)導(dǎo)更加清楚和明白的了解高校近期的動(dòng)態(tài)等。在匯報(bào)完畢之后還可以通過云等共享工具將文件進(jìn)行共享，方便其他同事的查閱。在進(jìn)行宣傳和通知工作時(shí)也可以通過數(shù)字渠道來提升工作效率，可以建立高效辦公室的微信公眾號以及微博號等，對最近的信息和動(dòng)態(tài)進(jìn)行推送，實(shí)現(xiàn)宣傳工作和通知工作的數(shù)字化。

三、總結(jié)

文章簡要介紹和分析了高校辦公室文秘工作的內(nèi)涵和工作的特性，并解釋了新時(shí)代背景和高校改革對文秘工作新的發(fā)展要求。結(jié)合新要求和新發(fā)展，文章分析并提出了新時(shí)代背景下高校文秘工作的創(chuàng)新辦法，來幫助高校文秘實(shí)現(xiàn)創(chuàng)新，提升自身素質(zhì)和工作效率，進(jìn)而加快高校管理的現(xiàn)代化建設(shè)。

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