機(jī)關(guān)部門的文秘資料員事務(wù)處理工作方法分析

文/泉州市鯉城區(qū)城市管理行政執(zhí)法局服務(wù)中心　鄭興安

機(jī)關(guān)部門的文秘資料員事務(wù)處理工作方法分析

文/泉州市鯉城區(qū)城市管理行政執(zhí)法局服務(wù)中心鄭興安

隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展，政府機(jī)關(guān)部門的文秘資料員職位也越來(lái)越重要，對(duì)其職能以及作用有必要進(jìn)行研究。本文主要針對(duì)機(jī)關(guān)部門的文秘資料員在日常事務(wù)的處理中相關(guān)問(wèn)題進(jìn)行研究。

機(jī)關(guān)部門；文秘資料員；事務(wù)處理

文秘資料員這個(gè)職位在很早之前就已經(jīng)出現(xiàn)，發(fā)展到至今可謂是源遠(yuǎn)流長(zhǎng)。如今，文秘資料員的性質(zhì)與職能都發(fā)生了巨大的變化。文秘資料員是機(jī)關(guān)部門日常事務(wù)的主要參與者、溝通者與協(xié)調(diào)者，是極為關(guān)鍵的一分子。文秘資料員的日常工作很多，例如接聽(tīng)電話、會(huì)議安排、公務(wù)招待以及日常事務(wù)的協(xié)調(diào)等等。由于文秘資料員的工作較為煩瑣，因此如何在有限的時(shí)間內(nèi)將這些事情進(jìn)行有條不紊的安排，是每一個(gè)文秘資料員應(yīng)考慮的問(wèn)題，本文主要分析機(jī)關(guān)部門文秘資料員在日常事務(wù)中處理工作的具體策略。

一、機(jī)關(guān)部門文秘資料員的日常事務(wù)處理方法

本文主要分析幾種較為簡(jiǎn)單且常用的日常事務(wù)處理方法：

（一）分類臺(tái)賬法。在一般的日常事務(wù)處理中，對(duì)臺(tái)賬進(jìn)行建立是很有必要的，臺(tái)賬建立好就可以讓雜亂無(wú)章的工作變得井然有序，伴隨著現(xiàn)代化信息技術(shù)的應(yīng)用，文秘資料員也應(yīng)該科學(xué)合理的運(yùn)用該項(xiàng)技術(shù)，可以借助數(shù)據(jù)庫(kù)功能，實(shí)現(xiàn)完善臺(tái)賬的建立，從而完成資料的整理與更新，極大地便利了文秘資料員日常處理工作。

（二）追求溯源法。該種方法的主要運(yùn)用在處理上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)所交辦的各類特殊事務(wù)方面，一些特殊事務(wù)不能詳細(xì)的進(jìn)行說(shuō)明，文秘資料員不能與領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行過(guò)多的攀談，這在工作的處理上增加了一定的難度，因此可以采用追本溯源法對(duì)特殊事務(wù)展開(kāi)追查，進(jìn)而完成所安排的任務(wù)。

（三）觸類旁通的方法。文秘資料員的重要工作還有為領(lǐng)導(dǎo)提供較為完善的服務(wù)，因而文秘資料員不但需要保質(zhì)保量地完成日常事務(wù)，還要通過(guò)完成這些日常事務(wù)，積累一定的經(jīng)驗(yàn)，能夠舉一反三，能夠完成領(lǐng)導(dǎo)所交代的各類事務(wù)，為領(lǐng)導(dǎo)提供更具高效率的服務(wù)，例如可以將一些日常的信件進(jìn)行分析，對(duì)來(lái)訪事物進(jìn)行處理，還可以在實(shí)際的工作中找到問(wèn)題的所在，并找到可行性強(qiáng)的解決方法，協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)開(kāi)展工作。

二、機(jī)關(guān)部門文秘資料員的相關(guān)事務(wù)處理工作技巧

（一）日常信息處理方面的技巧。隨著網(wǎng)絡(luò)時(shí)代的到來(lái)，對(duì)信息資源進(jìn)行獲取是重要的環(huán)節(jié)，機(jī)關(guān)部門也不例外，信息資源的獲取能夠穩(wěn)定部門的工作開(kāi)展以及相關(guān)政策的執(zhí)行，作為機(jī)關(guān)單位文秘資料員，對(duì)信息進(jìn)行收取和整理是文秘人員的本職工作之一，是日常工作中的重要部分，首先需要對(duì)信息展開(kāi)分類處理，可以通過(guò)運(yùn)用分類臺(tái)賬法，然后依據(jù)信息重要程度進(jìn)行區(qū)分。除此之外，還可以收集一些與同行業(yè)相關(guān)的信息，熟識(shí)國(guó)家政策，關(guān)注機(jī)關(guān)單位的政策信息，為機(jī)關(guān)部門開(kāi)展各項(xiàng)工作提供科學(xué)的決策信息，確保信息的及時(shí)有效性。

（二）交流溝通技巧。由于機(jī)關(guān)單位工作性質(zhì)的特殊性，在機(jī)關(guān)單位內(nèi)部，機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)要處理各類復(fù)雜的關(guān)系，但不可能完成得非常圓滿。因此，機(jī)關(guān)文秘資料員要幫助領(lǐng)導(dǎo)分擔(dān)這一類事務(wù)，幫助領(lǐng)導(dǎo)做好與各個(gè)部門溝通的事務(wù)，在溝通的過(guò)程中，文秘資料員要明確其職責(zé)，樹(shù)立全局意識(shí)。首先，文秘資料員應(yīng)針對(duì)具體情況幫助上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)出謀劃策，提前處理好相對(duì)較為容易處理的關(guān)系，有一些復(fù)雜的關(guān)系等到領(lǐng)導(dǎo)授權(quán)之后也必須要進(jìn)行執(zhí)行，在處理關(guān)系方面要做到靈活與及時(shí)。

（三）會(huì)議安排相關(guān)技巧。身為文秘資料員，對(duì)會(huì)議的安排是十分關(guān)鍵的。首先在會(huì)議的開(kāi)展之前，要做好相應(yīng)的準(zhǔn)備，文秘資料員要先將會(huì)議中所需的材料進(jìn)行收集與整理并及時(shí)向領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行匯報(bào)。其次要確定會(huì)議舉辦的時(shí)間、地點(diǎn)以及相關(guān)人員等等，并將會(huì)議舉辦的所有內(nèi)容以電話的形式告知給會(huì)議參與者，將會(huì)議列表進(jìn)行細(xì)心的規(guī)劃與設(shè)計(jì)，將會(huì)議中可能發(fā)生的事項(xiàng)進(jìn)行統(tǒng)計(jì)并找到應(yīng)急措施。由于會(huì)議是一種較為復(fù)雜的管理活動(dòng)，因此文秘資料員要密切關(guān)注會(huì)議進(jìn)程中的每一個(gè)細(xì)節(jié)與變化，保證會(huì)議能夠順利地進(jìn)行，會(huì)議結(jié)束后要做好會(huì)議文件的整理與歸檔工作。

三、結(jié)束語(yǔ)

綜上所述，機(jī)關(guān)部門文秘資料員所要做的工作較為繁雜，除了上述中提及的工作以外，同樣還涉及了其他多個(gè)方面，在機(jī)關(guān)部門，文秘資料員的工作關(guān)系較重大，因而，在具體的工作中應(yīng)該不斷吸取其他寶貴經(jīng)驗(yàn)，利用科學(xué)、有效的方法來(lái)提高工作技巧，從多個(gè)方面實(shí)現(xiàn)自身綜合業(yè)務(wù)技能的提升，為領(lǐng)導(dǎo)積極協(xié)調(diào)各方面事務(wù)，實(shí)現(xiàn)自身的最大價(jià)值。

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