事業(yè)單位檔案管理的創(chuàng)新思路探究

文/吉林省白城市洮北區(qū)財(cái)政局　李紅巖

事業(yè)單位檔案管理的創(chuàng)新思路探究

文/吉林省白城市洮北區(qū)財(cái)政局李紅巖

本文從提高事業(yè)單位檔案管理質(zhì)量出發(fā)，分析事業(yè)單位檔案管理中存在的問(wèn)題，并利用創(chuàng)新思路提出解決之道。

事業(yè)單位；檔案管理；問(wèn)題；創(chuàng)新思路

社會(huì)的不斷發(fā)展為檔案管理人員的檔案收集以及檔案歸檔工作帶來(lái)了新的挑戰(zhàn)。而在信息化時(shí)代，檔案管理在收集、整理、利用信息方面的作用越來(lái)越重要，因此創(chuàng)新管理思路已經(jīng)成了事業(yè)單位提高管理水平，改善管理質(zhì)量的必然選擇。

一、事業(yè)單位檔案管理中存在的問(wèn)題

（一）檔案管理意識(shí)淡薄。一些事業(yè)單位的管理人員由于缺乏對(duì)檔案作用的正確認(rèn)識(shí)，片面地認(rèn)為檔案管理不僅不會(huì)為事業(yè)單位的發(fā)展帶來(lái)效益，還會(huì)占據(jù)一部分的管理資源，因此導(dǎo)致了檔案管理意識(shí)的淡薄，例如一些事業(yè)單位忽視了國(guó)家《檔案法》《檔案管理辦法》等相關(guān)法律，使得檔案管理基本上處于一種無(wú)序狀態(tài)，進(jìn)而嚴(yán)重降低了檔案管理的質(zhì)量。

（二）檔案管理業(yè)務(wù)落實(shí)不到位。薄弱的管理意識(shí)必然會(huì)導(dǎo)致管理制度的缺失和管理業(yè)務(wù)的混亂，例如一些事業(yè)單位缺乏合理有效的管理制度，導(dǎo)致了檔案管理責(zé)任的模糊，因此在出現(xiàn)檔案管理問(wèn)題的時(shí)候，管理人員只會(huì)一味地推卸責(zé)任，而無(wú)法提出相應(yīng)的解決辦法；除此之外，還有一些單位缺乏對(duì)業(yè)務(wù)的日常監(jiān)督，從而導(dǎo)致一些卷宗亂堆亂放，無(wú)法形成體系。

（三）現(xiàn)代化檔案管理設(shè)施不健全。由于對(duì)檔案管理工作的忽視，導(dǎo)致一些事業(yè)單位在財(cái)務(wù)預(yù)算中缺乏改善檔案管理的環(huán)境這一支出項(xiàng)目，而檔案管理資金的不足一方面導(dǎo)致了檔案室儲(chǔ)存環(huán)境的惡化，如一些單位的檔案室破敗簡(jiǎn)陋，使得一些紙質(zhì)檔案出現(xiàn)霉變腐爛等問(wèn)題，從而破壞了檔案的完整性；還有一些企業(yè)缺乏現(xiàn)代化電子設(shè)備的投入，使得許多檔案內(nèi)容還未能進(jìn)入數(shù)字化的軌道，從而增加了檔案管理的風(fēng)險(xiǎn)。

（四）檔案管理人員素質(zhì)有待提高。檔案管理是一項(xiàng)專業(yè)性較強(qiáng)的工作，但是在實(shí)際工作中，一些單位往往只是經(jīng)過(guò)簡(jiǎn)單的培訓(xùn)，就將一些非專業(yè)人員安排在檔案管理崗位，而這樣的人員素質(zhì)由于缺乏對(duì)檔案重要性的認(rèn)識(shí)，以及專業(yè)的管理業(yè)務(wù)能力，導(dǎo)致了其在管理中不僅無(wú)法對(duì)檔案進(jìn)行科學(xué)的整理、分析、歸檔，甚至還造成了對(duì)原始檔案的破壞。

（五）檔案資源的利用率不足。檔案管理的工作內(nèi)容不僅包括對(duì)檔案資源的收集、整理和保存，還包括對(duì)檔案資源的開發(fā)與利用，而后一項(xiàng)工作內(nèi)容是前一項(xiàng)內(nèi)容的支撐點(diǎn)，也就是說(shuō)只有充分利用了這些檔案資源，才能體現(xiàn)出收集、整理和保存的意義，但是在實(shí)際管理中，一些事業(yè)單位只是將工作的重點(diǎn)放在了保存上，而忽視了對(duì)檔案資源的利用，從而弱化了檔案管理工作的職能。

二、事業(yè)單位檔案管理的創(chuàng)新思路

（一）檔案管理理念的創(chuàng)新。認(rèn)識(shí)指導(dǎo)實(shí)踐，事業(yè)單位要想提高檔案管理的質(zhì)量首先要從理念上入手，用現(xiàn)代化的管理理念來(lái)認(rèn)識(shí)檔案信息的重要性，并在理念的指導(dǎo)下有效地開展管理工作，例如領(lǐng)導(dǎo)者應(yīng)該從信息社會(huì)的角度出發(fā)，理解檔案內(nèi)容對(duì)于提高事業(yè)單位工作效率的作用，同時(shí)利用文化宣傳，讓每一個(gè)職員，尤其是檔案管理人員重新認(rèn)識(shí)檔案的價(jià)值，進(jìn)而將這種理念融合到日常工作中來(lái)。

（二）檔案管理管理方式的創(chuàng)新。管理方式是落實(shí)管理理念的載體，而事業(yè)單位在創(chuàng)新管理方式的過(guò)程中可以從以下兩點(diǎn)入手：其一，創(chuàng)新管理模式，即事業(yè)單位應(yīng)該積極引入現(xiàn)代管理理念中的責(zé)任制與監(jiān)督機(jī)制，將檔案管理的各相關(guān)業(yè)務(wù)落實(shí)到人，并通過(guò)相關(guān)的監(jiān)督機(jī)制，不斷改進(jìn)業(yè)務(wù)執(zhí)行的質(zhì)量；其二，利用信息化、數(shù)字化的管理手段將檔案進(jìn)行整理、分類、歸納，這樣不僅提高了檔案的安全性，也方便了檔案的使用和管理。

（三）人力資源管理的創(chuàng)新。檔案管理人員的素質(zhì)是保證管理質(zhì)量的關(guān)鍵，因此事業(yè)單位在落實(shí)創(chuàng)新管理時(shí)，應(yīng)該將人力資源的管理落實(shí)到位。在創(chuàng)新人力資源管理的過(guò)程中，事業(yè)單位一方面要從專業(yè)的角度要求管理人員，即在聘用管理人員時(shí)，要將管理素質(zhì)作為主要考核內(nèi)容，同時(shí)利用定期培訓(xùn)的方式不斷提高管理人員的綜合素質(zhì)；另一方面要建立科學(xué)的激勵(lì)機(jī)制，以推動(dòng)管理人員不斷提高工作效率。

（四）檔案管理環(huán)境的創(chuàng)新。事業(yè)單位在創(chuàng)新檔案管理環(huán)境的過(guò)程中，應(yīng)該從硬環(huán)境和軟環(huán)境入手，不斷加大管理資金的投入。從硬環(huán)境的角度看，事業(yè)單位應(yīng)該設(shè)置合適的檔案室，同時(shí)在檔案室內(nèi)配置通風(fēng)、散熱、防潮等設(shè)備，以降低紙質(zhì)檔案自然損毀的風(fēng)險(xiǎn)；從軟環(huán)境來(lái)看，事業(yè)單位應(yīng)該積極利用檔案管理軟件將檔案內(nèi)容進(jìn)行錄入存檔，從而實(shí)現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化和信息化。

三、結(jié)論

總之，在信息社會(huì)，檔案管理對(duì)于事業(yè)單位的運(yùn)行而言具有重要意義，但是在實(shí)際管理中，由于檔案管理意識(shí)的束縛，一些事業(yè)單位存在管理人員素質(zhì)不高、檔案管理設(shè)施落后等問(wèn)題，而要想扭轉(zhuǎn)這一局面，管理部門就應(yīng)該創(chuàng)新管理理念，優(yōu)化管理制度，進(jìn)而提高管理質(zhì)量。

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［3］陳增途.試述事業(yè)單位檔案管理的創(chuàng)新構(gòu)想［J］.管理觀察，2015（23）：41-42.