應(yīng)用型本科院校檔案工作的管理與建設(shè)思考

張雷

【摘要】應(yīng)用型本科院校與普通本科高校相比，在檔案工作的管理與建設(shè)上存在著明顯不同和自身特有的問題，應(yīng)在正視這些問題的同時給出現(xiàn)階段行之有效的對應(yīng)之策，從提升檔案隊伍的素質(zhì)、加強工作的管理、克服職業(yè)倦怠等多個方面加強應(yīng)用型本科院校檔案工作的管理和建設(shè)，促進(jìn)應(yīng)用型本科高校檔案工作的科學(xué)管理與有效應(yīng)用。

【關(guān)鍵詞】應(yīng)用型本科院校；檔案隊伍；管理與建設(shè)

一、應(yīng)用型本科院校對檔案工作的要求

（一）檔案隊伍應(yīng)具備較高的綜合素質(zhì)。對檔案隊伍的素質(zhì)要求包括思想政治、職業(yè)道德、專業(yè)素養(yǎng)等三個方而，其中職業(yè)道德素質(zhì)是前提，專業(yè)素質(zhì)是基礎(chǔ)，政治素質(zhì)是保障。

（二）應(yīng)建立健全檔案業(yè)務(wù)工作規(guī)范。建設(shè)并強化檔案業(yè)務(wù)的各項工作規(guī)范是做好檔案工作的根本。一是要制定有各種業(yè)務(wù)工作規(guī)范。包括立檔單位工作規(guī)范、檔案科業(yè)務(wù)規(guī)范、專項檔案工作規(guī)范等等。通過這些工作規(guī)范，使高校檔案工作的收、管、用各個環(huán)節(jié)力求做到規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。

（三）應(yīng)與時俱進(jìn)將檔案建設(shè)信息化。要將檔案管理系統(tǒng)與學(xué)校“辦公自動化系統(tǒng)”對接，做到文件從草擬、流轉(zhuǎn)到歸檔的全電子化管理，做到電子文件的全程控制和網(wǎng)絡(luò)化歸檔，實現(xiàn)文檔一體化、利用網(wǎng)絡(luò)化、辦公自動化的建設(shè)。

二、應(yīng)用型本科院校檔案工作中存在的不足

（一）從業(yè)人員素質(zhì)參差不齊

應(yīng)用型本科院校普遍成立時間比較短、辦學(xué)模式比較小、底子相對薄弱、管理有待規(guī)范、經(jīng)費投入有限，與傳統(tǒng)的普通高等學(xué)校相比其在檔案工作的投入和管理方而存在許多先天不足。尤其是在從業(yè)人員的素質(zhì)上，由于編制不足，從事檔案管理工作的人員大多是身兼數(shù)職。由于精力有限，每天投入在檔案管理方而的時間較少，不能做到系統(tǒng)、及時、準(zhǔn)確。同時，這些從業(yè)人員的的個人素質(zhì)、理論水平、業(yè)務(wù)能力等也參差不齊，有的事業(yè)心不強，工作拖沓，不能及時對檔案進(jìn)行收集、分類、整理、更新；有的專業(yè)知識結(jié)構(gòu)陳舊，停留在傳統(tǒng)領(lǐng)域，知識面狹窄，不了解現(xiàn)代檔案管理的新要求。

（二）檔案隊伍存在職業(yè)倦怠傾向

檔案管理人員要有較強的耐心、毅力和體力。在實際工作中與單位其他部門人員相比，又長期處于一種角色“邊緣化”的窘境。一方而，檔案從業(yè)人員在進(jìn)修、培訓(xùn)與個人發(fā)展等方而的機會不多；另一方而，領(lǐng)導(dǎo)關(guān)心支持檔案管理工作的力度也不太大。長此以往，造成了很多檔案從業(yè)人員的個人成就感降低、無助感提升，由此表現(xiàn)出較強的職業(yè)倦怠傾向。對工作往往采取得過且過、敷衍了事的心態(tài)，缺乏責(zé)任意識和進(jìn)取精神，從而影響了檔案管理工作的成效。

（三）檔案工作管理有待科學(xué)規(guī)范

一是管理標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一；二是檔案質(zhì)量良蕎不齊。三是管理方法與手段落后。一些應(yīng)用型本科院校把精力大部分投入在教學(xué)硬件設(shè)施的建設(shè)上，對檔案工作的管理和建設(shè)重視不夠，從而導(dǎo)致檔案管理制度不完善、檔案管理硬件設(shè)備相對陳舊，甚至沒有專門的檔案庫房、館藏資源較少等問題，制約了高校檔案管理工作的現(xiàn)代化進(jìn)程。

（四）缺乏信息化建設(shè)與網(wǎng)絡(luò)安全意識

檔案工作的信息化建設(shè)是當(dāng)前檔案管理工作的重要任務(wù)。一些高校的檔案管理工作看似實現(xiàn)了檔案管理數(shù)字化，但這種數(shù)字化還僅僅局限在對檔案目錄的檢索等最基礎(chǔ)的層面。而且很少有高校愿意出資購買專業(yè)的檔案管理軟件，也普遍沒有建立可供綜合利用的檔案窗口網(wǎng)站；再有就是基于網(wǎng)絡(luò)連接的安全問題也日益突出，普遍輕視信息安全，結(jié)果給病毒、黑客攻擊提供了方便，造成了重要的檔案安全隱患。

三、應(yīng)用型本科院校檔案管理工作的強化措施

（一）健全機構(gòu)職能，合理組成檔案人員隊伍

人員的問題是強化應(yīng)用型本科院校檔案管理工作的基礎(chǔ)。首先要建立和完善檔案工作的組織機構(gòu)，明確機構(gòu)和人員的職能，然后針對空缺崗位增加專職人員入崗；第二要快速提升從業(yè)人員職業(yè)素質(zhì)，把好入口關(guān)的同時對現(xiàn)有人員進(jìn)行分流轉(zhuǎn)崗和專業(yè)培訓(xùn)，逐步做到專業(yè)化；第三要注重各二級學(xué)院檔案人員的素質(zhì)培養(yǎng)。他們雖然大部分都是兼職身份但也得進(jìn)行專業(yè)化培養(yǎng)，這樣才能確保整體檔案管理質(zhì)量的提升。我們可以利用專題培訓(xùn)會議、工作交流現(xiàn)場培訓(xùn)等各種便利的方法提升他們的檔案業(yè)務(wù)素質(zhì)，打造一支積極向上的檔案管理工作隊伍。

（二）提升職業(yè)道德素養(yǎng)，克服職業(yè)倦怠

檔案工作的價值是間接的、潛在的，它不能直接產(chǎn)生經(jīng)濟效益，也不能直接給社會、給人們創(chuàng)造物質(zhì)則富，有時還得不到學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)與老師的重視。面對這一工作的特殊性，我們首先要自己尊重檔案，尊重歷史，要知道自身工作的重要意義和重大價值；第二要培養(yǎng)他們愛崗敬業(yè)的工作作風(fēng)，必須要經(jīng)得起市場的變化和考驗；第三要培養(yǎng)他們無私奉獻(xiàn)的精神。檔案工作木身就是以埋頭苦干、默默無聞、無私奉獻(xiàn)而聞名于世的。第四就是要培養(yǎng)他們沉著、冷靜、細(xì)致、高效的工作作風(fēng)。檔案工作政治性較強、復(fù)雜、繁瑣，唯有好不倦怠，積極肯干才能準(zhǔn)確無誤、優(yōu)質(zhì)高效地完成檔案工作。

（三）建立評估體系，促建檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化

一套完善的檔案管理標(biāo)準(zhǔn)是強化和提升應(yīng)用型本科院校檔案管理工作水平的保障。具體來說就是要把以往的檔案人員經(jīng)驗式的管理變?yōu)闃?biāo)準(zhǔn)化、制度化的管理，通過有章可循的流程管理來指導(dǎo)工作實施，從而減少重復(fù)的，不科學(xué)的勞動。這種規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的管理對外需要與行業(yè)通行的標(biāo)準(zhǔn)相統(tǒng)一，要能夠相互融合；對內(nèi)也要有整體觀念，規(guī)范各個二級學(xué)院的各項工作。同時還必須建立良好的評估監(jiān)督體系，形成監(jiān)督機制，這樣才能隨時檢查與監(jiān)督，及時糾正自身和下屬的工作偏差，促進(jìn)檔案管理工作可持續(xù)發(fā)展。

（四）實現(xiàn)檔案管理信息化，強化網(wǎng)絡(luò)安全保障

檔案管理的信息化是時代發(fā)展的大勢所趨，必須要盡快迎合，把從以往的以檔案實體為重心向以檔案信息為重心轉(zhuǎn)變。盡早完成從人員、軟件到設(shè)備的全面適應(yīng)。以實現(xiàn)對檔案信息資源進(jìn)行真正的信息化處置、管理和為社會提供服務(wù)，加速實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化的進(jìn)程。同時還要提升相關(guān)層面的安全教育與防范，針對重要檔案資料數(shù)字化后的安全性，以及電子數(shù)據(jù)庫資料的合理利用和保護等方面還要加大投入和管理。要強化網(wǎng)絡(luò)安全保障，確保建立起符合檔案管理要求的檔案網(wǎng)站和管理平臺。

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